Состав операций проектирования ЭД.

Первая операция - проектирование структуры формы ЭД заключается в рисовании линий, создании графических элементов (например, логотипов), т. е. подготовке внешнего вида ЭД с помощью графических средств.

 

Поскольку переменные поля могут быть заполнены вручную или посредством выбора значений из какой-либо базы данных (в последнем случае должна быть установлена связь формы с базой данных), то второй операцией будет — проектирование содержания формы ЭД.

 

На третьей операции с целью повышения достоверности информации при заполнении форм ЭД устанавливаются связи между формами, что позволяет автоматизировать процессы актуализации сведений, заключенных в связанных формах.

 

На четвертом этапе осуществляется работа с готовой формой, путем ее заполнения из различных источников, автоматической проверки правильности заполнения переменных полей, в которые информация вводится вручную, проставления отметок о просмотре документа, выполнения дальнейшей пересылки его на рабочий стол другого специалиста или передачи его по электронной почте или факсу.

 

Системы электронного документооборота (СЭД): назначение, архитектура, классификация и критерии выбора.

Основные задачи, решаемые системой электронного документооборота:

- обеспечение инструментами эффективного управления процессами и связанными сними документами;

- поддержка слаженной многопользовательской работы персонала на всех фазах подготовки, прохождения и архивирования информации о заданиях и документах;

- создание эффективных коммуникаций между участниками бизнес-процессов;

- автоматизация и повышение качества контроля исполнительской дисциплины;

- повышение производительности труда и сокращение времени общего прохождения документов и выполнения заданий;

- увеличение скорости работы с клиентами;

- поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям;

- упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия электронного архива;

- оптимизация бизнес-процессов, автоматизация механизма их выполнения и контроля;

- введение единых регламентов процессов прохождения документов и деятельности сотрудников.

 

Структура системы электронного документооборота может рассматриваться с точки зрения программно-аппаратного комплекса и с точки зрения выполняемых функций.

С точки зрения программно-аппаратного комплекса система электронного документооборота состоит из набора аппаратных и программных компонентов: серверы, рабочие станции, программное обеспечение, сетевое оборудование, дополнительное оборудование, предназначенное для выполнения специфических функций системы.

Сервер предназначен для выполнения необходимых операций с документами и информацией. Сервер может быть как выделенным, так и виртуальным, в зависимости от поставщика системы и применяемых технологий работы. Также, на сервере может размещаться база данных системы документооборота.

Рабочие станции обеспечивают взаимодействие пользователей с системой документооборота. Каждая рабочая станция обладает своим набором функций по управлению документацией и данными.

Программное обеспечение реализует необходимый набор действий по управлению документацией и является основой системы электронного документооборота. Программное обеспечение системы электронного документооборота, как правило, включает в себя функциональную часть, администраторскую часть и интерфейсную часть. Функциональная часть предназначена для управления и обработки информации. Администраторская часть обеспечивает необходимые настройки системы. Интерфейсная часть выполняет представление информации и данных в виде, доступном для конечных пользователей.

Дополнительное оборудование необходимо для реализации различных специфических функций системы электронного документооборота. К такому оборудованию могут относиться устройства ввода и вывода информации, системы кодирования и шифрования информации и пр.

Сетевое оборудование необходимо для осуществления совместной работы пользователей системы и взаимодействия различных компонентов системы электронного документооборота.

С точки зрения выполняемых функций, структура системы электронного документооборота включает в себя модули, которые реализуют следующие действия: ввод данных, индексирование, обработка документов, управление доступом, маршрутизация документов, системная интеграция, хранение.

Модуль ввода данных необходим для внесения в систему электронного документооборота исходной информации. Эта информация может поступать из различных источников: бумажных документов, сканеров, почты, online – форм и пр. Данный модуль обеспечивает получение и первоначальную обработку данных.

Модуль индексирования. Он обеспечивает регистрацию и систематизацию данных. С его помощью система электронного документооборота может организовать хранение и поиск необходимых документов в соответствии с потребностями пользователей.

Модуль обработки документов. После ввода данных в систему они должны быть обработаны и сохранены для дальнейшей работы. Данный модуль обеспечивает распределение информации и документов по заданным правилам.

Модуль управления доступом. За счет этого модуля обеспечивается распределение информации и документов по пользователям. Каждый пользователь системы может работать только с тем набором документов, которые ему необходимы.

Модуль маршрутизации необходим для организации работы с документами. В этом модуле заданы правила движения и обработки документов. Для создания маршрутов движения документов предварительно должны быть определены процессы документооборота.

