Заглавная страница Избранные статьи Случайная статья Познавательные статьи Новые добавления Обратная связь КАТЕГОРИИ: АрхеологияБиология Генетика География Информатика История Логика Маркетинг Математика Менеджмент Механика Педагогика Религия Социология Технологии Физика Философия Финансы Химия Экология ТОП 10 на сайте Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрацииТехника нижней прямой подачи мяча. Франко-прусская война (причины и последствия) Организация работы процедурного кабинета Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний Коммуникативные барьеры и пути их преодоления Обработка изделий медицинского назначения многократного применения Образцы текста публицистического стиля Четыре типа изменения баланса Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву Мы поможем в написании ваших работ! ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?
Влияние общества на человека
Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации Практические работы по географии для 6 класса Организация работы процедурного кабинета Изменения в неживой природе осенью Уборка процедурного кабинета Сольфеджио. Все правила по сольфеджио Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления |
Тема 7. Информационно-справочные документыИнформация о фактическом состоянии дел в системе управления находится в информационно-справочных документах. Документы этой группы играют служебную роль: они не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, но сообщают сведения, побуждающие принимать управленческое решение. Особенность этих документов заключается в том, что они идут снизу вверх: от исполнителей к руководителю структурного подразделения, от руководителя структурного подразделения к первому руководителю, от руководителя организации в вышестоящую организацию. Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах. Протоколы оформляются на основе черновых записей, диктофонных и видеозаписей. Ответственность на ведение протокола лежит на секретаре собрания (совещания, встречи и т.п.). Виды протоколов: 1. Полные: подробная запись всех выступлений. 2. Краткие: запись только ФИО выступающих и краткая запись о теме их выступления. Оформляется на общем бланке организации или специальном бланке протокола. Реквизиты: - наименование организации - наименование вида документа - дата и номер документа (дата проведения совещания) - заголовок (ответ на вопрос «чего?» или «кого?») - подписи председателя и секретаря собрания. Текст состоит из двух частей: вводной и основной. План вводной части: - должность и ФИО председателя - должность и ФИО секретаря - общее количество присутствующих или их ФИО (если больше 15 чел., то прилагается список) - повестка дня в именительном падеже Фамилии присутствующих указываются в алфавитном порядке с указанием должности. Основная часть состоит из разделов: - СЛУШАЛИ: ФИО и должность выступающего, тема выступления (или краткое изложение) доклада, отметка о приложении доклада; - ВЫСТУПИЛИ: ФИО, должность, содержание вопросов и предложений; - РЕШИЛИ: принятое решение, сформулированное четко, лаконично, чтобы не возникло двоякого толкования. Протокол подписывает председатель и секретарь. Протокол может быть утвержден руководителем организации (в зависимости от важности). Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Акты составляются комиссией (не менее 3-х человек). Акт может содержать выводы, рекомендации и предложения. Оформляется на общем бланке предприятия. Реквизиты: - наименование организации - наименование вида документа - дата и номер документа - заголовок - место составления документа (структурное подразделение) - гриф утверждения. Текст состоит из 2-х частей: вводной и основной. План вводной части: - основание (распорядительный или нормативный документ) - состав комиссии (председатель и члены комиссии по иерархии должностей) План основной части: - суть проделанной работы - срок - установленный факт - выводы и предложения. В конце акта указывается количество экземпляров и их местонахождение: Составлен в количестве 2-х экз.: 1-ый экз. – в канцелярию 2-ой экз. - …………………… Подписывают акт члены комиссии: Председатель И.О. Фамилия Члены комиссии:
Докладная записка – документ, адресованный руководителю организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Обычно в докладной записке информируют руководство об имевших дело событиях, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решений. Оформляется на бумаге формата А4. Реквизиты: - наименование организации - наименование структурного подразделения - наименование вида документа - дата и номер документа - адресат - заголовок (о чем?) - текст - подпись автора.
Текст может состоять из двух или трех частей: 1. Причины, факты, события, побудившие к написанию докладной записки. Обычно начинается со слов: «Довожу до Вашего сведения….» 2. Анализ ситуации и варианты решений (к чему приводит и что можно сделать?) 3. Просьба или предложение. Подписывает документ автор. Предложение – служебный документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащий перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляется аналогично докладной записке, но по заданию руководства. Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Составляется обычно по вопросам материально-технического, информационного и хозяйственного обеспечения. Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу. Реквизиты: - наименование структурного подразделения - наименование вида документа - дата и номер документа (номер присваивается при регистрации документа) - заголовок - адресат - текст - подпись. Текст состоит из двух частей: - факты, послужившие поводом для написания объяснения - причины, объясняющиеся сложившуюся ситуацию. Подписывается автором. Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справка отражает основную деятельность организации или подтверждает сведения биографического характера, поэтому справки могут быть двух типов: служебная и личная. Внешние служебные справки оформляются на бланке предприятия, а внутренние – как докладная записка. Заголовок отражает период времени, к котрому относятся сведения. Заголовка может и не быть. Текст обычно состоит из одной или двух частей: - факты, послужившие поводом предоставления справки - существо вопроса. Справка может содержать пункты, перечень, таблицу, график и т.п. Внешние справки подписывает первый руководитель или его заместители и главный бухгалтер (финансовые справки). Справки личного характера подписываются первым руководителем и начальником отдела кадров. Оформляются на формате А5 (бланк предприятия) и заверяются печатью.
Вопросы для самоконтроля: 1. Какую функцию выполняют информационно-справочные документы? 2. Какие составные части содержит текст протокола? 3. В каком случае составляется акт? 4. Ч то общего между докладной, служебной и объяснительной запиской? Чем они отличаются?
|
||
Последнее изменение этой страницы: 2016-12-30; просмотров: 270; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы! infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 3.137.220.120 (0.003 с.) |