Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Ввод и редактирование данных в таблице⇐ ПредыдущаяСтр 14 из 14
Первоначальный ввод и редактирование данных, как правило, осуществляются в режиме таблицы (в области переходов выбрать Тип объекта – Таблицы, затем нужную таблицу ). Для ввода новой записи в конце каждой таблицы всегда есть одна пустая строка, отмеченная *. Если в поле хранится текст большой длины, и он не виден полностью в окне таблицы, его можно просмотреть в окне “Область ввода”, задав команду SHIFT+F2 в выбранном поле. Эта команда действует как при просмотре в режиме таблицы, так и в режиме формы, ее удобно использовать для ввода и просмотра полей MEMO. Для ввода в новую запись значения того же поля предыдущей записи удобно использовать команду CTRL+'. Некоторые из полей не допускают редактирования: например, в поле типа Счётчик значения увеличиваются и сохраняются автоматически. Невозможно редактирование также блокированных или недоступных полей, для которых заданы соответствующие свойства ("БЛОКИРОВКА" – да, "ДОСТУП" – нет). Не редактируются и вычисляемые поля: они не существуют как отдельные, а вычисляются на основе других полей. Access допускает ряд изменений внешнего вида таблицы в режиме таблицы: изменение ширины колонки, высоты строки, порядка следования полей, скрытие и фиксацию столбцов, вставку нового поля, изменение шрифтов. Эти действия, а также удаление записей производятся стандартными средствами Windows. В Access удаление записей необратимо (в отличие от dBase, Fox Pro и т.д.), поэтому единственный способ восстановить удаленную запись – ввести ее снова! Для поиска определенной записи в базах данных можно ввести номер нужной записи в поле номера записи в левом нижнем углу окна таблицы. Существует четыре способа поиска конкретной записи. · Переход – переход по записям, обычно по одной за шаг, в таблице или форме, запросе, отчете. (Главная – Найти: Перейти…) · Поиск – задание условия (выражения поиска) и оператора сравнения (например, «равно» или «содержит») и последующий просмотр записей, удовлетворяющих указанным условиям. Записи, удовлетворяющие указанным условиям, выделяются, а записи, не удовлетворяющие условию, — нет, хотя они и остаются видимыми. (Главная – Найти…. ( или Ctrl+F) · Фильтр – включает задание условия и операторов сравнения. Но, в отличие от поиска, фильтрация ограничивает только отображаемые записи. (Главная - Сортировка и фильтр…)
· Запрос – позволяет осуществлять пользовательские поисковые запросы, применять пользовательские фильтры и сортировать записи.
При поиске могут быть использованы и символы подстановки: * – любое количество букв, цифр или других символов; ? – любой один текстовый символ; [ ] – любой один символ из заключенных в скобки, например, если в образце для поиска задать Снег[ие]рев, будут найдены и Снегирев, и Снегерев; - – любой символ из диапазона, его следует указывать по возрастанию, т.е. [Е-У], а не [У-Е]; # – любая одна цифра. Ускорить поиск нужной записи можно и с применением сортировкиданных по одному или нескольким полям таблицы командой Главная –Сортировка. Чтобы при поиске в таблицах видеть только записи, определяемые заданным критерием, используется фильтрация (Записи – Фильтр). Выбор конкретного значения поля: Главная - Сортировка и фильтр: Выделение… Если необходимо задать критерии выборки записей более, чем по одному полю, удобно применить команду Главная - Сортировка и фильтр: Дополнительно. Можно Изменить фильтр или сформировать Расширенный фильтр. Эта команда выводит бланк фильтра, в который следует ввести поля (перетаскиванием мышью или двойным щелчком) и условия отбора по соответствующему полю. После заполнения бланка задается команда команду Главная - Сортировка и фильтр: Применить фильтр. Результаты фильтрации отображаются непосредственно в таблице и, как правило, не сохраняются для дальнейшего использования. Чтобы снять фильтр и снова вывести на экран все записи, ранее отображавшиеся в таблице, следует снова применить команду Главная - Сортировка и фильтр: Применить фильтр. Описанные выше приёмы фильтрации применяются и при поиске данных в запросах и формах. Перечисленные простейшие средства поиска данных используются в небольших базах данных и для простых критериев поиска. В более сложных случаях следует использовать запросы. Запросы, выборка Запросы, так же, как и фильтры, служат для отбора записей по заданным критериям. Но в отличие от инструмента "Фильтр" запрос – это компонент БД, допускающий многократное использование. Запросы удобно использовать для объединения или выполнения действий над данными, расположенными в нескольких таблицах или запросах.
