Стилистика деловой речи и редактирование

СТИЛИСТИКА ДЕЛОВОЙ РЕЧИ И РЕДАКТИРОВАНИЕ

СЛУЖЕБНЫХ БУМАГ

Методические указания

для подготовки студентов всех специальностей

всех форм обучения

 

 

Алматы 2007

 

УДК 65.050.9

Составители: Нуралиева С.А.

Садыканова С.Х.

Общая характеристика официально-делового текста как документа. Методические указания для подготовки студентов всех специальностей всех форм обучения. Алматы.КазГАСА, 2007 – 30 с.

 

В данном пособии содержатся основные теоретические сведения о текстах официально-деловой речи, о ее нормах и функциональных стилях.

Особую практическую значимость имеет знакомство с правилами, требованиями по составлению и оформлению текстов официально-делового стиля. Особое внимание уделяется своеобразию письменной деловой речи, правилам составления и оформления некоторых видов документов.

Пособие включает теоретический материал, вопросы для самоконтроля, задания практического характера, знакомит с различными стилями официально-делового текста, учит умению составлять документы, т.к. с ними мы постоянно сталкиваемся в своей трудовой и учебной деятельности

Рекомендуется студентам всех специальностей и всех форм обучения.

 

Библиография 5 названий

 

Рекомендовано к изданию Научно-методическим советом факультета общей гуманитарной подготовки, протокол № от 2006 г.

 

Печается по плану издания Казахской головной архитектурно-строительной академии на 2006-2007 уч.год.

 

Рецендент: Нурмахова Ж.К., канд.фил.наук, ассоц.профессор КазГАСА

 

 

© Казахская головная архитектурно-

строительная академия, 2007

 

Аргументированной.

5. Язык документа должен соответствовать нормам официально-делового

стиля.

Структура делового документа, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины составления документа (приводится

информация об имевших место фактах и событиях), во второй части содержатся решения, выводы, просьбы предложения, рекомендации.

Существуют типы нормативных требований официально-делового языка:

- орфоэпические,

- орфографичекие,

- грамматические,

- лексические,

- стилистические.

Особенностью языка документов являетсяширокое использование сокращений (аббревиатур).

1. При перечислениях в конце предложения допускаются сокращения:

- и т.д. (и так далее),

- и т.п. (и тому подобное),

- и др. (и другие).

2. Используются также сокращения названий организаций, учебных

заведений,

предприятий:

- КазГАСА,

- Казкоммерцбанк,

- Казцинк и т.п.

Грамматические нормы официально-делового стиля предполагают

Использование устойчивых языковых моделей и текстовых формул.

1. Вместо отдельных глаголов используются глагольные словосочетания:

- осуществлять контроль – контролировать,

- оказать помощь – помочь и т.п.

При использовании сравнительной и превосходной степени

прилагательных предпочтение отдается сложным формам: более сложный (вместо сложнее), более актуальный ( вместо актуальнее).

2. В официально-деловом стиле речи широко используются предлоги, при

этом нужно помнить о правильной постановке падежа имени или местоимения. Наибольшее количество ошибок происходит при неправильной постановке родительного падежа вместо дательного, поэтому нужно запомнить те предлоги, которые требуют дательного падежа:

- благодаря (чему?) своевременному вмешательству,

- вопреки (чему?) сложившемуся мнению,

- согласно (чему?) приказу,

- соответственно (чему?) принятым мерам.

4. В деловых письмах страдательный залог часто предпочтительнее действительного для придания документам нейтрально-объективного вида. Например:

- на собрании было вынесено решение (вместо собрание решило),

- нами были приняты меры (вместо мы приняли меры).

 

 

5. Особенностью официально-делового стиля является употребление деепричастных оборотов. Например, рассмотрев Ваше заявление, принимая во внимание сложившиеся обстоятельства, и т.п.

Язык документов требует точности словоупотребления, что обуславливает сужение лексического сочетания слов, использование устойчивых, шаблонных оборотов (клише). Служебная записка была составлена и наравлена декану. (Сравните. Мы написали и послали служебную записку декану).

В официально-деловом стиле широко используются термины и профессионализмы, так как служебная переписка тесно связана с деятельностью предприятия или учреждения. Необходимо, однако, следить за тем, чтобы все термины и профессиональные слова были понятны адресату, и при необходимости давать их объяснение.

