Регламентирующая документация внутреннего происхождения

В примерах 4.1 — 4.3 упоминалось о рахтичных случаях совмещения границ процессов и границ подразделений. Структура документации определяется струк­турой процесса, содержание которого в ней описано и регламентировано. На рис. 4.12 изображен пример структуры документации для простейшего процесса N. Примечание. Отличие функции от работы заключается в том, что функция — направление деятельности элемента организационной струк­туры, представляющее собой совокупность однородных операций, вы-

Глава 4 Практика внедрения процессного подхода к управлению____________________________ 261

полняемых на постоянной основе, а

работа — конкретное действие, выполняемое в рамках одного процесса

и одной функции.

Прлмер 4.7. Функция менеджера по закупкам - обеспечение производства основными и вспомогательными материалами и запасными частями (ЗиП).

Работы, выполняемые в рамках этой функции, могут принадлежать разным процессам (закупка материалов на основании плана производства и закупка ЗиП на основании заявок и в пределах бюджета ОГМ). выполняться в различ­ной последовательности и по разным алгоритмам. Например, в «Процессе вход­ного контроля материалов» участвует ОТК, запасные части принимает ответ­ственный из числа работников ОГМ.

Регламент процесса — это документ, в котором в общем виде описывают порядок функционирования процесса N в целом. Для подразделения, выполня­ющего один процесс, регламент может совпадать с Положением о подразделе­нии. Следовательно, в документ под названием «Положение о подразделении» можно внести все требования, регламентирующие выполнение процесса и уп­равление им. Для крупного подразделения, в котором выполняют несколько процессов. Положение о подразделении может содержать ссылки на регламен­ты нескольких процессов.

Пример Положения о подразделении, которое не совпадает с границами про­цесса, приведен в Приложении 1. Распределение ответственности, полномочии

262 В В Репин. В Г Елиферов Процессный подход к управлению

и взаимодействия оформлены в виде Матрицы ответственности персонала и порядка взаимодействия. На практике при внедрении процессного подхода часто возникают трудности, связанные с инертностью руководителей нижнего и сред­него звена. Документ под названием «Регламент процесса N» является для них новым и непривычным. Первым шагом по преодолению такого отношения мо­жет стать пересмотр Положения о подразделении, внесение в него элементов процессного подхода в упрошенном виде:

• определение внешнего взаимодействия подразделения — кому и что
подразделение передает и от кого и что получает (выходы и входы);

• распределение ответственности и полномочий персонала за работы (функ­
ции, подпроцессы) внутри подразделения;

• определение перечня показателей эффективности работы подразделе­
ния.

Регламент процесса должен содержать следующую информацию о процессе:

1. Назначение процесса — основное назначение процесса, цель создания
данного процесса, выполнение основной задачи, изготовление продукта,
обеспечение основных процессов каким-либо ресурсом и т.д.;

2. Владелец процесса — назначенное должностное лицо, отвечающее за
результат процесса, имеющее в своем распоряжении все необходимые
ресурсы, информацию о ходе процесса и полномочия для управления
процессом;

3. Выходы и потребители процесса — перечень выходов (результатов, продук­
тов, услуг и т.д.) процесса с указанием спецификаций на них, а также
потребителей и порядка взаимодействия с ними. Спецификации могут
быть приведены непосредственно в Регламенте или на них должны быть
ссылки;

4. Входы и ресурсы — перечень входов (продуктов, услуг, ресурсов и т.д.)
с указанием их поставщиков или вспомогательных процессов, которые
поступают на вход процесса или в виде ресурсов используются в ходе
процесса, порядок взаимодействия с поставщиками, а также специфика­
ции или ссылки на спецификации на каждый вход и ресурс;

5. Показатели процесса — перечень показателей процесса, по которым вла­
делец процесса оценивает его ход и принимает управленческие решения.
Формы сбора информации и отчетности по процессу;

6. Документация процесса — перечень документации, регламентирующей
проведение всех работ, выполнение всех функций, входящих в состав
процесса, и распределение ответственности должностных лиц и персона­
ла за их выполнение; порядок взаимодействия и последовательность вы­
полнения работ и функций. В этот перечень входят все виды инструк­
ций, которыми руководствуется персонал и должностные лица при
проведении процесса (технологические, рабочие, должностные, по тех-

Глава 4 Практика внедрения процессного подхода к управлению 263

нике безопасности и противопожарной безопасности, по ведению склад­ского и бухгалтерского учета и т.д., а также маршрутные, операционные и технологические карты).

Пример документа, регламентирующего проведение какого-либо процесса или вида работ (стандарт предприятия (организации), методическая инструк­ция, документированная процедура и др.), приведен в Приложении 2. Форма документа разработана с учетом требований Государственной системы стандар­тизации ГОСТ Р 1.0—92-1.5—92 и содержит все основные разделы, обеспечива­ющие полноценное управление документом.

Должностная инструкция владельца процесса — документ, в который, кроме обычных должностных обязанностей, внесены требования по регулярному ана­лизу информации о ходе процесса и принятию управленческих решений. Как приложение к должностной инструкции может быть разработан регламент проведения такого анализа. В содержание регламента проведения анализа вво­дятся временные рамки выполнения управленческих функций владельца про­цесса и порядок взаимодействия владельца процесса с другими процессами и подразделениями.

