Автоматизация ДОУ в 10-80-е годы

Первый этап автоматизации ДОУ связан с применением так называемых «больших ЭВМ» и идеей создания общегосударственной системы управления (АСУ).

Отраслевые АСУ, как правило, включали в себя отдельные задачи ДОУ: бухучёт, статистику, кадры. В АСУ действовали подсистемы регистрации документов, контроля исполнения документов и поручений, учёта жалоб трудящихся, подготовки текстов документов.

С учётом того, что обработка информации проводилась на специальный организационных вычислительных центрах, зачастую удалённых от аппарата управления, возникали дополнительные осложнения в работе самого аппарата. Особо трудоёмкой была операция ввода информации в память ЭВМ.

Характерной чертой процесса внедрения АСУ было сохранение действующих делопроизводственных подразделений и создания их аналогов в составе вычислительных центров.

В учреждениях существовали три параллельных информационных потока:

1. Делопроизводственный (в канцелярии);

2. Автоматизированный (на распечатках в вычислительных центрах);

3. Смешанный (в функциональных подразделениях).

 

Такая информационная структура документопотоков была сложной для управления ими, в связи с чем системы применялись лишь в крупных министерствах и ведомствах, которые имели соответствующие средства для внедрения системы. В то время действовало более 4 тысяч систем.

Практической пользы частичное внедрения не принесло. Однако появившиеся в начале 80-х годов ЭВМ и автоматизированные рабочие места (АРМ) дали возможность перейти к созданию АСДОУ.

Одна из лучших полифункциональных автоматизированных систем организации документирования была разработаны специалистами НИИ «Информэлектро» для центрального аппарата Министерства промышленности. Основные технические средства были расположены непосредственно в здании министерства. Терминальными устройствами служили мониторы и клавиатуры в секретариатах и канцелярии. Система работала в режиме реального времени и в идеале обслуживала около 200 пользователей. Это позволило перейти к комплексному решению проблем автоматизации ДОУ.

Одним из общих направлений было создание АРМ. АРМ – совокупность технических, программных средств информационного и организационного обеспечения, ориентированные на выполнение регламентированных организационно-управленческих задач. С появлением первых персональных компьютеров разработка АРМ различных уровней управления и функционального назначения стала необходимым элементом ИТ, независимо от уровня её развития.

Целью создания АРМ являлось эффективное использование ресурсов в динамичной внешней среде. В автоматизированной системе любого уровня АРМ является основной составляющей.

На первом этапе информатизации создавалась совокупность АРМ, не связанных друг с другом. Далее они объединялись в сети, что позволяло использовать все ИР в пределах системы. Активное внедрение вычислительной техники в обработку управленческой документации способствовало принципиальным изменениям в документальной среде (новые нормы, документы, способы поиска, создания и т.д.).

В 80-е годы выделялся ряд факторов, существенно изменивших сложившиеся взгляды на применение ЭВМ в управлении. Главными факторами были: развитие микроэлектроники, доступные обычному пользователю микро-ЭВМ и создание различных вычислительных сетей. Эти факторы способствовали развитию систем коллективного пользования, связанных между собой в системы обмена данных и внедрению средств микроэлектроники непосредственно в управленческий процесс. Появилась теоретическая возможность создания так называемого «безбумажного офиса».

Все это позволило реально подойти к проектированию автоматизированных систем (СДОУ), которые могли быть использованы в практике организации документирования и всех последующих процедур обработки документов, исключить избыточное дублирование и документирование информации, обеспечить поиск информации и сокращение информационных массивов. С их помощью можно было построить единый информационный массив, основанный на общих принципах и правилах, включающий в себя традиционные бумажные документы и машиночитаемые документы.

СДОУ – принципиально новый подход для документоведения к рационализации и анализу документации. Изменяется содержательное наполнение объекта исследования за счёт расширения состава традиционных документов и включения машинных носителей. Создаются новые организационные формы УД с централизацией ответственности за весь документальный массив в пределах организации.

Актуальная задача документоведения заключается в том, чтобы выработать концепцию СДОУ, т.е. определить её принципиальное содержание, направление автоматизации работ с документами. Создание СДОУ должно было включить в себя два этапа.

Первый. Период упорядочения традиционной документации, теоретического построения будущей системы и автоматизации отдельных документационных операций. Должно быть централизованное управление документами в организации и должны быть достигнуты: унификация и стандартизация состава и форм традиционных документов, унификация и классификация показателей, сокращение объёма документооборота, частичная автоматизация операций.

Второй этап должен был привести к принципиальному изменению в системе документирования и обмена информацией и к переходу на безбумажные формы обмена информацией в системе управления.

Практическая реализация потенциала нашла выход в создании типовой СДОУ (разработка началась в 1997 году) ВНИИДАДом. Разработка была направлена на создание автоматизированной системы, реализующей в центральном аппарате министерства или ведомства положение единой системы ДОУ, госстандартов на УСД и другие нормативно-методические документы.

На первом этапе система предусматривала выполнение в автоматизированном режиме основных функций аппарата управления по работе с документами (подготовку и оформление документов, регистрацию и учёт документов, их передачу, хранение и поиск, контроль их исполнения). Кроме этого предусматривалась автоматизированность процесса передачи информации внутри организации и включение ведомственного архива в автоматизированную справочно-информационную систему (АСИС). Система была ориентирована на применение персональных компьютеров на базе индивидуальных рабочих мест или локальных сетей.

В качестве нормативно-методической базы система опиралась на положения ЕГСД, УСОРД, госстандартов на ОРД.

В 1985 г. был закончен рабочий проект первой очереди системы, и началось его опытное внедрения в организациях. Разработчики выделили четыре основных компонента системы документационного обеспечения: организационно-правовое обеспечение (регламентация функций и прав долностных лиц по отношению к средствам системы (положения по струкутрным подраздел, должн инста)), документационную базу (разработка форм документов, табеля, альбома УФД, схемы построения НД), технический компонент (клиент-сервер)автоматизированную технологию подготовки документов, технологию обработки документов средствами оргтехники.

Организационно-правовое обеспечение заключалось в регламентировании функций и прав подразделений и должностных лиц по отношению к средствам системы и создание механизма правового обоснования работы с документами и содержания управленческих процедур. При этом должны были разрабатываться положения о структурных подразделения, документированной информации всех категорий пользователей системы.

В документальную базу были включены: примерный табель форм документов по типовым управленческим функциям и типовым структурным подразделениям, методические указания по разработке и ведению табеля, альбом унифицированных форм документов, схема построения номенклатуры дел. Разработка двух последних документов ориентировалась на применение вычислительных сетей и архитектуры технических средства типа «клиент-сервер».

Работы продолжались до 1990-го. Система прошла опытную эксплуатацию в 7 организациях и была доработана с учетом предложений.

В 1990 г. было принято решение рекомендовать систему для эксплуатации. После приёмки все работы по применению системы были прекращены.