Запросы обеспечивают доступ сразу к множеству полей и записей одной и более таблиц, отображают данные в заданном порядке, а также производят вычисления с использованием отобранных записей. Исходными компонентами для проектирования запросов могут служить таблицы, уже существующие запросы или те и другие одновременно. Для построения запроса в Access могут быть использованы мастер запросов или конструктор запросов. Исходными компонентами для проектирования запросов могут служить таблицы, уже существующие запросы или те и другие одновременно. Запрос – объект базы данных, который используется для извлечения нужной информации из одной или нескольких таблиц базы данных или для выполнения определенных действий с данными. При выполнении запроса MS Access создает набор записей, содержащий выбранные данные. Этот набор называется выборкой или динамической таблицей. Выборка (динамическая таблица) – представленный на экране результат выполнения запроса. С выборкой можно работать так же, как с таблицей – просматривать, печатать, обновлять данные. Однако этот набор записей, в отличие от реальных таблиц, не существует в базе данных. MS Access создает его из данных таблиц и других запросов только во время выполнения определенного запроса. При изменении данных выборки Access вносит соответствующие изменения в таблицы, на базе которых построен запрос. Таким образом, выборка представляет собой динамическое множество записей данных, которое постоянно обновляется. Удаленные из таблиц базы данных записи не будут появляться в выборке, новые же записи будут добавлены. Любые изменения записей выборки отражаются на состоянии соответствующих записей таблиц базы данных и наоборот. Запросы можно классифицировать по результатам их действийи особенностям выполнения. При таком подходе можно выделить: · запросы на выборку, используемые для того, чтобы отобрать и представить в удобном виде интересующие данные из одной или нескольких таблиц; · параметрические запросы (или запросы с параметрами), которые позволяют задавать конкретные условия отбора непосредственно при выполнении запроса; · перекрестные запросы, которые позволяют провести группировку и вычисления, а также представить данные в компактном виде, напоминающем электронную таблицу; · запросы на изменение, которые позволяют изменять таблицы базы данных - обновлять их, дополнять новыми записями, удалять некоторые записи. Они могут использоваться для создания новых реальных таблиц, которые, в отличие от обычных выборок, в дальнейшем существуют уже независимо от тех таблиц базы данных, которые были использованы для их построения. Существует четыре типа запросов на изменение: запросы на удаление, обновление, добавление и создание таблицы. ü Запрос на удаление удаляет группу записей из одной или нескольких таблиц. С помощью запроса на удаление можно удалять только всю запись, а не отдельные поля внутри нее. ü Запрос на обновление вносит общие изменения в группу записей одной или нескольких таблиц.
