Создание вычисляемых полей в запросе. Назначение и Использование конструктора выражений

В запросе над полями могут производиться вычисления. Результат вычисления образует вычисляемое поле в таблице, создаваемой по запросу. При каждом выполнении запроса производится вычисление с использованием текущих значений полей. При вычислениях могут использоваться арифметические выражения и встроенные функции MS Access.

Выражение - любая комбинация операторов, констант, значений текстовых констант, функций, имен полей (столбцов), элементов управления или свойств, результатом которой является конкретное значение. С помощью выражений задаются значения многих свойств и аргументов макрокоманд; определяются вычисляемые элементы управления в формах, отчетах и на страницах доступа к данным условия; задаются условия отбора и определяются вычисляемые поля в запросах, а также условия выполнения макрокоманд в макросах. В проекте Microsoft Access выражения используют для определения ограничений check.

Выражения используются также в конструкциях Microsoft Visual Basic.

 

Выражение вводится в бланк запроса в пустую ячейку строки Поле. В этой ячейке после нажатия клавиши <Enter> или перевода курсора в другую ячейку формируется имя поля ВыражениеN, где N - целое число, увеличивающееся на единицу для каждого нового создаваемого вычисляемого поля в запросе. Имя вычисляемого поля выводится перед выражением и отделяется от него двоеточием. Например, Выражение [Цена]*[Количество], где Цена и Количество - имена полей.

Имя вычисляемого поля «Выражение1» становится заголовком столбца в таблице с результатами выполнения запроса. Это имя можно изменить. Пользователь имеет возможность переименовать вычисляемое поле. Для этого достаточно в бланке запроса вместо Выражение1 ввести новое имя.

Рассмотрим, как можно практически использовать вычисляемые поля. В режиме конструктора сформируем запрос на выборку Запрос1 на основе данных из таблиц Сотрудники и Заказы на работы, который имеет следующие поля: Код сотрудника, Фамилия, Ставка, Номер заказа (Рис. 14.16).Далее нам необходимо отразить в запросе новое поле, в котором для каждого сотрудника будет вычисляться новое значение ставки, равное прежнему значению увеличенному на 25%. Например, руководство предприятия в связи с ростом цен или инфляцией решило увеличить размер ставки на 25%. Кстати, в реальных базах данных предприятий довольно часто приходится пересчитывать цену товаров представленных в прайс-листе предприятия, цену туров для туристических фирм и т.д.

Справа от поля Ставка добавим новое поле с помощью команды Вставить из меню Вставка. Так как новый столбец помещается левее текущего, то курсор для этого должен стоять в поле Номер заказа.

В этом новом добавленном столбце бланка запроса в строке Поле вводим выражение Ставка*1,25 и нажимаем клавишу Enter. В строке Поле после этого появится следующее представление Выражение1: [Ставка*1,25] (Рис. 15)

Рис. 15 Построение вычисляемого поля в запросе

 

После нажатия клавиши Enter имя поля Ставка автоматически будет взято в квадратные скобки и слева появится Выражение1:. Но если наименование поля содержит пробел, то пользователь должен самостоятельно взять вычисляемое выражение в квадратные скобки.

Таким образом, скобки служат признаком наименования поля. Скобки появляются автоматически. Если наименование поля состоит из одного слова, но при наличии в наименовании пробелов, скобки необходимо ввести.

Наименование Выражение не отражает его содержания. Чтобы сделать запрос более наглядным, можно изменить заголовок нового столбца в бланке запроса. Для этого в режиме конструктора нужно дважды щелкнуть на имени поля Выражение1, чтобы выделить его. После этого необходимо ввести с клавиатуры Новая ставка. Поле получит теперь новое имя Новая ставка. Если нажать электронную клавишу Свойства, или щелкнув правой клавишей мыши выбрать пункт меню свойства, то пользователь получит возможность изменить формат представления Новой ставки в результатах запроса (Денежный или другой), в поле Описание ввести комментарий к этому полю (рис. 16)

 

Рис. 16 Диалоговое окно Свойства поля.

 

Закрыв окно Свойства поля, необходимо переключится в Режим таблицы, (меню Вид, или электронная клавиша Вид) чтобы посмотреть на результаты запроса после изменения свойств поля (Рис. 17).

Рис. 17 Окно запроса с вычисляемым полем