Read and translate the dialogue

Reserving a room at the hotel

- Hello. Northern Star Hotel. Can I help you?

- Yes. I'd like to reserve a single room with bathroom for three nights, from Wednesday, the 12th of February, to the 14th of February, inclusive.

- Let me see...Yes, sir. A single room for three nights with English breakfast. Is that right?

- Yes, that's right.

- What is your name, please?

- It isn't for me. It's for Mr. Klimenko.

- Could you spell it, please?

- Yes, of course. K-L-I-M-E-N-K-O.

- Thank you, sir.

- Shall I send a deposit?

- No. It isn't necessary, sir.

- Thank you very much.

 

I'd like a single room.

Klimenko: Good afternoon! I'd like a single room with bath for three nights.

Reception clerk: Very well, sir. Have you made reservations?

Klimenko: Yes, I have. I rang up my friend and he said he had booked accommodation with you.

Reception clerk: Let me see. What is your name, please?

Klimenko: My name is Klimenko. Oleh Klimenko.

Reception clerk: I'm sorry. I didn't quite catch your name. Would you mind spelling it or writing it down here in block letters?

Klimenko: K-L-I-M-E-N-K-O, from Ukraine.

Reception clerk: Thank you. Well, everything is all right. Will you register, please? Here is an arrival card.

Уявіть, що Ви у Лондоні бажаєте зупинитись у готелі. Сформуйте свої відповіді на репліки клерка

Clerk. Good morning, sir. Can I help you?

You. (Скажіть, що Вам потрібен одномісний номер з душем (shower), туалетом (toilet) та континентальним сніданком на один тиждень).

Сlerk. I'm sorry, sir. I'm afraid we have no rooms with a shower available at the moment.

You. (Запитайте його, чи можливо зняти номер з ванною).

Clerk. Let me see.... Yes, there are some rooms.

You. (Запитайте, скільки коштує такий номер).

Clerk. 20 pounds a night.

You. (Запитайте, чи немає у нього більш дешевих (less expensive) номерів).

Clerk. I'm afraid not. It's the cheapest.

You. (запитайте, чи нема поблизу більш дешевого готелю).

Clerk. You may try the Northern Star Hotel. It's near the station in Davies street.

You. (Подякуйте клерку).

 

Complete the dialogue

В діалозі розставте по місцям приведені нижче запитання так, щоб вони відповідали відповідям.

How long are they staying?

Are there any seats available?

When will the tickets come?

When do they plan to leave?

What are the options?

Are there any British Airways flights about that time?

Susan. Grand Tour Agency. Susan Sharp speaking.

Hans. Hello, Susan. This is Hans Bradly. I need to send two of our sales managers to Rome next week.

___________________________________________________________________?

Susan. OK.

___________________________________________________________________?

Hans. Monday October 14th.

Susan. And if you want to book a return flight I must ask you: ___________________________________________________________________?

Hans. Four days. They would like to come back on the night of the 17^th

___________________________________________________________________?

Susan. Let me have a look. There is a flight at 8.50 p.m. with British Airlines.

___________________________________________________________________?

Hans.

___________________________________________________________________?

Susan. Fortunately, there are. I've just called it up on the screen. Shall I reserve you two right now?

Hans. Yes, please. And make it Business Class, OK?

___________________________________________________________________?

Susan. In three or four days. I'll send them to you as soon as they arrive.

 

Ділова телефона розмова

Ділова телефонна розмова

Телефон відіграє важливу роль у професійному житті. Етикетні форми спілкування займають у телефонній діловій розмові досить велике місце. Крім обов'язкової етикетної рамки, до етикетних ритуалів відносяться:

- Постійні прохання, викликані різними причинами:

Ви не могли б зателефонувати пізніше?

Ви не могли б говорити голосніше?

Повторіть, будь ласка, ще раз цю інформацію.

Вам не важко зателефонувати мені завтра після обіду?

- Фрази подяки - дякують за дзвінок, за цінну інформацію, за участь, за пораду і т.п.:

Дякую вам за пропозицію, ми обов'язково його розглянемо.

Спасибі вам за участь, ми з вдячністю приймаємо вашу допомогу;

- Вибачення - вибачаються за несанкціонований дзвінок, за дзвінок в неробочий час, за пізній дзвінок, за переривання розмови з якихось причин, за вимушено довгу розмову, за невірне підключення і т.п.