ü Запрос на добавление добавляет группу записей из одной или нескольких таблиц в конец одной или нескольких таблиц. ü Запрос на создание таблицы создает новую таблицу на основе всех или части данных из одной или нескольких таблиц. Запрос на создание таблицы полезен при создании таблицы для экспорта в другие базы данных Access или при создания архивной таблицы, содержащей старые записи. Запрос на выборку можно использовать не только для того, чтобы выбирать из таблиц базы данных содержащуюся в них информацию. В запросе на выборку Access позволяет также производить вычисления и отображать результаты вычислений в динамической таблице. Например, можно найти сумму или среднее по значениям какого-либо поля, перемножить значения двух полей или объединить содержимое нескольких полей исходной таблицы в одно выходное поле. Следует иметь в виду, что результаты вычислений не сохраняются в таблицах базы данных. При выполнении запроса вычисления выполняются всякий раз заново, поэтому результаты всегда отражают текущее состояние базы данных. Для выполнения вычислений в запросе необходимо в бланке запроса создать новое вычисляемое поле. Для этого следует в пустую ячейку строки Поле ввести вычисляемое выражение, в котором могут использоваться поля таблиц, константы и функции, связанные с помощью арифметических операторов. Таким образом, вычисляемое поле – поле, определенное в запросе для вывода результата вычисления выражения (а не для сохранения данных). Для изменения порядка вычислений и группировки данных в выражениях используются круглые скобки, а имена полей таблицы должны быть заключены в квадратные скобки. Для построения запроса в Access могут быть использованы мастер запросов или конструктор запросов. Конструктор запросов позволяет создавать новые и изменять существующие запросы, поэтому он является основным способом при создании запросов QBE. При создании запросов в режиме Конструктора открывается специальный бланк, называемый бланком запросов по образцу. Этот бланк состоит из двух, областей. В верхней части отображаются структуры таблиц, к которым адресован запрос, а нижняя часть представляет собой таблицу описания запроса, которая имеет 5 основных строк. Количество столбцов в запросе определяется количеством выбранных полей, которые будут использованы в запросе.
Назначение строк в бланке Конструктора запросов: 1-я строка - Поле - для ввода имени поля запроса и обозначения поля — источника данных или вычисляемого выражения; 2-я строка - Имя таблицы - предназначена для задания имени таблицы — источника данных; 3-я строка - Сортировка - предназначена для указания порядка сортировки в данном поле. Может принимать следующие значения: по возрастанию, по убыванию, отсутствует; 4-я строка - Вывод на экран - содержит флажок, указывающий на то, будет ли выводиться соответствующее значение поля; 5-я строка и др. - Условие отбора - содержит критерий, по которому будет происходить отбор записей в результирующую таблицу. Мастер запросов позволяет создавать следующие виды запросов: · простой запрос (выборка из определенных полей) · перекрестный запрос · повторяющиеся записи (поиск повторяющихся записей) · запрос без подчиненных (поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице) Работа с формами Представление данных в виде формы позволяет отобразить данные в самом различном виде, удобном для просмотра и ввода информации, например, в виде стандартного бухгалтерского бланка или объединёнными в группы и т.п. Формы являются основой разработки диалоговых приложений. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса. Через форму можно загружать данные во взаимосвязанные таблицы базы данных с документов-источников, добавлять и удалять записи в таблицах, изменять значения в полях, получать расчетные данные. Формы обеспечивают также просмотр графических объектов, хранящихся в полях типа OLE (в таблицах это невозможно). В Access возможна разработка форм различных типов и представлений, в том числе кнопочных форм, диаграмм и сводных таблиц. Интересна возможность создания многотабличных (составных) форм. В такой форме, если исходные компоненты связаны отношениями, создаются подчинённые формы, когда возможен переход по записям как главной, так и подчинённой формы. Создание форм может быть выполнено различными способами: · инструмент Форма · Разделенная форма · Форма с отображением нескольких записей · Мастер форм (автосоздание формы на основании указанных полей и их форматов) · В режиме Макета · В режиме Конструктора. Первые три способа создают формы, отображающие все поля только одной записи таблицы (Форма), одновременно отображать данные в двух представлениях — в режиме формы и в режиме таблицы (Разделенная форма) и сразу несколько записей таблицы (Несколько элементов).
Создание форм возможно с использованием Мастера форм, автоматически создающего ряд стандартных форм (колоночную, ленточную, табличную, диаграмму и т.д.), или с использованием Конструктора Форм, позволяющего спроектировать форму любой сложности и наиболее удобную для конечного пользователя. Весьма плодотворным также оказывается комбинированный подход: сначала используется соответствующий мастер, а затем полученная форма дополнительно дорабатывается в " ручном режиме ".
