Организация работы с ИР в Республике Беларусь

Понятие ИР было зафиксировано в Законе РБ «Об информатизации» и воспроизведено в Законе РБ «О НАФ РБ». В соответствии с законом – организованная документированная информация, включающая банки данных и банки знаний, другие массивы информации в информационных системах.

Под это определение попадает любая БД, создаваемая организацией в процессе выполнения ее функций, а также веб-сайт этой организации, геоинформационная система, кадастр или регистр, который ведется в электронной форме. Организации, создающие ИР для повышения эффективности своей работы не всегда задумываются об их месте в общей массе документированной информации. Между тем на эти ресурсы распространяются общие архивные и делопроизводственные требования, выработанные для традиционных документов. Требования учета и государственной регистрации информационных ресурсов зафиксированы в Постановлении СМ РБ от 28 августа 2000 г. №1344 «О государственной регистрации информационных ресурсов» (с изменениями января 2004 г.). Обязательной государственной регистрации подлежат ИР, созданные за счет средств государства, а также ИР, созданные не за счет средств государства, но имеющие государственное значение и не содержащие сведений, отнесенных в установленном порядке к государственной тайне. Другие ИР могут регистрироваться на добровольной основе.

Порядок регистрации информационных ресурсов определяется положением «О государственном регистре ИР», утвержденным тем же постановлением.

Постановлением СМ от 29 мая 2001 г. «О перечне ИР, имеющих государственное значение» утвержден перечень ИР, которые в обязательном порядке должны быть зарегистрированы в государственном регистре информационных ресурсов. Процесс регистрации осуществляется следующим образом.

Владелец ИР заполняет заявку на регистрацию и направляет ее в адрес РУП «Институт прикладных программных систем». К заявке на регистрацию разработана и утверждена инструкция по заполнению. В соответствии с положением «О государственном регистре» изменения и дополнения, вносимы в эксплуатируемые и уже зарегистрированные ресурсы также должны предоставляться в этот институт для внесения их в государственный регистр.

Пункт 22 положения предписывает также передавать копию государственного регистра в государственную архивную службу для формирования свода НАФ РБ.

Таким образом, ИР, созданные государственными организациями однозначно трактуются как часть НАФ. Это полностью соответствует положениям Закона о НАФ, где в статье 7 среди документов, включаемы в НАФ указываются базы и банки данных. ИР организации должны в обязательном порядке подвергнуты процедуре экспертизы ценности. Та их часть, кот отнесена к составу НАФ подлежит затем столь же обязательному государственному учету, а порядок хранения таких ресурсов должен соответствовать требования государственной архивной службы.

Первым шагом в этом направлении является включение ИР в общую делопроизводственную классификацию на основании перечня типовых документов с указа…. Данный перечень включает ИР (банки и базы данных, веб-сайты, реестры, кадастры, регистры) и подразделяет их на 2 категории. Первую образуют ресурсы, кот включены ………... срок – постоянно. После вывода из эксплуатации содержащаяся информация должна быть сохранена и передана на государственное архивное хранение. Ресурсы не включенные в перечень могут быть определены как основные или вспомогательные. В первом случае срок их хранения также постоянный, для вспомогательных – до минования надобности.

Критерии для разграничения основных и вспомогательных ресурсов в перечне не указаны. Это значит, что организация должна классифицировать их самостоятельно. Для необходимо провести экспертизу ценности в соответствии с инструкцией по проведению ЭЦ и передачи электронных документов ИР на государственное хранение (2005 г.). Не следует забывать и о требовании ст. 19 Закона о НАФ о том, что для постоянно обновляемых ИР в электронной форме регулярно создаются архивные копии на правах подлинников. Инструкция о периодичности создания архивных копий ИР и порядке их передачи на государственное хранение (2000 г.) однозначно указывает, что такие архивные копии являются электронными документами. Архивная копия ИР представляет собой ЭД, который является точной копией ИР на фиксированный момент времени или формируется по содержанию ИР в формате архивного хранения.