- Побажання в кінці розмови. Як правило, це стандартні фрази:

Всього доброго! На все добре! Дозвольте побажати Вам успіху! Удачі Вам! Успішною поїздки! і т.п.

- Відповіді на прохання:

Добре, передам; Так, будь ласка; Будь ласка; Ні, не важко;

- Відповіді на слова подяки:

Не варто подяки! Ну що ви! Ця мій обов'язок; Мені приємно це було зробити для вас;

- Відповіді на вибачення:

Нічого страшного, Не турбуйтеся з цього приводу; Все в порядку;

- Відповідні побажання:

І Вам всього найкращого! До зустрічі! До побачення.

Етикетна лексика становить значну частину всього лексичного складу ділового телефонного діалогу:

З вами говорить Сергій Іванов, представник фірми «Максвел». Я хотів би поговорити з паном Зайцевим.

Вони ж виконують функцію волевиявлення, що виражається у проханнях, запрошеннях, дозволах, пропозиціях і т.п.: Телефонуйте; емотивну функцію (пов'язану з виразом емоцій): Дуже приємно; Дуже радий.

Етикетні фрази регулюють подачу інформації: Дякую. Це все, що я хотів дізнатися. Таким чином, етикет не тільки регулює відносини людей, що спілкуються, але і є засобом раціональної організації телефонного діалогу. Це дуже важливо з огляду на сувору регламентацію часу телефонного ділового спілкування.

Найголовніші помилки в культурі спілкування по телефону.

1. Не питайте, якщо набрали неправильний номер: «Куди я потрапив?», «А який це номер?». Просто уточніть: «Це 555-34-56?».

2. Не можна, знявши трубку і відповівши, зараз же говорити: «Хвилинку» і примушувати чекати, поки Ви впораєтеся зі своїми справами. Якщо Ви ніяк не можете розмовляти, наприклад, тому, що повинні відкрити двері, скажіть: «Я передзвоню Вам через кілька хвилин», - і не забудьте виконати цю обіцянку.

3. Не ризикуйте набирати номер по пам'яті, якщо не цілком упевнені, що пам'ятаєте його.

4. Не грайте в дуже дотепну гру «Вгадай, хто?», Якщо Ваші колеги не впізнають Ваш голос.

5. Не питайте: «Що Ви робите в суботу в другій половині дня?», Якщо хочете запропонувати якусь справу в цей час. Це питання заздалегідь припускає відмову, якщо співрозмовник зайнятий, або спонукає до невизначеної відповіді. Ви можете поставити його в незручне становище, змушуючи зізнатися, що в суботу ввечері він ні чим не зайнятий. Краще поясніть, у чому справа, і запропонуєте, якщо співрозмовник вільний у цей час, зустрітися з ним.

6. Не кажіть «Алло», коли знімаєте трубку, якщо Ви працюєте у великій фірмі. Краще вимовити її назву.

7. Не забувайте, що розмови з зайнятими людьми треба вести по можливості коротко.

8. Не дозволяйте ввійшовшому під час телефонної розмови відвідувачу слухати Вас, а попросіть зайти через кілька хвилин або припиніть розмову.

9. Довго не піднімати трубку (потрібно підняти до 4 дзвінка).

10. Говорити «Привіт», «Так» на початку розмови. Необхідно сказати: «Доброго ранку (день)».

11. Запитувати: «Чи можу я Вам допомогти?», Правильно буде запитати: «Чим я можу Вам допомогти?».

12. Неясна мета розмови.

13. Несприятливий час для дзвінка (обідній час, кінець робочого дня і т.п.).

14. Монологи замість вислуховування відповідей на поставлені питання.

15. Не дозволяється запис на випадкових папірцях.

16. Залишати телефон без нагляду хоча б ненадовго.

17. Говорити: «Нікого немає», «Будь ласка, передзвоніть». Потрібно записати інформацію та номер абонента, пообіцявши передзвонити.

18. Ведення паралельних розмов.

19. Неконкретні домовленості в результаті.

20. Використовувати неформальний стиль спілкування в діловій обстановці.

21. Не перетворювати бесіду в допит, задаючи питання типу: «З ким я розмовляю?» або «Що Вам потрібно?».

Необхідно стежити за своєю дикцією. Не можна затискати мікрофон рукою, коли передаєте щось з розмови тим, хто знаходиться поруч – Ваші коментарі може почути партнер, що розмовляє з Вами по телефону. У разі висловлення скарги або рекламації, не говоріть партнерові, що це не Ваша помилка, що Ви цим не займаєтесь і що Вам це не цікаво.

В умовах офіційного спілкування не допускається підвищення тону. Тон повинен бути спокійним, стриманим, рівним, незалежно від обстановки. Навіть якщо Ваш співрозмовник роздратований і висловлює невдоволення, проявляє емоційну нестриманість, володіючи собою і придушуючи в собі бажання, відповісти тим же. Навчитися володіти собою вдається завдяки психологічній підготовці та постійній увазі до своєї мови. У конфліктних ситуаціях не можна всю провину звалювати на іншу сторону. Визнання хоча б часткової відповідальності за те, що трапилося знімає ситуацію «перекидання м'яча» (чергування взаємних обвинувачень) і виводить бесіду знову в русло конструктивного діалогу. Відомо, що доброзичливе ставлення до співрозмовника, готовність вислухати його - основне правило етикету.

 

Telephone телефон

Call розмова, виклик

A long distance call / trunk call міжміська розмова

To call / to ring up телефонувати

Busy / engaged зайнятий

The line is busy / engaged лінія зайнята

Free / clear вільний

Buzzing гудок

Constant постійний

Frequent частий

To connect (to put through) з'єднати

Trying to connect you намагаюсь зв'язатись

Connection зв'язок

Conversation розмова

Dial диск, набирати номер

Receiver телефонна трубка

Number номер

Wait чекати

Can you wait / hold можете зачекати

To pick up the receiver знімати трубку

To drop a coin кинути монету

Operator телефоністка

Ring дзвінок

Switchboard комутатор

General call загальний виклик

Local call місцевий виклик

Personal call персональний дзвінок

Tall call приміський виклик

Trunk call (UK),

long-distance call (US) міжміський виклик

To cut off роз'єднувати

To hang up / to ring off /

to put down the receiver вішати трубку

To hold on (to hold the wire) тримати трубку

To put down the receiver покласти трубку

I have / you have got the

wrong number я / ви набрав неправильний номер

Apparatus апарат

Read and translate the text

How to use telephone in the USA

Telephones in the USA are of three types: personal, business and pay. Personal phones are found in houses and apartments and are used by simple dialing of touching the necessary number.

Phones in a large business office or university may have a special system where a code (usually an "8" or a "9") must be dialed before the required number. Pay phones require no code. You merely place a quarter (or sometimes more) in the phone and wait for the dial tone. No additional money is needed if the call is a local one. To reach the operator for assistance you should usually dial "o". For emergency assistance-fire, police, ambulance - you should dial "911" from any U.S. phone (except a business phone where you need to dial a "9" and then "911").

If you need to make a long distance call from a public phone on the street and have no money press a "0", an operator will answer and you ask her / him to place a collect call: you tell the number you are calling and your name.

A collect call means that a person you are calling pays for the call.

 

Read the dialogues

Telephone etiquette

1. Don't make a call before 8 o'clock a.m. and after 10 o'clock p.m. Pay attention at the difference of time in countries.

2. When you ring up to your partner don't play "Guess who?". Introduce yourself at once.

3. Be always polite and use only polite words (very often). When you ring up say:

"Good morning" till 12.00 a.m.

"Good afternoon" till 16.00 p.m.

"Good afternoon" till 22.00 p.m. at once

4. You should not stop the conversation over the telephone in case you didn't begin it.

5. Do speak over very important secret information, discuss questions over the telephone.

 

A telephone talk with Mr. Wilson

A: One - two - seven - eight - nine - two - four.

K: Hello! Is this Mr. Wilson and Co?

A: Quite right. What can I do for you?

K: May I speak to Mr. Wilson, please. My name's Kirilov.

A: Please hold on a moment.

W: Hello, Mr. Kirilov. Wilson here. What can I do for you?

K: I've got a few questions to ask you about the new model. When can I see you about it? Tomorrow?

W: Certainly. At seven, if that's convenient for you.

K: Yes, it's quite all right. Till tomorrow, then. Bye!

W: Bye.