Лекція №7. «організація управлінської праці та ділова оцінка працівників офісу»

Лекція №7. «ОРГАНІЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ПРАЦІ ТА ДІЛОВА ОЦІНКА ПРАЦІВНИКІВ ОФІСУ»

Характер управлінської праці та її види. Поділ та кооперація праці.

Показники ефективності офісної праці.

Методи оцінки персоналу.

Критерії відбору і оцінки персоналу офісу.

ПОДІЛ І КООПЕРАЦІЯ ПРАЦІ

Раціональний поділ праці - одна з найважливіших умов ефек­тивного функціонування апарату управління органі­зації. При раціональному поділі праці забезпечуються спеціаліза­ція підрозділів і працівників, чітка взаємодія, не допускаються дуб­лювання, знеосібка, встановлюється відповідальність кожного виконавця за доручену справу.

Раціональний поділ праці є запорукою правильної побудови структури апарату управління, досягнення максимальної ефективності його роботи. Це досягається шляхом чіткого поділу функцій всіх його структурних підрозділів організації, а також розподілу обов'язків між працівниками щодо виконання функцій кожного підрозділу з урахуванням кваліфікаційних вимог.

Поділ праці в організації означає розчле­нування процесу управління на самостійні функції, що обумовлю­ють створення спеціальних підрозділів, які можуть забезпечити розв'язання завдань, що стоять перед сучасною організацією.

Для того, щоб правильно розподілити функції між відділами і службами апарату без дублювання і паралелізму в роботі, організації розробляють і затверджують положення про структурні підрозділи, де визначають завдання, функції і права кож­ного з них. На основі цих положень слід визначати функції кожно­го працівника, розробивши й затвердивши перед цим службові інструкції.

Структура апарату управління організації обумов­лює оптимальний склад і систему підпорядкованості підрозділів для забезпечення найбільшої ефективності роботи і своєчасного прий­няття обґрунтованих рішень.

Раціональна структура управлінського апарату повинна відпо­відати таким принципам:

Принцип спеціалізації передбачає такий поділ апарату управ­ління, при якому виділяються і відокремлюються функціональні відділи, забезпечується чітке розмежування кола робіт, обов'язків та відповідальності кожного підрозділу і кожного працівника.

Принцип пропорціональності передбачає таке співвідношення співробітників, яке відповідає обсягу виконуваної роботи.

Принцип неперервності полягає у послідовному, планомірно­му виконанню робіт, що усуває витрати робочого часу.

Принцип ритмічності полягає у рівномірній роботі всіх відділів організації і додержанні встановленого режиму праці та відпочин­ку.

При розробці чіткої структури організації враховуються норми керованості, що передбачають певну кількість працівників або підрозділів, які безпосередньо підпорядковуються керівнику, щоб при здійсненні загального керівництва уникнути можливих пере­вантажень в роботі, які негативно впливають на якість управління.

Методи оцінки персоналу.

Актуальність оцінки якостей працівника пов'язана з тим, що при прийманні на роботу нових співробітників, при відборі кандидатів на нову посаду, при плануванні службової кар'єри, проведенні ате­стації, виникає необхідність оцінити особливості якості працівни­ка.

Головне завдання - оцінити відносно стійкі ознаки особистості, так би мовити його потенціал. При цьому важливо не тільки оціни­ти сучасний стан цього потенціалу, але і закладені у ньому перспек­тивні можливості. Наприклад, як буде поводити себе працівник, коли йому буде надана більша свобода, більша влада, або йому прийдеться підкорятись жорстким і без обговорення наказам. Як буде поводити себе працівник у кризовій ситуації, при безперервних не­вдачах, або, навпаки, в умовах успіху в результаті збігу зовнішніх обставин.

Тут увага не до конкретних результатів діяльності працівника, а до фундаментальних якостей його особистості є правомірною. Крім цього, дуже часто взагалі неможливо врахувати результати праців­ника апарату управління, наприклад, при найманні на роботу ново­го співробітника.

Приймання на роботу вимагає відмови непридатним і відбору кращих серед достойних. Добре виконання працівником поточних обов'язків ще не гарантує того, що він буде так само працювати у майбутньому і в іншому колективі при зміні ситуації. Тут важливо оцінити не тільки результати роботи, а й особливо - якість праців­ника, тобто його фундаментальні властивості. Звідси виникає не­обхідність пошуку методів оцінки особистих якостей.

Оцінка результатів праці може бути малодостовірною, особли­во коли хороший колектив попав в слабко працюючий колектив з некомпетентним керівником. Працівників треба оцінювати не тільки по тому, як він реалізує сьогоднішні цілі, а й по їх здібнос­тях, ініціативі, досвіду, знанням. А з іншого боку, підлеглі часто схильні оцінювати не і стільки результати діяльності, скільки осо­бисті якості свого керівника. Тому оцінка якостей - це необхідний і самостійний метод оцінки управлінських кадрів.

