Документообіг. Зберігання документів

Документи, які потрапляють в бухгалтерію або складаються бухгалтерами, мають свій "життєвий" цикл. Основні етапи цього циклу:

- складання і оформлення;

- прийняття бухгалтерією;

- рух по підрозділах бухгалтерії (робочих місцях бухгалтерів),
опрацювання та відображення в обліку;

- передача документів до архіву.

 

 

Рух документів від моменту їх складання на підприємстві або отримання від інших фізичних чи юридичних осіб до передачі в ар­хів називається документообігом.

Для забезпечення своєчасного рівномірного руху документів без затримок та нагромадження їх на окремих місцях наказом кері­вника підприємства затверджується графік документообігу. Для складання графіку документообігу на великих підприємствах часто запрошуються науковці з вищих навчальних або науково-дослідних закладів.

Контроль за дотриманням графіків документообігу покладений на головного бухгалтера, вимоги якого є обов'язковими для всіх відділів підприємства.

Відповідальність за своєчасне та якісне складення документів, облікових реєстрів, передачу їх у встановлений термін для відо­браження в бухгалтерському обліку, за достовірність даних, які на­ведені в документах, несуть особи, які безпосередньо склали та підписали ці документи.

Відповідальність за забезпечення фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій в первинних документах, збереження відпрацьованих документів, реєстрів та звітності протягом встанов­лених термінів покладена на власника (власників) чи посадову осо­бу (вповноважений орган), який здійснює керівництво підприємст­вом відповідно до законодавства та установчих документів.

Документи, що пройшли опрацювання (їх часто називають ви­користаними), бухгалтерські звіти і баланси підшивають за видами в окремі папки і передають в архів.

Архіви бувають поточні і постійні. Поточний архів організо­вується безпосередньо в бухгалтерії для збереження документів звітного року, оскільки працівники вимушені часто звертатися до цих документів для одержання різних довідок. Постійний архів розміщується у спеціально обладнаному приміщенні і призначений для зберігання не тільки бухгалтерських документів і звітності, але і справ інших підрозділів підприємства.

Документи з поточного архіву в постійний передають після за­кінчення звітного періоду. Термін зберігання документів у постій­ному архіві підприємства для кожного виду документів встановлює Головне архівне управління України. Після закінчення цього термі­ну зберігання документи знищуються (оформляються актом).

Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтер­ських балансів і інших звітів з бухгалтерії та архіву підприємства працівникам інших підрозділів, фізичним і юридичним особам здійснюється лише за рішенням першої особи та головного бухгал­тера.

Вилучення оригіналів фінансово-господарських та бухгалтер­ських документів контролюючими органами може бути здійснене тільки на підставі рішення суду.

Органи державної податкової служби мають право при прове­денні перевірок вилучати у підприємств копії фінансово-господарських та бухгалтерських документів, які свідчать про за­ниження об'єктів оподаткування, несплату податків і зборів, а при проведенні арешту активів платника податків на підставі рішення суду - вилучати оригінали первинних документів із складенням опису, який скріплюється підписами представника органу держав­ної податкової служби та платника податків і залишенням копій та­ких документів платнику податків. Забороняється вилучення у суб'єктів господарської діяльності документів, що не підтверджу­ють факти порушення законів України про оподаткування.

При поверненні раніше вилучених документів, вони прийма­ються під розпис відповідальною посадовою особою підприємства і підшиваються до тих же томів, з яких були вилучені.

При зникненні або знищенні документів керівник підприємст­ва письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх зникнення або знищення. Для участі в роботі комісії запрошуються як працівники підприємства, так і представники слідчих органів.

Результати роботи цієї комісії оформляються актом, який за­тверджується керівником підприємства. В десятиденний термін ко­пія акту надсилається державній податковій службі та організації, якій підпорядковане підприємство.