Процесс создания формы состоит в размещении объектов и определении для них свойств, связанных с объектами событий и выполняемых действий. При открытии окна Конструктор форм появляются новые кнопки на стандартной панели инструментов и новые панели инструментов: Формат для форматирования текста и Панель элементов для размещения объектов В форму могут быть введены вычисляемые элементы управления и вычисляемые поля для определения данных, которые не могут быть извлечены непосредственно из таблицы или запроса. Для этого используется, как правило, "Построитель выражений", хотя нужное выражение можно ввести и вручную (так же, как и при проектировании запросов). Готовая форма обычно может быть представлена в режимах формы, макета и конструктора (Главная – Режимы …). Режим формы позволяет отображать данные и вводить новые. В режиме макета можно внести изменения в структуру формы при одновременном отображении данных Режим конструктора позволяет более подробно просмотреть и изменить структуру формы. Можно просматривать разделы колонтитулов, заголовка, примечания и данных формы. В этом режиме форма не выполняется, поэтому при внесении изменений невозможно просматривать базовые данные. Разделы формы Сведения в форме могут быть разбиты на разделы. Все формы содержат область данных, но форма также может включать разделы заголовка формы, верхнего колонтитула, нижнего колонтитула и примечания формы. Каждый раздел формы имеет свое предназначение и печатается в определенном порядке. В режиме конструктора разделы представлены в виде полос, и каждый содержащийся в отчете раздел представлен один раз. В напечатанном отчете разделы могут повторяться неоднократно. Способ отображения сведений в каждом разделе определяется расположением элементов управления, таких как надписи и поля. На этом рисунке показана форма в режиме конструктора. 1. В заголовке формы отображаются сведения, которые остаются неизменными для каждой записи, такие как название формы. Заголовок формы выводится сверху на экране в режиме формы и сверху на первой странице при печати формы. 2. В верхнем колонтитуле отображаются сведения, такие как название формы и заголовки столбцов, которые печатаются сверху на каждой печатной странице. Верхние колонтитулы выводятся только в печатных формах или отображаются в режиме предварительного просмотра (Предварительный просмотр: Office – Печать – Предварительный просмотр) 3. В области данных отображаются записи. Допускается вывод только одной записи на экране или странице или вывод стольких записей, сколько уместится на экране или странице. 4. В нижнем колонтитуле отображаются сведения, такие как дата или номера страниц, которые печатаются снизу на каждой печатной странице. Нижние колонтитулы выводятся только в печатных формах или отображаются в режиме предварительного просмотра. 5. В примечании формы отображаются элементы, которые остаются неизменными для каждой записи, такие как кнопки или инструкции по работе с формой. Примечание формы выводится снизу на экране в режиме формы и снизу на первой странице при печати формы или отображаются в режиме предварительного просмотра.
