Учетно-хранительская деятельность

Учет в школьном музее должен преследовать две цели:

-обеспечение сохранности самого предмета;

- обеспечение сохранности сведений, имеющихся о предмете.

Все материалы, экспонируемые и хранящиеся в школьном музее, составляют фонд школьного музея. Комплектование фондов – выявление, отбор и приобретение предметов музейного значения. Фонд музея образовательного учреждения состоит из основного музейного и научно-вспомогательного фондов. В состав основного фонда входят все виды подлинных материалов, пригодных для длительного хранения. В основной фонд входят:

а) вещественные памятники: орудия труда, предметы быта, ремесленные изделия, образцы фабрично-заводской продукции; одежда, нумизматические материалы, археологические находки, образцы горных пород;

б) изобразительные произведения;

в) письменные памятники – газеты, книги, журналы, документы, письма, дневники и т.п.

Вспомогательный фонд – это материалы, изготовленные для нужд экспозиции: схемы, диаграммы, модели, муляжи, репродукции и т.п.

 

Учет музейных фондов необходим для сохранения музейных фондов и для грамотной организации исследовательской работы. Необходимые учетные документы:

а) А кт приема

Все поступившие в музей предметы проходят актирование. Акт приема составляется и оформляется немедленно в двух экземплярах. Оба акта подписываются сдатчиком и руководителем школьного музея (руководителем экспедиции) Для актов используются специальные бланки или чистые листы бумаги, со штампом учреждения, при котором работает музей, заверенные подписью руководителя учреждения. Описание предметов в акте должно быть таким, чтобы по нему предмет. Можно было легко узнать. Обязательно указывается на временное или постоянное хранение передаются предметы в музей. (Приложение №1)

В первой графе акта проставляются порядковые номера передаваемых памятников истории и культуры.

В следующей графе указываются наименования памятников истории и культуры и краткое их описание.

В графе «Учетные обозначения» простым карандашом проставляется временный номер, под которым памятник истории и культуры зарегистрирован в полевой описи. После регистрации в Инвентарной книге в этой графе проставляется чернилами постоянный номер.

В графе «Сохранность» отмечается степень сохранности предмета.

В графе «Количество экземпляров (листов)» отмечается количество переданных данным лицом идентичных предметов, а для документальных памятников в скобках указывается количество листов.

Графа «Примечания» служит для внесения в акт дополнительных сведений о полученных предметах, ссылок на другие учетные документы.

При приеме памятников истории и культуры желательно получить от лица, передающего их, письменные сведения о происхождении памятников, прежней принадлежности, связях с определенными историческими событиями и лицами, о времени изготовления, условиях бытования и использования и т.п. Эти сведения, называемые «легендами» хранятся при соответствующем акте на принятые памятники.

Акты приема не составляются только в тех случаях, когда памятники истории и культуры не имеют конкретного владельца, найдены в поле, старых заброшенных зданиях и т.п. В подобных случаях в полевом дневнике делается подробная запись о месте обнаружения предметов.

б) Книга учета фондов (книга поступлений или инвентарная книга)

В книге поступлений фиксируются все поступившие материалы под определенными порядковыми номерами, которые сразу же проставляются на них, и даются краткие, но достаточно емкие их описания, исключающие подмену, а в случае утери и кражи – облегчающие их розыск.

Предмет, зарегистрированный в книге учета под определенным порядковым номером, называется единицей хранения. Порядковый номер по инвентарной книге одновременно проставляется в соответствующей графе акта приема. Книга учета фондов должна быть до ее заполнения пронумерована (в правом верхнем углу каждого листа) прошнурована, подписана руководителем учреждения и опечатана печатью учреждения.

Все записи в книге учета производятся без помарок и исправлений пастой синего или черного цвета. Категорически запрещается вырывать листы из инвентарной книги, стирать или переправлять текст. Исправления и дополнения допускаются в исключительных случаях и делаются красными чернилами. При этом неверная запись зачеркивается таким образом, чтобы текст прочитывался, а над ним даются новые данные. Исправления заверяются подписью руководителя музея. В книгу учета фондов записываются только предметы, поступившие в музей на постоянное хранение. Когда книга заполняется полностью, в конце вносится итоговая запись: «В настоящую инвентарную книгу внесено предметов (цифрами и прописью) с №_ по №_» В следующей инвентарной книге нумерация продолжается. Инвентарная книга хранится в школьном музее. Она входит в номенклатуру дел постоянного срока хранения.

При регистрации предметов в книге учета фондов на них наносятся учетные обозначения, которые состоят из зашифрованного (сокращенного) наименования музея и порядкового номера предмета по книге учета фондов.

