Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Состав функций и процедур СДОУ
В состав типовых функций службы ДОУ входят разные виды работ, которые можно разделить на технологические, организационные, методические, контрольные.
К технологическим функциям следует отнести: · осуществление первоначальной (экспедиционной) обработки входящих документов; · регистрация входящих, исходящих и внутренних документов; · ведение информационно-справочной работы по документам организации; · машинописное изготовление документов (набор текста на компьютере); · копирование, тиражирование и оперативное размножение документов; · разработка и проектирование бланков документов; · подготовка документов к отправке. Среди организационных функций службы ДОУ выделяется: · подготовка к докладу руководству поступающих документов; · организация своевременного рассмотрения документов руководством организации; · регулирование хода исполнения документов, прохождения и исполнения документов в установленный срок; · организация хранения документов в структурных подразделениях; · организация работы архива в соответствии с правилами, инструкциями и методическими рекомендациями Росархива; · повышение квалификации работников делопроизводственной службы и архива; · организация рабочих мест работников делопроизводственной службы, в том числе автоматизированных рабочих мест (АРМ), условий труда сотрудников делопроизводственной службы; · организация делопроизводства по обращениям граждан; · разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами. К контрольным функциям относят: · контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству (то есть исходящие и внутренние документы); · контроль за сроками исполнения документов; · осуществление контроля за правильностью оформления и формирования в структурных подразделениях организации дел, подлежащих сдаче в архив; · организация контроля за работой с документами в структурных подразделениях; · обобщение сведений о ходе и результатах исполнения документов, систематическое информирование руководства по этим вопросам; · обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.
Методические функции, выполняемые службой ДОУ, включают: · разработку номенклатуры дел организации, инструкции по делопроизводству, табеля форм документов и других локальных нормативных документов, закрепляющих систему делопроизводства организации; · проведение экспертизы научной и практической ценности документов; · проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции делопроизводственной службы. Состав Организационно-Распорядительных документов (ОРД) Можно выделить следующие основные группы документов: 1) организационные (уставы, положения, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка); 2) распорядительные (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения); 3) справочно-информационные (акты, письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы); 4) документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты, личные дела, личные карточки по форме Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки); 5) коммерческие документы (контракты, договоры). Содержание процедуры составления ОРД К числу основных операций технологического процесса составления типовых документов можно отнести следующие: 1. составление шаблонов документов и хранение их в базе; 2. разработка проекта документа в структурном подразделении; 3. поиск шаблона заполнение его реквизитами с переменной информацией; 4. выдача на печать; 5. согласование проекта документа в структурных подразделениях организации; 6. редактирование и корректировка документа; 7. печать и подписание документа; 8. утверждение документа руководством; 9. размножение (копирование) документов; 10. регистрация и рассылка документов. Содержание процедуры получения и передачи потоков документов Технология приема-передачи потока документов: 1. прием документов 2.первичная обработка a. проверка правильности поступления б. проверка целостности доставки 3. сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые (если документ не регистрируется, тогда проставляются доты поступления и передаются адресату)
4. проставление регистрационного номера и даты 5. проставление индекса документов Структура индекса: -классификатор документов, -классификатор подразделений, -номенклатура дел. 6.открытие регистрационной карточки при больших ПИ 7.ргистрация в регистрационном журнале при малых ПИ -РЖ входящих документов -РЖ исходящих документов -РЖ внутренних документов 8. передача руководству на рассмотрение
7. Состав и содержание процедуры контроля исполнения документов Под контроль берутся наиболее важные документы: · документы государственного значения; · приказы, распоряжения, поступающие из вышестоящих организаций; · приказы и распоряжения, разрабатываемые внутри организации (предприятия).
В контроле исполнения можно выделить следующие три этапа: текущий контроль исполнения; мониторинг и применение всевозможных санкций при нарушении дисциплины исполнения документов; анализ выполнения функции исполнения документов в различных подразделениях в установленные сроки. Содержание процедуры формирования дел и сдачи дел в архив Заключительной процедурой, выполняемой в СДОУ, является процедура формирования дел и сдачи их в архив. Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач службы документационного обеспечения управления. Дело - это совокупность документов или документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Формирование дел - это процесс отнесения документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Операции формирование дел предшествует операция составления "Номенклатуры дел". I. Формирование "Номенклатуры дел". Структура архива организации выстраивается согласно "Номенклатуре дел". Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой. При выполнении данной группы операций специалист-делопроизводитель определяет полный состав создаваемых документов, состав вопросов, по которым создаются документы и определяет перечень признаков формирования "Дел". К числу основных признаков выделения "Дел" относят следующие:
II. Составление и хранение "Дел". Организация хранения документов в "Делах" должна отвечать нескольким требованиям: оперативности поиска, полноты выдачи документов по запросу, надежности хранения. При выполнении этого комплекса операций осуществляется отбор документов в "Дела". К основным принципам отбора относятся:
III. Сдача в архив. После этапа хранения документов в "Делах" в подразделениях предприятия в течение года осуществляется подготовка их для сдачи в архив предприятия. С этой целью проводится сортировка "дел" по срокам их хранения:
Документы кратковременного хранения уничтожаются, а работа с документами долговременного и постоянного хранения продолжается.
|
||||||
Последнее изменение этой страницы: 2017-02-05; просмотров: 333; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.136.97.64 (0.012 с.) |