Подчиненные формы Подчиненной формой называют форму, вставленную в другую форму. Первичная форма называется главной формой (главная форма – форма, содержащая одну или несколько подчиненных форм.), а форма внутри формы называется подчиненной формой. Комбинацию «форма/подчиненная форма» часто называют также иерархической формой или комбинацией «родительской» и «дочерней» форм. Подчиненные формы особенно удобны для вывода данных из таблиц или запросов, связанных с отношением «один-ко-многим». В главной форме отображаются данные на стороне отношения «один». В подчиненной форме отображаются данные на стороне отношения «многие». Главная форма и подчиненная форма в этом типе форм связаны таким образом, что в подчиненной форме выводятся только те записи, которые связаны с текущей записью в главной форме. Например, когда главная форма отображает тип «Напитки», подчиненная форма отображает только те товары, которые входят в тип «Напитки». Работа с отчетами Отчет – результат выполнения обработки информации в базе данных, это форматированное представление данных, выводимое на экран, принтер или в файл. С помощью отчетов данные можно представить в любом формате, с требуемым уровнем детализации. Хотя в Access распечатывать можно и таблицы, и запросы, и формы, все же отчеты лучше подходят для визуального представления данных, в них можно добавить линии, рамки, рисунки, диаграммы. В отличие от форм, предназначенных для интерактивного использования, т.е. в них можно осуществлять ввод и редактирование данных, отчеты применяются для отображения или печати отдельных записей, групп записей, итоговых значений групп. Исходными компонентами для проектирования отчётов служат таблицы и запросы. Современные версии MS Access допускают объединение в отчёте данных из нескольких таблиц и/или запросов. В ранних версиях было необходимо предварительно собрать такие данные в один запрос. Для создания отчетов в Access обычно используется Мастер отчетов, а Конструктор отчетов – для доработки и придания окончательного вида. Приёмы изменения свойств объектов отчёта практически аналогичны тем, какие применяются при проектировании форм. В отчет можно добавлять текущие дату и время, а также вычисляемые элементы. Разные области (разделы) отчёта служат для вывода различной информации (этот вывод осуществляется мастером автоматически). Так, в область верхнего колонтитула выводятся заголовки полей, заголовок группы и итоги группировки выводятся соответственно в области "Заголовок группы" и "Примечание группы". В область данных выводятся значения полей, в область нижнего колонтитула – текущая дата, текущая страница и общее количество страниц отчёта, а в область "Примечание отчёта" – общие итоги. В программе Access макет отчета разбит на РАЗДЕЛЫ. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы правильно создавать отчеты, необходимо понимать назначение каждого раздела. Например, от выбора раздела, в который будет помещен вычисляемый элемент управления, зависит способ вычисления результата. Ниже перечислены типы разделов и указано назначение каждого из них. · Заголовок отчета. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Если в заголовке отчета помещен вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом. · Верхний колонтитул. Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется, например, в тех случаях, когда нужно, чтобы название отчета повторялось на каждой странице. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. · Заголовок группы. Печатается перед каждой новой группой записей. Используется для печати названия группы. Например, если отчет сгруппирован по изделиям, в заголовках групп можно указать их названия. Если поместить в заголовок группы вычисляемый элемент управления, использующий статистическую функцию Sum, сумма будет рассчитываться для текущей группы. · Область данных. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета. · Примечание группы. Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации по группе. · Нижний колонтитул. Печатается внизу каждой страницы. Используется для нумерации страниц и для печати постраничной информации. · Примечание отчета. Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.
[1] Доля рынка в мире на июль 2011, данные Net Applications и StatCounte (см. Википедия, Браузер) [2] 01.03.2008 прекращена продажа [3] Кроме WinRAR в комплект поставки входит файл Rar.exe. Это также 32-разрядная версия RAR для Windows, но она поддерживает только интерфейс командной строки и работает в текстовом режиме. Консольную версию RAR удобно использовать для вызова из пакетных файлов (BAT и CMD), для запуска из приглашения DOS и др. Она поддерживает больше команд и ключей в командной строке, чем WinRAR. [4] Стиль абзаца полностью определяет внешний вид абзаца, то есть выравнивание текста, позиции табуляции, междустрочный интервал и границы, а также может включать форматирование символов. [5] В режиме структуры около заголовка стоит знак (если есть подчиненный этому заголовку текст) и (если подчиненного текста нет). [6] Возможны варианты. Зависит от объема RAM. [7] Термин “слайд” используется для обозначения единицы визуальных материалов презентации вне зависимости от того, будет ли эта страница демонстрироваться на экране дисплея, распечатываться на принтере или выводиться на 35-миллиметровую фотопленку. [8] Путь перемещения – путь, по которому при воспроизведении эффекта анимации будет перемещаться выбранный объект или текст. [9] Объект – таблица, диаграмма, рисунок, формула или данные другого типа. Объекты, созданные в одном приложении (например, электронные таблицы, а затем связанные или внедренные в другом приложении, являются объектами OLE).
|
|||||||||
Последнее изменение этой страницы: 2017-01-28; просмотров: 1445; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.144.172.115 (0.08 с.) |