Например, МШ15Я обозначает, что предмет принадлежит музею школы №15

Ярославля, имеет №36 по книге регистрации.

Учетные обозначения наносятся на предметы таким образом, чтобы не бросались в глаза и не наносили вред предметам:

- при шифровке изделий из ткани номер наносится тушью на небольшой кусочек ткани, который пришивается с изнаночной стороны предмета;

- деревянные предметы шифруются масляной краской, металлические – эмалевой; керамические, гипсовые, - тушью, а затем покрываются прозрачным лаком;

- на рисунках, фотографиях, документах учетные обозначения пишутся на оборотной стороне в левом нижнем углу простым мягким карандашом (пользоваться чернилами, пастой запрещается);

- к мелким предметам прикрепляются картонные бирки с номерами;

- учетные обозначения монет, фотонегативов пишутся на конвертах и пакетах, в которых они хранятся.

ИНВЕНТАРНАЯ КНИГА

 

Порядковый номер	Дата записи	Время и способ поступления	Кол-во	Наименование и краткое описание предмета	Размер или вес	сохранность

 

Справочный аппарат музея включат в себя систему карточек как в письменном, так и компьютерном вариантах, позволяющих быстро обнаружить существование памятника в фондах и его местонахождение. На каждый предмет, поступающий в музей, составляется карточка в нескольких экземплярах, по числу ведущихся в музее картотек. Наличие электронных носителей информации не упраздняет учетной документации на бумажных носителях, поскольку лишь она имеет юридическую силу.

Основные виды вспомогательных картотек

- инвентарные – включает в себя основные сведения, соответствующие инвентарной книге с указанием шифров и места хранения;

- тематические – по тематике коллекций;

- именные – с характеристиками конкретных лиц. (Приложение №2)

Необходимо знать и строго соблюдать специальные законодательные нормы, связанные со сбором и обеспечением сохранности памятников истории и культуры.

Закон РФ «Об оружии», утвержденный президента РФ от 13.12.96, регламентирует порядок собирания и использования огнестрельного, холодного, метательного и иных видов оружия и боеприпасов. Коллекционирование этих опасных предметов предполагает определенную систему мер обеспечения сохранности, которые невозможно обеспечить в школьных музеях. Подлинное оружие хранить в школьном музее нельзя.

Закон РФ «О драгоценных металлах и драгоценных камнях» от 26.03.98г., закон «О внесении изменений в Федеральный закон «О драгоценных металлах и драгоценных камнях» от 31.03.99г. Невозможность коллекционирования школьными музеями изделий из драгметаллов и драгоценных камней обусловлена процедурами по обеспечению сохранности этого вида музейных предметов.

Современное законодательство в области музейного хранения наград: Положение «О государственных наградах РФ» от 2.03.1994 №442, Указ Президента РФ от 6.01.1999г.о внесении изменений в Указ Президента от 2 марта 1994г. «О государственных наградах Российской Федерации», Циркулярное письмо Министерства культуры РФ №01-131\16-25 от 6.072001г. «О порядке приема государственных наград и документов к ним на постоянное хранение в государственные музей Российской Федерации». Согласно законам прием в музеи государственных наград и документов к ним при жизни их владельца запрещен. Передавать на хранение государственные награды и документы к ним могут только наследники. Желание родственников передать награды в музей может быть удовлетворено только в том случае, если данный музей располагает необходимыми условиями для обеспечения их сохранности, и только получив разрешение Комиссии по государственным наградам при президенте РФ.

В тех случаях, когда руководители школьных музеев получают предложение принять награды, необходимо составить список наград и документов к ним и передать его вместе с заявлением наследников в ближайший государственный музей, специалисты которого возьмут на себя дальнейшее решение этого вопроса. Если орден или медаль были найдены случайно в поле, в заброшенном строении и т.п., то необходимо зафиксировать место и обстоятельства находки, нарисовать план местности и передать саму находку и составленные документы главе администрации той территории, где обнаружена награда, либо все это передать в ближайшее отделение милиции, получив взамен акт приема-передачи находки. Многие кавалеры орденов и медалей имеют специальные орденские планки, символизирующие их награды. Такие планки могут быть переданы в дар школьному музею и в дальнейшем экспонироваться как подлинные музейные предметы. Строгие правила, запрещающие хранить и экспонировать в школьных музеях оружие и боеприпасы, взрывоопасные, радиоактивные и отравляющие предметы и вещества, государственные награды и документы к ним, изделия из драгоценных металлов и камней, направлены на обеспечение общественной безопасности и предупреждение преступности.