В должностных инструкциях персонала, выполняющего работы по процессу, вносятся требования по взаимодействию между собой, а также с другими про­цессами и подразделениями. Для более полного описания деятельности персо­нала следует указать формы документов или спецификации, устанавливающие порядок взаимодействия. Пример (условный) описания такого взаимодействия приведен на рис. 4.13. В данном примере границы функций, изображенных на рис. 4.12, совпадают с границами подразделений, поэтому обозначения функ­ций Ф1, Ф2, ФЗ и Ф4 заменены на обозначения подразделений П1. П2, ПЗ и П4, соответственно. Пример регламентации взаимодействия подразделений, сроков и формы отчетности приведен для подразделения 3 (ПЗ).

В Приложении 3 приведена форма Должностной инструкции, в которую включены все функции и работы, закрепленные за должностным лицом в Мат­рице ответственности подразделения, содержащейся в Положении о подразде­лении. Для того чтобы гарантировать потребителю, что все его требования будут учтены и все положенные работы выполнены в отсутствие любого должност­ного лица, в Должностной инструкции указывается, кто замещает данное лицо в период его отсутствия, и ставится роспись об ознакомлении должностного лица и лица, его замещающего.

Инструкции по проведению отдельных работ — если для персонала, выполня­ющего процесс, необходима документация о порядке выполнения отдельных работ, то такие инструкции создаются исходя из следующих соображений:

1. При декомпозиции вниз процессный подход можно применить к каждо­му рабочему месту. В этом случае каждый сотрудник может рассматривать себя как владельца процесса и исполнителя одновременно. Инструкция для

254________________________________ ВВ. Репин, В Г Елиферов. Процессный подход к управлению

такого исполнителя должна содержать в упрощенном виде все разделы, кото­рые включает регламент процесса:

• назначение и область действия инструкции:

• требования к квалификации исполнителя;

• состав рабочего места (применяемые ресурсы, порядок взаимодействия
с поставщиками входов и ресурсов);

• порядок действий по выполнению данной работы (операции);

• порядок действий в случаях отклонений (управление работой по инфор­
мации о результатах, указания о действиях с несоответствующей продук­
цией);

• требования к результату работы (спецификация на выход и порядок вза­
имодействия с потребителями результата работы);

• ссылки на другие нормативные документы (инструкция по обслужива­
нию и эксплуатации оборудования);

• порядок документирования результатов работы (операции).
2. Все действующие инструкции должны содержать:

• подписи лиц, разработавших, проверивших, согласовавших и утвердив­
ших данные инструкции;

• подписи лиц, выполняющих данную работу' и ознакомленных с инст­
рукциями;

Глава 4 Практика внедрения процессного подхода к управлению__________________________ 265

• своевременно внесенные корректировки и изменения;

• сроки действия до очередного пересмотра инструкции;

• отметки о регулярном пересмотре действующих инструкций;

• сведения о рассылке экземпляров инструкций, если это необходимо, и
отметки о внесенных корректировках и изменениях в разосланные уч­
тенные экземпляры.

3. Процесс создания инструкций, пересмотра и внесения изменений в дей­
ствующие инструкции должен предусматривать следующее:

• процедуру определения потребности в новом документе;

• назначение ответственного за разработку;

• анализ требований к новому документу и действующей нормативной
документации;

• разработку документа;

• порядок согласования и утверждения документа;

• порядок рассылки и постановки на учет копий разработанного доку­
мента;

• порядок хранения документа в архиве и на рабочих местах;

• порядок регулярного пересмотра, внесения коррекций и изменений;

• порядок аннулирования внутренних документов, утративших свою силу.

4. Если это целесообразно, то нормативный документ внутреннего проис­
хождения может содержать в тексте или в приложении регламент по выполне­
нию отдельных операций и переходов в ходе работы:

• для должностной инструкции персонала регламентация может прово­
диться на основе ежедневной, еженедельной, ежемесячной и даже годо­
вой цикличности работ.

Пример 4.8. Регламент к должностной инструкции начальника цеха может содержать следующие виды работ, выполняемые на регулярной основе:

1. Ежедневно:

а) 9.00 — анализ информации о производстве за прошедшие сутки;

б) 10.00 — выдача и корректировка плановых заданий на следующий день.

2. Еженедельно:

а) понедельник 12.00 — планерка у начальника производства;

б) вторник 10.00 — планерка с начальниками участков;

в) пятница 16.00 — подготовка рапорта к планерке у начальника производ­
ства.

3. Ежемесячно:

а) до 1 числа месяца, следующего за отчетным. — представление началь­
нику производства отчета о выполнении плановых показателей за ис­
текший месяц:

б) вторая среда месяца, следующего за отчетным. — итоговое совещание
у директора завода.

266 В.В. Репин, В.Г Елиферов Процессный п одход к управлению

4. Ежеквартально:

а) проведение очередных инструктажей по технике безопасности и пожар­
ной безопасности:

б) организация обучения и аттестации персонала, занятого на опасных ра­
ботах в Гортехнадзоре»;

• для рабочих инструкций, операционных и технологических карт регла­мент может содержать переходы, выполняемые в течение рабочей смены:

а) время начала работы;

б) время подготовки к проведению операции;

в) время завершения работы;

г) техническое обслуживание в течение смены и по окончании смены;

д) время и порядок передачи смены.