Соціально-психологічні особливості інформаційно-управлінської діяльності

Особливість комунікативної діяльності породження інформації полягає в тому, що вона безпосередньо спрямована на задоволення не індивідуальних потреб суб’єкта, а на потреби інших людей, тобто суспільні потреби.

Діяльність в системі "інформація-користувач" забезпечується за допомогою комп’ютерно-інформаційних систем і відбувається в сучасних умовах в комунікаційній системі "інформація - комп’ютерно-інформаційна система - користувач інформації".

З урахуванням вищевикладеного визначимо с истему інформаційно­го забезпечення як взаємопов’язану сукупність заходів, спрямованих на забезпечення інформаційної діяльності, що включає сукупність інформаційних процесів, спрямованих на виконання забезпечуючих інформаційних функцій, поєднаних у логічно послідовну, цілеспрямовану систему, виконуваних із за­стосуванням комп’ю­тер­них систем в широкому спектрі інформаційних завдань.

Комунікація є змістовним аспектом соціальної взаємодії, однією з найбільш загальних характеристик будь-якої діяльності, включаючи і управлінську. Комунікації - це всепро­никаючий і складний процес, який включає людей, які розмовляють під час особистого спілкування або в групах, по телефону, які читають або складають службові і приватні документи. Таким чином, комунікація розглядається як спілкування за допомогою слів, літер, символів, жестів і як спосіб, за допомогою якого виражається відношення одного працівника до знань і понять іншого, досягається довіра, взаємосприйняття поглядів та ін.

Іншими словами, комунікації - це обмін інформацією, на основі якого керівник одержує інформацію, необхідну для прийняття ефективних рішень і доводить прийняті рішення до працівників організації. Якщо ко­мунікації налагоджені неефективно, рішення можуть виявитись помилковими.

В своїй основі процес комунікацій представляється як процес руху інформації " відправник - канал - одержувач ", реального або потенційного зв’яз­ку у формі діалогу, а також впливу на керований об’єкт, яке досяга­ється у результаті обміну повідомленнями. Для вдосконалення комунікацій в організаціях необхідно чітко визначити потребу в інформації кожного структурного підрозділу, регулювати інформаційні потоки відповідно до вирішуваних завдань.

Основною властивістю, яка характеризує користувача інформації в системі управління, є його інформаційна потреба, яка, перш за все, визна­чається його професійною діяльністю. В системі управління існує:

- наявність проблемної ситуації в діяльності суб’єкта, для вирішення якої йому необхідна інформація;

- стан потреби суб’єкта, який свідчить про усвідомлення суб’єктом да­ної проблемної ситуації;

- моделювання діяльності у свідомості суб’єкта;

- приблизні уявлення, ґрунтуючись на яких суб’єкт міг би спрямовува­ти свою діяльність з пошуку інформації;

- “зустріч” стану потреби з відповідним йому предметом – як на внут­рішньому рівні – у свідомості, так і на зовнішньому рівні – в процесі вибору необхідної інформації з масиву документів.

Діяльність є основою формування інформаційних потреб, визначає їх природу і зміст. Теорія ін­фор­ма­ційних потреб спирається, перш за все, на загальну теорію потреб і на вза­ємовідношення між потребою і діяльністю, зокрема, на такий бік їх взаємодії: виникнення потреби з діяльності, діяльність створює потреби, які, в свою чергу, стимулюють нову діяльність. Ефективність задо­волення професійної потреби в інформації проявляється по мі­рі акту­алі­за­­ції спожитої інформації в діяльності користувачів інформації.

Поняття “інформаційна потреба” є інтегрованим. Крім об’єк­тив­них інформаційних потреб, обумовлених посадовими обов’язками користувача інформації, слід враховувати і суб’єктивні аспекти формування інформа­ційних потреб, які можуть бути викликані особистою метою користувача інформації (навчанням у вузі, схильністю до винахідництва), тобто пов’я­за­ні з матеріальними, престижними, психофізіологічними та іншими фак­то­рами, які впливають на особистість. Оскільки інтереси суспільного ви­роб­ництва апріорі впливають як на професійні, так і на особисті інтереси користувача інформації, умовно можна вважати, що інформаційна потреба формується шляхом взаємодії професійних і особистих інтересів. Задоволення інформаційних потреб є важливим фактором мотивації в системі управління: "Соціальною психологією встановлено, що серед потреб людини важливу роль відіграє потреба в пізнанні, в інформації. Поінформованість працівника може служити одним із суттєвих факторів мотивації, які визначають його задоволеність роботою. І, навпа­ки, нестача необхідної інформації призводить до емоційного неспокою і збудження" [ Ошибка! Источник ссылки не найден., с.181].

