Виправте ненормативні засоби вислову у фрагментах наказів.

1. ПРИЗНАЧИТИ:

Григорук Нонну Геннадіївну на посаду касирки, призначивши заробітню платню – чотириста п’ятдесят гривнів.

2. ПРИЗНАЧИТИ:

Данильченко Олексія Григорійовича на посаду завідувачем кафедри. Установлений посадовий оклад 500 гривень.

1. ПРИЗНАЧИТИ:

2. Дениса Івановича Даньківа на посаду менеджера по торгівлі з 12 грудня з однотижневим випробуванням та встановленням окладу в 700 гривень.

3. З наказом познайомився.

Складіть речення з поданими усталеними формулами.

З метою ……………

За порушення …………

Незважаючи на ……….

У зв’язку з …………….

47. Підготуйте наказ:

u про призначення на посаду

u преміювання кращих працівників.

u про звільнення з роботи

Перекладіть усталені форми, які використовуються в наказах.

С целью содействия

В связи с неоднократным нарушением трудовой дисциплины

В связи с этим создать в составе комитета

С целью укрепления материально-технической базы

По указанию председателя колхоза

По приказу

На основании приказа

В соответствии с приказом

Тема 2. Довідково-інформаційні документи.

1. Службові листи.

2. Запрошення.

3. Оголошення.

4. Звіт.

5. Пояснювальна записка.

6. Доповідна записка.

7. Довідка.

8. Протокол.

9. Витяг з протоколу.

Службові листи

Службовілисти – загальна назва великої кількості управлінських документів, що служать засобом спілкування з установами та приватними особами.

Службові листи застосовують для розв’язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, зауваження, прохання, вимоги тощо.

Головна мета службового листа:

· спонукати до дії;

· переконувати;

· доводити;

· пояснювати.

Рекомендується у тексті листа уникати категоричних виразів.

Тон листа повинен бути нейтральним.

Залежно від насичення логічними елементами, листи можуть бути простими і складними.

Прості листи містять лише висновок, а складні, крім нього, ще й коротке обґрунтування.

За функціональними ознаками листи поділяють на ті, що потребують відповіді, й ті, що не потребують її.

До листів, що потребують відповіді, належать:

· листи-прохання;

· листи-звертання;

· листи-пропозиції;

· листи-запити;

· листи-вимоги.

До листів, що не потребують відповіді, належать:

· листи-попередження;

· листи-нагадування;

· листи-підтвердження;

· листи-відмови;

· супровідні листи;

· гарантійні листи;

· листи-повідомлення;

· листи-розпорядження.

За кількістю адресатів розрізняють:

· звичайні;

· циркулярні;

· колективні листи.

Звичайний лист надсилають на адресу однієї інстанції.

Циркулярний лист надсилають цілій низці підпорядкованих установ.

Колективний лист надсилають на одну адресу, але пишуть його від імені керівників кількох установ.

Реквізити:

· Назва міністерства (для державних структур).

· Назва й адреса адресанта (лівобіч або посередині).

· Номер і дата листа.

· Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціал(и) (правобіч).

· Заголовок листа («про...»).

· Текст (зміст).

· Перелік додатків (якщо надсилають) із зазначенням кількості сторінок.

· Посада; звання; ранг; статус адресанта (лівобіч).

· Підпис, ініціал(и) та прізвище адресанта (правобіч).

· Відбиток печатки (якщо необхідно).

· Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

 

Зразок:

Миколаївський молокозавод №2 Ректорові Миколаївського

національного аграрного

вул. Вінницька, 10, університету

м. Миколаїв, 51, вул. Пирогова, 9,

03151 м. Миколаїв,

тел. [phone]

17.09.2012, № 34-18/56 тел. [phone]

 

Про проходження практики

Шановний Іване Михайловичу!

Просимо Вас направити 2 кращих студентів-магістрів факультету ТВППТСБ на молокозавод для роботи на посаді лаборанта-технолога.

