Характеристика процессов циркуляции и переработки информации

 

Неотъемлемой частью деятельности транспорта является процесс циркуляции и переработки информации (информационный процесс). Это вызвано тем, что, во-первых, незначительная часть информации на транспорте потребляется в том виде, в котором она поступает извне или вырабатывается внутри системы; во-вторых, большая часть информации подлежит обработке, хранению, передаче, сбору, доведению до пользователя. При этом в роли предмета труда выступает информация (данные). Средствами труда выступают аппаратные и программные средства автоматизации, воздействующие на объект (предмет) труда. Поэтому информация на транспорте вместе со средствами труда считается частью средств производства, составляющих транспортный процесс.

 

Рис. 1. Организационная структура управления предприятия ТранКК-1

Характеристику процессов циркуляции и сбора информации можно выполнить благодаря анализу процесса сбора информации, анализу источников внешней информации и характеризуя передаваемые ими сведения (потребители автотранспортных услуг, конкуренты, партнеры и т.д.).

В данной главе исследуются источники внутренней информации и дается характеристика передаваемых ими сведений применительно к отделам, осуществляющим организацию доставки грузов или пассажиров.

Назначение каждого из перечисленных процессов указано в таблице.

Каждый из процессов этапов производственного цикла на транспорте обладает определенной спецификой, отражающей его функциональное содержание и определяемой предметной областью.

В результате формулируется вывод о недостатках и преимуществах процесса циркуляции и переработки информации, также особый акцент следует сделать на желательности разработки (или усовершенствовании) информационной системы.

 

Процессы циркуляции и переработки информации

Процесс	Назначение
Сбор информации	Обеспечение этапов транспортного процесса и системы управления таким объемом сведений, которые позволяют предоставить автотранспортную услугу потребителям
Передача информации	Перенос информации в пространстве
Переработка информации	Обоснование решений и целесообразных способов действий. Выработанная последовательность действий
Хранение информации	Перенос информации во времени. Обеспечивает накопление опыта, запоминание сведений о ходе предоставления автотранспортной услуги
Доведение информации до пользователя	Преобразование сведений о течении транспортного процесса и сведений, влияющих на ход этого процесса в форму, обеспечивающую оперативное и безошибочное восприятие их пользователями, и непосредственная выдача сведений пользователям

 

Предлагаемая информационная система

3.

В определении любой технологии, лежащей в основе процесса, можно выделить следующие основные элементы. К ним относится: предмет, способ и методы выполнения процесса, орудия реализации транспортной услуги, описание способов реализации услуги.

Транспортно-технологическому процессу свойственны упорядоченность и организованность, которые противопоставляются стихийным процессам. На основе приведенных общеметодических положений определим понятие «информационная система на транспорте».

Информационная система на транспорте – это, во-первых, совокупность процессов циркуляции и переработки информации и, во-вторых, описание этих процессов.

Объектами переработки и циркуляции является информация.

Целью реализации информационной системы на транспорте является повышение эффективности транспортного процесса на базе использования современных компьютеров, распределенной переработки информации, распределенных баз данных (БД), различных информационно-вычислительных сетей (ИВС) путем обеспечения циркуляции и переработки информации.

Общая структурная схема информационной системы представлена на рис.2.

Она включает комплекс взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест: АРМ отдела кадров; АРМ технического отдела; АРМ диспетчера; АРМ таксировщика; АРМ отдела эксплуатации (учёт регулярности работы); АРМ бухгалтерии; АРМ планового отдала; АРМ техника по учёту топлива; АРМ техника по учёту ходимости шин; РМ ремонтной службы; АРМ склада; АРМ администратора системы (базы данных).

Структура информационной системы и функции отдельных АРМ будут разными для различных типов учреждений (пассажирские, грузовые, таксомоторные и пр.). Однако вне зависимости от этого все рабочие места должны работать в рамках единой (локальной) сети с использованием единой базы данных. Ниже приводятся структура и основные функции каждого АРМ на примере пассажирского предприятия.

АРМ отдела кадров. Предназначен для ввода и корректировки информации о персонале предприятия (рис. 3). Здесь заполняются необходимые справочники (штатное расписание, категории работников, виды образования, структура подразделений предприятия и пр.). Персонал отдела кадров отслеживает все перемещения работников (приём, увольнение, переход в другое подразделение), а также изменение по конкретным работникам (смена места жительства, изменение классности, рождение детей и пр.) с выдачей соответствующих приказов и распоряжений. Модуль анализа кадрового состава позволяет получать оперативные данные о текучести, потребности, вакансиях, списочный состав подразделений и пр. Вся информация об изменениях кадрового состава мгновенно отражается в базе данных и становится доступной для чтения с других рабочих мест.

 

 

 

 

Рис. 2. Структура информационной системы автотранспортного предприятия

 

 

 

Рис. 3. Функциональная схема АРМ отдела кадров

 

АРМ технического отдела. Предназначен для ввода и корректировки информации о подвижном составе предприятия (рис. 4)

 

 

Рис. 4. Функциональная схема АРМ технического отдела

 

Здесь заполняются необходимые справочники (марки автомобилей, нормативы технического обслуживания и пр.). Персонал технического отдела отслеживает все перемещения автомобилей (получение, списание, перевод в другое подразделение), а также изменения по конкретным автомобилям (смена двигателя, закрепление за водителем и пр.) с выдачей соответствующих приказов и распоряжений. Модуль анализа состояния подвижного состава позволит получить оперативные данные о пробегах, возрастной структуре парка, закреплении за водителями и пр. Все данные об изменениях подвижного состава мгновенно отражаются в базе данных и становятся доступными для чтения с других рабочих мест.

АРМ диспетчера. Предназначен для оперативного планирования работы водителей и кондукторов (рис. 5). Здесь заполняются необходимые справочники (маршруты, режимная таблица, расписание и пр.). Диспетчер составляет месячный график работы линейного персонала, вносит в данный график оперативные корректировки (невыход по болезни), анализирует табели фактической работы линейного персонала, составляет суточные наряды выходов на работу. Делает оперативную корректировку нарядов, обеспечивает их печать и передачу в автоколонны. Наличие данного АРМ резко сокращает трудозатраты на обработку путевых листов, поскольку после формирования наряда плановая работа водителей автоматически заносится в базу данных.

 

 

 

 

Рис. 5. Функциональная схема АРМ диспетчера

 

АРМ таксировщика. Предназначен для ввода и обработки путевых листов (рис. 6). На данном АРМ должны обрабатываться путёвки по всем видам работ (маршрутные, заказные, хозяйственные, коммерческие и пр.). Здесь же вводится информация о полученном водителем топливе (с ведомости топливо-раздачи или с путевых листов), выручка кондукторов (с билетно-учётных или путевых листов). Кроме того, здесь оформляются сходы подвижного состава с линии, смена маршрута, замена кондукторов и др. В фоновом режиме происходит расчет отработанных часов, корректировка плановой выручки (в случае схода с линии), расчет пробегов и нормативного расхода топлива. Результаты обработки путевых листов сразу попадают в базу данных и становятся доступными для чтения с других рабочих мест.

АРМ отдела эксплуатации. Предназначен для обработки листов регулярности (рис. 7). Его наличие необходимо только на тех ПАТП, где работает система учёта регулярности. На данном АРМ обрабатывается работа только маршрутных автобусов. Он должен работать в двух режимах: расчете выполненных рейсов и регулярности только на основе СКАД отметок, ручном вводе выполненных рейсов с расчётом регулярности по СКАД отметкам (в случае нестабильной работы табло). Данный АРМ должен иметь полную стыковку с АРМ таксировщика, а вернее выполнен в двух вариантах – как самостоятельное рабочее место (только обработка листов регулярности), как элемент АРМ таксировщика.

 

 

Рис. 6. Функциональная схема АРМ таксировки путевых листов

 

 

Рис. 7. Функциональная схема АРМ обработки СКАД отметок

 

АРМ бухгалтерии. Это наиболее сложная служба (с точки зрения реализации и сопровождения) и должна состоять из комплекса самостоятельных АРМ, функционально связанных как между собой, так и с другими рабочими местами предприятия. Все бухгалтерские проводки должны фиксироваться в главной книге. Исходя из этого, в бухгалтерии должны функционировать подсистемы, представленные на рис. 8.

 

 

Рис. 8. Основные элементы подсистемы бухгалтерского учёта

 

Основные подсистемы бухгалтерии: расчёт заработной платы (все категории работников), подсистема учёта основных средств, подсистема учёта малоценных материалов, подсистема работы с банком (выписка платёжных поручений), подсистема работы с внешними организациями (поставщики запчастей, договорные работы и др.).

