Особенности составления делового письма зарубежным партнерам.

Стандарты международной организации по стандартизации (ИСО) на оформление переписки.

Деловые отношения с зарубежными странами сегодня стали уже привычными, поэтому при приеме на работу многие российские организации требуют от своих будущих сотрудников знания двух или более иностранных языков.

Самым распространенным языком международного общения является английский, и большинство людей в состоянии прочитать письмо, написанное по-английски. Большая часть зарубежной переписки посвящена продажам и покупкам, импорту и экспорту. Международным письмам придается важное значение, так как через них устанавливаются и развиваются надежные деловые связи.

При подготовке международных служебных писем необходимо придерживаться единых правил оформления и обработки деловой документации. Эти правила выработаны национальными службами стандартизации в рамках Международной организации по стандартизации – ИСО (InternationalOrganizationforStandardization, ISO). В настоящее время в этой организации представлены национальные органы 130 государств.

Терминологию в области документации на международном уровне регламентируют стандарты ИСО серии «Документация и информация» (ИСО 5127‑1: 1983, ИСО 5127‑2: 1983, ИСО 5127‑3: 1988 идр.).

СтандартамиИСОопределеныобщиеправилаподготовкииоформлениядокументов, втомчислестандартамиустановлены:

1) форматы бумаги, используемой для документов (ИСО 216: 1975);

2) межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979);

3) формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990).

Реквизиты международных писем:

1.Сведения об отправителе: наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и т.д.

2. Ссылка на индексы отправителя

3. Дата

4. Внутренний адрес (включающий наименование получателя письма и его почтовый адрес)

5. Указание на конкретное лицо «К сведению»

6. Вступительное обращение

7. Заголовок

8. Основной текст

9. Заключительная формула вежливости

10. Подпись

11. Указание на приложение

12. Указание на рассылку копий данного письма

При построении бланков международных писем исходный интервал между строками рекомендуется делать равным 4,233 мм, исходный горизонтальный шаг письма - 2,54 мм. По вертикали текстовая область разделяется на графы, по горизонтали - на колонки. Текстовая область документа формата А4 имеет 72 исходных горизонтальных шага (72х2,54 мм = 183 мм), разбитых на восемь колонок по девять шагов.

Текстовая область включает следующие поля (зоны): поле сведений об отправителей документа (issuerfield), поле ссылок (referencefield) и поле адреса (addressfield).

Поле адресата стандартами ИСО предназначено для указания одного или двух адресатов, в российском стандарте (ГОСТ Р 6.30-97) предусмотрено указание от одного до четырех адресатов.

В международных письмах адрес на бланке размещают в соответствии с ИСО 11180: 1993.

Поле ссылок предназначено для наименования документа, кода документа, даты и др.

На поле сведений об отправителе документа указывается его наименование, при необходимости - подразделение или лицо, имеющее отношение к документу.

Дополнительные сведения об отправителе (почтовый адрес, номер телефона, факса, телеграфный адрес и т.д.), которые нельзя поместить в соответствующем поле, могут быть размещены в нижней части бланка. В российском письме в соответствии с нашим ГОСТ Р 6.30-97 эти сведения помещаются только в верхней части бланка.

Реквизиты международного письма:

Письма, используемые в практике общения зарубежных организаций, могут включать следующие реквизиты:

1) сведения об отправителе (IssuerField) – наименование организации, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса, тел факса и т. д.;

2) ссылки на индексы отправителя (ReferenceLine);

3) дату (date);

4) «внутренний адрес» (InsideAddress), включающий наименование получателя письма (лицо, организация) и его почтовый адрес;

5) указание на конкретное лицо «К сведению» (AttentionLine);

6) вступительное обращение (Salution);

7) заголовок к тексту (SubjectLine);

8) основнойтекстписьма (Body of the Letter);

9) заключительная формула вежливости (Complementaryclose);

10) подпись (Signature);

11) указание на приложение (Enclosure);

12) указание на рассылку копий данного документа (CCNotation).

Сведения об отправителе. На бланке письма организации указывают наименование организации, ее товарный знак, почтовый и телеграфный адрес. Под наименованием организации может указываться род ее деятельности. Например, фирма BRM, занимающаяся совершенствованием работы с деловой документацией, указывает на бланке: «Хранение и управление информационными потоками».