Спеціалісти, які виконують диференційоване інформаційне забезпечення управління, повинні бути добре знайомі з управлінським циклом і уміти на основі наукового аналізу прогнозувати можливість виникнення проблемної ситуації у виробничій системі. Надання особі, що приймає рі­шення, інформаційно-аналітичного продукту, який є не просто впорядко­ваним набором окремих фрагментів проблемної галузі, а цілісною карти­ною, яка відображає об’єкт управління у зручному для сприйняття ракурсі, містить пропозиції варіантів альтернативної поведінки і можливих наслід­ків, дає можливість сприймати об’єкт управління у його динаміці.

Задоволення інформаційної потреби працівників у процесі управлін­ської діяльності також можна представити у вигляді своєрідного циклу “дослідження – підготовка - використання інформації”. В цьому циклі існу­ють два взаємопов’язані напрями: робота з інформаційними матеріалами і взаємодія із користувачами інформації, при чому цей зв’язок опосередковується застосуванням комп’ютерних технологій для збирання, зберігання і розповсюдження інформації.

Діяльність з відбору інформації в управлінській праці завершується фіксацією одержаної і систематизованої інформації на певні носії, введення до комп’ютерів, представлення у вигляді аналітичних оглядів, баз даних, розрахунків, діаграм, які використовуються для прийняття управлінських рішень.

Дослідження соціально-психологічних аспектів інформаційного уп­рав­ління ґрунтується на дослідженнях соціально-психологічних аспектів управління взагалі. Система управління в її ієрархічній будові - це соціально-психологічний простір із стосунками (діловими та особистими), які регулюють діяльність людей, з системою професійних і міжособистісних ролей, з організаційним підпорядкуванням цілей і завдань, з функціональною спеціалізацією та порівняною самостійністю підрозділів, комунікацією, координаційною цілісністю тощо.

Як зазначається в роботі [ Ошибка! Источник ссылки не найден., стор.179]: " Поведінка, якої очікують від людини в її соціальній ролі, визначається як організаційно-технічними, так і соціальними аспектами. Організаційно-технічні аспекти визначаються технологічним процесом, організаційними структурами виробництва і управління, внутрішнім і зовнішнім формальним статусом, реальною виробничою ситуацією. Соціальні аспекти визначаються оточуючими людьми, вони значною мірою є відображенням організаційно-технічних аспектів, але не зводяться до них ". Тому для за­безпечення ефективних комунікацій в системі управління необхідно до­сліджувати соціальну психологію організації, факти свідомості, тобто визначати важливість інформації для членів колективу, ступінь їх задово­леності нею, відношення до комунікаційних каналів. Технологічний аспект психологічної поведінки користувачів інформації в системі управління сьо­годні значною мірою визначається впровадженням і функціонуванням комп’ю­­тер­них інформаційних систем.

Оскільки соціально-психологічний простір управління інформацій­ними потоками в організаціях охоплює функціональну структуру апарату уп­рав­ління, його інформаційне забезпечення на основі визначення інфор­ма­ційних потреб для досягнення спільної мети, необхідно враховувати пси­­хологічні аспекти мотивації трудової діяльності окремої особистості або групи людей, спрямованої на досягнення мети організації через ефек­тивне прийняття рішень.

Аналіз психологічних особливостей як менеджменту взагалі так і окремих його типів свідчить, що з соціально-психо­логіч­ної точки зору управління інформаційними потоками в організації є типом управління, що пов’язаний із задоволенням об’єк­­тив­них і суб’єктивних інформаційних по­треб спеціалістів в процесі здійс­нен­ня ними професійної діяльності. Результатом задоволення інформаційних потреб є ефективність процесу прийнят­тя рішень, зникнення комунікаційних "бар’єрів" і, як на­слідок, психологіч­на мотивація трудової діяльності, спрямована на до­сяг­нення мети органі­зації.

Професійні комунікації в галузі управління інформаційними потоками організації з використанням комп’ютерних інформаційних систем детерміновані багатьма чинниками різного ступеню спільності і інтенсивності свого впливу, серед яких організація соціальних і міжособистісних відносин, підтримка психологічного клімату спілкування, менеджмент персоналу для мотивації впровадження комп’ютерних технологій та ін., які в сукупності характеризують соціально-комунікативну ситуацію, в якій працює спеціаліст.

