Краткие сведения структуры объектов Access

ИНФОРМАТИКА

Методические указания

по выполнению лабораторных работ

в среде системы управления базами данных MICROSOFT ACCESS 2010

для студентов очной формы обучения

для специальности

Экономика и управление на предприятии туризма и гостиничного хозяйства

 

 

Санкт-Петербург

Допущено

редакционно-издательским советом СПбГИЭУ

в качестве методического издания

Составитель:

Ст. препод. И.Г.. Поночевная

Рецензент:

 

Рецензент:

кандидат

 

Подготовлено на кафедре

вычислительных систем и программирования

 

 

Одобрено научно-методическим советом факультета

 

Экономики и управления на предприятии туризма и гостиничного хозяйства

 

Отпечатано в авторской редакции

с оригинал-макета, подготовленного на кафедре

 

© СПбГИЭУ, 2010

Содержание

 

Введение. 4

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 1. ТАБЛИЦЫ. 4

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 2. ЗАПРОСЫ. 21

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 3. ФОРМЫ. 37

ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 4. ОТЧЕТЫ. 56

Список литературы.. 68

 

Введение

 

Методические указания по выполнению лабораторных работ ориентированы на современное программное средство «Microsoft Access», входящее в состав «Microsoft Office».

Access 2010 представляет собой реляционную базу данных. Данные представляют собой набор фактов; они превращаются в полезную информацию лишь после того, как будут упорядочены каким-то разумным способом. Access представляет собой инструмент такого упорядочения.

 

КРАТКИЕ СВЕДЕНИЯ СТРУКТУРЫ ОБЪЕКТОВ ACCESS

СУБД Access использует реляционную модель базы данных, в которой данные представлены в виде взаимосвязанных таблиц (отношений по англ. - relations).

Важнейшим этапом проектирования базы данных является разработка информационно-логической (инфологической) модели предметной области, не ориентированной на СУБД, но отражающей предметную область в виде совокупности информационных объектов и их информационных связей.

СУБД Access позволяет работать с объектами базы данных, к которым относятся таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули (Рис. 1).

 

Рис 1. Структура объектов MS Access

 

Таблица (Tables)— основной объект базы данных, в котором хранятся данные и откуда пользователи получают нужную им информацию.

Запрос (Queries) — производный от таблицы объект базы данных, с помощью которого пользователи получают нужную информацию из таблиц. Это механизм выборки, обновления, удаления и добавления данных, создания новых таблиц на основании данных одной таблицы или нескольких существующих таблиц.

Форма (Forms) - объект, предназначенный для ввода данных в базу данных, для просмотра и редактирования базы данных.

Отчет (Reports) - объект, содержащий сжатую форматированную информацию, полученную на основании базы данных по заданному формату. При этом выполняется обработка по заданному алгоритму для получения соответствующих степеней итогов и печатание отчета

Макрос (Macro) - способ структурированного описания одного или нескольких действий, которые автоматически выполняются в ответ на определенное действие.

Модуль (Modules) – программы на языке Visual Basic, с помощью которых определенный процесс разбивается на несколько небольших процедур.

Данные извлекаются из таблиц по запросам. Функции отображения и изменения данных таблиц выполняют формы. Связь «таблица» - «форма» реализуется непосредственно и через запросы. События или любое изменение состояния объекта в отчетах и формах запускаются макросами или процедурами. Макросы и модули позволяют изменять ход выполнения событий.

Все данные БД Microsoft Access и средства их отображения хранятся в одном файле с расширением «. accdb».

 

 

ОБЪЕКТ «ТАБЛИЦЫ»

Таблицы составляют основу базы данных - именно в них хранятся все данные. Таблицы должны быть тщательно спланированы. Прежде всего, должна быть спла­нирована структура каждой таблицы. Структура таблиц определяется содержанием тех выходных форм и отчетов, которые должны быть затем получены. При планировании таблиц необходимо избежать дублирования информации в разных таблицах.

