Тема 2. Делопроизводство как отрасль деятельности

Управленческий процесс в любой сфере жизни сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для принятия управленческих решений. Каждое управленческое решение – это новая информация, предназначенная для использования.

Информация – это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах незавитимо от формы их представления.

Документ – это информация, зафиксированная на материальном носителе с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Запись информации на различных носителях по определенным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Виды документов по происхождению:

1. Личный документ – документ, созданный лицом вне сферы профессиональной деятельности.

2. Официальный документ – документ, созданный физическим или юридическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Официальный документ имеет юридическую силу. Юридическая сила документа – это свойство документа, сообщаемое ему действующим законодательством и установленным порядком.

Функции документов доказывают важность роли документов в жизни общества и поэтому законодательство устанавливает обязательность создания документов (ст.5 и ст.8 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»).

Документы – это материальные объекты, при работе с которыми необходимо выполнять много различных действий: создание и оформление, организация их движения и обработки, систематизация и хранение документов и т.д.

Делопроизводство (документационное обеспечение управления) – это:

-совокупность всех действий при работе с документами;

- это специальная отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами

Все документы делятся на группы в соответствии с функциями, которые они выполняют и оформляются по единым требованиям, образуя определенную систему. Все системы документации создаются по единым правилам и требованиям.

Унификация документов – это процесс приведения документов к оптимальному единообразию по составу, вида и формам. Унификация позволяет:

- совершенствовать форму и содержание документов;

- устранять дублирование информации;

- сокращать количество и разновидности документов;

- снижать трудозатраты на обработку документов.

В сфере управления документы систематизированы в унифицированные системы, которые включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД):

- унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

- унифицированная система банковской документации;

- унифицированная система документации по труду;

- унифицированная система внешнеторговой документации и т.п.

Каждая УСД имеет свою специфику, и работа с ними регламентируется соответствующими нормативными документами: стандартами и инструкциями.

Стандартизация документов – это деятельность по достижению оптимальной степени упорядочения документов по содержанию и форме в рамках одной УСД.

Документы, входящие в УСОРД, являются основой деятельности любого предприятия. Они фиксируют все необходимые сведения для выполнения управленческих функций. Для обработки этих документов создаются специальные службы – службы документационного обеспечения управления.

Служба ДОУ – этот обобщенное понятие, применяемое для обозначения структурного подразделения, отвечающего за оформление и обработку организационно-распорядительных документов.

 

Вопросы для самоконтроля:

1. Что такое документ?

2. Каковы функции документа?

3. В каком случае документ обладает юридической силой?

4. Что дает унификация документов?

5. Что такое делопроизводство?

6. Каково значение документационного обеспечения управления в деятельности любого предприятия?

Тема 3. Общие требования к оформлению документов

Размер бумаги

Формат	Размер	Назначение
А 3	297 Х 420 мм	Для схем, диаграмм, таблиц, приложений
А 4	210 Х 297	Все ОРД
А 5	148 Х 210	Справочные документы, информационные документы

 

Размер полей: верхнее, левое, нижнее – 20 мм. Правое поле – 10 мм.

Оформление дат:

1. Цифровой способ: арабскими цифрами, отделенными точками, без переноса в следующем порядке: число, месяц, год. Например, 08.09.2010.

2. Словесно-цифровой: 08 сентября 2010 год.

3. Обозначение срока, начинающегося в одном году, а заканчивающегося в следующем, пишутся через косую черту: 2009/2010 учебный год.

Если в документы указывается только год, то слово «год» пишется полностью, если называется и месяц, и число, что слово «год» можно сокращать (г.).

Сокращения слов:

1. В документах можно использовать только общепринятые сокращения.

2. В тесте нельзя употреблять в одном случае сокращение, а в другом написать полностью.

3. Если в тексте используется специальное сокращение, то сначала оно записывается полностью, а в скобках указывается сокращение.

4. При написании адреса слово «город» сокращается «г.» Буква г. не ставится перед словами «Москва», «Санкт-Петербург» и перед названиями городов, в составе которых есть корень «город» (Новгород).

Написание чисел:

1. Многозначные числа группируются справа налево по три: 1485360 – 1 485 360.

2. Числа в обозначении технических устройств не группируются. Если в таких обозначениях цифра предшествует букве, то число записывается без интервалов: токарный станок типа 1К63М. Если сначала идет буква, а потом цифра, то между буквой и цифрой ставится дефис: ТУ-134.

3. Номера телефонов разбиваются на группы и записываются без дефиса: 365 88 82.

4. Простые дроби записываются через косую черту: ½.

5. При написании адреса знак № не употребляется. Если в адресе есть номер корпуса, то он записывается через косую черту с номером дома. Если в номере дома есть буква, то она записывается рядом с номером дома без интервала и строчная. Номер квартиры или офиса записывается через дефис.

6. Порядковые числительные, обозначенные арабскими цифрами, записываются с падежным окончанием: 3-й километр. Если числительное обозначено римскими цифрами, то падежного окончания нет. Приблизительные числа записываются словами: около сорока тонн. Если арабская цифра входит в состав прилагательного, то она записывается через дефис: 5-этажный дом.

Язык служебных документов – это разновидность официально-делового стиля современного русского языка, используемого для составления документов. Особенности языка документов:

1. Точность и ясность языка достигается тщательным подбором слов; использованием терминов и слов, не допускающих различного толкования; использованием прямого порядка слов в предложении.

2. Лаконичность предусматривает не только краткость, но и четкость изложения без ненужных деталей, повторов и без многословности. Обычно текст делового документа не превышает одной страницы.

3. Убедительность достигается наличием достоверной информации; наличием веских аргументов; логическим порядком изложения; ссылкой на нормативные документы и безупречной формулировкой с точки зрения юриспруденции.

4. Нейтральность тона предусматривает: изложение текста от 3-го лица; использование безличных предложений; отсутствие экспрессивной и оценочной лексики.

5. Употребление стандартных оборотов (клише) дает возможность автору документа оперативно составлять его, а адресату облегчает восприятие документа.

6. Использование общепринятых сокращений уменьшает объем документа и упрощает восприятие информации.

 

Вопросы для самоконтроля:

1. Каковы основные требовании я к языку официального документа?

2. При каких условиях возможно употребление в тексте документа сокращенных слов?

3. Назовите основные правила написания чисел и дат в документе.

 

 

Тема 4. Реквизиты документа

Реквизит документа – это обязательный элемент любого официального документа, позволяющий идентифицировать документ. Состав и правила оформления реквизитов документа определен стандартом ГОСТ Р 6.30-2003.

Герб РФ 02 Герб субъекта РФ

Данные реквизиты находятся по центру на верхнем поле документа с отступом от края 3 мм. Использовать гербовые знаки могут только те организации, которые указаны в Положении о гербе РФ, утвержденном Указом Президента РФ от 30.11.2003 № 2050.

Если на бланке используется герб субъекта РФ, то над ним обязательно указывается название государства.