Состав и функции команд реинжиниринга бизнес-процессов

Состав и функции команд реинжиниринга бизнес-процессов

Команды РБП выполняют реинжиниринг бизнес-процессов, число которых определяется числом реорганизуемых процессов.

Лидер проекта – это менеджер верхнего звена управления, который возглавляет работы по реинжинирингу бизнес-процессов на всех его этапах.

Регламентирующий комитет выделяет ресурсы на предприятии для проведения реинжиниринга и контролирует выполнение всех этапов в соответствии с разработанным планом-графиком сдачи работ

Методологический центр координирует работу команд реинжиниринга и обеспечивает их методологией, инструментарием, типовыми решениями и обычно формируется из представителей консалтинговой фирмы.

Владельцы бизнес-процессов – это будущие администраторы процессов.

Быть владельцем процесса – это совсем не то, что управлять линейным или функциональным подразделением. Менеджер в конечном счете отвечает за производительность и эффективность каждодневной деятельности своего подразделения. Он должен глубоко и точно понимать потребности «клиентов» своего подразделения, чтобы убедиться, что делается именно то, что нужно, а затем управлять людьми таким образом, чтобы обеспечить производительное выполнение работы.

К сожалению, часто внимание уделяется только второму моменту, так что многие подразделения делают ненужную работу, но зато делают ее очень хорошо.

Линейный менеджер отвечает лишь за часть общего процесса, и в фокусе его внимания – эффективность повседневной, текущей работы.

Кроме того, владелец процесса занимается измерением и совершенствованием эффективности всего процесса. Таким образом, роль владельца процесса не в том, чтобы управлять повседневной рутиной каждой (или хотя бы одной) из составных частей процесса, а в том, чтобы делать все необходимое для обеспечения производительности, эффективности и адаптируемости всего процесса и каждой из его составных частей.

 

Генеральная дирекция

(грамотное планирование, реализуемость достижения поставленных целей,

Доля компании на рынке – свот-анализ структуры организации,

Управление инвестиционными потоками предприятия

Темп роста прибыли

 

Показателей д.б. не меньше 5

Качество административного управления, оперативное управление деятельности

 

Отдел кадров

Текучесть кадров, средний возраст персонала, социальные затраты на одного работающего, эффективность мотивации персонала, уровень образования сотрудников в зависимости от занимаемой должности,

 

Финансовый отдел

Своевременность и качество генерации фин отчетности, подготовки годового бюджета, правильный и своевременный расчет средств в результате инвестиционной деятельности

Своевременное и качественное выполнение функций финансовой группы (учет и уплата налогов, учет платежей за предоставление услуг, возможность расширения клиентской базы, положительная динамика фин показателей,

 

Тех отдел

Затраты на выполнение строительно-монтажных работ, разработка и реализация технических проектов, расходы на материалы, учет проверок,

 

Отдел маркетинга и продаж

Выполнение плана продаж, удовлетворенность клиентов, количество новых клиентов, увеличение продаж существующим клиентам, эффективное использование маркетинговых коммуникаций,

Служба сервиса

Количество жалоб при обслуживании клиентов, списание просроченной продукции,

Качество сервиса,

Логистический отдел: Затоваривание складов, простой техники, своевременная доставка, оптимизация топлива, издержки автотранспортных средств,

Определяем ВЕС показателей в %

 

Связь KPI и грейдов

Расчет заработной платы

Количество должностей сравниваем с тем грейдом, который должность занимает, баллы в каждой должности, оклад без премии и сами бонусы (переменная часть) и общий оклад с премией

 

Величина переменного вознаграждения должна составлять не менее 30% от оклада

KPI = базовый оклад + (%от оклада)*(вес KPI / коэффициент корректирования +

Формула расчета квартальной премии (КП):

КП = Б × 0,4 × (К1 × 0,4 + К2 × 0,2 + К3 × 0,2 + К4 × 0,2),

где Б – базовый должностной оклад;

0,4 – размер премии от базового должностного оклада;

K1, К2, К3, К4 – коэффициент выполнения KP(поправочный коэф)I;

0,4; 0,2; 0,2; 0,2 – удельный вес каждого KPI.