Ссылки на индексы отправителя. В зарубежной практике в письме приводятся его поисковые признаки – цифровые или буквенные обозначения составителя письма, машинистки, отдела, фирмы, номера дела и др. Например:453/12, где 453 – порядковый номер письма, а 12 – номер дела.

Ссылка может иметь такой вид:

• Inyourpleasereferto Е1/КД/15621) (В Вашем ответе просим ссылаться на Е1/КД/15621);

• Kindly mention Ex 16/1716 in your reply (Просим 16/1716 вВашемответе).

Дата письма проставляется обычно в верхней правой части бланка. Определенные сложности могут возникнуть при цифровом написании даты. Стандарт ИСО 8601: 1898 рекомендует цифровое оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день. Например:2000.04.01. Из-за различия между английской и американской традициями цифрового написания даты могут возникать ошибки при ее толковании. Так, дата 06.07.2000 в Великобритании будет восприниматься как 6 июля 2000 г., а в США – как 7 июня 2000 г.

понимание даты обеспечивает ее словесно-цифровое оформление. Например:10 June 2000 (10 июня 2000).

К традиционным британским способам относятся следующие варианты оформления даты: 20 Feb. 2000; 20 February 2000. В американской традиции принята иная последовательность элементов даты: February 20, 2000. Названия месяцев на английском языке пишутся с заглавной буквы.

Адресат («внутренний адрес»). Почтовый адрес должен быть написан компактно, без промежутков между буквами и без подчеркивания элементов слов. Рекомендуется писать заглавными буквами название местности, учреждения, осуществляющего доставку, и страну назначения.

Строки адреса должны быть выровнены с левой стороны.

Количество знаков в строке в почтовом адресе не должно превышать 30. Адрес, содержащий более 30 знаков в строке, можно написать, используя меньший шаг письма.

Для написания полного почтового адреса частных лиц используются следующие элементы:

1 ) наименование адресата (указание семейного положения или титула лица). Например: мистер, мисс, миссис, Его Святейшество, Его Превосходительство, Ее Величество;

2) имя (имена), фамилия, приставка к имени:

• имена (прозвища, особенные имена) в сочетании с фамилией для различения лиц в семье (например, Джон, Майкл, Дуди, Милли);

• фамилия семьи (слово или группа слов), используемая для обозначения семьи (например, Райдер, Смит, Чизмен);

• приставка к имени, например, старший, младший;

3) занятие, функция, по адресу (через):

• определенное занятие (например, инженер, судья, нотариус;

• по адресу (через) – указывается связь с другим лицом или учреждением (например,по адресу Эйси Браун Бовери; по адресу семьи Смит);

4) пункт доставки:

• вид улицы (бульвар, авеню, дорога, площадь и т. д.);

• название улицы (например, Станционная авеню; Станционная улица, Станционная площадь, станция Виктория, станция Лайм-стрит);

• идентификационный номер на улице; номер подъезда или здания, этажа и квартиры (например,27/307, подъезд № 27, 4‑йэтаж, квартира№ 7);

• название дополнительного адресного компонента, относящегося к зданию, кварталу, башне, комплексу и т. д.;

• название села, местечка, деревни, квартала, региона (Ткхилл, Доклендз, Ерлхэм, Кэдмен, Сохо);

• почтовый ящик и номер (для обладателя ящика);

• общая доставка;

5) почтовый код или номер почтового маршрута, местность, наименование учреждения, осуществляющего доставку:

• почтовый код, который обычно используется для итоговой сортировки местным или региональным узлом доставки. К этим кодам могут добавляться другие цифры или буквы (например,750 15; ВН2 120);

• номер почтового маршрута, код, включающий несколько цифр и/или букв, указывающих маршрут для направления почты к месту назначения (например,67 – дорога Беллин-зона Аироло; К1А – отправка на сортировочный участок);

• название учреждения доставки, название учреждения, ответственного за доставку почтового отправления адресату в место назначения (например, Берн 31 (почтовый ящик));

6) название территории или провинции т/или название страны:

• название региона, графства, района, кантона и т. д. (например, Техас, Йоркшир, Уэльс);

• название страны назначения (например, Швейцария, Франция, Великобритания, США).