Підвищена інноваційність процесів, пов’язаних з інформатизацією підприємств і організацій істотно впливає на соціально-комуні­ка­тив­ну ситуацію в організації, призводить до ускладнення структур діяльності, їх диверсифікації, і з психологічної точки зору потребує підвищення індивідуальної творчої активності всіх членів колективу.

Колектив підприємства є складним об’єктом інформування: інформаційні аспекти тісно переплітаються з соціально-психо­логіч­ни­ми, що потребує уміння працювати з людьми, знати правила спілкування (в тому числі, через документи), мати навички формування малих груп і колективів. В процесі здійснення інформаційної діяльності необхідна як диференціація колективу, в результаті якої можуть бути об’єднані в групи ті його члени, які мають ідентичні постійні інформаційні потреби, так і інтеграція колективу як активного суб’єкта впро­вадження нових інформаційних технологій і систем.

Серед завдань діяльності інформаційного менеджера завдання і ціль управління інформаційним середовищем полягають у створенні комфортних умов для творчої діяльності людини [ Ошибка! Источник ссылки не найден. ]. Сама категорія “комфортності” є прагматичною. Різні користувачі інформації по-різному уявляють собі комфорт, який їм забезпечує інформація. Можна виділити дві протилежні установки користувача. При одній з них найкращою визнається та, за якої здійснюється інформаційне забезпечення при умові повно і точно описаної конкретної інформаційної потреби даного користувача, а відчуття користувачем комфортності забезпечується впевненістю в тому, що він одержав повну і досить точну інформацію, що йому не доведеться витрачати зусиль на пошук додаткових матеріалів і відсіювання непотрібного.

Протилежна установка полягає в тому, що користувач відчуває комфортність від можливості самому розібратись в інформації, можливістю доступу до відкритих потенційних інформаційних ресурсів, що збільшує можливість особистого вибору [ Ошибка! Источник ссылки не найден. ].

Більшість користувачів починає користуватись можливостями прямого доступу до інформації з робочого місця тільки у тому разі, коли зможе розраховувати на отримання дійсно необхідної інформації, з прийнятною оперативністю, за наявності дружнього інтерфейсу і досить простих правил користування. Це створює передумови для подолання упереджень проти інновацій у процесі праці, психологічних бар’єрів. Тиск на співробітників, створюваний на підприємстві, примушення їх до використання інформаційних систем у багатьох випадках призводить до появи так званих “вимушених користувачів”. Однак, це може створювати передумови і для реалізації потенціалу у тих користувачів, які раніше скептично ставились до інформаційних систем. Тому серед завдань інформаційного менеджера – надання методичної та консультативної допомоги користувачам інформації.

В колективах, як об’єктах інформаційного забезпечення, часто виникає проблема співвідношення і значення організаційно оформленої (так званої “формальної”) комунікації і такої, що не має організаційного оформлення (так званої “неформальної”).

Кінцева ефективність будь-якої форми системи інформаційного забезпечення значною мірою залежить не тільки від того, наскільки ефективними будуть збирання, пошук і видача інформації, а і від ефективності використання одержаної інформації. Тут важливим є і те, як і якими шляхами видана інформація дійде до конкретного користувача. До користувача необхідна інформація надходить часто через неформальних консультантів, тобто повз організаційно оформлені канали. Проведені соціальними психологами дослідження комунікативних процесів засвідчили, що у різноманітних соціальних групах виникає певна спеціалізація комунікативних функцій. Це – одна з форм прояву широко відомого неформального розподілу ролей всередині будь-яких соціальних груп і колективів, у яких поряд з виконанням формально встановлених обов’язків зазвичай майже кожен її член виконує і деякі інші функції, обумовлені не штатним розкладом, а внутрішньою розстановкою сил саме в даній групі.

Із впровадженням комп’ютерів і засобів телекомунікацій з’явився новий соціальний феномен – групи людей, які з тих чи інших причин відносно добре обізнані із сучасним апаратно-програмним забезпеченням і виступають неформальними консультантами в галузі нових технологій. Це можуть бути професіонали, які застосовують засоби комп’ютеризації в різних галузях виробництва, професійно пов’язані з комп’ютерною технікою, або персонал, який тією чи іншою мірою бере участь у наданні комп’ютерних послуг, або ті, хто використовують комп’ютерні технології як допоміжний засіб у своїй професійній діяльності або використовують комп’ютер як розвагу, хобі.