Примечание. К1, К2, К3, К4 определяются расчетным путем в конце квартала.

К1 – определяется в зависимости от отношения фактического значения всей выручки от продаж с НДС за отчетный период к аналогичному значению за соответствующий период прошлого года, умноженного на 100 (сто) процентов минус 100 (сто) процентов. Диапазон измеряется в процентах (табл. 2.7).

 

Источники премирования

Источники премирования могут быть различными. Наиболее традиционными источниками являются:

• фонд оплаты труда,
• прибыль компании,
• экономия фонда оплаты труда,
• получение дополнительной чистой прибыли,
• экономия оборотных средств, сырья и материалов.

Определяется премиальный фонд за отчетный период

 

Примеры мотивации проектных групп

Мотивация смешанных групп

■ 1-й вариант. Определяется премиальный фонд, как вариант – процент от сметы проекта или от экономии сметы, далее определяются KPI для оценки результатов этапов или проекта в целом, а потом распределяется на проектную группу согласно процентам и долям участия. Это наиболее объективный вариант.

■ 2-й вариант. У проектной группы своя структура мотивации, а обслуживающие подразделения, участвующие в проекте, премируются по следующей формуле: (проектная ставка × время, задействованное в проекте) × KPI – личная оценка менеджера проекта. Проектные менеджеры корректируют этот бонус на KPI – личная оценка менеджера проекта, который показывает, насколько эффективно взаимодействовал сотрудник с проектной группой. Может принимать значения от 1 до 1,3.

Мотивация проектных групп:

■ 1-й вариант. Система мотивации складывается из заранее определенных (расчетных) бонусов за реализованный проект, которые корректируются на результат выполнения основных KPI этапа или проекта в целом.

■ 2-й вариант. Определяются фиксированные бонусы как процент от сметы проекта за реализованный проект. Бонусы корректируются на результат выполнения KPI этапа или проекта в целом и распределяются внутри группы на менеджера проекта и рабочую группу.

■ 3-й вариант. Мотивация построена в виде фиксированных надбавок к основному окладу за участие в проекте.

■ 4-й вариант. Используется преимущественно в девелопменте, где устанавливается стоимость каждой операции, которую осуществляет сотрудник в рамках проекта. Удобство в этом варианте состоит в том, что если меняются участники проекта, то распределение и выплата премии не вызывают трудностей. Этот вариант подходит, если компания выполняет однотипные проекты с понятной детализацией работ и возможностью бесспорного определения их стоимости, то есть данный способ является аналогом «сдельного» принципа оплаты труда.

 

Таблица ПРЕДЛОЖЕНИЯ ФРАНШИЗ НА РОССИЙСКОМ РЫНКЕ

Бизнес, тиражируемый с помощью франчайзинга	Стоимость франшизы (тыс. долл. сша)	Примеры брендов	Целевые потребители франшизы (потенциальные франчайзи)	Сроки окупаемости (лет)
Магазины бижутерии, другая мелкая розница, турагентства, агентства недвижимости	20-40	Courtney G, Nomination, Zoppini	Чаще всего женщины, вкладывающие собственные средства	0,5-1
Небольшие магазины натуральной косметики, магазины подарков	40-60	«Календарь подарков», Botanicus, Manufaktura	Инвесторы, открывающие один-два магазина на собственные средства или планирующие развивать сеть на определенной территории, вкладывая собственные (из других направлений бизнеса) или заемные средства	1-1,5
Магазины одежды	80-150	Incanto, Mango, Motivi, Springfeld, Terranova	Инвесторы, имеющие сетевой бизнес в регионе, готовые оформить эксклюзивное представительство и открыть несколько магазинов	2-3
Магазины обуви	120-200	Carlo Pazolini	Инвесторы, имеющие сетевой бизнес в регионе, готовые оформить эксклюзивное представительство и открыть несколько магазинов	2-4
Рестораны	От 100 (1 тыс. долл. сша на 1 кв. м площади)	«Планета суши», «IL патио»	Одни из самых серьезных инвесторов на российском рынке франчайзинга. как правило, это инвесторы, имеющие опыт ведения собственного бизнеса или управления (на топ-менеджерских должностях) в сфере общепита. средства для покупки франшизы зачастую бывают заемными	2-4

«техносила», Москва

Франчайзинговая программа – оптимальное решение, позволяющее большим торговым сетям выйти на рынок малых городов. Крупные сетевые игроки обычно открывают собственные большие магазины. Но в малых городах (с численностью населения менее 100 тыс. жителей) зачастую нет потребности в крупноформатных торговых точках, достаточная величина франчайзинговых магазинов – примерно 300–500 кв. м.

Развитие франчайзинговой сети позволяет расширить территорию, охваченную брендом. Такое торговое направление дает возможность сети дополнительно увеличивать суммарные закупки товара у поставщиков, получать выгодные ценовые условия и предлагать покупателям лучшие цены. Показатели, которых достигают франчай-зинговые магазины, в масштабах сети достаточно внушительны. Например, месячный товарооборот среднего магазина-франчайзи сети «Техносила» (торговой площадью около 500 кв. м) составляет примерно 250–300 тыс., а в высокий сезон продаж – до 500 тыс. долл. США.

Франчайзинговая схема крайне выгодна и владельцам малых сетей и отдельных магазинов. Вхождение во франчайзинговую сеть крупной компании значительно снижает накладные расходы партнера: исключает затраты на рекламу, обеспечивает выгодные закупочные цены, гарантирует помощь в обучении персонала и современном оснащении торговых площадей.
Вместе с тем франчайзинговая программа развития подходит не всем компаниям. Не стоит к ней прибегать, если:

· стратегия ведения бизнеса изначально не предполагает развития такого торгового направления, как франчайзинг;

· компания обладает недостаточно сильным брендом, в связи с чем ее руководство не уверено, что товарный знак будет востребован;

· технологии бизнес-процессов компании не настолько развиты и слажены, чтобы их можно было передавать;

· отсутствуют активные менеджерские ресурсы, необходимые для выстраивания качественной франчайзинговой программы.

Подготовка франшизного пакета

Франшизный пакет, или франшизное соглашение, – это свод документов, описывающий все составляющие франшизы. Как правило, для каждого франшизного предприятия разрабатывается отдельный франшизный пакет. Если предполагается открытие сети франшизных предприятий, в документы включаются условия, касающиеся сетевой организации бизнеса.

В российской практике не сложился единый перечень документов франшизного пакета, разные компании формируют его по-своему. Нередко компания просто составляет общий договор (иногда заимствуя его у конкурентов), а остальные документы рождаются уже в ходе работы, после открытия первых партнерских предприятий. При подготовке франшизного пакета компания-франчайзер сталкивается с необходимостью выявить и описать собственные стандарты работы. К этому подталкивает потребность быстро и с наименьшими затратами помочь франчайзи открыть новое предприятие. Иногда будущие франчайзеры беспокоятся, полагая, что после составления франшизного пакета они уже не смогут внести в него изменения. Этого бояться не стоит: живая, востребованная франшиза должна постоянно изменяться и таким образом совершенствоваться. Опишу в самом общем виде, что включает в себя франшизный пакет (см. схему 5).

 

1.Стандарты работы франшизного предприятия или отдельной бизнес-единицы, передаваемой для тиражирования по франчайзингу. Бизнес-единицами, например, в сфере общественного питания можно считать такие виды деятельности, как доставка, реализация готовой продукции на удаленных точках (кулинарии), выездная организация питания (кейтеринг). Если франчайзер обязывает франчайзи, помимо создания самого ресторана, организовать и поддерживать эти виды деятельности, в франшизном пакете необходимо описать соответствующие стандарты. В документе «Стандарты предприятия» содержится информация, где следует расположить предприятие, как оно должно выглядеть.

А оперативные инструкции по ежедневной работе ма гази на, рест ора на, офис а образу ют еще од и н большой документ, часто именуемый «Руководство по оперативному управлению» или «Пособие».

2. Франшизная система и договоры. Франчайзеру необходимо описать взаимоотношения сторон в рамках сотрудничества – зафиксировать, какие услуги (помощь в организации бизнеса) он оказывает, какие обязательства возлагаются на франчайзи, какова стоимость франшизы (типы и размер платежей, порядок выплат). Также необходимо предусмотреть санкции за нарушения условий франшизного соглашения. Скажем, в обязанности франчайзи вменяется определенным образом оформить помещение, а франчайзера – разработать дизайн-проект магазина. При этом нужно оговорить, должен ли франчай-зи дополнительно платить за разработку дизайна. К условиям франшизной системы относится то, обязан ли франчайзи закупать продукцию только у поставщиков, которых укажет франчайзер, должен ли установить определенный программный продукт, будет ли самостоятельно проводить локальные рекламные кампании. Это только некоторые компоненты франшизной системы, обычно их намного больше. Все условия фиксируются в договорах. По своему опыту могу сказать, что практически никогда не бывает одного документа, а описание некоторых систем требует составления пяти и более. Повторю, что типового франшизного соглашения не существует, каждая франшизная система уникальна и постоянно изменяется.

3. Презентационный пакет. Для продажи франшизы необходимо подготовить несколько вариантов коммерческого предложения для разных типов клиентов. Кого-то интересует эмоциональная сторона бизнеса – ему в первую очередь важно, чем именно предстоит заниматься. Такой клиент захочет посмотреть фотографии, оценит красивую презентацию франшизы. Для другого инвестора более значимыми окажутся экономические параметры проекта. А на специализированной выставке Вам понадобится коммерческое предложение в форме информационной листовки, способной вызвать первичный интерес потенциальных франчайзи.

4. Программа продвижения и продажи франшизы. Этот компонент франшизного пакета пишется в большей степени для внутреннего пользования, чем для клиента. Чтобы составить программу продвижения, необходимо провести анализ рынка. Напомню: франшиза – такой же товар, как и все другие, поэтому его продвижение осуществляется по общим маркетинговым правилам.

Состав и функции команд реинжиниринга бизнес-процессов

Команды РБП выполняют реинжиниринг бизнес-процессов, число которых определяется числом реорганизуемых процессов.

Лидер проекта – это менеджер верхнего звена управления, который возглавляет работы по реинжинирингу бизнес-процессов на всех его этапах.

Регламентирующий комитет выделяет ресурсы на предприятии для проведения реинжиниринга и контролирует выполнение всех этапов в соответствии с разработанным планом-графиком сдачи работ

Методологический центр координирует работу команд реинжиниринга и обеспечивает их методологией, инструментарием, типовыми решениями и обычно формируется из представителей консалтинговой фирмы.

Владельцы бизнес-процессов – это будущие администраторы процессов.

Быть владельцем процесса – это совсем не то, что управлять линейным или функциональным подразделением. Менеджер в конечном счете отвечает за производительность и эффективность каждодневной деятельности своего подразделения. Он должен глубоко и точно понимать потребности «клиентов» своего подразделения, чтобы убедиться, что делается именно то, что нужно, а затем управлять людьми таким образом, чтобы обеспечить производительное выполнение работы.

К сожалению, часто внимание уделяется только второму моменту, так что многие подразделения делают ненужную работу, но зато делают ее очень хорошо.

Линейный менеджер отвечает лишь за часть общего процесса, и в фокусе его внимания – эффективность повседневной, текущей работы.

Кроме того, владелец процесса занимается измерением и совершенствованием эффективности всего процесса. Таким образом, роль владельца процесса не в том, чтобы управлять повседневной рутиной каждой (или хотя бы одной) из составных частей процесса, а в том, чтобы делать все необходимое для обеспечения производительности, эффективности и адаптируемости всего процесса и каждой из его составных частей.