Інформаційні технології в документознавстві

В Україні термін «електронний архів» є однією з національних особливостей українського електронного документознавства (так само, як і ідея сканування та розпізнавання тексту). На Заході популярніший термін «datawarehouse» (склад даних). У нас, очевидно, під даними в основному розуміють зміст документів і записів в БД. Звідси і популярність терміна з документознавства «архів».

В документознавстві архів відповідає за систематизацію зберігання документів і є однією з трьох основних задач документознавства: створення, технологія опрацювання та систематизація документів. Часто доводиться чути, що деяка «архівна система ідеально вирішує задачі організації документообігу». Цього не може бути, оскільки документи переміщають (суть документообігу) в межах вирішення всіх трьох задач, а не лише в межах систематизації архівного зберігання.

Відповідно, додаткова відмінність між продуктами та технологіями автоматизації на Заході і в Україні полягає в тому, що рішення для українських підприємств повинні в більшій мірі враховувати наявність паперових документів в документознавстві і, як не парадоксально, пропонувати менш жорстку схему автоматизації ділових процедур. Цей тезис, напевне, вимагає докладнішого пояснення.

Західні системи автоматизації документознавства в Україні. Основні рішення для документознавства і ділових процедур можна умовно поділити на чотири основні категорії (не включаючи засоби створення документів і складів даних):

1. Системи workflow (автоматизація ділових процедур);

2. Системи groupware (колективної роботи);

3. Системи управління документами (в основному забезпечують реєстрування, зберігання і пошук документів);

4. Системи електронної прошти (слугують для обміну документами).

Цей поділ досить умовний з причини того, що, наприклад, Lotus Domino об’єднує всі ці і ще деякі інші технології. Крім того, кожна з цих технологій (за винятком, природно, електронної пошти, популярність якої в бізнесі з самого початку була приблизно такою ж, як і у засобів створення документів), модна на Заході 2-3 роки тому, поступилася місцем новій концепції collaboration & messaging («співпраця й обмін повідомленнями»).

Вся справа в тому, що автоматизувати ділові процедури та колективну роботу в принципі дуже важко. По-перше, ніхто ще не придумав універсальних правил ведення успішного бізнесу. Кожна організація в цьому відношенні абсолютно унікальна. Крім того, в межах автоматизованої процедури не завжди вдається адекватно реагувати на позаштатні ситуації, від появи яких ніхто, природно, не застрахований.

Найраціональнішим способом автоматизації ділових процедур розумно визнати наступний: «Не намагатися програмувати поведінку співробітників для кожної можливої ситуації, а замість цього створити для них загальне інформаційне середовище, в межах якого вони зможуть співпрацювати (тобто сумісно вирішувати бізнес-задачі) і обмінюватися повідомленями». Тому найважливішим елементом автоматизації ДЗК є системи електронної пошти.

Для підвищення попиту на рішення в галузі документознавства необхідно вирішити дві основні задачі. По-перше, пояснити важливість удосконалення й автоматизації документаційного забезпечення управління (документознавства), а, по-друге – ефективності удосконалення й автоматизації ділових процедур. Тоді як друга задача більш-менш зрозуміла, на першій слід зупинитися докладніше.

Три джерела і три складові частини ДЗК. Організація роботи з документами є важливою частиною процесів управління і прийняття управлінських рішень, що істотно впливають на оперативність і якість управління.

Процес прийняття управлінських рішень включає в себе отримання інформації, її опрацювання, аналіз, підготовлення та прийняття рішень.

Ці складові частини найтіснішим чином пов’язані з документальним забезпеченням управління. Для отримання економічного ефекту, перш за все, важлива якість інформації, яку визначають її кількістю, оперативністю, ступенем складності та вартістю. Якщо на підприємстві не налагоджена чітка робота з документами, то, як результат, погіршується управління, оскільки воно залежить від якості та достовірності, оперативності приймання-передавання інформації, правильної постановки довідково-інформаційної служби, чіткої організації пошуку, зберігання і використання документів.

Виділяють три основні задачі, що вирішують в документознавстві (ДЗК).

1. Документування (складання, оформлення, узгодження та виготовлення документів).

2. Організація роботи з документами в процесі здійснення управління (забезпечення руху, контролю, зберігання та використання документів).

3. Систематизація архіву документів.

Усвідомивши важливість удосконалення ДЗК, організації нерідко роблять масу помилок, намагаючись його автоматизувати, і визначальною в цій ситуації є проблема вибору методів автоматизації.

Найпоширеніше рішення – це автоматизація окремих робочих місць (АРМ): секретаря-референта, менеджера, бухгалтера, керівника. Основними недоліками такого підходу є: відсутність способів організації електронного інформаційного обміну між співробітниками та підрозділами підприємств; відсутність функціонального зв’язку автоматизації прикладних процедур з автоматизацією документознавства.