Таблица - это объект БД, который хранит данные определенной структуры. Таблица состоит из записей (строк), каждая из которых описывает одну сущность. Каждый столбец таблицы - это поле. Столбецсодержит однотипную информацию.

Длина имени таблицы - не более 64 символов.

Длина имени поля - не более 64 символов.

Количество полей в одной таблице - не более 255.

Количество записей - неограниченно.

Суммарный объем информации во всей БД - не более 1 гигабайта.

Для каждого поля необходимо указать тип данных. Тип данных определяет вид и диапазон допустимых значений, которые могут быть введены в поле, а также объем памяти, выделяющийся для этого поля.

Тип данных - столбец, предназначенный для задания типа данных, которые будут храниться в соответствующем поле.

Каждому типу данных таблицы соответствует свой набор свойств, с помощью которых пользователь определяет вид и функциональные характеристики

Таблица может содержать следующие типы данных (Рис 3):

 

Рис. 3 Типы данных

«Текстовый» тип данных. Короткий текст. Текст и числа, например, имена и адреса, номера телефонов и почтовые индексы. Текстовое поле может содержать 0- 255 символов (по умолчанию 50).

Тип данных «Поле MEMO». Длинный текст и числа, например, комментарии и пояснения. Memo-поле может содержать 0- 64 000 символов («Поле –Memo» не может быть ключевым полем).

«Числовой» тип данных. Общий тип для числовых данных, допускающих проведение математических расчетов, за исключением расчетов для денежных значений. Свойство Размер поля позволяет указать различные типы числовых дан­ных. Размер - 8 байт.

Тип данных «Дата/время». Значения даты и времени. Пользователь имеет возможность выбрать один из многочисленных стандартных форматов или создать специальный формат. Размер - 8 байт.

«Денежный» тип данных. Денежные значения. Числа представляются с двумя знаками по­­с­ле запятой. Не рекомендуется использовать для проведения денежных расчетов значения, принадлежащие к числовому типу данных, так как последние могут округляться при расчетах. Значения типа "Денежный" всегда выводятся с указанным числом десятичных знаков после запятой. Размер - 8 байт.

Тип данных «Счетчик». Автоматически вставляющиеся последовательные номера. Счетчик увеличивается на единицу для каждой следующей записи. Нумерация начинается с 1. Поле счетчика удобно для создания ключа. В таблице может быть только одно такое поле. Размер - 4 байта.

Тип данных «Логический». Значения «(1) – значение «Да»/ (0) – значение «Нет» «Yes/No», «Истина»/»Ложь»(True/False), «Вкл»/»Выкл»(On/Off), т.е. одно из двух возможных значений. Данные этого типа используются со специальными элементами управления. Размер - 1 бит.

Тип данных «Поле объекта OLE». Объекты, созданные в других программах, поддержива­ю­щих протокол OLE, например графики, рисунки и т.п. Объекты связываются или внедряются в базу данных Access через элемент управления в форме или отчете. Размер до 1 Гбайт (Это поле не может быть ключевым).

Тип данных «Гиперссылка». Строка, состоящая из букв и цифр, и представляющая адрес гиперссылки. Адрес гиперссылки может состоять максимум из трех частей: текст (текст, выводимый в поле или в элементе управления); адрес (путь к файлу или странице), дополнительный адрес (смещение внутри файла или страницы). Гиперссылка может содержать до 2048 символов.

Вложение. В такие поля можно вкладывать данные из других программ, например, графические файлы или таблицы EXCEL.

Тип данных «Мастер подстановок». Отображает данные, подставляемые из другой таблицы. Такие данные удобны для хранения ключевых полей из другой таблицы для связи с данными текущей таблицы. Размер 4 байта.

Каждому типу данных таблицы соответствует свой набор свойств, с помощью которых пользователь определяет вид и функциональные характеристики.