Ниже приведены примеры написания адресов частных лиц:

Mr. Walter EGGERS

3040 Idaho Ave NW Apt #621

WASHINGTON D.C. 20016

USA

MR. Adam SIMPERINGHAM

37 Franklin Road

Freemans Bay

AUCKLAND

NEW ZEALSND

Для написания полного почтового адреса юридических лиц используются следующие элементы:

1) название организации (например, NestleLtd; KodakLtd; UNESCO);

2) указание на род деятельности или изделия (например, фирма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, продажа семян);

3) название отдела или подразделения организации (например, отдел внешней торговли, отдел цветных металлов, общий отдел);

4) пункт доставки;

5) почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

6) название территории или провинции и/или название страны. Последние три элемента при написании адреса юридического лица указываются так же, как при написании адреса частного лица.

Если письмо адресуется организации, то сначала указывают ее название, затем почтовый адрес. Например:

Continental Supply Company

3 12 Sixth Avenue

New York, N.Y. 11011

USA

Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже – название фирмы, затем – почтовый адрес. Например:

Mr. G. H. Black, Chairman,

A. Smith and Ch., Ltd.

LondonSWL 75 C

England

Если адресат – мужчина, то перед его фамилией ставят сокращенное слово Mr. – от Mister («господин»). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. («эсквайр»), которое ставится после фамилии. Например:

E. F. White, Esq.

Перед фамилией следует указывать имя или инициалы. Например:

Mr. Harold Brown Mr. A. White

Если адресат – женщина, то перед фамилией ставится сокращенное слово Mrs. – от Mistress («госпожа») или слово Miss, если женщина не замужем. Например:

Mrs. RosalindaJonesMiss G. Black

Имя и фамилию лица при адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью, если в подписи стоят только инициалы, то и при адресовании нужно указывать только инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней[4].

Нередко после фамилии должностного лица сокращенно (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена. Например:

E. F. Jons, DM (DoctorofMedicine – доктормедицинскихнаук)

A. B. Smith, M.P. (MemberofParliament – членпарламента)

G. H. Dlack, K.C.V.O. (Knight Commander of the Victorian Order – кавалерорденаКоролевыВиктории).

Указание должности без фамилии лица, ее занимающего, возможно лишь тогда, когда эта должность является единственной в организации, указанной в адресате (Chairman – председатель, President – президент, председатель, ManagingDirector – директор-распорядитель, Secretary – секретарь, ChiefAccountant – главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль the (TheChairman, TheSecretary и т. д.)

Если же известны и фамилия, и должность адресата, то они указываются следующим образом:

R.S. Jones, P.C. Джонсу,

Chairman, A.Smith&Co., Ltdпредседателю компании

«A.Смит энд Ко. Лимитед»

Артикль перед названием должности в таких случаях не употребляется.

При написании почтового адреса принята такая последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны. Например:

 

«Индастриал Хаус»34–41

КрейгроудБолтон БЛ4 8ТФ

ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

Слова Street, Avenue, Place, Strasse пишутся с заглавной буквы.

Если письмо направляется в США, то после названия города дается название штата, часто сокращенное. При адресовании писем в Великобританию может быть указано графство.

Указание на конкретное лицо «К сведению». Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться в особом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует в том случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка – указание на конкретное лицо – помещается отдельной строкой под адресом. Например:

Attention: Mr. P. Cooper

или

Attention of: P. Cooper

или

For the Attention of Mr. P. Cooper

Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела, в который направляется письмо. Например:

Attention of the Sales Manager

Attention – Sales Department

 

Вступительноеобращение. В деловых письмах используются следующие обращения:

• «Уважаемые господа» – к организации в целом:

DearSirsGentlemen (вСША)

• «Уважаемый господин» – к мужчине, если неизвестно его имя:

DearSir

• «Уважаемая госпожа» – к женщине, если неизвестно ее имя:

DearMadam

• «Уважаемый г-н Смит» – к мужчине:

DearMr. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к замужней женщине:

DearMrs. Smith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к незамужней женщине:

DearMissSmith

• «Уважаемая г-жа Смит» – к женщине, если неизвестно ее семейное положение:

DearMs. Smith

• «Дорогой Джон» – к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу:

DearJohn

Менее официально выглядят обращения «Уважаемый г-н Джон» (DearMr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (DearMr. JohnSmith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например:

«О возобновлении поставок», «О заполнении договора».