Один з найважливіших факторів успішного розвитку підприємства – його якісне управління. Наслідком цього незмінно буде зростання обороту, прибутку та благоустрою співробітників.

Основні функціональні частини (компоненти) системи автоматизації документознавства в управлінні підприємствами й організаціями:

1. Засоби та правила створення документів;

2. Ведення їх електронного архіву;

3. Підтримання документообігу та при цьому базування на програмно-технічних платформах підприємства.

Щоб забезпечити ефективне використання інформації решта компонентів управління повинні спиратися на систему ведення документознавства, лише в цьому випадку можна вирішити задачі, що стоять перед організацією. З точки зору комплексної автоматизації діяльності підприємства їх прикладні інформаційні системи повинні спиратися на програмно-технічні платформи і систему автоматизації документознавства.

Таким чином, перед підприємством, що прагне створити ефективне середовище з опрацювання інформації й удосконалення якості управління, стоять наступні задачі:

1. Удосконалення всієї роботи з підготовлення й опрацювання документної інформації шляхом створення механізму документаційного забезпечення керівників підприємства (ДЗК).

2. Вибір правильної стратенії автоматизації, включаючи вірний вибір програмних продуктів.

Це може видатися неймовірним, але для автоматизвації такого, здавалося б, простого предмету, як робота з документами, доводиться використовувати останні технологічні досягнення:

1. Системи управління базами даних.

2. Системи пошуку документів і аналізу текстів.

3. Системи сканування та розпізнавання документів (друкованих і рукописних).

4. Середовище «клієнт-сервер».

5. Мережа Інтернет (Інтранет).

Треба відмітити, що в сучасному світі зовсім небагато розробників рішень застосовують одразу всі ці технології. В результаті користувачі часто отримують еклектичні рішення від різних виробників, а це істотно підвищує вартість покупки, впровадження й експлуатації, а також знижує якість системи, яку експлуатують. При доборі систем автоматизації документознавства та ділових процедур звертають увагу на їх якість і відповідність задачам окремо і в якості єдиного цілого (тобто інтеграцію). Також необхідно враховувати позиціювання версій пропонованих продуктів.

Основні категорії користувачів автоматизованого документознавства.

Особливістю українського комп’ютерного ринку є все чіткіше розподілення на дві великі галузі, одна з яких охоплює домашніх користувачів і малі офіси (1-25 комп’ютерів), в той час як інша – корпоративних клієнтів, середні та великі компанії та заклади (25 і більше комп’ютерів).

Якщо домашні користувачі встановлюють кращі зразки програмного забезпечення безплатно, то середні та великі компанії, в основному, стурбовані підвищенням ефективності використання існучих комп’ютерних систем і готові платити за продукти та пов’язані з ними послуги.

Зрозуміло, що рішення для домашніх користувачів не повинне бути дорогим і повинне враховувати зростання популярності роботи в мережі Інтернет в більшій мірі, ніж проблеми документознавства.

Документознавче рішення для корпоративних користувачів повинне базуватися на сучасній методології ведення документознавства в Україні, технологіях «клієнт-сервер», мережа Інтернет (Інтранет), електронної пошти, сканування та розпізнавання паперових документів, масового й оперативного введення документів, пошуку та вилучення документів. До корпоративної системи автоматизації ділових процедур ставляться вимоги: вона повинна базуватися на концепції «співпраці й обміну повідомленнями», застосовувати технології електронної пошти, «клієнт-сервер», мережа Інтернет (Інтранет), планування та реєстрування подій, вміти працювати з різними СУБД і бути простою у використанні й адмініструванні.

Перспективи української індустрії автоматизації документознавства.

З розвитком ринкових відносин і зміною форм власності в Україні з’являється стійкий попит на рішення в галузі автоматизації роботи з документами й організації бізнесу. Величезний потенціальний попит на програми і послуги в галузі автоматизації документознавства викликано рядом причин:

1. З документами працюють абсолютно всі організації та велика кількість приватних осіб.

2. Практично кожна організація стикається з проблемами в документознавстві, навіть якщо мова не йде про його автоматизацію: документи втрачають, не контролюють, не виконують тощо.

3. За рахунок покращення ведення діловодства підприємства й організації отримують реальний шанс покращити своє управління, що є однією з актуальних задач сучасної української економіки.

4. Кваліфікація секретарів і осіб, що відповідають в органзаціях за ведення документації, недостатня та вимагає підвищення її рівня.

5. Надзвичайно великий попит користувачів на удосконалення програм автоматизації документознавства і їх інтеграцію з численними АРМ, ІС тощо.

Цілий ряд національних особливостей у веденні документації, мові та культурі не уможливлює використання західних готових прикладних рішень.