Характер управлінської праці та її види. Поділ та кооперація праці.

Основні фактори, що характеризують складність праці в апараті управління: характер виконуваних функцій, різноманітність, обсяг і складність робіт, міра самостійності.

Виконувані працівником функції певною мірою свідчать про ступінь складності його праці.

Усі види управлінських робіт можуть часто повторюватися, бути різноманітними, простими і складними, обмеженими і необмежени­ми певною групою товарів або сферою діяльності. Ступінь їх само­стійності залежить від характеру роботи, що виконується. Працівник апарату може виконувати роботу самостійно, під керівництвом ви­щестоящих керівників або спільно з іншими працівниками.

Обсяг і складність роботи апарату управління визначаються обсягом товарообороту, кількістю працівників апарату, структурою організації, кількістю офісів та їх місцезнаходжен­ням, станом матеріально-технічної бази, складністю технологічного процесу тощо.

Діяльність апарату управління офісу поля­гає у виконанні трьох основних функцій: управління оперативним процесом; господарське обслуговування; керівницт­во підвідомчими підрозділами.

Функція управління оперативним процесом поля­гає у вивченні попиту населення, складанні замовлень на послуги, укладанні договорів, закупівлі і зберіганні товарів, постачанні ними підвідомчих підприємств, а також у керівництві реалізацією товарів через інші мережі.

Господарське обслуговування організації передбачає розв'язан­ня питань будівництва, ремонту і обладнання офісів, забезпе­чення їх транспортом, постачання інвентарем, спецодягом, паку­вальними та іншими допоміжними матеріалами.

Функція управління організацією полягає у - пануванні господарської діяльності офісу, обліку і контролю за їх роботою, підборі і розстановці кадрів, впровадженні прогре­сивних методів обслуговування та передових форм організації праці.

Аналіз роботи апарату управління офісу лег­ко виявляє різні типи управлінської праці:

- праця, змістом якої є переважно функції виконання;

- праця, в якій поєднуються функції управління і виконання (це елементи інструктування, координування і контролювання робіт, керівництво невеликими колективами);

- праці, у змісті якої переважають функції управління колекти­вом, визначення напрямків, координування діяльності підвідомчих структурних одиниць, організація всієї роботи торговельного підприємства.

Залежно від функціональної ролі та видів виконування робіт, персонал апарату управління поділяється на три категорії:

- керівники;

- спеціалісти;

- технічні виконавці.

До категорії керівників відносяться керівники організацій, менеджери структурних підрозділів та їх заступники. До їх функцій входять: підбір і розстановка кадрів, координування роботи апарату і окремих виконавців, прийняття рішень з питань діяльності організації, контроль і забезпечення їх виконання, здійснення адміністративно-розпоряджувальних функцій, мобілі­зація колективів на виконання визначених завдань. Керівники по­винні знаходити і приймати найкращі варіанти рішень з усіх по­кладених на них функцій як стратегічного, так і оперативного ха­рактеру і добиватися безумовного виконання цих рішень.

Методи праці менеджера будь-якої ланки апарату управління організації, успіхи в його роботі залежать не тільки від рівня його теоретичної і спеціальної підготовки, а й від органі­заторських здібностей, від уміння згуртувати колектив на виконан­ня поставлених перед ним завдань, створити в ньому ділову обста­новку, нормальний психологічний клімат. Правильні рішення мо­жуть не дати очікуваних результатів, якщо менеджер не забезпечить їх реалізації, не зуміє мобілізувати підпорядкований йому колек­тив. Менеджери повинні систематично провадити роботу з вихо­вання персоналу у дусі відповідального ставлення до праці, суворо­го додержання трудової і виробничої дисципліни підлеглими їм пра­цівниками.

Спеціалісти - це працівники різних професій (економісти, маркетологи, бухгалтери, інженери-механіки та ін.), до чиїх функцій входить аналіз інформації, що надходить, кваліфіко­вана розробка питань і підготовка рішень, які приймають і затверд­жують керівники. Відповідно до покладених на них функцій вони повинні розробляти і пропонувати керівникам найкращі рішення технічних, економічних, організаційних та інших завдань (поточ­них і стратегічних).

До технічних виконавців належать секретарі, друкарки, опера­тори обчислювальних машин та інші працівники, па яких поклада­ються обов'язок одержання, обробка, доведення інформації до кер­івників і спеціалістів для прийняття рішень та організації її вико­нання.

Звичайно, такий поділ працівників апарату на категорії має до­сить умовний характер, оскільки практикується й суміщення про­фесій працівників. Так, наприклад, керівник може одночасно вико­нувати роботу спеціаліста, а спеціаліст - роботу технічного вико­навця. Проте однією з основних вимог раціонального поділу праці в апараті управління є правильний розподіл функцій між трьома зазначеними категоріями працівників. Не можна допускати такого становища, коли керівник або спеціаліст виконує функції техніч­них виконавців. У зв'язку з цим необхідно встановити правильні пропорції між кількістю різних категорій працівників з таким роз­рахунком, щоб забезпечити найкраще їх використання.