За результатами досліджень, наведених в роботі [ Ошибка! Источник ссылки не найден. ], ще близько 1950 р. було виявлено у різних групах “спеціалістів із зовнішніх зв’язків”, яких було названо “gatekeepers” (в буквальному перекладі - “ привратниками ”). Їх рольовою функцією було визначено підтримку комунікативних зв’язків з іншими, зовнішніми, відносно даної, групами. Вони більш-менш одноосібно володіють деякими або навіть всіма каналами, за якими надходять і видаються назовні повідомлення і, звичайно, такий неформальний консультант або інформаційний посередник більше поінформований, ніж будь-хто з інших членів групи. Ця обставина хоча і не забезпечує її носію особливого впливу, але сприяє підвищенню його соціального статусу, при чому соціальний статус неформального посередника тим вище, чим менш доступна його інформація для інших членів групи. З широким використанням мережі Інтернет, як засобу доступу до інформаційних ресурсів, виникає проблема пошуку інформації в мережі, і відповідно, виникає категорія людей, які володіють навичками пошуку в мережі, умінням виробити стратегію пошуку, знають ресурси мережі. За умов широкого застосування мережі Інтернет у всіх сферах – культурі, освіті, науці, дозвіллі - термін “gatekeepers”, який раніше застосовувався до неформальних інформаційних посередників, набуває оновленого значення, а їх група набуває ознак впорядкованості. Сьогодні термін “gatekeepers” входить до обігу як синонім терміну “інформаційний посередник з пошуку в мережі Інтернет”.

До завдань діяльності інформаційного менеджера входить зробити формальні і неформальні комунікації взаємодоповнюваними, а не конкуруючими елементами системи інформаційного забезпечення. Інформаційний менеджер повинен організовувати оперативне надходження зовнішньої і внутрішньої інформації до користувачів, володіти методами інтерактивного пошуку, визначати структуру системи комунікацій в організації.

Існування, характер і особливості неформальних комунікацій всередині кожного колективу необхідно враховувати при створенні автоматизованої інформаційної інфраструктури підприємства та інфор­маційному забезпеченні користувачів інформації.

Недостатня або неадекватна подальшому етапу розвитку комунікативна організація групи гальмує її розвиток, підриває життєздатність, що призводить до дестабілізації системи і потребує впровадження нових комунікативних засобів. Важливим аспектом цього процесу є вплив проекту з впровадження інформаційних технологій на повсякденну роботу персоналу: у ході реалізації проекту доводиться вносити зміни до організаційно-функціональної структури підприємства, стилю і методів діяльності співробітників, пред’являти нові вимоги до практики їх роботи і навичок. Стратегія формування автоматизованого інформаційного середовища повинна враховувати прогноз емоційної реакції співробітників на нововведення [ Ошибка! Источник ссылки не найден. ].

Негативне ставлення співробітників до нововведень може набувати різних форм – як явних, так і латентних (коли регламентовані операції начебто виконуються, але з байдужістю, яка виключає зацікавленість у якісному і оперативному виконанні роботи). Серед причин блокування співробітниками нових інформаційних технологій такі, як побоювання втрати своїх повноважень або ексклюзивності володіння інформацією, сумніви в можливості освоєння нових методів роботи, сприйняття додаткових можливостей, які надає використання інформаційних технологій, як зайве навантаження.

Реакція персоналу на нововведення повинна бути передбачена менеджером, для чого має бути розроблена тактика ослаблення протидії перетворенням. Це може бути виконане шляхом:

- визначення рівня кваліфікації співробітників в галузі використання інформаційних технологій, який потрібен для реалізації нововведень;

- досягнення співробітниками розуміння необхідності перетворень;

- забезпечення активної участі персоналу в нововведеннях, застосовуючи методи менеджменту персоналу для мотивації впровадження інформаційних технологій.

Таким чином, можна сформулювати специфічні психолого-професійні особливості діяльності інформаційного менеджера (табл.6.).

Таблиця 6.

Психолого-професійні особливості діяльності інформаційного менеджера

Елемент структури діяльності	Зміст
Об’єкт діяльності	інформація, документ, різні соціальні групи і колективи з відповідними інформаційними проблемами
Мета діяльності	задоволення інформаційних потреб соціальних груп і колективів, окремих користувачів. створення безпосередньо або опосередковано “комфортних” умов для створення і використання інформації
Знаряддя діяльності	інформаційні технології як засіб створення, інформаційні системи як засіб функціонування інформаційно-комунікативного середовища
Умови діяльності	інноваційність діяльності

 

Складність і багатофункціональність управлінської діяльності в галузі впровадження і використання інформаційних технологій потребує від інформаційного менеджера відповідних особистісно-професійних якостей:

- знання і розуміння природи управлінської праці і процесів менеджменту;

- уміння використовувати сучасну інформаційну технологію і засоби комунікацій, необхідні в управлінському процесі;

- володіння мистецтвом управління людськими ресурсами;

- володіння мистецтвом налагодження зовнішніх зв’язків;

- здатність до самооцінки, уміння робити правильні висновки і постійно підвищувати кваліфікацію.