Описание свойства поля «Вкладка Общие»:

Размер поля. О пределяет максимальный размер данных, которые могут храниться в полях текстового или числового типа. Для текстовых полей размер устанавливается в байтах. Для числовых полей размер поля в зависимости от поля может быть 1, 2, 4 или 8 байт. В Access имеются следующие числовые типы:

Байт (Byte) – целые числа от 0 до 255. Длина – 1 байт;

Целое (Integer) – целые числа от -32768 до 32767. Длина – 2 байта;

Длинное целое (Long integer) от –2 147 483 648 до 2 147 483 647. Длина – 4 байта;

С плавающей точкой (Single) от –3.4028...Е38 до 3.4028...Е38. В мантиссе – до 7 знаков. Длина – 4 байта;

С плавающей точкой двойной точности (Double) от -0.797...Е308 до 0.797...Е308. В мантиссе – до 15 знаков. Длина – 8 байт.

Формат поля. О пределяет способ форматирования данных в этом поле таблицы (Рис.4).

Рис. 4. Формат поля

Число десятичных знаков. З адает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой (может быть от 0 до 15);

Маска ввода. Задает шаблон, который облегчает ввод данных в поле.Например, удобно создать следующую маску ввода для поля «Телефон», позволяющую вводить только цифры и автоматически добавляющую промежуточные символы: (___) -___-___-____.

Подпись. Определяет заголовок столбца таблицы для данного поля (если подпись не указана, то в качестве заголовка столбца используется свойство Имя поля);

Значение по умолчанию. Позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи. Например, в таблице «Адреса» может оказаться удобным указать автоматический ввод значения «Москва» в поле «Город». При заполнении таблицы пользователи смогут оставить в этом поле стандартное значение или, при необходимости, указать другой город.

Условие на значение. Позволяет осуществить ограничение для вводимых данных, для проверки правильности ввода данных. Условие на значение задается выражением, которое может содержать условия, задающие диапазон значений и встроенные функции. Применяется для данных: числового, денежного типа и типа даты. Максимальная длина выражения – 2048 символов.

Сообщение об ошибке. Текстовое сообщение, которое выдается автоматически при попытке ввода в поле ошибочных данных. Проверка ошибки выполняется автоматически, если введенные данные нарушают условие, определенное в свойстве Условие на значение. Длина текстового значения не должна превышать 255 символов.

Обязательное поле. Свойство, определяющее обязательность заполнения данного поля при наполнении базы (требует ли поле обязательного ввода значения). Если это свойство имеет значение «Да», то при вводе новой записи необходимо ввести значение в это поле или в любой присоединенный к нему элемент управления. Пустые значения в этом поле не допускаются. Например, можно потребовать, чтобы в элементе управления «Фамилия» в каждой записи обязательно выводилась какая-либо фамилия;

Индексированное поле. Индексирование позволяет ускорить сортировку и поиск данных в таблице. Можно индексировать числовые, денежные, текстовые, логические поля, а также поля типа Счетчик и Дата. Не следует создавать слишком много индексов для одной таблицы, т.к. это замедлит ввод и редактирование ее данных.

Индекс – это внутренняя таблица упорядочивания записей исходной таблицы. Индексирование поля позволяет ускорить поиск значений по нему. Это свойство может иметь следующее значение:

«Нет» – индекс не создается;

«Да (допускаются совпадения)» - индексная таблица может содержать повторяющиеся значения данного поля;

«Да (совпадения не допускаются)» – индексная таблица может содержать только уникальные значения поля.

Создание нескольких индексированных полей в таблице замедляет работу по вводу и редактированию данных.

Смарт-теги. После добавления старт-тега к полю или элементу управления появляется кнопка (Действия для смарт-тегов), которая предлагает меню действий, доступных для смарт-тегов. Смарт-теги можно присоединять к файлу в таблице или запросе, к элементу управления в форме, отчете или на станице доступа к данным.

Описание свойства поля «Вкладка Подстановка»:

Тип элемента управления. Свойство позволяет выбрать стандартный тип элемента управления для поля:

§ для числовых типов: поле, поле со списком, список;

§ для логического типа: поле, флажок, поле со списком.

После того, как для поля выбран элемент управления, на вкладке ПОДСТАНОВКА появляются дополнительные свойства, характерные для данного элемента управления.

Тип источника строк. Задает тип источника данных для элемента управления

Источник строк. Конкретное указание на таблицу или запрос, где, выбираются значения для списка.

Ограничится списком. Если задано значение «Да», то в поле вводятся только данные из имеющихся значений списка.

Описание представляет собой краткий комментарий, который, не является обязательным. Комментарий, например, можно использовать для напоминания разработчику БД оснований для выбора типа и свойств поля.

Ключ - однозначно определяет каждую запись в таблице; повторяющиеся значения ключа не допускаются. Связываться могут только таблицы, имеющие ключевые поля.

Ключ подтверждает полномочия на доступ к данным. Для определения ключа выделяется, как правило, одно поле, и на панели инструментов нажимается кнопка «Ключ» с изображением ключа (логотип Access). Однако в ситуации, когда данные одного поля не могут быть уникальными для каждой записи, можно назначить ключевыми два или более полей. Ключевые поля таблицы индексируются автоматически.

Если при создании таблицы в качестве ключа не определено ни одно из полей, то Access предлагает создать поле «Счетчик», содержащее уникальный номер записи таблицы. Ключи используются для установления связей между таблицами.

СВЯЗИ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ.

 

Таблицы могут быть связаны отношениями (Рис.5)

· один-к-одному,

· один-ко-многим

· многие-к-многим.

Access позволяет использовать только отношения первых двух типов.

 

Рис. 5 Схема данных

При установлении связей нужно определить, какая таблица является главной, а какая - подчиненной.

Связь один-к-одному «1 – 1», при которой одной записи из первой таблицы соответствует только одна запись из второй. Такая связь устанавливается для таблиц, которые могли бы быть объединены в одну, но разделены с целью ускорения работы.

Связь один-ко-многим «1 — N», используется для связи одной записи из первой таблицы с несколькими записями из второй таблицы.

Связь многие-к-одному «N - M» указывает, что несколько записей одной таблицы связаны с одной записью другой таблицы.

Для создания отношений необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) яв­ля­ется ключевым. Имена связывающих полей могут отличаться, но типы и свой­ства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счетчик и полем типа Число с форматом Длинное целое.

 

 

ОСВОЕНИЕ ПРИЕМОВ ТЕХНОЛОГИИ РАБОТЫ С ФИЛЬТРАМИ В ТАБЛИЦАХ БД

MS Access позволяет применять несколько видов фильтров для работы с таблицами. Фильтрация и сортировка данных находится в группе Сортировка и фильтр.

 

Задание

Найдите студентов, фамилия которых начинается на заданную букву, например на букву «В». Список найденных студентов должен быть упорядочен по алфавиту. Для поиска использовать расширенный фильтр.

Задание

Найдите студентов, родившихся в заданном году, например в 1978 г.

 

Задание

Найдите студентов, родившихся в заданном году и обучающихся на коммерческой основе в заданной группе.

Для решения задачи используйте 4 столбца бланка с названиями полей: дата рождения, дата рождения, N группы, коммерческий.

Задание

Предварительно создав, введите данные в таблицы: Группа, Факультет, Специальность.

Таблица Группа должна иметь не менее 5 строк и содержать поле N группы того же типа и с таким же названием как в таблице Студент. Кроме того, должны иметься 3 строки со значением этого поля таким же, как в таблице Студент.

Таблица Факультет должна иметь не менее 5 строк и содержать поле N факультета того же типа и с таким же названием как в таблице Группа. Кроме того, должны иметься 3 строки со значением этого поля таким же, как в таблице Группа.

Таблица Специальность должна иметь не менее 5 строк и содержать поле N специальности того же типа и с таким же названием как в таблице Группа. Кроме того, должны иметься 3 строки со значением этого поля таким же, как в таблице Группа.

Будьте внимательны при выполнении этого задания, так как при введении абсурдных данных, например, студент учится в группе, которой нет в списке групп, или на факультете, которого нет в списке факультетов, задания не будут получаться, хотя остальное Вы будете выполнять правильно.