Подсистема расчёта заработной платы должна считывать начисления: основную зарплату, доплаты (ночные, праздничные, за работу в выходной день, за классность, за разрывной график работы, сверхурочные и пр.), премии (готовится плановым отделом), дополнительные выплаты и пр.

В качестве справочной информации бухгалтеры заносят в базу данных: праздничные и рабочие дни, начисления и удержания, таблицу настройки по справочнику начислений, справочник минимальных зарплат по месяцам, тарифов и пр. В течение месяца бухгалтеры обрабатывают только больничные листы, отпуска и начисляют зарплату уволенным работникам, корректируют табели выходов для служащих. Расчёт зарплаты выполняется раз в месяц, после чего делается распечатка нужных выходных документов (кассовых ведомостей, расчётных листков и пр.).

Учёт основных средств сводится к формированию необходимых справочников (виды, подвиды средств, нормы амортизации и пр.). Сведения о новых основных средствах вводятся в базу данных с накладных. При необходимости в автоматическом режиме делается расчёт их износа (остаточной стоимости), а также переоценка стоимости (в случае инфляции, морального износа и пр.). При списании средств в автоматическом режиме составляются соответствующие акты. В системе присутствует модуль анализа состояния основных средств, с помощью которого можно получить любые интересующие сводки (прибытие, убытие, наличие, стоимости и пр.).

Учёт малоценных материалов сводится к формированию необходимых справочников (виды, подвиды материалов, материально ответственные лица и пр.). Сведения о малоценных материалах вводятся в базу данных с накладных (оформляется поступление на склад). При необходимости малоценные материалы передаются в эксплуатацию с указанием конкретного подразделения или лица, при этом делается расчёт их износа. При списании малоценных материалов в автоматическом режиме составляются соответствующие акты. В системе присутствует модуль анализа состояния малоценных материалов, с помощью которого можно получить любые интересующие сводки (прибытие, убытие, наличие на складе и в эксплуатации, стоимости и пр.).

Работа с банком. Любое предприятие работает с банком, соответственно должна быть подсистема выписки платёжных поручений и выполнения других проводок денежных средств. Вся эта информация должна автоматически попадать в главную книгу. В данной подсистеме ведутся свои справочники (реквизиты предприятия, банка, клиентов и пр.), выполняются проводки денежных средств с автоматической выпиской необходимых документов, имеется модуль анализа состояния счетов и движения средств.

Работа с внешними организациями. Автотранспортное предприятие имеет массу смежников и клиентов (поставщики запасных частей, топлива, резины, ремонтные заводы, заправочные станции). Ведутся работы с другими организациями по хозяйственным договорам (ремонт зданий, обслуживание линий связи и пр.). Естественно, в одних случаях возможна поставка материалов без оплаты (в долг), в других - предварительная оплата (полная или частичная). При большом количестве клиентов и поставок необходимо отслеживать движение материальных и денежных средств, эта функция выполняется подсистемой учёта работы с внешними организациями.

В системе присутствует модуль ведения основных справочников (склады, клиенты, поставщики, виды договоров и пр.). Все новые договоры вводятся в систему через соответствующий модуль, денежные проводки выполняются либо в данном АРМ, либо в АРМ работы с банком. Имеется модуль анализа состояния поставок и движения денежных средств, который позволяет выдать соответствующие выходные формы.

АРМ планового отдела. Предназначен для планирования технико-экономических показателей (ТЭП), убытков и доходов (рис. 9). Кроме того, здесь выполняется расчёт премий и анализ деятельности предприятий. Формы анализа должны формироваться по всем видам работ (маршрутные, заказные, хозяйственные, коммерческие и пр.) в разрезе всех подразделений предприятия (отработанные часы, расход топлива, фактическая выручка и пр.).

 

 

Рис. 9. Функциональная схема планового отдела

 

АРМ техника по учёту топлива. Предназначен для ввода и корректировки топливных нормативов, получения выходных форм анализа расхода топлива, ежедневного контроля правильности ввода топлива, полученного водителями, получение оперативных сведений о перерасходах. Данные о пробегах и расходе топлива формируются автоматически в ходе работы АРМ таксировщика (рис. 10).

