Корректировка спецификации таблицы

В готовую спецификацию можно вносить изменения. В частности, можно изменять параметры отдельных полей, добавлять поля в запись в нужных местах и удалять лишние. Но при этом следует постараться внести все исправления в спецификацию до начала заполнения базы данных, так как попытка изменить параметры полей заполненной базы может повлечь за собой потерю или искажение данных.

Подготовленную при проектировании спецификацию таблицы следует сохранить, так как на ее основе будет строиться вся таблица.

Простейшие операции с таблицами

База данных создается для накопления и обработки данных, причем большинство операций по обработке информации реализуется при помощи специальных средств – запросов и отчетов. Однако Access позволяет достаточно легко выполнять такие операции как поиск, замена, фильтрация и сортировка данных в таблице, не прибегая к этим средствам.

Если содержимое искомого поля известно, то его (и всю запись, содержащую это поле) можно разыскать используя функцию поиска. При этом Access проверит всю таблицу на наличие в ней полей, удовлетворяющих критериям поиска. Перед тем как приступить собственно к поиску, можно установить ряд опций, которые будут уточнять критерии поиска. Речь идет о команде (Найти), которая вызывается из меню (Правка) и открывает диалоговое окно поиска. Если никаких других установок сделано не будет, то Access исследует все поля активной колонки на предмет совпадения их содержимого с объектом поиска.

Если в таблице требуется заменить определенные значения полей на другие, используют функцию замены (Правка\Заменить). Помимо ввода образца для поиска здесь необходимо указать новое значение поля.

Сортировка записей может быть выполнена по содержимому одного поля в порядке возрастания или убывания его значения. Для этого достаточно установить курсор в нужный столбец (или выделить его), а затем нажать одну из следующих кнопок или командой (Записи\ Сортировка).

Для быстрой фильтрации содержимого таблицы (отбора записей, удовлетворяющих определенному условию) рекомендуется пользоваться кнопкой или командой (Записи\Фильтр\Фильтр по выделенному). Перед вводом этой команды или нажатием соответствующей кнопки необходимо выделить содержимое поля. После выполнения фильтрации в таблице будут отображаться только те записи, в которых содержимое заданного поля совпадает с выделенным значением.

Связывание таблиц

Access позволяет создавать реляционные базы данных. В реляционной базе данных пользователь может описать отношения между несколькими таблицами. Access учитывает эти отношения при поиске взаимосвязанных данных во время обработки запросов, форм и отчетов, базирующихся на нескольких таблицах.

Для установки связи между таблицами в окне базы данных следует выбрать команду (Сервис\Схема данных…). Откроется окно, в котором будут представлены таблицы базы данных с указанием их связей. Для добавления таблицы к схеме данных необходимо выбрать команду (Связи\Добавить таблицы). На экране появится окно, в котором можно выбрать требуемые таблицы и запросы, а затем нажать кнопку (Добавить) и кнопку (Закрыть). В окне "Схема данных" появятся указанные таблицы или запросы.

При создании связи с помощью мыши перетащите поле, которое следует использовать для установления связи (обычно это ключевое поле, выделенное полужирным шрифтом), из списка полей главной таблицы на соответствующее поле подчиненной таблицы. В диалоговом окне "Связи", которое появится на экране, необходимо выбрать параметры связи и нажать кнопку (Создать). Установленная связь отобразится на схеме линией, соединяющей связанные поля из списка таблиц. При этом будет обеспечено отношение типа "Один-ко-многим", что отразится в области (Тип отношения). Это означает, что одной записи, главной или первичной таблицы, могут быть поставлены в соответствие несколько записей связанной (подчиненной) таблицы. Такое отношение является наиболее распространенным в реляционных базах данных.

Рекомендуется с использованием системы помощи выяснить назначение различных типов отношений, а также смысл дополнительных настроек отношения, таких как "Каскадное обновление связанных полей", "Каскадное удаление связанных записей" и "Обеспечение целостности данных".

Рис. 11. Схема данных БД, состоящей из таблиц "Вагоны" и "Потребители"

Например, таблицы "Вагоны" и "Потребители" связаны между собой одинаковым полем "Код потребителя". Таблица "Потребители" содержит уникальные (неповторяющиеся) коды потребителей, т.е. список кодов. Из этого списка в таблицу "Вагоны" могут быть подставлены (введены) любые значения. Именно этим обстоятельством обусловлен тип связи "Один-ко-многим". То есть одно уникальное значение из таблицы "Потребители" может присутствовать во многих записях таблицы "Вагоны". В результате получим следующую схему данных (рис. 11), которую надо не забыть сохранить для дальнейшего использования, в частности, в запросах.