Понятие организационной струтктуры предприятия и связи в ней

Главной задачей менеджмента является создание организации как эффективной системы, которая бы обеспечивала четкое горизонтальное разделение труда и образование подразделений, выполняющих конкретные функции. Способом организации этой системы и является организационная структура управления.

Понятие «структура» соотносится с такими понятиями, как «организация» и «система». Цель идентифицируется всеми главными направлениями строения и деятельности организации как основной образующий фактор системы и ее подцели. Каждому элементу дана своя задача, он имеет ресурс для того, чтобы ее достичь и делает свою конкретную функцию, а благодаря структуре обеспечивается порядок и взаимодействие звеньев, что ведет к осуществлению их функций. В процессе структуризации системы выделяются элементы, при том каждая система имеет возможность разнообразных делений согласно заданным критериям. Организационная структура является одним из этих делений¹.

Между организационной структурой и структурой управления существует тесная связь, проявляющаяся в том, что структура организации указывает на сложившееся внутри нее распределение работ между работниками и подразделениями, а структура управления образует механизмы координации, чтобы эффективно достигать общих целей организации.

В научной литературе понятие "организационная структура управления" выделяется большим количеством толкований. Под организационной структурой понимают и упорядоченную совокупность органов, которые управляют производственной деятельностью, и совокупность связей и отношений, возникающих в процессе управления между элементами системы. Также под организационной структурой подразумевают логические взаимоотношения функциональных сфер и уровней управления, созданных в виде, позволяющем эффективнее достигать цели организации.

Под организационной структурой управления нужно понимать все управленческие элементы, расположенные в строгой соподчиненности и обеспечивающие взаимосвязь между управляемой и управляющей системами².

Именно в рамках организационной структуры управления происходит движение информации и принятие управленческого решения, то есть, где происходит управленческий процесс любой организации.

Оптимальной организационной структурой управления является та, которая не только отвечает задачам и целям организации, но и играет существенную роль в приспособлении организации к внешним и внутренним факторам. То есть по мере изменения стратегий организации, уровня спроса, снижением цен и т.д. структуре управления необходимо быть мобильной, то есть видоизменяться, а также она должна быть способна обеспечить реализацию стратегий организации, достигать ее цели и эффективно решать поставленные перед ней задачи³.

Организационная структура управления делится на элементы, связи и уровни.

Рассмотрим эти понятия более подробно.

Элементами являются группы, службы и работники, которые выполняют определенные функции управления согласно принятому разделению управленческих задач, работ и функций. К элементам также можно отнести и менеджеров, которые занимаются регулированием и координацией деятельности нескольких структурных подразделений.

Элементы управления отличаются структурой и размером, масштабами и трудоемкостью решаемых задач, объемом полномочий и необходимостью наличия информации.

Между элементами отношения поддерживаются за счет связей, которые обычно подразделяют на уровни управления: вертикальные и горизонтальные. Как правило, горизонтальные связи бывают одноуровневыми и несут в себе характер согласования. Вертикальные связи являются связями подчинения, и они необходимы, когда существует иерархичность управления, что означает наличие нескольких уровней управления⁴.

Также связи могут иметь функциональный, линейный и межфункциональный характер. Функциональные связи связаны с определенными функциями предприятия. Чтобы их характеризовать применяют такие понятия как ответственность и полномочия. В особенности выделяют полномочия: штатные (советы, но не решение), линейные (решение всех проблем, подчиненных и подразделения), функциональные (принятие решения по конкретному типу проблем, таких как снабжение, улучшение качества товара и т.д.). Линейные связи показывают процесс взаимодействия управленческих решений и информации между линейными руководителями, несущими полную ответственность как за деятельность основных структурных подразделений и целой организации. Межфункциональные связи возникают между подразделениями, которые находятся на одном уровне. Непрерывность управленческого процесса – это работа всех видов связи, которые в свою очередь обеспечивают согласованность действий и нужное единство отдельных элементов структуры⁵.

