Тема 9. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

Мета: ознайомити студентів з особливостями розвитку діловодства; зосередити увагу на основних поняттях діловодства, його складових та призначенні; з’ясувати основні класифікаційні ознаки документів та ознайомити студентів з відповідними до цих ознак групами ділових паперів; звернути увагу на поділ документів за призначенням та назвою; схарактеризувати вимоги до укладання та оформлення документів на прикладі деяких реквізитів; узагальнити та систематизувати правила написання текстів ділових паперів; збагатити словниковий запас термінами офіційно-ділового стилю; навчити співвідносити інформацію, робити обґрунтування своєї думки та висновки з почутого; розвинути навички унормованого офіційного мовлення та грамотного оформлення текстів офіційно-ділового стилю.

Студенти повинні знати: історію становлення та розвитку українського діловодства; основні поняття діловодства; критерії класифікації документів, вимоги до їхнього укладання та оформлення; поняття про Національний стандарт та його призначення.

Студенти повинні вміти: писати тексти офіційно-ділового стилю, не порушуючи граматичних, лексичних та стилістичних норм української мови; укладати документи про особовий склад; застосовувати на практиці правила ведення ділової кореспонденції.

Визначення основних понять і термінів:

діловодство – сукупність управлінських організацій з утворення, реєстрації, руху, організації контролю виконання документів, формування справ, підготовки документів до зберігання;

канцелярія – відділ установи, який веде діловодство;

діловод – службовець, який веде справи канцелярії;

документування – запис за встановленими формами управлінських рішень та дій з метою їхнього закріплення та передавання;

документообіг – рух документів в організації з моменту їхнього отримання чи утворення до завершення виконання або відправки;

справа – сукупність документів чи документ, який відноситься до певного питання або галузі діяльності організації;

документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами (структурними одиницями), які дозволяють її ідентифікувати;

носій – матеріальний об’єкт, який використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи зображувальної інформації;

юридична сила – здатність документа виконувати певну функцію, надана чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, встановленим порядком його оформлення та наявністю реквізитів (елементів документа);

система документації – це сукупність документів, об’єднаних між собою спільними специфічними рисами;

система документування – це сукупність процесів та прийомів створення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях в ході здійснення ними своїх функцій;

організація роботи з документами – це створення умов, які забезпечують рух, пошук і збереження документів у діловодстві;

адміністративне (загальне) діловодство – операції з документування розпорядчої та виконавчої діяльності організації чи підприємства;

організаційно-розпорядча документація (ОРД) – документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої та виконавчої діяльності органів державного управління;

спеціальне діловодство – це робота з документами, характерними для кожної з функцій управління;

стандартизація – процес установлення та застосування стандартів; діяльність із метою досягнення оптимального ступеня впорядкування в певній галузі шляхом установлення положень для загального й багаторазового використання, для рішення існуючих або можливих завдань;

формуляр – сукупність реквізитів та схема їхнього розташування;

формуляр-зразок – модель однотипних документів.

План практичного заняття № 1

1. Реквізити документів та їхнє оформлення.

2. Види документів за ознаками класифікації та групами.

3. Вимоги до оформлення текстів офіційних паперів.

 

Питання для обговорення

1. Що таке діловодство?

2. Схарактеризуйте основні завдання діловодства.

3. У чиї обов’язки входить ведення справ канцелярії?

4. Якої основної вимоги потрібно дотримуватися під час укладання документів?

5. Коли документ набуває юридичної сили?

6. За якими ознаками та на які відповідні групи класифікуються документи?

7. Назвіть основні реквізити організаційно-розпорядчих документів.

8. Яких вимог потрібно дотримуватися під час написання тексту документа?

9. Як нумеруються у документі сторінки, якщо він укладений на двох і більше сторінках?

Практичні завдання

Завдання 1. Виправте мовностилістичні помилки. Випишіть слова та словосполучення, які використовуються в офіційно-діловому стилі.

1) З дальніх часів прийшли до нас різні види документів, з допомогою котрих ми пізнаємо історію своєї країни, її героїчне минуле, з’ясовуємо особливості побуту народу, правові форми та етнічні норми стосунків між суспільством і державою, відносин між конкретними особами.

2) З листопада по грудень-місяць учнями мають написатися заяви про те, що вони хочуть прийняти участь в незалежному тестування своїх знань. На день тестування треба зі собою мати запрошення і паспорт (або свідоцтво про народження і завірену директором школи справку з печаткою і фотографію). На заповнення відповідей дадуть два бланка (А і Б). Тест продовжується 2 години 30 хв. Під час незалежного тестування згідно міністерських вимог в класі має бути не більше 15 учнів. Роботи Львівських школярів перевірять харківські вчителі.

 

Завдання 2