Оплату студентам гарантуємо. Наш розрахунковий рахунок №124646512/218514 в Укрінбанку м. Миколаєва, МФО 167894.

Директор Миколаївського

молокозаводу №2 (підпис) Т. Ісаєнко

Головний бухгалтер (підпис) Л.В. Лісовенко

 

Запрошення

Запрошення – це коротке повідомлення про певну подію в науковому, політичному, культурному світі, у житті колективу або окремих осіб (визначних людей чи звичайних громадян) та прохання взяти в ній участь (активну чи споглядальну).

Запрошення бувають:

· Іменні (вони потребують документа, що посвідчує запрошену особу);

· Неіменні – офіційна листівка (запрошення) є вхідною перепусткою на урочисті збори, засідання з певного приводу, наукову конференцію, святкову подію, на концерт чи вечір відпочинку.

Реквізити:

1. Назва документа.

2. Звертання до адресата (у кличному відмінку).

3. Текст.

4. Підпис адресанта.

5. Печатка (для службових запрошень).

Текст запрошення оформляють на окремих бланках, бажано з картону, у такій послідовності: назва заходу, дата, місце, час, порядок денний, прізвища доповідачів (для запрошень на конференції, збори), умови проїзду до місця збирання.

Зразки:

Іменне запрошення:

ЗАПРОШЕННЯ

Вельмишановний Олегу Полікарповичу!

Запрошуємо Вас на вечір зустрічі зі студентами І курсу факультету механізації с. г. 21 січня 2012 року, в середу, о 15.00 в актовому залі нашого факультету.

Будемо раді послухати Ваші спогади про роботу на факультеті, про студентські роки і наукову працю.

У програмі вечора: виступи випускників факультету різних років та концерт факультетського вокально-інструментального ансамблю.

Студрада факультету механізації с. г. МНАУ

 

Неіменне запрошення:

МИКОЛАЇВСЬКИЙ НАЦІОНАЛЬНИЙ АГРАРНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

Шановні абітурієнти!

Якщо Ви вже вирішили здобути економічну спеціальність у найпрестижнішому закладі вищої освіти ­ – нашому університеті, чи, може, ще сумніваєтесь у правильності Вашого вибору, чи, можливо, ще не визначились або навіть не замислювалися над майбутнім фахом, запрошуємо вас на День відкритих дверей, який відбудеться 31 березня 2012 р. о 15.00 за адресою: вул. Паризької комуни, 9/1, головний корпус МНАУ, актова зала.

Адреса приймальної комісії:

54009, Миколаїв-9, вул. Паризької комуни, 54/1, кім. 340.

Тел. 34-31-62

 

Оголошення

Оголошення – офіційне повідомлення, оповіщення, інформація про масовий захід:

· про і час і зміст проведення нарад, засідань, зборів;

· про виконання якоїсь роботи;

· про можливість обійняти вакантну посаду через участь у конкурсі;

· про час проведення концерту, конкурсу, цікавої й важливої зустрічі;

· про підприємницьку діяльність тощо.

Оголошення поділяють:

За змістом:

· організаційні (оголошення про майбутню подію чи захід);

· рекламні (оголошення про потребу в послугах або можливість їх надати).

За формою:

· писані;

· мальовані;

· відтворені механічним способом;

· комбіновані тощо.

Реквізити:

· назва документа;

· текст з необхідною інформацією;

· коло осіб, яких запрошено;

· підпис;

· назва установи чи колегіального органу;

· ініціали і прізвище;

· посада особи, що дає оголошення;

· адреса чи телефон автора, якщо є потреба.

Зразок:

ОГОЛОШЕННЯ

Ландшафтна дизайнерська фірма

оголошує конкурс на заміщення вакантної посади:

Ландшафтного дизайнера

Вимоги до кандидатів: вища освіта,

досвід роботи,

власні розробки в галузі,

створені проекти ландшафтного дизайну.