У сучасній літературі з менеджменту продовжується обговорення і уточнення вимог до менеджерів. Зокрема, англійські спеціалісти М.Вудвок і Д.Френсіс пропонують такий перелік [ Ошибка! Источник ссылки не найден. ]:

- здатність управляти собою;

- особисті цінності, чіткі особисті цілі;

- навичка вирішувати проблеми;

- здатність до інновацій;

- висока здатність впливати на оточуючих;

- знання сучасних управлінських підходів;

- здатність керувати;

- уміння навчати і розвивати підлеглих;

- здатність формувати і розвивати ефективні робочі групи.

Американські дослідники вважають, що успіх в управлінні потребує від менеджерів як мінімум трьох основних умінь:

- практичне (або технічне) уміння, яке передбачає володіння практичними предметами (інструментами, обладнанням), а також спеціальними виробничими знаннями, технологією та ін.;

- здатність мислити концептуально, яка включає перспективне чи стратегічне планування, формування відносин всередині організації, побудова корпоративних правил поведінки організації в суспільстві;

- знання людини – здатність працювати з людьми і серед людей, оцінювати мотиви, що їх спонукають, ефективно керувати.

Ефективна професійна діяльність забезпечується не тільки набуттям спеціальних знань і навичок, необхідних для тієї чи іншої спеціальності, а і наявністю ряду особистих якостей.

В дослідженнях особистісних якостей спеціалістів, такими, що є найбільш суттєвими для роботи в інформаційній службі, зазначаються:

- кваліфікованість у певній галузі науки і техніки;

- ерудиція, зрілість суджень, самостійність в роботі – оцінюється вірністю рішень, які приймаються інформаційним працівником самостійно у звичайних і “нештатних” ситуаціях;

- надійність узагальнення інформаційних матеріалів і ретельність їх інтерпретації;

- творча активність, працелюбність, ініціативність;

- здатність до співробітництва із користувачами інформації – висока комунікабельність;

- відчуття колективізму і емоційна сталість.

Практичне завдання:

Виконати дослідження соціально-професійних уподобань членів колективу і порівняти їх з такими ж дослідженням у США і Росії.

Основним інтегральним чинником, який позитивно впливає на професійну діяльність особистості, є привабливість для неї самої виконуваної роботи. Компонентами цього чинника є:

1. Чинники прийнятності (необхідні, але не достатні):

- політика фірми і адміністрації

- умови робочого оточення

- заробітна платня

- міжособистісні відносини (в т.ч. з керівництвом)

- ступінь безпосереднього контролю за роботою (рівень регламентації, концепція роботи за принципами досягнення заданих цілей, за принципом виконаних завдань тощо);

2. Мотиваційні чинники (достатні для підвищення продуктивності праці):

- досягнення визнаного особистого успіху;

- просування по службі;

- визнання результатів роботи;

- високий ступінь відповідальності;

- можливість творчого росту.

Для оцінки відносної значущості чинників привабливості роботи необхідно виконати ранжування чинників (за 10-бальною шкалою) і порівняти з результатами опитування працівників у США і Росії (табл. 7).

Таблиця 7

№ п/п	Чинники, які роблять роботу більш привабливою	Робить роботу більш привабливою	Стимулює працювати більш інтенсивно
США	Росія	США	Росія
	Робота без значних напружень і стресів
	Зручне розташування
	На робочому місці немає шуму і будь-яких забруднень оточуючого середовища
	Робота з людьми, які викликають симпатію
	Хороші відносини з безпосереднім керівництвом
	Достатня інформація про те, що взагалі відбувається у фірмі
	Гнучкий темп роботи
	Гнучкий робочий час
	Значні додаткові пільги
	Справедливий розподіл обсягів робіт

Виконати аналіз одержаних даних, пояснити результати.

Запитання для самоперевірки:

1. Назвати основні напрями розвитку наук інформаційно-комунікаційного циклу.

2. Назвати основні концепції інформаційного менеджменту, розкрити їх зміст.

3. Розкрити зміст “життєвого циклу” інформаційного ресурсу.

4. Назвати основні складові у системі діяльності інформаційного менеджера, розкрити зміст функцій менеджменту.

5. Назвати загальні вимоги до структури і функціональних властивостей організаційного інформаційно-технологічного простору.

6. Назвати основні моделі “електронних офісів”, розкрити їх зміст.