Главной особенностью делового этикета является нейтральность тона деловой переписки. Пишущий должен продемонстрировать доброжелательность, корректность и уважительное отношение к деловому партнеру даже в том случае, когда документ содержит отрицательный ответ на просьбу, претензии к партнеру или критику действий противоположной стороны. Следует избегать двух крайностей при составлении делового письма: не допускать грубости и не впадать в излишнюю вежливость. Неприемлемы выражения типа Вы сорвали поставку оборудования или Не были бы вы столь любезны указать сроки поставок. Следует подобрать нейтральные, корректные варианты, например, К сожалению, сроки поставки оборудования были сорваны. Просим Вас указать сроки поставок.

Интонационный рисунок официального письма можно разнообразить этикетными формами выражения благодарности, признательности, уверенности, надежды и т.д.

Например:

С благодарностью принимаем Ваше предложение о сотрудничестве;

Выражаем уверенность в дальнейшем укреплении наших деловых связей;

С удовольствием сообщаем о выходе Вашей книги.

Знание правил составления делового документа, соблюдение норм официально-делового стиля и выполнение требований речевого этикета помогает успешно вести деловую корреспонденцию и способствует достижению успехов в деловом общении.

 

Вопросы для самоконтроля.

1. Расскажите о подстилях официально-делового языка.

2. Каковы характерные особенности официально-делового стиля?

3. Каковы общие правила делового этикета?

4. Что общего между канцеляризмами и фразеологизмами и с чем связано их различие?

 

Задание 1. Исправьте ошибки, допущенные в предложениях официально-

делового стиля.

1. Мы рассмотрели ваше заявление. 2. В суде провели несколько заседаний по этому делу. 3. Участники переговоров так и не смогли найти компромисс. 4. Предложенное в статье решение кажется проблемным. 5. Открытие возымеет важную роль в развитии экономики.

 

Задание 2. Определите значение слов-синонимов и их стилистическую принадлежность.

 

Меценат, покровитель, спонсор; договор, соглашение, контракт; реестр, список, опись, перечень; глава, руководитель, хозяин, управляющий, ректор; распространитель, дистрибьютор; объединение, холдинг, корпорация, предприятие, прайс-лист, дилер.

 

Задание 3. Подберите к принятым в официально-деловой речи терминам близкие по значению слова или словосочетания, но нейтрального характера, принятые в обиходно-разговорной сфере общения.

Адресат, адресант, кредит, истец, ответчик, заявитель, деловая бумага, реквизит, ходатайство, корреспонденция, девальвация, визировать, гриф, регламент.

 

Задание 4. Замените канцеляризмы нейтральными лексическими эквивалентами.

 

Приобрести автомобиль, выйти из строя, проживать на одной жилплощади, в данный момент, конфликтовать, устранить неисправность, принять меры, провести мероприятия по озеленению города.

 

Задание 5. Составьте предложения, характерные для официально-делового стиля речи, используя следующие именные предлоги.

 

В целях, в отношении, в силу, в соответствии, в течение, во избежание, на основании, в виде, ввиду, в порядке, наряду с, по линии, в дополнение.

 

Задание 6. Закончите предложения. Выберите правильный вариант ответа и отметьте его в матрице.

1. К основным признакам официально- а) лаконичность и объективность

деловой речи относятся б) непринужденность и

лаконичность

в) авторизованность и

развернутость

2. Для текстов официально- а) не типично

делового содержния широкое б) типично

использование терминологии…. в) встречается весьма редко

3. Термин «документ» появился а) в ХYII

в России б) в XYIII веке

в) в XIX века

 

4. Обязательная составная информа- а) формуляром

ционная часть документа,занимающая б) канцеляризмом

в нем определенное место в) реквизитом

 

 

ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ РЕЧИ

Автобиография и резюме.

Р е з ю м е

Ф.И.О.   Адрес, телефон     Дата и место рождения   Гражданство   Семейное положение   Образование   Опыт работы   Дополнительные сведения   Дата составления

Алиева Асем Кабиденовна   Алматы, пр. Абая, д.129, кв. 25. Тел.: [phone], моб. [phone]

 

Заявление

Доверенность и расписка

 

Доверенность также, как и заявление относится к документам личного характера, но имеет свои структурно-языковые особенности. Известно следующее определение этого жанра.

Доверенность – это документ о предоставлении и доверенному лицу права на совершение каких-либо действий от лица доверителя (предприятия или гражданина).

При написании доверенности используются следующие реквизиты:

1) наименование вида документа;

2) текст, включающий Ф.И.О. доверенного лица, его паспортные данные

или данные организации с указанием адреса;

3) подпись доверителя;

4) дата оформления доверенности;

5) отметка о заверении подписи доверителя;

6) подпись заверителя;

7) дата;

8) печать.

Исходя из указанных реквизитов можно выделить два типа доверенностей:

- служебные доверенности (например, организация доверяет сотруднику

пользование служебным автомобилем);

- личные доверенности (один гражданин доверяет пользование личным автомобилем другому гражданину).

Служебная доверенность составляется от имени юридического лица, она должна быть подписана руководителем (или уполномоченными должностными лицами) и заверена печатью организации. Помимо указанных выше реквизитов служебная доверенность должна содержать регистрационный номер. Если срок действия доверенности не указан, то она сохраняет силу в течение одного года со дня выдачи.

Личная доверенность составляется физическим лицом, она должна быть удостоверена в нотариальном порядке. Такая доверенность составляется на стандартных листах формата А4 или А5. Без даты оформления документа, подписи доверителя и отметки о заверении доверенность считается недействительной.

Кроме того, поскольку доверенность является важным юридическим

документом, то она не принимается к исполнению, если содержит ошибки,

структурные нарушения, правку текста, приписание или зачеркивание слов.

Следует учитывать также некоторые особенности языкового порядка: употребление формы первого лица единственного числа личного местоимения с приложением.

В доверенности используют конструкцию «Я, … (данные о доверителе), доверяю (поручаю)… (данные о доверенном лице) + инфинитив (получать)…»

Этот жанр может быть использован в повсеместной учебной жизни, например, в университете студенты могут доверить получение стипендии старосте группы. В таком случае документ представляет собой следующее:

 

 

Д О В Е Р Е Н Н О С Т Ь Я, студентка 1 курса архитектурного факультета КазГАСА, Алиева Салтанат Муратовна (паспортные данные), доверяю получение стипендии за сентябрь 2006 года старосте группы Петровой Анне Петровне (паспортные данные). Подпись 01.09.2006 г.   Подпись Алиевой С.М. удостоверяю Декан архитектурного факультета Садвакасова Г.К. _______________________ Дата Печать

 

Обратим внимание на расположение частей доверенности: наименование документа в центре, подпись доверителя справа, ниже слева дата, под датой отметка о заверении подписи доверителя.

Надо сказать, что по форме изложения и заявление, и доверенность являются типовыми документами, т.е. имеются строгие указания по их составлению, отсутствие одного из реквизитов делает их недействительными.

Таким же типовым документом является расписка, которая имеет следующее определение.

Справка, служебная, докладная и объяснительные записки

Как уже было сказано, в кадровой документации различают личные и

информационно-справочные документы. К числу последних относятся справка, а также служебная, докладная и объяснительная записки.

Что же принято понимать под справкой?

Справка – это документ, содержащий описание и (или) подтверждение

Фактов, событий.

Существует два вида справок:

1) справки по запросам отдельных лиц, подтверждающие факт работы,

учебы или проживания, а также размер заработной платы и т.п.;

2) справки по производственным вопросам, которые составляются по

запросам руководства.

Справки по запросам отдельных лиц оформляются обычно на специальных бланках справок формата А5, на которых указаны даннные предприятия. На бланках напечатан трафаретный текст с пробелами, в которые вносятся запрашиваемые данные. Справка должна иметь следующие реквизиты:

1) наименование вида документа;

2) дата;

3) регистрационный номер;

4) текст;

5) подпись;

6) печать.

Датой справки считается дата ее подписания должностным лицом. В правом

углу указывается место выдачи справки в именительном падеже, например: Казахская головная архитектурно-строительная академия, школа № 37. Основной текст обычно строится по следующей модели:

 

Дана (кому?) Алиеву С.А., в том, чтоон является студентом 1 курса

архитектурного факультета Казахской архитектурно-строительной академии.

Ниже основного текста может быть указана цель получения справки, например:

Выдана для представления по месту жительства (предоставлена по месту требования).

Справка обычно содержит сведения о сроке действия, например:

Справка действительна в течение 15 дней со дня выдачи.

Если справка относится к трафаретным документам, оформляемым на

бланках, то записки, используемые в организациях для внутреннего пользования, носят типовой характер, т.е. они составляются по определенным стереотипным образцам.

Проанализируем структурно-содержательные особенности служебной, объяснительной и докладной записок.