 

Задание

Создайте сводную таблицу по данным таблицы Группа, показывающую распределения студенческих групп по специальностям и факультетам.

 

Технология выполнения задания

1. Откройте таблицу Группа.

2. Откроется окно со списком полей таблицы и окно с макетом сводной таблицы.

3. Перетащите мышкой поле N Специальности в область заголовка столбцов, поле N Факультета – в область заголовка строк, поле Курс – в область фильтра, поле N группы – в область итогов или деталей. Закройте окно со списком полей. На экране останется окно со сводной таблицей, имеющее вид примерно такой, как на (Рис.6).

4. Настройте сводную таблицу для просмотра сведений о распределении групп только 1-го курса по специальностям и факультетам.

5. Закройте сводную таблицу с сохранением данных (Рис.6).

Рис..6 Вид сводной таблицы Группа.

СВЯЗИ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ

 

Таблицы могут быть связаны отношениями один-к-одному, один-ко-многим и многие-к-многим. Access позволяет использовать только отношения первых двух типов.

При установлении связи нужно определить, какая таблица является главной, а какая - подчиненной.

Отношение один-к-одному означает, что одной записи подчиненной таблицы соответствует только одна запись в главной таблице. Такие отношения встречаются очень редко, т.к. требуют неоправданно много места в БД. Вместо них можно просто добавить поля подчиненной таблицы к полям главной.

Наиболее часто используются отношения один-ко-многим. В этом случае одной записи в главной таблице соответствует несколько записей в подчиненной таблице.

Для создания отношений необходимо указать поля в двух таблицах, которые содержат одни и те же данные. Обычно такое поле в одной из таблиц (главной) яв­ля­ется ключевым. Имена связывающих полей могут отличаться, но типы и свой­ства должны совпадать. Возможна связь между полем типа Счетчик и полем типа Число с форматом Длинное целое.

Задание

Установите связи между данными таблиц Факультет, Специальность, Группа и Студент.

 

Технология выполнения задания.

1. Щелкните по кнопке инструментальной панели Схема данных в группе Отношения на вкладке Работа с базами данных.

2. В окне Добавление таблицы последовательно выберите указанные выше таблицы, щелкая затем по кнопке Добавить.

3. Добавив последнюю таблицу, щелкните по кнопке Закрыть.

4. В окне Схема данных установите связь между таблицей Факультет и таблицей Группа. Для этого:

- выделите щелчком поле N факультета в таблице Факультет и, удерживая нажатой левую клавишу мыши, переместите указатель на поле с тем же названием в таблице Группа;

- отпустите клавишу мыши, появится окно Связи, в котором необходимо включить флажок Обеспечение целостности данных и нажать кнопку Создать; Если установить флажок Каскадное обновление связанных полей, то изменение значения связанного поля в главной таблице повлечет изменение всех содержащих его записей в связанных таблицах. Если установить флажок Каскадное удаление связанных записей, то при удалении записи в главной таблице соответствующие удаления будут произведены и в подчинённой.

- в окне Схема данных появится связь между таблицами типа один ко многим.

Примечание 1. Для удаления ошибочно установленной связи выделите связь и, нажав правую кнопку мыши, вызовите контекстное меню, в котором выберите пункт Удалить связь.

Примечание 2. Целостность данных может быть обеспечена при условии, что поля таблиц, которые обеспечивают связь, имеют одинаковый тип. Если при установлении связи обнаруживается разный тип полей, то щелкните по таблице на схеме данных правой клавишей мыши, и в контекстном меню выберите пункт Конструктор таблиц, с помощью которого измените тип поля.

 

5. Аналогично установите связь между таблицами Специальность и Группа по полю N специальности. Установите связь между таблицами Группа и Студент по полю N группы.

6. Закройте окно Схема данных с сохранением данных.