Кожен працівник апарату управління, що виконує ту чи іншу функцію, справляє безпосередній вплив на результати діяльності всього колективу організації. Слід вказати на особли­во важливу роль керівників усіх рангів як організаторів праці їх праця повинна сприяти успішному розв'язанню поставле­них завдань і особливо - неперервному технічному оснащенню підприємств, розвитку і вдосконаленню обслуговування населення, збільшенню обсягу продажу товарів.

Для здійснення правильного керівництва треба у будь-який час мати достатню інформацію про діяльність усіх структурних підрозділів та підвідомчих одиниць.

Апарат управління повинен бути опе­ративним, економічним, надійним, оптимальним і проявляти творчу ініціативу.

Оперативність забезпечує чітке і своєчасне виконання покла­дених на апарат функцій. Це означає, що своєчасна підготовка, прий­няття і реалізація рішень повинні забезпечити ефективну роботу торговельній організації.

Економічність передбачає забезпечення своєчасного виконан­ня покладених на апарат функцій з мінімальними затратами праці і коштів. Це означає досягнення найбільшої ефективності управлі­нської праці.

Надійність гарантує правильність рішень, що приймаються, дає можливість забезпечувати планомірність та достовірність відобра­ження фактичного стану на підприємстві. Це означає досягнення такого положення, при якому були б виключені випадкові або умисні помилки в інформації і перебої у роботі тієї чи іншої ланки управління.

Оптимальність передбачає вибір найбільш вдалого рішення, знаходження у повсякденній роботі найкращих варіантів рішень організаційних, комерційних, економічних, соціальних та інших питань. Це означає досягнення такого становища, при якому рішен­ня, що приймаються, могли б бути реалізовані з мінімальними затратами матеріальних, трудових і фінансових ресурсів.

Творча ініціатива апарату управління проявляється у впровад­женні в торгівлю досягнень науки і техніки, узагальненні і поши­ренні передового досвіду.

Зазначені вимоги повинні стати найважливішими показника­ми, що характеризують ефективність праці управлінських праців­ників.

ПОДІЛ І КООПЕРАЦІЯ ПРАЦІ

Раціональний поділ праці - одна з найважливіших умов ефек­тивного функціонування апарату управління органі­зації. При раціональному поділі праці забезпечуються спеціаліза­ція підрозділів і працівників, чітка взаємодія, не допускаються дуб­лювання, знеосібка, встановлюється відповідальність кожного виконавця за доручену справу.

Раціональний поділ праці є запорукою правильної побудови структури апарату управління, досягнення максимальної ефективності його роботи. Це досягається шляхом чіткого поділу функцій всіх його структурних підрозділів організації, а також розподілу обов'язків між працівниками щодо виконання функцій кожного підрозділу з урахуванням кваліфікаційних вимог.

Поділ праці в організації означає розчле­нування процесу управління на самостійні функції, що обумовлю­ють створення спеціальних підрозділів, які можуть забезпечити розв'язання завдань, що стоять перед сучасною організацією.

Для того, щоб правильно розподілити функції між відділами і службами апарату без дублювання і паралелізму в роботі, організації розробляють і затверджують положення про структурні підрозділи, де визначають завдання, функції і права кож­ного з них. На основі цих положень слід визначати функції кожно­го працівника, розробивши й затвердивши перед цим службові інструкції.

Структура апарату управління організації обумов­лює оптимальний склад і систему підпорядкованості підрозділів для забезпечення найбільшої ефективності роботи і своєчасного прий­няття обґрунтованих рішень.

Раціональна структура управлінського апарату повинна відпо­відати таким принципам:

Принцип спеціалізації передбачає такий поділ апарату управ­ління, при якому виділяються і відокремлюються функціональні відділи, забезпечується чітке розмежування кола робіт, обов'язків та відповідальності кожного підрозділу і кожного працівника.

Принцип пропорціональності передбачає таке співвідношення співробітників, яке відповідає обсягу виконуваної роботи.

Принцип неперервності полягає у послідовному, планомірно­му виконанню робіт, що усуває витрати робочого часу.

Принцип ритмічності полягає у рівномірній роботі всіх відділів організації і додержанні встановленого режиму праці та відпочин­ку.

При розробці чіткої структури організації враховуються норми керованості, що передбачають певну кількість працівників або підрозділів, які безпосередньо підпорядковуються керівнику, щоб при здійсненні загального керівництва уникнути можливих пере­вантажень в роботі, які негативно впливають на якість управління.