Служебная записка – это документ, адресованный руководству предприятия, учреждения или структурного подразделения, используемый для решения производственных вопросов.

Заметим, что служебная записка используется для внутренней деловой переписки между должностными лицами и структурными подразделениями. Текст служебной записки содержит информацию о положении дел и предложение или просьбу производственного характера. Реквизиты документа таковы:

1) наименование адресата;

2) наименование вида документа;

3) текст документа;

4) подпись;

5) дата.

 

Приведем образец служебной записки.

 

Проректору по академическим вопросам ЦАУ (Ф.И.О.)   СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА   Факультет общей гуманитарной подготовки просит Вас оказать содействие в копировании двух контрольных работ (промежуточной и итоговой) по дисциплине «Русский язык и культура речи» для студентов факультета «Технология деревообработки», которые должны быть проведены в соответствии с учебным планом. Количество копий каждой контрольной работы в 1 семестре составляет 520 экземпляров, во 2 семестре – 600 экземпляров.   Декан ФОГП (Ф.И.О.) 2 октября 2006 г.

 

Назначение, содержание и структура объяснительной записки имеют свои существенные особенности, на которые следует обратить внимание.Так, принято следующее определение.

Объяснительная записка – это документ, указывающий на причины, которые привели к каим-либо нарушениям, или поясняющий содержание отдельных пунктов какого-либо основного документа.

Из определения ясно, что содержание текста объяснительной записки зависит от целевой установки, текст должен быть достаточно убедительным. Обычно такой документ составляется в произвольной форме, может быть написан от руки в отличие от служебной записки, которая подается в напечатанном виде.

По наличию реквизитов один из вариантов объяснительной записки напоминает заявление и включает следующие реквизиты:

1) наименование адресата;

2) наименование адресанта;

3) наименование вида документа;

4) текст;

5) подпись;

6) дата.

 

Что касается докладной записки, она также имеет ряд особенностей,

Которые необходимо рассмотреть.

По принятому определению, докладная записка – это документ,

Деловые письма – это различные по содержанию документы, пересылаемые по почте, курьером, электронной почтой или посредством факсимильной связи и служащие средством общения юридических и физических лиц.

По содержанию и назначению деловые письма можно разделить на несколько групп:

- гарантийные (дающие гарантии выполнения обязательств);

- сопроводительные (подтверждающие факт отправки основного документа и дающие разъяснения о порядке и сроках работы с ним);

- письма-запросы (содержащие просьбу о предоставлении чего-либо);

- письма-ответы (содержащие ответ на обращение другой организации);

- письма-предложения (оферты) (с конкретным коммерческим предложением о заключении и условиях сделки);

- рекламационные (рекламирующие товары или услуги) и т.д.

 

Деловое письмо должно иметь следующие реквизиты:

1) дату;

2) номер;

3) ссылку на дату и номер полученного письма (в письмах -ответах);

4) адресат;

5) заголовок (отвечающий на вопрос о чем?, касательно чего?);

6) текст;

7) отметку о наличии приложений;

8) подпись;

9) отметку об исполнителе.

Следует обратить внимание на то, что в письмах название вида документа не

указывается, за исключением гарантийного письма.

Текст делового письма должен быть лаконичным (не превышать одной страницы), последовательным, убедительным и корректным. В первой части письма указываются причины его написания, а во второй – его цель (просьба, отказ, приглашение и т.д.).

 

Вопросы для самоконтроля.

1. Каковы структурно-содержательные особенности служебной, объяснительной и докладной записок?

2. Каковы задачи деловых записок?

Виды деловых писем

Письмо-запрос – это документ, содержащий просьбу дать необходимую информацию, прислать образцы товара. Такое письмо может быть составлено от 1-го лица множественного числа (Просим Вас выслать новый каталог продукции) или от 3-го лица единственного числа (Наш университет просит Вас сообщить о сроках проведения конференции). В письмах этого типа используются следующие модели предложений:

Просим Вас прислать (выслать, сообщить…);

Будем весьма признательны за информацию о …;

Обращаемся к Вам с просьбой о ….

Письмо-ответ – это документ, содержащий решение (принятие или отказ от предложения, поступившего ранее). В случае отказа в начале письма должна быть приведена корректная мотивировка:

В связи с недостатком времени (продукции на складе)…;

К сожалению, в настоящее время не предоставляется возможным …;

Просим Вас отложить решение вопроса до ….

Гарантийное письмо – документ, в котором подтверждаются обещанные условия оплаты, поставок товара, сроки проведения работ и т.д. Если речь идет о финансовых обязательствах, гарантийное письмо подписывают руководитель ответственной организации и главный бухгалтер. На гарантийное письмо далжна быть поставлена основная печать организации. Возможные модели предложений:

Фирма гарантирует оплату по безналичному расчету;

Гарантируем проведение указанных работ в следующие сроки.

 

Сопроводительное письмо – документ, который подтверждает факт отправки документов в случае, когда требуется пояснить, с какой целью направляется основной документ, какая работа должна быть с ним проведена и в какие сроки. Сопроводительное письмо должно быть кратким и начинаться со слов «Направляем Вам …». Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о приложении. Приведем примерный текст такого письма:

 

Направляем Вам предварительно согласованный договор о сотрудничестве между нашими предприятиями. Просим подписать, заверить печатью и выслать нам один экземпляр.   Приложение: на 2 листах в 2 экз.

В заключение отметим, что подходить к составлению любого вида деловых документов нужно ответственно и не допускать ошибок, так как отсутствие необходимых реквизитов или неправильное их оформление может привести к тому, что документы не будут иметь юридической силы.

 

Вопросы для самоконтроля.

1. Какие виды деловых писем вы знаете?

2. Какие реквизиты должно иметь любое деловое письмо?

 

Задание. Составьте ответ на данное письмо-запрос, используя приведенные сведения.

 

 

Письмо-запрос   Господа! Я закончил национальную школу. Прошу ответить, должен ли я писать сочинение на вступительных экзаменах. Хочу поступать в Архитектурно-строительную академию.

 

 

Материал для ответа   Абитуриенты поступают в вузы РК по результатам ЕНТ, проводимого Центром тестирования. Экзаменов по русскому языку и литературе (сочинение) в Казахской головной архитектурно-строительной академии нет.

 

 

ИСПОЛЬЗОВАННАЯ ЛИТЕРАТУРА

1. Веселов П.В.Аксиомы делового письма: Культура делового общения и официальной переписки. 4-е изд., перераб. – М., 1993

 

2. Колтунова М. В. Язык и деловое общение: нормы, риторика, этикет. Учебное пособие для вузов. – М., 2002

 

3. Организация работы с документами: Учебник для вузов. – М., 2002.

 

4. Рогожин М.Ю. Документы делового общения. – М., 2000.

 

5. Шмелев Д. Н. Русский язык в его функциональных разновидностях. – М., 2003.

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

1. Официально-деловой стиль ……………………………………………...3

 

2. Жанровое своеобразие ……………………………………………………5

 

3. Словарь ……………………………………………………………………18

 

4. Литература ………………………………………………………………...20

 

СТИЛИСТИКА ДЕЛОВОЙ РЕЧИ И РЕДАКТИРОВАНИЕ

СЛУЖЕБНЫХ БУМАГ

Методические указания

для подготовки студентов всех специальностей

всех форм обучения

 

 

Алматы 2007

 

УДК 65.050.9

Составители: Нуралиева С.А.

Садыканова С.Х.

Общая характеристика официально-делового текста как документа. Методические указания для подготовки студентов всех специальностей всех форм обучения. Алматы.КазГАСА, 2007 – 30 с.

 

В данном пособии содержатся основные теоретические сведения о текстах официально-деловой речи, о ее нормах и функциональных стилях.

Особую практическую значимость имеет знакомство с правилами, требованиями по составлению и оформлению текстов официально-делового стиля. Особое внимание уделяется своеобразию письменной деловой речи, правилам составления и оформления некоторых видов документов.

Пособие включает теоретический материал, вопросы для самоконтроля, задания практического характера, знакомит с различными стилями официально-делового текста, учит умению составлять документы, т.к. с ними мы постоянно сталкиваемся в своей трудовой и учебной деятельности

Рекомендуется студентам всех специальностей и всех форм обучения.

 

Библиография 5 названий

 

Рекомендовано к изданию Научно-методическим советом факультета общей гуманитарной подготовки, протокол № от 2006 г.

 

Печается по плану издания Казахской головной архитектурно-строительной академии на 2006-2007 уч.год.

 

Рецендент: Нурмахова Ж.К., канд.фил.наук, ассоц.профессор КазГАСА

 

 

© Казахская головная архитектурно-

строительная академия, 2007