Для связанных таблиц можно задать отображение подчинённой при просмотре главной. Если у таблицы есть подчинённые, то слева от от первого столбца будет размещен ещё один, в котором каждому полю соответствует знак «+». Щёлнув на нём кнопкой мыши, вы отобразите для каждой записи главной таблицы соответствующие ей записи подчинённой. Знак «+» изменится на «-». Скрыть записи подчинённой таблицы можно, щёлкнув кнопкой мыши на значке «-». Чтобы отобразить подчинённые поля сразу для всех записей главной таблицы, в группе Записи на вкладке Главная нажмите кнопку Дополнительно и выполните команду Подтаблица/Подтаблица, появится окно Вставка подтаблицы, в нем выбрать подчинённую таблицу.

 

СЛУЖЕБНЫЕ СРЕДСТВА ACCESS

К числу основных служебных средств Access относятся сжатие базы данных, ее защита от несанкционированного использования и преобразование к форматам других баз данных.

 

Задание

УСТАНОВКА ПАРОЛЯ

Простейшим способом защиты является установка пароля для открытия базы данных. После того как пароль установлен, при каждом открытии базы данных будет появляться диалоговое окно, в которое требуется ввести пароль.

Для установки пароля выполните команду Работа с базами данных/Зашифровать паролем.

ОБЪЕКТ «ЗАПРОСЫ»

Запрос - это средство Access для выборки данных из базы данных в форме таблицы, выполняемой по заданному условию, а также для выполнения определенных действий над табличными данными. Запросы напоминают фильтры, выделяя нужные данные из таблиц, но фильтры не позволяют отбирать данные из нескольких таблиц. В запросе можно управлять отображением полей – можно отобразить не все поля таблицы, а только нужные. Важным достоинством таблицы является возможность проводить вычисления в полях таблицы. По своему внутреннему устройству запросы –ни что иное, как набор инструкций (на языке SQL), выполняющая различные операции с базами данных(выборка, сортировка, фильтрация и т.д.).

Условие может определять:

- порядок сортировки выводимых данных;

- фильтрацию данных;

- вычисляемые поля;

- вывод данных из нескольких связанных таблиц;

- и т.п.

Запросы по существу являются псевдотаблицами и их можно использовать также как и таблицы. Применение запросов позволяет избежать дублирования данных в таблицах и обеспечивает максимальную гибкость при поиске и отображении данных БД. С помощью запроса создается временная таблица - динамический набор данных. С помощью запроса можно осуществить выборку данных сразу из нескольких таблиц. В Access в запросе можно использовать до 32 таблиц. В одном запросе можно проводить сортировку по 10 полям.

Все запросы можно разделить на 2 группы:

- запросы-выборки;

- запросы действия.

Запросы-выборки извлекают данные из таблиц в соответствии с заданными условиями

Основные виды запросов-выборок:

- запрос-выборка по одной таблице с заданными ключами сортировки (таб­ли­цы, рассортированы только по одному ключу);

- запрос с критерием поиска;

- запрос перекрестный;

- запрос с параметром;

- запрос с вычисляемым полем;

- запрос с итогами;

- запрос к связанным таблицам.

Запросы-действия предназначены для выполнения требуемых действий над данными таблиц. Они позволяют добавлять, изменять или удалять данные. В Access существует 4 вида запросов-действий:

- запрос на удаление;

- запрос на замену (обновление);

- запрос на создание новой таблицы;

- запрос на добавление новых записей в таблицу.

При составлении запроса используется таблица описания запроса, имеющая 4 основные строки. Количество столбцов таблицы определяется количеством полей, которые в нем будут использоваться.

1-ая строка таблицы называется Поле. В ней содержатся имена полей. Поле может быть вычисляемым. Тогда в соответствующей ячейке содержится выражение для вычисления значения этого поля.

2-ая строка таблицы называется Сортировка. Она определяет способ сортировки по соответствующему полю (по возрастанию, по убыванию или без сортировки).

3-ья строка таблицы управляет Выводом на экран значения соответствующего поля

4-ая строка таблицы называется Условием отбора. Содержит критерии, по которым производится отбор записей в динамический набор данных.