Контактні телефони: 446-21-96, 446-30-12

Звіт

Звіт – письмове або усне повідомлення організації чи офіційній особі про виконання плану, завдання, доручень, зобов’язань, про підготовку до заходів та їх проведення; подається вищій інстанції або посадовій особі.

Це документ про витрату одержаних коштів у касі установи чи від спонсорів кимось (окремою особою, керівником групи чи організації).

Звіти бувають:

· усні та письмові (переважно);

· періодичні, що затверджуються керівником установи, і разові, адресовані посадовим особам, від яких одержано завдання чи доручення;

· т екстові і статистичні, або цифрові (найчастіше перед бухгалтерією, підтверджені цифровими документами, товарними чеками тощо) – вони належать до обліково-фінансових.

Реквізити:

· назва документа із зазначенням організації чи особи, яка звітує, предмета й періоду звітності;

· текст звіту із зазначенням поставлених завдань і повноти їх виконання, перелік виконаних заходів, висновки і пропозиції;

· підпис особи, яка звітує (в індивідуальному звіті), чи відповідальної особи установи, організації;

· печатка установи (за потреби), дата.

Деякі із звітів мають додаткові реквізити – погодження й затвердження, складаються в текстовій або табличній формі. Наприкінці звіту дається пояснення причин невиконання певних пунктів плану чи викладаються перспективи їх виконання.

Зразок:

ЗВІТ

заступника декана МНАУ про виконання плану виховної роботи за І семестр 2012/2013 навчального року

Педагогічному колективові МНАУ було поставлено завдання – допомогти студентам-першокурсникам влитися в новий колектив, знайти своє місце в ньому, усвідомити власне призначення: стати висококваліфікованим спеціалістом, осягнути потребу працювати над навчальними, виробничими й виховними, зокрема етичними й естетичними, проблемами, готуючи себе до відповідального самостійного життя.

За вересень 2012 – січень 2013 рр. колективом разом зі студентами було проведено такі заходи:

1. Вечір знайомств (15.09.12, відп. Петренко І. В., Івасюк Т. М.);

2. Вечір «Алло, шукаємо таланти» (19.10.12, відп. Гнатенко П. С.);

3. Вечір зустрічі зі студентами МНУ ім. О. Сухомлинського (22.11.12, Гнатів Ю. А.).

З усіма групами проведено культпоходи в театри Миколаєва.

Три групи обліково-фінансового факультету відвідали Миколаївський краєзнавчий музей.

Усі викладачі під час кураторських годин провели бесіди з етики (про поведінку на вулицях міста, про анонімне спілкування в транспорті, в театрі).У названих заходах брали участь майже всі студенти.

Подальшими завданнями педколективу у виховній роботі вважаємо за такі:

1. Продовжити роботу з питань етики (поведінка в колективі, поводження під час практика, мовна культура).

2. Разом з викладачами-філологами провести вечір про державну мову в Україні, присвячений 199-й річниці від дня народження Т. Шевченка.

3.Продовжити практикувати виїзд груп на художні виставки, в театр.

4. Просити ректорат університету виділити кошти для організації екскурсії 2–3 груп до Уманського дендропарку «Софіївка».

20.12.12

Заступник декана

обліково-фінансового факультету (підпис) С. Т. Гнатенко

 

Пояснювальна записка

Пояснювальна записка – доповнення і пояснення основного документа (програми, звіту, проекту) чи зазначеннями причини того, що сталося.

Реквізити:

· назва установи;

· додаткові дані про організацію (для зовнішніх);

· назва структурного підрозділу або посада;

· прізвище, ініціали особи, яка оформлює записку;

· адресат – посада, звання, прізвище, ініціали особи, якій подається записка, у давальному відмінку;

· назва документа;

· дата;

· номер;

· заголовок до тексту;

· текст;

· підпис автора.