Сучасне управління в умовах комп'ютеризації все наполеглив­іше вимагає від керівника організації не стільки поточних дій, скільки уміння робити вибір головних напрямків розвитку, здійсню­вати стратегічне управління. Це посилює увагу до визначення здібностей, потенційних можливостей працівника.

Наступний фактор, який обумовлює необхідність оцінки особистісних якостей, пов'язаний з тенденцією сучасного управління до децентралізації, свободи у здійсненні господарської діяльності. В умовах децентралізації, коли посилюються економічні мето­ди управління, особливе значення мають такі якості менеджерів, як наявність організаційних здібностей, самостійність прийняття рішень, прагнення до успіху в підприємницькій діяльності, комуні­кабельність і наполегливість.

Третій фактор - оцінка якостей важлива для організації роз­становки працівників в організації так би мовити професійної оріє­нтації всередині апарату управління.

Оцінка якостей має активну направленість. Вона дає можливість орієнтувати працівника на придбання таких якостей, як знання та уміння. Виявлення здібнос­тей до навчання сучасним технологіям дасть можливість менедже­рам здійснювати кар'єрне просування працівників, підвищувати професіоналізм, необхідний для роботи в умовах ринкових відно­син.

Ділова оцінка праці персоналу - це визначення відповідності кількості і якості праці вимогам встановленої технології виконан­ня роботи.

Основними завданнями оцінки праці персоналу офісу є:

1) визначення потенціалу працівника і оцінка фактичного його використання;

2)встановлення вимог до результативності праці для кожного робочого місця і критеріїв їх оцінки;

3) розробка політики проведення оцінок результативності праці;

4) збір інформації та оцінка результативності праці;

5) обговорення результатів оцінки з працівником;

6) прийняття рішень про подальше використання працівника.

Основними показниками ділової оцінки працівника організації є:

1. Результативність праці.

2. Професійна поведінка.

3. Особистісні якості.

Результативність праці оцінюється "жорстким" та "м'яким" по­казниками.

"Жорсткі" показники - це кількісні показники звітних даних підрозділу організації, а "м'які" показники оцінки визначаються самим оцінником, коли обмежена можливість одержання конкрет­ного результату.

Показники професійної поведінки умовно діляться на показ­ники досягнення результатів праці з виконання загальних функцій управління (планування діяльності, організація і регулювання про­цесу, облік та контроль ходу роботи) і на показники безпосередньої професійної поведінки (співробітництво і колективізм у роботі, са­мостійність в рішенні тих чи інших завдань, готовність до прийнят­тя додаткової відповідальності і додаткового навантаження).

Показники особистісної якості працівника мають широкий спектр особистісних якостей і мають суб'єктивний характер. Тут головним є відсутність можливості безпосереднього спостережен­ня якостей особи. Вимірювання цих якостей є складною справою, тому цю роботу виконують оцінники (підлеглі, колеги або вищі ке­рівники).

Результати вимірювання показників особистісних якостей ви­магають обережного підходу при обов'язковому врахуванні з інши­ми групами показників.

Практика роботи з персоналом вітчизняних та зарубіжних організацій використовує багато методів і методик оцінки персона­лу. Переважну більшість методів можна поділити на дві великі гру­пи:

•Методи, в основі яких лежать формалізовані підходи (анке­тування, тестування та ін.);

•Методи, основані па використанні неформалізованих підходів до вивчення працівників (співбесіда, групова дискусія, спостережен­ня та ін.)

В обох групах методів використовується цифрові або графічні вирази результатів оцінки.

Сьогодні багато фірм дозволяють підлеглим анонімно оціню­вати виконання роботи своїх керівників. Цей підхід дає можливість вищому керівництву вивчати стилі керівництва, виявити потенційні проблеми персоналу і необхідність приймати дійові заходи до ок­ремих менеджерів.

Оціночні якості менеджерів

1. Моральні якості

1.1. Ставити інтереси організації вище особистих.

1.2. Моральна стійкість.

1.3. Почуття відповідальності за доручену справу.

1.4Здатність створювати добрі відносини зі всіма працівниками.

1.5. Прагнення підвищувати свій рівень знань та умінь.

1.6. Самолюбивість.

1.7 Самоповага.

1.8. Уміння відкрито визнати свою помилку та виправити її.

1.9. Бережливе відношення до власності.

Знання

4.1. Прагнення підвищувати свою професійну кваліфікацію.

4.2. Здатність надавати корисні поради з технічних та техноло­гічних питань.

4.3. Здатність надавати корисні поради з економічних питань.

4.4. Здатність надавати корисні поради з питань організації праці.

4.5. Здатність надавати поради з питань менеджменту персоналом.

4.6. Знання підлеглих та особливостей їх характеру.

Лекція №7. «ОРГАНІЗАЦІЯ УПРАВЛІНСЬКОЇ ПРАЦІ ТА ДІЛОВА ОЦІНКА ПРАЦІВНИКІВ ОФІСУ»