Основной текст письма. Текст большинства писем состоит из трех частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н …») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается о деталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается о планах на будущее и т. д.[3].

В первой части могут использоваться следующие фразы:

… Мы пишем, чтобы узнать (навести справки) о … (… We are writing to inquire about…);

Мыпишемвсвязис … (We are writing in connection on with …);

Мыинтересуемся (заинтересованы) ихотелибыузнать … (We are interested in … and we would like to know …)ит. п.

Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться такими словами:

Мы хотим сообщить … (Wewouldadvise …);

С удовольствием сообщаю, что … (Itismypleasure …);

Имеем честь сообщить Вам, что … (We bed to inform you that …)ит. п.

Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами:

Сообщите, пожалуйста, … (Could you please tell me …);

Пожалуйста, сообщите … (Pleaseletmeknowif …); Ябылбырадузнать … (I should be glad to know if …)ит. п.

Письмо-ответ может начинаться с таких фраз:

Благодарю Вас за письмо от (дата) … (Thank you for your letter of(date) …);

МыполучилиВашеписьмо (дата) … (We have received your letter of(date) …)ит. п.

В деловой переписке используются следующие выражения благодарности и внимания:

ОченьлюбезносВашейстороны … (It is very kind of you to …);

Пишу, чтобыпоблагодаритьВасза … (I am writing to thank you very much indeed for …);

Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас … (May I take this opportunity of thanking you for …);

БлагодаримзаВашбольшойвкладв … (Thank you for contributing so much to …);

Примите, пожалуйста, моюискреннюю (глубокую) благодарностьзаВашупомощь … (Please, accept me sincere (deep) appreciation for yourhelp …)ит. п.

Извинения могут начинаться такими словами: Мы должны извиниться за … (Wemustapologisefor …); Мыизвиняемсяза … (We apologise for …);

Мы очень огорчены из-за того, что … (Weareextremelysorryfor …);

Хочу принести свои самые искренние извинения за … (I wish to offer me sincere apologies for …)ит.п.

После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводятся заключительные фразы:

БудуждатьВашответ … (I look forward to receiving your soon reply …);

Снетерпениемждуответа … (Looking forward to hearing from you …)ит. п.

В заключительной части может быть дана оценка приведенной в письме информации:

Надеюсь, что эта информация Вам поможет (I hopethatthisinformationwillhelpyou);

Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация (Please, donothesitatetocontactmeifyouneedanyfurtherinformation) и т. п.

Заключительная формула вежливости. В качестве заключительной фразы в письмах к организациям используются такие выражения:

Yours faithfully

Yours truly

Yours very truly.

Указанные фразы можно перевести как «С уважением», «Искренне Ваш», «Наилучшие пожелания».

В Англии наиболее распространенными сочетаниями вступительного обращения и заключительной формулы вежливости являются следующие:

Dear Sirs/Sir/Madam Yours faithfully

Dear Mr./Mrs./Miss/Ms Smith Yours sincerely

DearJohnBestwishes

В данных формулах заключительная фраза соответствует началу письма. Эти же формулы часто используются в письмах российских организаций.

Подпись. В письмах иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например:

YourssincerelyMr. SBasukiManager

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства. Например:

For a.Smith and Co., Ltd

D. Whith

Export Department

Перед подписью может стоять отметка «р.р.» – «за», «от имени», или «Perpro» – «по доверенности» (от латинского выражения «perprocura»). Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

Отметка о наличии приложений. В письмах зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Enclosure», если приложение одно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Например:

2 Enclosures

Возможно сокращенное обозначение: Encl. или Enc. В отметке о приложении могут быть названы документы-приложения.

Указание на рассылку копий письма. В письмах зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например:

c. c. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий» («withoutcopies»).

Постскриптум

За рубежом допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. postscriptum – «после написанного»). В конце приписки еще раз ставится подпись[3].

Оформление второго и последующих листов письма

В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма №…». Например:

ContinuationSheetNo …

Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются организация, которой оно адресуется, и дата. Например:

Mills and Green Continuation Sheet No

Messrs. A.Smith and Co., Ltd

12thMay2002

Многие британские фирмы пользуются дополнительными листами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме последней, пишется: «Continued» – или сокращенное: Cont'd (Countd), что значит «имеется продолжение».