 

 

 

 

Рис. 10. Функциональная схема АРМ техника по учёту топлива

 

АРМ техника по учёту шин. Предназначен для определения пробегов по каждой шине, установленной на автомобиле, составления заявок для отправки шин на шиноремонтные заводы, для анализа износов шин (в разрезе моделей шин, шинных заводов, маршрутов и пр.). С помощью данного АРМ возможен и анализ причин преждевременного износа шин. Здесь заполняются необходимые справочники (модели шин, шинные заводы, классификаторы причин преждевременного износа, нормы износа шин и пр.). Персонал данной службы переносит в базу данных картотеку шин, установленных на автомобиль, отслеживает все перемещения шин по автомобилям (установка, снятие) с выдачей соответствующих актов, приказов и распоряжений. Модуль разноски пробегов шин позволит делать расчёт пробега в автоматическом режиме. Модуль анализа износа шин позволит получить оперативные данные о пробегах шин, данные о причинах их преждевременного износа и пр. (рис. 11).

 

 

 

Рис. 11. Функциональная схема АРМ по учёту шин

 

АРМ ремонтной службы. Предназначен для планирования ТО-1 и ТО-2, для учёта ремонтных воздействий на автомобили (рис. 12).

 

 

Рис. 12. Функциональная схема АРМ ремонтной службы

 

Здесь заполняются необходимые справочники (виды ремонтных воздействий, нормативы трудоёмкости и простоя в ТО и ремонте, стоимости ремонта и пр.). Персонал данной службы отслеживает все перемещения автомобилей по предприятию (постановка в ремонт, перемещения по ремонтным зонам, выход из ремонта) с формированием соответствующих документов (ремонтных листов). Модуль анализа состояния подвижного состава позволит получить оперативные данные о местонахождении автомобиля, готовности к выполнению транспортной работы, о простоях в ремонте и пр. Вся информация об изменении состояния подвижного состава мгновенно отражается в базе данных и становится доступной на чтение с других рабочих мест.

АРМ склада. Предназначен для отслеживания движения запасных частей и материалов (приход, расход, остаток). Функционально он дублирует АРМ материальная часть бухгалтерии и отличается от него тем, что учёт ведётся с указанием местоположения деталей на складе. Для части предприятий (особенно если склад находится на значительном расстоянии от административного здания) данный АРМ может быть необязательным. Здесь заполняются необходимые справочники (виды материальных средств, места их хранения, группы, подгруппы деталей и пр.). Персонал склада отслеживает все перемещения запчастей по предприятию (приход, выдача водителю, передача на промежуточный склад и пр.) с формированием соответствующих документов. Модуль анализа состояния склада позволит получить оперативные данные о наличии и местонахождении запчастей, о складских остатках, о «залежалости» или дефиците материалов и пр. Вся информация об изменениях состояния склада мгновенно отражается в базе данных и становится доступный на чтение с других рабочих мест. При реализации данного рабочего места нужна чёткая согласованность функций с рабочим местом материальной части бухгалтерии (рис. 13).

Внедрение информационной системы в АТП необходимо выполнять в определённой последовательности.

На первой стадии целесообразно запускать рабочие места, обеспечивающие систему нормативно-справочной информацией, на второй - текущей (первичной) информацией, и на третьей - формирующие выходные формы.

При реализации комплексной системы предприятия в первую очередь необходимо запустить АРМ "Техотдел" и "Кадры", поскольку без сведений о подвижном составе, водителях и ремонтных рабочих и другом персонале ни одна из подсистем работать не будет.

На втором этапе необходимо реализовать подсистемы работы диспетчера, обработки путевой документации учёта топлива. В результате комплексной обработки путевых листов будут формироваться сведения о расходах топлива, отработке водителей (часы) и о пробегах автомобилей.

 

 

Рис. 13. Функциональная схема АРМ склада

 

На третьем этапе возможна реализация рабочих мест бухгалтерии (начисление зарплаты) и планового отдела (формирование форм анализа работы предприятия).

На четвёртом этапе, после того как в системе налажен учёт пробегов, можно реализовать АРМ техника по учёту ходимости шин, АРМ ремонтной зоны (планирование ТО-1 и ТО-2, диспетчерское управление постановкой в ТО и ремонте автомобилей), АРМ склада.

Внедрение информационной системы необходимо выполнять в две стадии: на первой – реализуются учётно-статистические задачи, на второй - задачи управления эксплуатационными затратами (на топливо, шины, запчасти и т.п.).