При записи в таблицу условий в одну ячейку таблицы можно поместить до 1024 символов. Одно и то же поле может записываться в строку таблицы описания запроса несколько раз.

При записи в запросе условия можно объединять критерии при помощи операций И (AND) или ИЛИ (OR).

Элементы выражений

Элементами выражения могут быть операторы, идентификаторы, функции, литералы и константы.

Оператор =, <, &, And, Or, Like Определяет операцию, выполняемую над одним или несколькими элементами.

Идентификатор Формы![Заказы]![Заказ] или Отчеты![Счет].ВыводНаЭкран Задает ссылку на значение поля элемента управления или свойства.

Функции Например, Date, Sum, Dlookup, Dmax и др. Возвращают значения, найденные в результате расчета или другой операции. Access Basic предоставляет пользователю возможность создавать собственные функции.

Литерал 100, #1-янв-94#, "New York" Представляет значение, например, число, строку или дату, которое используется в Microsoft Access, именно в том виде, как оно записано. Даты заключаются в символы номера (#), а строки в прямые кавычки (").

Константа True, False, Да, Нет, Null Представляет значение, остающееся неизменным.

Замечание. Если в выражении имеется идентификатор, не являющийся именем какого-либо поля исходных таблиц или запросов, а также именем стандартной функции Access, то при выполнении запроса это приведет к появлению диалогового окна для ввода некоторого значения (параметра), подставляемого в выражение вместо этого идентификатора.

Задание 1. Преобразовать расширенный фильтр в запрос.

Технология

1. Откройте свою базу данных.

2. Откройте таблицу Студент, вызовите для нее расширенный фильтр, с помощью вкладки Главная / в окне команд Сортировка и фильтр/ кнопка Дополнительно и выбрав там команду Расширенный фильтр. На экране появится бланк фильтра.

3. Вызовите контекстное меню в свободной части бланка и выберите в нем команду Сохранить, как запрос. В окне Имя запроса введите имя, например Запрос по фильтру, нажмите клавишу ОК. Фильтр будет сохранен, как запрос.

4. Проверьте появление объекта Запрос по фильтру в области переходов.

Задание 2. Создать многотабличный запрос на выборку.

Создайте простой запрос для выборки сведений из базы данных, включающий следующие поля:

- ФИО;

- № зачетной книжки;

- № группы;

- наименование факультета;

- наименование специальности

Технология

1. Щелкните на вкладке Создание /в окне команд Другие/ выберите/ Конструктор запросов.

2. В окне Добавление таблицы добавьте все четыре таблицы, затем нажмите кнопку Закрыть.

3. Перетащите названия всех нужных полей из окон таблиц в строку Поле бланка запроса, расположенного под схемой данных, соблюдая заданный их порядок. Используйте для каждого поля, которое должно содержаться в выборке, один столбец бланка.

4. Просмотрите результат выполнения запроса, открыв список кнопки Режим инструментальной панели Результаты меню Конструктор и выбрав в нем команду Режим таблицы.

5. Вернитесь в режим Конструктора, при необходимости откорректируйте запрос и запустите его на выполнение кнопкой Выполнить инструментальной панели Результаты меню Конструктор.

6. Закройте запрос, сохранив его и присвоив ему имя Многотабличный запрос на выборку.

Задание 3. Создать запрос по условию.

Создайте запрос на выборку сведений о студентах, обучающихся на коммерческой основе. Запись о каждом студенте должна содержать те же данные, что и в предыдущем запросе.

Технология

1. В области переходов скопируйте запрос Многотабличный запрос на выборку путем перетаскивания его значка при нажатой клавише «Ctrl». Переименуйте полученный запрос, дав ему имя Выборка по условию (по коммерческим студентам).

2. Откройте запрос в режиме Конструктора.

3.Добавьте в запрос поле Коммерческий из таблицы Студент.

4. В строку Условие отбора для данного поля введите значение Да.