Модуль системной интеграции. Как правило, системы электронного документооборота работают во взаимосвязи с другими системами управления (например, CRM, ERP, OLAP системами). Модуль системной интеграции обеспечивает передачу данных между такими системами.

Модуль хранения документов и данных. Этот модуль реализует функции базы данных документов. За счет данного модуля обеспечивается хранение, архивирование, восстановление, резервное копирование документов.

Виды:

В зависимости от применяемых технологий работы можно выделить четыре вида систем электронного документооборота:

· Клиент-серверные системы. В данном виде систем основные модули управления документацией и данными размещаются на выделенном сервере. Клиентская часть представляет собой интерфейс взаимодействия пользователей с системой. Преимуществом данного вида систем является их быстрота и надежность.

· Системы на основе баз данных. Эти системы, как правило, интегрированы с базами данным типа SQL или Oracle. Вся информация хранится в этих базах данных. Для обработки информации применяются отдельные модули. Преимуществом таких систем является возможность хранения большого объема информации.

· Системы на основе web технологий. Эти системы обеспечивают работу на основе удаленного доступа к серверу. Преимуществом этой технологии является возможность отказаться от клиентских приложений. Доступ к системе документооборота с рабочих мест пользователей может осуществляться посредством web браузеров.

· Системы на основе «облачных» технологий. Данные системы похожи по своей сути на системы с web технологиями. Отличие заключается только в том, что в качестве сервера системы электронного документооборота используется сервер хостинг-провайдера.

В зависимости от степени интеграции, системы электронного документооборота можно разделить на следующие виды:

· Универсальные системы электронного документооборота (EDMS системы). Это независимые системы документооборота, полностью предназначенные для автоматизации процесса управления документацией. Как правило, такие системы используют клиент-серверную технологию работы.

· Системы управления групповой работой. Эти системы обеспечивают распределенную работу с документами и данными группы пользователей. Их основное назначение – обеспечить совместную работу. Поэтому, системы управления групповой работой имеют значительно меньший функционал, чем EDMS системы.

· Встроенные модули в составе информационных систем управления. Такие модули имеют все ERP системы. Данные модули также имеют ограниченный функционал (в сравнении с EDMS системами) и, как правило, без внедрения базового функционала ERP системы не работают.

 

Критерии выбора:

· Требования по объему хранения. Необходимо выбрать систему документооборота, поддерживающую иерархическое структурное хранение. Этот механизм хранит наиболее активно используемые данные на наиболее быстрых, но и наиболее дорогих носителях, в то время как реже используемая информация автоматически переносится на медленные и дешевые носители.

· Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т.д.).

· Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.

· Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.

· Наличие бумажного архива большого объема. Некоторые системы документооборота поставляются с уже интегрированными подсистемами массового ввода документов.

· Наличие не удовлетворяющей текущим потребностям системы документооборота.

· Необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ. Как продолжение этой необходимости потребность в поддержке произвольных бизнес-процессов, возможно работающих совместно с прикладными системами поддержки этих процессов.

· Требования по срокам хранения документов. При больших сроках хранения (десятки лет) стоит серьезно подумать об организации параллельного архива на микрофильмах.

· Требования к "открытости", расширяемости системы. Возможность интеграции с существующими информационными системами и использования имеющегося оборудования.

· Необходимость хранения изображений документов. Использование в организации специфических форматов хранения документов. Необходимость поддержки инженерных и конструкторских задач, других особенностей деятельности предприятия.

· Необходимость развитых средств поиска информации. Полная поддержка системой языков имеющихся в организации документов.

· Требования к безопасности (шифрование, организация доступа, и т. д.). Возможность использования уже имеющихся в информационной инфраструктуре организации механизмов доступа в системе документооборота.

· Требования по соответствию определенным стандартам: внутренним, отраслевым, ГОСТ, международным стандартам по контролю качества, уровню организации хранения информации.

 

Рынок СЭД в России

Объем рынка СЭД в России, по разным оценкам, составляет порядка 26 млрд рублей, из которых порядка 75% приходится на услуги по внедрению и около 25% – непосредственно на продажи лицензий. В структуре рынка большая часть продаж приходится на долю крупных предприятий (порядка 45–50%). Госсектор практически полностью занимает другую половину рынка (порядка 40–45%), оставляя SMB не более 10–15%.

Конкуренция на рынке СЭД сегодня довольно плотная. При этом более 60% рынка контролируют пять компаний: EMC, Cognitive Technologies, «1С», Directum и Microsoft (по данным IDC за 2013 год) по оборотам. При этом известно, что EMC и Microsoft представлены на рынке СЭД тиражируемыми решениями компаний-партнеров.