Пользовательский интерфейс Word

Окно Microsoft Word имеет стандартный интерфейс Windows-приложения. Верхнюю строку окна приложения занимает заголовок, содержащий кнопку системного меню, название приложения и кнопки быстрого управления состоянием окна. Если окно документа развернуто, то название документа располагается в строке заголовка приложения. Свернутое или восстановленное окно имеет собственную строку заголовка, и имя документа в этом случае записано в нем. Ниже строки заголовка окна программы (первичного окна) есть строка управляющего меню, содержащая пункты управляющего меню и, в случае если окно документа развернуто кнопку системного меню окна документа, кнопки быстрого управления состоянием развернутого окна документа.

Если окно документа (вторичное окно) восстановлено или свернуто, то оно имеет собственную строку заголовка с кнопкой системного меню документа, названием документа и кнопками быстрого управления состоянием окна. Окно документа не имеет строки управляющего меню.

Под строкой системного меню находятся панели инструментов с кнопками, дублирующими наиболее часто используемые команды управляющего меню. Ниже начинается рабочее поле документа в виде листа бумаги, на котором вертикальной чертой отмечено место ввода очередного символа – точка вставки (курсор). Слева и сверху рабочего поля, могут быть координатные линейки, а справа и внизу – линейки прокрутки. Нижнюю часть окна приложения занимает строка состояния, содержащая данные, полезные при навигации по документу.

Справочная система Word

Текстовый процессор Word имеет обширную справочную систему, причем справка предоставляется в нескольких видах:

- постоянная выдача советов и рекомендаций системой Помощник;

- поиск информации в справочной системе, выбирая темы из:

- содержания;

- предметного указателя;

- поиск справки по ключевому слову или фразе;

- подсказка о названии кнопок панелей инструментов.

Вызов справочной системы происходит при выборе любой команды из пункта меню?. Кроме этого существует система контекстной справки об элементах диалоговых окон, вызываемой кнопкой? в строке заголовка диалогового окна. К указателю мыши добавляется знак? и щелкнув по интересующему элементу диалогового окна появится подсказка о назначении и возможных действиях с этим элементом в данный момент.

Предупреждение!

Справочная система очень обширна, и пользоваться ей следует при наличии достаточного количества свободного машинного времени.

В целом, для начального знакомства с Word достаточно запустить приложение Помощник.

Структура документа

Текст вводится в документ посимвольно с помощью клавиатуры. Символы появляются слева от точки вставки – курсора, а сам курсор при этом смещается вправо. Каждый символ занимает одно знакоместо (в т.ч. и символ пробела). Из символов формируются слова, из слов – строки. Особенность ввода текста в Word`97 заключается в том, что процессор автоматически переводит точку вставки на следующую строку при заполнении текущей.

Символ – минимальная единица текста.

Следующей структурной единицей является абзац. Абзац формируется при нажатии клавиши Enter. При этом точка вставки принудительно переводится на новую строку. При формировании абзаца (т.е. при нажатии клавиши Enter) в текст добавляется непечатаемый символ абзаца. Этот символ устанавливается в конце абзаца и содержит информацию о параметрах текста в абзаце.

Абзацы объединяются в разделы. Раздел – это своего рода документ в документе. Раздел формируется специальной командой Вставка ® Начать новый раздел и позволяет разделить документ на части имеющие свои собственные и независимые один от другого параметры текста.

Наибольшим приоритетом пользуется документ. Документ объединяет в себе все предшествующие структуры, поэтому действия применимые к документу в целом, распространяются и на них.

Страница

Текстовый документ, как правило, предназначен для печати на листах бумаги, поэтому вид документа в электронном варианте организован аналогично. Т.е. на экране видна часть страницы. Различают физическую и логическую страницы.

Физическая страница имеет некоторый стандартный размер, например 210 х 297 (формат А4).

Элементы физической страницы.

- логическая страница;

- поля;

- колонтитулы.

Логическая страница образуется на поле физической, с учетом установленных пользователем границ. Данные размещаются в поле логической страницы. Количество данных определяется плотностью печати (количеством знаков в строке) и интервалом между строками, измеряемыми в пунктах.

При заполнении одной страницы, текстовый процессор автоматически добавляет в документ новую страницу, выполняет мягкий переход. Жесткий переход происходит при подаче команды Вставка ® Разрыв ® Новую страницу. В этом случае, даже если страница заполнена частично, в документ будет добавлена новая страница, а предыдущая завершится непечатаемым символом Разрыв страницы. Существует также функция запрета разрыва страниц. Например, чтобы определенная часть текста не перемещалась на следующую страницу, нужно перед этим текстом поставить команду запрета разрыва.

Колонтитулы представляют собой специальное поле, размещаемое, как правило, в верхнем и нижнем полях страницы, содержащее различные объекты, повторяющиеся на каждой странице, например номера страниц.

Принципы обработки текстов

Целью обработки любого текста является придание ему некоторого вида, облегчающего восприятие информации и подчиненного общепринятым правилам и стандартам.

Форматирование – придание документу определенной формы.

Форматированию подвергаются все структурные единицы документа – от символа, до всего документа. Форматирование выполняется с помощью пункта меню Формат. Для каждой структурной единицы документа используются специальные команды. Например, для форматирования символов шрифта командой Формат ® Шрифт вызывается диалоговое окно для установки параметров символов, а для форматирования абзаца есть команда Формат ® Абзац. Остальные команды пункта меню Формат применимы как к разделам или всему документу, так и к отдельным элементам текста. Исключением является команда Параметры страницы расположенная в пункте меню Файл. Этой командой вызывается диалоговое окно общих параметров для документа. Например, размер и ориентация бумаги, величина полей.

Примечание.

Поля удобно устанавливать с помощью мыши, перемещая границы поля в нужном направлении.

Команды форматирования применимы:

- шрифт – к выделенным символам (если нет выделенных символов, то форматирование будет применено ко вновь вводимым символам, т.е. по умолчанию);

- абзац – к выделенному или текущему абзацу (текущим называется абзац, в котором находится точка вставки – курсор;

- параметры страницы – ко всему документу.

Возможности форматирования:

- шрифт – тип, размер, начертание, подчеркивание, цвет, а также различные спецэффекты для символов шрифта;

- абзац – выравнивание, отступы, интервалы, а также функции управления разрывом абзаца при переходе на другую страницу.

Принцип форматирования

Выделить (обособить) объект, над которым будут выполняться действия, а затем выбрать команду.

Стили форматирования

Внешний вид и оформление документа может быть выдержано в некотором едином стиле. Т.е. некоторые элементы текста могут иметь одинаковый формат. Например, все заголовки в документе имеют курсивное начертание и выровнены по центру, а текст абзаца выровнен по ширине, имеет отступ первой строки и символы обычного начертания и т.д. В этом случае для форматирования этих элементов удобно применить стиль.

Стиль – это образец формата абзаца.

Применение стиля – процедура форматирования абзаца в соответствии с образцом-стилем.

Стиль применяется ко всему абзацу целиком.

Технология применения стиля.

1 Выделить объект.

2 Выбрать стиль из списка стилей.

Список стилей находится в панели инструментов "Форматирование" в виде поля выбора из списка.

Помимо имеющихся в поле списка стилей, можно создать собственный стиль и в дальнейшем использовать его для форматирования.

Технология создания стиля “по образцу”:

1 Отформатировать абзац-образец;

2 Щелчком в поле выбора по названию стиля, выделить его;

3 Ввести с клавиатуры название нового стиля и нажать Enter.

Использование шаблонов

Для унификации структуры и внешнего вида документов используются стандарты.

Шаблон – инструмент стандартизации документов.

Шаблоны позволяют составлять и хранить универсальные бланки форматирования документов различного типа: обложка, письмо, ведомость и т.п. Составной частью шаблона являются стили, определяющие внешний вид символов и абзацев. При составлении документа, сначала вызывается шаблон соответствующего типа, а затем заполняется. Шаблоны хранятся в папке шаблонов, в файлах с расширением.dot. При запуске Word, автоматически создается документ на основе шаблона Normal.dot. Создать документ на основе другого шаблона можно вызвав командой Файл ® Создать диалоговое окно Создание документа, в котором будут предложены различные шаблоны.

Режим структуры документа.

Рассмотренный минимальный набор средств текстового процессора Word, позволяет создать и оформить документ. Следующей ступенью является овладение средствами Word по созданию структурированных документов.

Структурирование – объединение данных в группы по какому-либо признаку.

В Word, в роли такого признака выступают стили форматирования. Например, документ выглядит хорошо, если он имеет заголовки, выровненные по центру и выделенные отличающимся от основного текста шрифтом.

В документах, состоящих из значительного количества страниц, вручную, одинаково отформатировать заголовки представляет весьма сложную задачу. Для выхода из положения, каждому из видов форматирования назначают свой стиль. Таким образом, все заголовки объединяются по признаку стиля форматирования Заголовок, все списки – по признаку Список, текст абзаца – по признаку Основной текст и т.д. Структурированный с помощью стилей форматирования документ удобно обрабатывать в режиме отображения структуры документа (Вид ® Структура). В этом режиме можно отобразить как весь текст документа, так только некоторые его элементы. Например, можно показать только заголовки первого уровня (стиль Заголовок 1) или заголовки первого и второго уровней (Заголовок 1 и Заголовок 2). Слева от элемента в режиме структуры расположены знаки + и -. Знаком + обозначаются такие элементы, которые имеют подчиненные структуры текста. Щелчком по знакам в левом поле, можно скрывать или отображать соответствующий ему элемент документа.

Возможности обработки структурированных документов позволяют создавать документ из текста, находящегося в разных файлах и объединяя их в главном документе.

Главным называется документ, с которым связаны документы, находящиеся в других файлах и образующие в главном – один составной документ.

Пример: Документы, содержащие как текст, так и графику удобно обрабатывать, если они имеют небольшой, в пределах 1 п.л. (20-22 стр.) объем. Дипломная работа имеет объем 80-100 стр., поэтому при написании всего текста в одном файле, такой документ будет дольше загружаться в оперативную память и вообще будет неповоротлив. Но эта дипломная работа включает 5 разделов, которые можно сохранить в отдельных файлах и управлять ими с помощью главного документа.

Сервисные функции Word

Текстовый процессор Word`97 предоставляет пользователю богатые функции сервиса. Одной из наиболее удобных, является проверка правописания слов.

Проверка правописания выполняется специальными программами (Speller/checker). Эти программы проверяют не только правописание, но и склонение, спряжение, пунктуацию и даже стиль.

Принцип проверки.

Слово сопоставляется с его написанием в словаре и в случае несоответствия – помечается как ошибка (подчеркивается красной волнистой линией). В режиме исправления ошибки, слово выводится в диалоговом окне и приводится список возможных вариантов его замены.

Возможные действия:

- заменить слово с ошибкой на предложенное;

- пропустить ошибку;

- добавить правильно написанное, но выделенное как ошибочное слово в словарь Word.

Грамматические ошибки выделяются зеленой волнистой линией, а при исправлении таких ошибок, выводятся рекомендации по их устранению.

Очень удобной сервисной функцией текстового процессора Word является автоматическая расстановка переносов слов. Режим автоматической расстановки переносов включается и выключается в диалоговом окне, вызываемым командой Сервис ® Язык ® Расстановка переносов. Слова автоматически разделяются на слоги в соответствии со словарем Word и устанавливаются мягкие переносы, которые при изменении места разрыва переносимого слова, могут перемещаться. Ввод текста в режиме автоматического переноса слов обеспечивает равномерное заполнение строк символами.

Поиск и замена текста

Режим поиска и замены позволяет найти в документе некоторый текстовый элемент и вывести на экран часть документа, в которой он обнаружен. Этот элемент может быть заменен на другой, заданный пользователем.

Различают:

- одноразовую и глобальную замену;

- автоматическую и ручную замену.

Существует еще один вариант замены – автозамена.

Автозамена – изменение произвольного, определенного заблаговременно символа на другой символ или символы, которые также определены раньше. Команда Сервис ® Автозамена вызывает диалоговое окно, позволяющее просмотреть уже существующий список автозамен и назначить новый автозаменяемый элемент.

Оформление таблиц

Таблица – вид форматирования документа, подчиненный специальным правилам.

Под таблицей в Word понимается группа ячеек, состоящая как из одной, так и из нескольких ячеек, образованных пересечением строк и столбцов таблицы. Таблица предназначена для структурирования данных с целью облегчения их восприятия.

Минимальная учетная единица таблицы – ячейка. Ячейка может содержать символы, абзацы, элементы форматирования, графику и др. данные. В целом, отдельная ячейка таблицы ведет себя как миниатюрный лист. Т.е. символы в ячейке можно отформатировать любым способом, содержащимся в арсенале Word. В документе можно разместить как пустые ячейки таблицы, а затем их заполнить, так и оформить существующий текст в виде таблицы.

Добавление таблицы в документ осуществляется несколькими способами:

- разбиение пустой сетки таблицы при помощи команды Добавить таблицу пункта меню Таблица или нажав на одноименную кнопку панели инструментов “Стандартная”. В любом случае необходимо определить количество столбцов и строк, добавляемой таблицы.

- рисование таблицы при помощи кнопок панели инструментов “Таблицы и границы”.

- преобразование существующего текста в таблицу.

После того, как таблица добавлена в документ, в большинстве случаев необходимо выполнить ее форматирование и модификацию. Поскольку таблица это специальный формат, то ей сопоставлены свои специальные непечатаемые символы форматирования, а именно в каждой ячейке присутствует символ ¤. Появляется этот символ при добавлении новых ячеек, а удаляется специальной командой. Удалить строки, столбцы или ячейки, вместе с подчиненной ему ячейкой.

Форматирование таблицы состоит из двух этапов.

Разметка структуры таблицы:

- изменение размеров ячеек (высоты и ширины);

- объединение выделенных ячеек;

- разбиение выделенной или текущей ячейки;

- добавление строк и столбцов.

Форматирование вида и содержимого ячеек.

- выбор типа линий границ;

- выбор типа и узора заливки (закраски) ячеек;

- форматирование содержимого ячеек.

К дополнительным видам форматирования относится добавление заголовков и номеров таблиц.

Форматирование некоторых элементов, в т.ч. и ячеек таблиц предусматривает выделение этих элементов. Выделений ячеек таблицы выполняется аналогично выделению текста документа (посимвольное). Но существуют еще и специальные приемы выделения элементов таблицы (поячеечное).

Выделение:

- ячеек происходит при щелчке мышью в области выделения ячейки (нулевой границы внутри ячейки);

- строк – слева от строк таблицы;

- столбцов – над таблицей у верхней границы (указатель примет вид черной стрелки, направленной вниз);

- всей таблицы – у левого верхнего угла таблицы (указатель примет вид черной стрелки, направленной вниз).

Эксперимент.

Одним из способов добавить таблицу в документ.

Установить тип линий границ в режим - нет линий.

Яркие линии границ ячеек таблицы превратятся в блеклые серые линии, так называемую сетку таблицы.

Сетка – это непечатаемый символ, содержащий формат структуры таблицы.

Сетка отображается в обычном режиме форматирования документа. Скрыть линии сетки можно одноименной командой из пункта меню Таблица. Скрыв линии сетки, таблица не будет удалена из документа, а форматирование таблицы усложняется. Вновь показать линии сетки можно командой Отобразить линии сетки из пункта меню Таблица.

Выводы.

Таблица – это специальный формат.

Формат таблицы сохраняется в непечатаемых символах ¤ - формат содержимого ячейки.

Сетка формат структуры таблицы.

Команды для обработки таблиц расположены в пункте меню Таблица на панели инструментов “Таблицы и границы”. Некоторые командные кнопки дублируются на панелях инструментов “Стандартная” и “Форматирование”.

Обрамление

Формат – таблица не следует путать с форматом обрамление – установкой различного вида рамок на странице.

Вставка объектов