5. Отмените вывод на экран этого поля при выполнении запроса. Для этого в этом поле выключите флажок Вывод на экран.

6. Выполните запрос, нажав кнопку Выполнить на инструментальной панели Результаты меню Конструктор.

7. Проверьте правильность выполнения запроса, при необходимости его откорректируйте. Затем закройте запрос с сохранением его структуры.

Задание 4. Создать простой запрос для выборки сведений из базы данных, включающий следующие поля:

- наименование факультета

- N группы

- наименование специальности

- N зачетной книжки

- ФИО

Технология

1. Щелкните на вкладке Создание /в окне команд Другие/ выберите/ Конструктор запросов. В окне Добавление таблицы добавьте все четыре таблицы, затем нажмите кнопку Закрыть.

2. Отрегулируйте размеры и расположение окон с таблицами на схеме данных.

3. Перетащите соответствующие названия полей из окон таблиц в бланк запроса, расположенный под схемой данных, соблюдая заданный их порядок. Используйте для каждого поля, которое должно содержаться в выборке, один столбец бланка.

Примечание. Вместо перетаскивания названия поля можно использовать двойной щелчок левой клавишей мыши по соответствующей строке в окне таблицы на схеме данных. То же самое можно получить, если использовать кнопку, разворачивающую список полей таблиц. Эта кнопка появляется при щелчке по ячейке в первой строке бланка.

1. Просмотрите выборку, выполнив команду Выполнить имеющуювид Восклицательного знака .

2. Вернитесь в режим конструктора запросов в случае, если выборка содержит ошибки, и откорректируйте запрос.

3. Закройте запрос. Появится диалоговое окно, в котором необходимо подтвердить необходимость его сохранения. Присвойте запросу имя Выборка 1.

Задание 5. Создайте простой запрос для выборки сведений из базы данных, включающий те же поля, что и предыдущий запрос, но содержащий сведения только о студентах, обучающихся на коммерческой основе. Такой запрос называется запросом по условию.

Технология

1. Щелкните по имени запроса правой кнопкой мыши и выберите Конструктор.

2.. Добавьте в запрос поле Коммерческий.

3. Введите в строку Условие отбора поля Коммерческий значение Да.

4. Отмените вывод на экран при выполнении запроса значения поля Коммерческий. Для этого выключите флажок вывода на экран для этого поля.

5. Просмотрите выборку, щелкнув по кнопке Выполнить на инструментальной панели.

6. Закройте запрос с сохранением макета запроса.

Задание 6. Создайте запрос на выборку, с помощью которого найдите фамилию и номер зачетной книжки самого молодого студента в одной из групп.

При конструировании запроса используйте стандартную функцию Access:

DMax("[Дата рождения]";"Студент";”Критерий”).

Функция имеет три аргумента, которые задаются текстовыми строками. Здесь первый аргумент функции определяет поле, по которому ведется поиск, второй аргумент - имя таблицы (запроса), в которой ведется поиск, а третий аргумент ограничивает область поиска заданным условием, этот аргумент не является обязательным. (см. Справку по языку Visual Basic Microsoft Access. Раздел Функции).

Технология

1. Щелкните в окне Создание/Конструктор запросов.

2. В окне Добавление таблицы выберите таблицу Студент. Вставьте в бланк запроса все поля этой таблицы. Для этого выделите сначала все поля на схеме данных с использованием клавиши «Shift», а затем перетащите в первую строку бланка описания запроса.

3. Введите в строку Условие отбора поля Дата рождения формульное выражение в соответствии с заданием. Используйте инструментальное средство Access Построитель выражений. Для этого установите курсор в соответствующую ячейку таблицы описания запроса и с помощью вкладки Конструктов/в окне команд Настройка запросов/кнопка Построитель.

4. В окне Построитель выражений введите имя функции DMax. Для этого раскройте список Функции в левом подокне построителя и выберите Встроенные функции. Далее в среднем подокне выберите категорию функций По подмножеству, а в правом подокне – функцию DMax. Соответствующая функция появится в главном окн