Зразок:

Директорові Інституту української мови

Національної академій наук України

акад. Дерев’янченку В. В.

канд. філол. наук Комишанченка М. С.

 

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

Доводжу до Вашого відома, що причиною мого затримання у відрядженні на 3 дні в Миколаївському національному аграрному університеті стала надання допомоги викладачам у підготовці до свята Днів української культури та мій виступ на вечорі 19.11.2001р.

 

24.11.12 р. (підпис)

 

Доповідна записка

Доповідна записка – документ, який укладається за вказівкою керівника або з ініціативи автора і повідомляє про певний факт, подію, подає звіт про виконання службових обов’язків або взятих на себе зобов’язань, а також спонукає керівника до прийняття конкретних рішень.

Доповідні записки поділяють:

За місцем укладання:

а) внутрішні, які адресують керівникові установи чи структурного підрозділу;

б) зовнішні, що направляють керівництву, якому підпорядкована організація.

За призначенням:

а) звітні, в яких звітують про виконання службових обов’язків;

б) інформаційні, де повідомляють про конкретні факти;

в) ініціативні, які спонукають керівника до прийняття конкретних рішень.

За формою:

а) стандарті, що оформляють на бланках установи;

б) індивідуальні, які укладають на стандартному аркуші А4.

Реквізити:

· адресат (кому адресована доповідна записка): посада, прізвище й ініціали посадової особи;

· назва документа;

· дата;

· номер документа;

· місце складання;

· заголовок до тексту;

· текст;

· додаток, підстава;

· підпис.

Зразок:

Директорові Медвинської ЗОШ

Богуславського р-ну Київської обл.

Сидоренку Т. П.

завідувача бібліотеки Петренко Г.О.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА

Прошу Вашого сприяння щодо придбання за державні кошти для шкільної бібліотеки таких книг, випущених видавництвом «Либідь» (Київ) у 2012 році:

- Кислюков В. Ф., Лущик В.В. Будова й експлуатація автомобілів. 2012 – 10 примірників.

- Огієнко І. Життєписи великих українців. 2012 – 3 приміники.

- Юрківський В.М. Країни світу: Довідник. 2012 – 10 примірників.

Книги можна придбати за адресою: 01004, Київ, Пушкінська, 32, видавництво «Либідь».

23.03.12 (підпис)

 

Довідка

Довідка – документ інформаційного характеру, що описує і засвідчує факти, події з життя й діяльності окремих громадян, різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств та подається на запит до іншої установи.

Довідки поділяють:

За змістом: особисті та службові.

Особисті підтверджують той або інший біографічний чи юридичний факт із життя конкретної особи.

Службові довідки об’єктивно відображають стан справ конкретного структурного відділу чи установи, інколи містять таблиці, графіки, додатки. Якщо така довідка охоплює відомості з кількох питань, її текст може складатися із розділів.

За місцем укладання:

· зовнішні (направляються до іншої, як правило, вищої установи і підписуються керівником установи);

· внутрішні (подаються керівникові установи або на розгляд колегіального органу, підписуються лише укладачем і не потребують печатки).

Реквізити:

· назва міністерства чи відомства, установи;

· додаткові дані про організацію – адреса, телефони, факси, електронна адреса (для зовнішніх службових довідок);

· дата, номер, місце укладання (для внутрішніх довідок);

· назва документа, текст, підписи службових осіб;

· печатка.

Зразок:

Житлово-експлуатаційне

управління № 6 м. Одеса

 

ДОВІДКА № 53/75

04.11.12 м. Одеса

Видана Демченко Тетяні Петрівні в тому, що вона проживає з 1 вересня 2008 р. за адресою: м. Одеса, вул. Набережна, 53, кв. 407/3.

Видана для подання до Миколаївського національного аграрного університету.

Начальник ЖЕУ № 6 М.П. Гнатко

Секретар С.В. Чикова

 

Протокол

Протокол – документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених питань.

Групи протоколів:

· Стислі, де фіксуються лише ухвали.

· Повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань.

· Стенографічні, де усі виступи записані дослівно.

Реквізити:

· Назва виду документа (протокол).

· Порядковий номер протоколу.

· Назва зборів, конференції, засідання, наради із зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо).

· Назва підприємства, організації.

· Дата, місце проведення зібрання.

· Кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист.

· Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції,
наради (голови, секретаря, членів президії).

· Порядок денний. Питання мають бути сформульовані у називному відмінку.

· Текст.

· Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок.

· Підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зібрань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він складається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання, ставлять після нього двокрапку. Ініціали й прізвище доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку, підкреслювати, а після прізвища ставити тире й викладати зміст доповіді за формою прямої мови. Якщо наявний текст доповіді, це необхідно позначити виноскою «текст доповіді додається».

Нижче занотовують питання та відповіді на них. Слова «УХВАЛИЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «СЛУХАЛИ» треба писати (друкувати) великими літерами з нового рядка. Після них ставлять двокрапку. Слово «УХВАЛИЛИ» пишуть після попереднього тексту великими літерами з нового рядка.

Якщо в ухвалі є різні за характером питання, то їх виділяють у групи, позначені арабськими цифрами.

Зразок:

 

ПРОТОКОЛ № 10

зборів орендного аграрного товариства «Лан».

12.12.12 м. Миколаїв

Голова: С. М. Руденко.

Секретар: А. М. Токарева.

Присутні:(список додано).

Відсутні: немає.

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

І. Звіт з виробничо-фінансової діяльності підприємства за 2012 р. (повідомлення головного бухгалтера С. В. Марченка).

ІІ. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни (повідомлення заст. директора С. М. Руденка).

І.СЛУХАЛИ:

С. В. Марченко доповів про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників обліку.

ВИСТУПИЛИ:

Л. Я. Грищенко – вказав на необхідність ретельної підготовки матеріалів звіту.

Г. М. Коваль – запропонувала закінчити складання звіту до 10 січня 2013 р.

УХВАЛИЛИ:

1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й високу якість матеріалів звітів про виробничо-фінансову діяльність товариства за 2012 р.

2. Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 2013 р.

II. СЛУХАЛИ:

С. М. Руденка – пропозиція включити до складу комісії 15 осіб.

УХВАЛИЛИ:

До 20.01.2003 р. створити комісію з контролю дисципліни в товаристві у складі 15 осіб. Список додається.

ДОДАТОК: реєстраційний список на одній сторінці в одному примірнику.

Голова С. М. Руденко

Секретар. М. Токарчук

 

Витяг з протоколу

Витяг з протоколу – один з наймасовіших видів документації, що надсилається (передається) окремим особам (підприємствам).

Його складають та передають (або надсилають) окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу. У протоколі, з якого зроблено витяг, вказують підставу, кому й коли подано чи надіслано витяг.

Реквізити:

· назва виду документа;

· номер протоколу;

· заголовок, де зазначається назва заходу, структурного підрозділу чи установи;

· дата засідання;

· текст;

· підписи голови та секретаря зборів,які підписали оригінал;

· печатка;

· засвідчення витягу (витяг є копією, тому засвідчується, як будь-яка копія).

Зразок:

ВИТЯГ ІЗ ПРОТОКОЛУ № 5

засідання профспілкового комітету МНАУ

від 11 березня 2013 року

 

СЛУХАЛИ: заяву Ю. І. Михайленка з клопотанням про виділення путівки до лікувально-профілактичного санаторію «Пуща-Водиця».

УХВАЛИЛИ: виділити Ю. І. Михайленкові путівку до названого санаторію.

 

Оригінал підписали:

Голова засідання (підпис) Л. Р. Прокіпко

Секретар (підпис) Н. І. Братчик

 

ЗАВДАННЯ