Среди участников управленческого процесса, который протекает в рамках структуры управления, распределяются функции и задачи управления и соответственно – ответственность за их выполнение и права. Согласно этим позициям структуру управления представляют, как форму, разделяющую и объединяющую управленческую деятельность, внутри которой протекает процесс управления, нацеленный на достижение результата. Согласно этому для построения организационной структуры необходимо:

- сгруппировать все виды работ по функциям, задачам или обязанностям;

- создать необходимые отделы, рабочие группы и определить конкретных исполнителей;

- установить полномочия для принятия решений и взаимодействия между рабочими группами, отделами и индивидуумами с целью выполнения ими обязанностей, функций и задач;

- установление каналов коммуникаций и механизмов, благодаря которым происходит координация и передача решений по горизонтали и вертикали.

Приведем определение наиболее значимых понятий, которые имеют прямое отношение к созданию структуры управления.

Полномочиями называют ограниченное право пользования ресурсами организации и направление усилий, подчиненных на решение определенных задач. Они определяются еще как передачу полномочий или присущее конкретной должности права пользования ресурсами организации⁶.

Ответственностью является обязанность, при которой решаются задачи и несется ответственность за их выполнение.

Ответственность и полномочия связаны друг с другом: полномочия без ответственности способствуют разнузданности и неограниченной власти, а передача ответственности, где не предоставлены необходимые полномочия — это отношение безграмотного и безответственного лица к своим обязанностям.

Делегированием называют процесс передачи полномочий и задач лицу, несущем ответственность за их выполнение.

Властью является право руководить поведением других людей и заставлять их действовать в конкретном направлении.

Поведение работников, которые имеют власть и право принимать решения, характеризуют следующие черты: понимание стратегии организации и ее целей, личная ответственность за результаты выполнения своего труда, где постоянно оценивается его эффективность, и стремление к поиску путей ее повышения, инициативная помощь другим сотрудникам для повышения общей эффективности, работа по привлечению необходимых ресурсов, преобразование роли менеджера, который выступает больше как помощник и наставник, а не как администратор.

Разрабатывая структуру управления, нужно эффективно распределить функции управления по подразделениям предприятия. При этом соблюдаются следующие условия:

- решение вопросов одного характера не должно быть в ведении различных подразделений;

- в обязанностях управляющих подразделений должны быть все функции управления;

- данное подразделение не должно решать вопросы, которые будут эффективнее прорабатываться в другом подразделении⁷.

Целью организационной структуры предприятия является установка между отдельными подразделениями конкретных взаимоотношений; распределение функций между ними, а также прав, ответственности и обязанностей; обеспечение маневренности производства; построение слаженной организационной структуры, способной обеспечивать согласованные действия между подразделениями⁸.

Организационная структура предприятия характеризуется большим количеством различных форм и определяется наличием большого количества условий и объективных факторов: величиной объема производства или размером; специализацией; характером продукции, выпускаемой организацией, и производственной технологией; масштабом внешней деятельности (наличием дочерних предприятий, филиалов, и т.д.); уровнем механизации и автоматизации выполняемых работ; уровнем технической оснащенности.

Организационная структура предприятия является динамичной, и ее изменение зависит от поставленных целей. Но ее постоянные и непродуманные изменения вредят предприятию. Следует постепенно совершенствовать организационную структуру предприятия⁹.

При создании организационной структуры предприятия руководствуются следующими требованиями:

- производственный процесс изготовления продукции является результатом функционирования структуры управления и должен по максимуму отвечать всем требованиям, которые к нему предъявляются;

- численность элементов структуры должна быть низкой, но вместе с тем достаточной для того, чтобы система нормально функционировала;

- между отдельными частями подразделения должны быть распределены функции, права, ответственность и обязанности;

- взаимодействие между звеньями системы (отдельными подразделениями), а также между внешней средой и системой должны быть четкими, а качество информации высокое.

- производственная структура должна быть мобильна, способна быстро подстраиваться под изменения и уметь перестроиться на решение новых задач, то есть обеспечить маневренность производства.

- нужно создать единую организационную систему, способную обеспечивать эффективную деятельность предприятия.

Производственные подразделения предприятия такие как участки, цехи, обслуживающие хозяйства и службы, вместе взятые, составляют его производственную структуру.

Производственная структура предприятия имеет следующие основные факторы развития: