Основы управления проектами и интерфейс

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 1.

ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ И Интерфейс

Программного обеспечения управления

Проектами MS Project 2010.

 

Цель работы:

- провести рассмотрение основных интерфейсных элементов программы управления проектами MS Project.

- освоить процедуры создания и сохранения расписаний.

- освоить процедуру настройки параметров MS Project, относящихся к расписанию.

- ознакомиться с терминологией, используемой в MS Project для описания параметров задач.

 

Введение

Рассмотрим основной комплекс мероприятий регламентирующий деятельность проектного управления с помощью программы управления проектами MS Project. Начнем планирование в Microsoft Project«с нуля». В качестве сквозного примера рассмотрим проект, содержащий комплекс работ по строительству трехэтажного офисного здания.

Первыми шагами при создании календарного плана являются: запуск нового плана проекта, определение начальной или конечной даты проекта, а также ввод общих сведений о проекте. По завершении этой практической работы будет создан план Microsoft Project, содержащий название проекта и другие ключевые сведения, начальную дату и календарь проекта.

Проектный треугольник

 

Проект – это мероприятие, направленное на достижение уникального результата в заданные сроки и в рамках указанного бюджета. Поэтому большинство проектов ограничены по времени, бюджету и объему работ (иначе – области охвата). Эта комбинация элементов называется проектным треугольником (см. рис. 1.3.). С помощью проектного треугольника можно представить основные положения управления проектами.

Понимание проектного треугольника поможет в принятии оптимальных решений, когда необходим поиск компромисса.

 

 

Рис. 1.3. Проектный треугольник

 

Изменение любой стороны треугольника затрагивает две другие его стороны. Изменения плана могут повлиять на треугольник по-разному, в зависимости от особых обстоятельств и природы проекта. Например, в некоторых случаях сокращение сроков может привести к увеличению расходов, а в других – к их сокращению.

В большинстве проектов, по меньшей мере, одна сторона треугольника фиксирована, то есть ее нельзя изменить. В некоторых проектах это бюджет: независимо ни от чего на проект не будет выделено дополнительных средств.

В других проектах нельзя менять календарный план либо конечные результаты.

Необходимо найти неизменные стороны проектного треугольника. Зная, какую сторону треугольника нельзя изменить, легко определить, что можно скорректировать в случае возникновения проблем.

Сначала решите, который из трех элементов фиксирован. Как правило, это элемент, который наиболее важен для успеха проекта (своевременное окончание, бюджет или согласованный объем работ). Затем определите, какую сторону затрагивает текущая проблема. После этого станет ясно, на какие элементы необходимо обратить внимание, чтобы скорректировать проект.

Помните, что изменение только одной стороны – времени, средств или объема работ – может влиять на две остальные стороны. Это влияние может быть положительным или отрицательным, в зависимости от проекта. Поэтому, скорректировав план проекта, проверьте снова два других элемента, чтобы убедиться, что все работает. Например, если план скорректирован для сокращения расходов, проверьте, осталась ли приемлемой дата окончания проекта.

Качество является центром проектного треугольника (см. рис. 1.4.). Оно влияет на все стороны треугольника, и изменения любой стороны треугольника могут повлиять на качество. Качество не является фактором треугольника. Это результат действий со временем, средствами и областью проекта.

 

 

Рис. 1.4. Проектный треугольник

 

Например, если оказалось, что в календарном плане есть дополнительное время, можно увеличить объем работ, добавив задачи. Таким образом, можно добиться более высокого качества проекта и его конечных результатов.

Если необходимо сократить расходы, чтобы уложиться в бюджет потребуется удалить задачи или уменьшить их длительность. Таким образом, причиной снижения уровня качества может быть потребность в сокращении расходов.

 

Быстрый поиск команд

При наведении указателя мыши на команду появляются подсказки. Наиболее часто используемые команды можно найти одним щелчком правой кнопки мыши. Если щелкнуть любой элемент представления, например панель, ячейку таблицы или диаграмму, отображается мини-панель инструментов с кратким набором наиболее часто используемых команд, что при работе с проектом позволяет сэкономить время (см. рис. 1.8.).

Рис. 1.8. Мини-панель инструментов и контекстное меню

 

По умолчанию в левом верхнем углу над кнопкой Файл располагается Панель быстрого доступа (см. рис. 1.5.). Она является настраиваемой и содержит набор команд, который не зависит от отображаемой в данный момент вкладки ленты. Можно добавлять на Панель быстрого доступа кнопки, выполняющие часто используемые команды. Панель может располагаться в одном из двух возможных местоположений: над лентой или под лентой.

Ползунок масштаба

Project 2010 позволяет быстро масштабировать повременную часть представления с помощью ползунка масштаба (см. рис. 1.9.) в строке состояния (см. рис. 1.5.). Достаточно переместить ползунок вправо, чтобы увеличить масштаб расписания (показывать меньшие интервалы времени, такие как дни или часы), или влево, чтобы уменьшить его (для отображения больших интервалов времени, таких как недели или месяцы). Ползунок масштаба можно использовать в диаграмме Ганта, в сетевой диаграмме и в представлениях календаря, а также во всех представлениях графиков.

 

Рис. 1.9. Ползунок масштаба

1.6. Представления и основные понятия применяемые в Microsoft Project

 

В MS Project работа с проектом ведется в терминах задачи, ресурсы и назначения.

Задачи. Вся работа, которую необходимо выполнить для достижения целей Вашего проекта, разбивается на отдельные задачи. Например, покраска стен офиса и расстановка мебели – это задачи, которые сочетании с другими задачами приводят к завершению ремонта в офисе фирмы. Содержание проекта образуют все задачи и цели проекта. Сокращение содержания проекта, например, очень часто означает отказ от некоторых целей проекта и задач, которые необходимы для достижения целей проекта.

Ресурсы. Под ресурсом обычно понимают сотрудника, однако термин ресурс также может обозначать оборудование, материалы или даже помещение – все, что может потребоваться для выполнения отдельных задач проекта. Количество ресурсов, которыми располагает менеджер проекта, может определять содержание проекта и (или) сроки его выполнения.

Назначения. Назначения появляются, когда Вы выделяете ресурсы для выполнения задачи. Назначения напрямую определяют объем времени, требуемый для выполнения задач, и косвенно определяют полное время выполнения проекта.

Представления MS Project

Представления служат для ввода, отображения и анализа данных о проекте. Существует три типа представлений:

1. графические представления – диаграммы и графики;

2. табличные представления (Лист задач, Лист ресурсов и т.д.);

3. представления форм.

Все доступные представления можно условно разделить на три группы:

1. представления задач (Диаграмма Ганта, Лист задач, Форма задач и др.);

2. представления ресурсов (График ресурсов, Лист ресурсов, Форма ресурсов и др.);

3. представления назначений (Использование ресурсов, Использование задач).

Представления бывают обычными (одиночными) и комбинированными. Комбинированное (или подробное) представление – это разделение экрана по горизонтали и возможность отображения дополнительных сведений о задаче или ресурсе в нижней его части (фактически это отображение одновременно двух представлений). Чтобы перейти в комбинированный режим на вкладке Вид в группе Комбинированный режим надо установит флажок Детали.

Все представления можно открывать командами на вкладке Вид (см. рис. 1.10).

 

Рис. 1.10 Вкладка Вид – группы Представления задач и Представления ресурсов

 

На вкладках Задача и Ресурс есть группа Вид, где расположена кнопка для доступа к представлениям задач и ресурсов соответственно.

 

Удобно переключаться от одного представления к другому с помощью Панели представлений. Чтобы ее открыть, надо 1ПКМ слева экрана по названию представления, открытого в данный момент и выбрать Панель представлений. Откроется Панель представлений (см. рис. 1.11.).

 

 

Рис. 1.11. Открытие Панели представлений

 

Чтобы скрыть Панель представлений, надо в контекстном меню убрать флажок рядом с командой Панель представлений (см. рис. 1.11.).

 

Создание нового проекта

 

Начиная новый проект в Microsoft Project, можно ввести или начальную, или конечную дату проекта, но не обе. Рекомендуется вводить только начальную дату проекта, а конечная дата будет рассчитана в Microsoft Project после ввода и планирования задач.

Если проект должен быть завершен к определенной дате, следует ввести только конечную дату проекта. Первоначальное планирование следует выполнять с конечной даты, чтобы определить дату, когда необходимо начать проект. Если известна наилучшая начальная дата и работа начата, более эффективно выполнять планирование с начальной даты.

1. Запустите Microsoft Project. Нажмите Пуск => Все программы => MicrosoftOffice=> MicrosoftProject2010 .

2. Выберите вкладку Файл => Создать .

3. В главном меню выберите вкладку Проект выберите команду Сведения о проекте (рис. 1.12.). В поле Дата начала можно ввести или выбрать начальную дату проекта. Введите дату 15.09.14 (для того чтобы результаты Вашей работы далее совпадали с примерами, описанными в методических указаниях). Нажмите кнопку OK.

 

 

Рис. 1.12. Сведения о проекте

 

4. Сохраните свой проект. Выберите вкладку Файл => Сохранить как . В открывшемся диалоговом окне Сохранение документа выберите папку, куда Вы хотите сохранить файл. В поле Имя файла введите Office_building, а затем нажмите кнопку Сохранить. Нами создан файл типа «проект», он имеет расширение mpp.

 

Настройка календаря проекта

В MS Project календари используются для описания рабочего и нерабочего времени.

MS Project использует три типа календарей:

1. календарь проекта определяет рабочее время по умолчанию для всего проекта (для всех ресурсов и задач проекта);

2. календари ресурсов используются для отдельных ресурсов или для групп ресурсов, которые имеют индивидуальный рабочий график;

3. календари задач используются для задач, которые могут выполняться во время отличное от стандартного календаря проекта, например, часть работ проекта может выполняться только в первую половину рабочего дня.

Календарь проекта определяет рабочий график для всех ресурсов и задач, для которых не используется индивидуальный календарь. Изменения, вносимые в календарь проекта, автоматически отражаются в календарях ресурсов, сформированных из этого же календаря проекта.

 

В качестве календарей проекта и задач, а также в качестве основы календарей ресурсов используются базовые календари. MS Project имеет три базовых календаря:

- Стандартный: рабочее время с понедельника по пятницу (с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00). Этот календарь используется по умолчанию при создании нового проекта;

- 24 часа: нерабочее время отсутствует;

- Ночная смена: ночная смена с ночи понедельника по утро субботы (с 23:00 до 8:00 с часовым перерывом).

Вы можете создать свои базовые календари, если Вас не устраивают имеющиеся. Назначить созданный Вами базовый календарь проекту можно при помощи Сведения о проекте.

Календарь проекта можно изменять, чтобы отражать рабочие и не рабочие дни и часы для каждого участника проекта. Стандартный календарь с понедельника по пятницу, с 9:00 до 18:00 (8-ми часовой рабочий + обеденный период (по Трудовому законодательству РФ)), с часовым обеденным перерывом. Можно определить и нерабочее время, например, выходные или ночное время, а также специальные выходные дни, например, праздники.

1. В главном меню на вкладке Проект выберите команду Изменить рабочее время .

2. Установим 6-дневную рабочую неделю с 8-часовым рабочим днем с понедельника по пятницу (с 8:00 до 17:00, обеденный перерыв с 12:00 до 13:00) и 4-часовым – в субботу (с 8:00 до 12:00). Чтобы изменить рабочие дни с понедельника по пятницу, щелкните левой клавишей мыши на обозначении Пн вверху календаря, а затем, удерживая клавишу Shift, щелкните левой клавишей мыши на обозначении Пт. Затем во вкладке Исключения (см. нижнюю часть окна Изменение рабочего времени) введите название «Шестидневная неделя с 8 часовым рабочим днем» и в результате выделенные Вами дни перекрасятся в красный цвет, а затем станут подсвечены зеленым цветом.Затем щелкните по вкладке «Подробности». Переставьте маркер на рабочие часы. В полях С: измените установленные по умолчанию значения на 8:00 и 13:00, а в полях По: измените значения на 12:00 и 17:00. Следующим важным и неотъемлемым элементом является количество повторений. Для этого необходимо выбрать пункт «Еженедельно» (переставьте маркер) и указать соответствующие дни недели. В графе количество повторений поставить число 999. Повторим предыдущую последовательность действий для того, чтобы сделать субботу рабочим днем, щелкните левой клавишей мыши на обозначении Сб. В верхнем поле С: измените установленное по умолчанию значение на 8:00, а в верхнем поле По: измените значение на 12:00. Очистите содержимое остальных полей С: и По: с помощью клавиши Delete.

3. Сделаем день 1 января нерабочим днем. Находясь в диалоговом окне Изменение рабочего времени, переместитесь на январь месяц с помощью линейки прокрутки. Щелкните левой клавишей мыши на квадрате с цифрой 1 и установите переключатель нерабочее время. Таким же образом сделайте 7 января нерабочим днем. Нажмите кнопку OK.

4. Для корректного преобразования программой Microsoft Project длительностей в соответствующие временные интервалы, используемые в проекте, необходимо изменить значения некоторых параметров, установленные по умолчанию. В главном меню на вкладке Файл выберите команду Параметры , в открывшемся диалоговом окне перейдите на вкладку Расписание. В поле Часов в неделе установите значение 44, а в поле Дней в месяце установите значение 24.

5. Следует отметить, что изменение параметров на вкладке Календарь не влияет ни на календарь проекта, ни на календари рабочего времени ресурсов. Однако значения параметров Время начала по умолчанию и Время окончания по умолчанию влияют на округление отрезков времени на диаграмме Ганта. Поэтому в поле Время начала по умолчанию установите значение 8:00, а в поле Время окончания по умолчанию установите значение 17:00. Нажмите кнопку OK.

 

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА № 1.

ОСНОВЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ И Интерфейс