Принципы, методы и формы администрирования

Исследования показывают, что за счет более продуктивной работы персонала производительность труда может вырасти на 20 -30%. А в условиях жесткой конкурентной борьбы этот фактор зачастую может оказаться решающим для выживания предприятия.

Одним из средств достижения этой цели является администрирование.Его основным предназначением является организация бизнес-процессов, т. е. операционное управление. Однако администрирование содержит и мощную составляющую управления персоналом: там, где наведен строгий, контролируемый и постоянно поддерживаемый порядок, меняется и отношение людей к своей работе.

Реализация этого положения опирается на ряд принципов:

Четкость организации. Все работы должны быть четко организованы: каждый сотрудник должен иметь должностные инструкции, на каждом этапе работ должен осуществляться контроль, а в случае необходимости проводиться инструктажи и тренинги.

Непрерывность внимания. На каждого сотрудника ежедневно должно оказываться воздействие со стороны руководителей в какой-либо организационной форме. Это может быть контроль, инструктаж, беседа о его обязанностях и т. п. Главное -постоянство и разнообразие.

Научить, потом спросить. Ни в коем случае не должно быть наоборот. Обучение включает в себя не только беседу об обязанностях или чтение инструкции. Обязательным элементом его является проверка знаний и умений в какой-либо форме и выставление оценки с дружелюбным указанием недостатков.

Твердость в принципах и гибкость в методах их реализации. Изменение ситуации приводит к необходимости внесения изменений в характер деятельности предприятия. В частности, устаревающие или неэффективные положения инструкций должны меняться, но не очень часто. Эти изменения обязательно следует делать обоснованными и ясными для сотрудников.

Обобщение практического опыта позволяет предложить следующие основные методы и формы реализации принципов администрирования при работе с персоналом:

Разработка и внедрение должностных инструкций (работающих). В должностных инструкциях должны быть прописаны:

• назначение должности;

• требуемый уровень квалификации работника;

• за что и каким образом работник отвечает;

• основные должностные обязанности, права и полномочия;

• с кем и по каким вопросам взаимодействует данный сотрудник.

Особое внимание уделяется точности формулировок. Например, в должностной инструкции официанта в разделе «обязанности» не может быть записано: «Правильно обслуживать гостей». Выполнение обязанностей, сформулированных подобным образом, не поддается контролю. Описание обязанностей должно быть четким: «При обслуживании гостей делать то-то и то-то» или «При обслуживании гостей соблюдать стандарты обслуживания официантом в зале».

Инструкции должны быть работающими, т. е. их исполнение должно регулярно контролироваться, анализ результатов контроля должен быть публичным. Иначе персонал будет к ним относиться с пренебрежением. Важнейшее значение имеет подпись сотрудника под инструкцией с указанием даты. Подписываются два экземпляра, один из которых подшивается, а другой выдается сотруднику. Часто на предприятиях делают еще третьи экземпляры, без подписей. Они либо брошюруются и выставляются, либо вывешиваются в месте, доступном для данной категории персонала. И еще, в разделе с перечнем обязанностей количество пунктов должно быть разумным.

«Человек в домашних тапочках». Имеется в виду постоянное присутствие на предприятии одного из менеджеров с контрольно-надзорными функциями, которое оказывается достаточно эффективным. Персонал должен постоянно ощущать его присутствие, что при добросовестном отношении к делу достигается просто.

Разработка и внедрение корпоративной программы по управлению персоналом. Для начала можно подготовить одностраничный документ с изложением своих замыслов по разработке корпоративной программы в ближайшие 1—2 года и довести его содержание до сведения персонала, а затем и выполнять.

Регулярные разъяснения содержания и необходимости пунктов инструкций, контроль знаний. Их можно проводить в форме специализированных 10-15-минутных тематических тренингов по должностям. При этом в инструкциях не должно быть явно абсурдных или явно ненужных пунктов.

Регулярное проведение коротких тематических собраний и тренингов по различным вопросам организации работы. На такие собрания обычно выносится один небольшой вопрос, наиболее актуальный для текущего времени, например анализ выявленных за прошедшую неделю нарушений. Однако метод проведения собрания должен носить обучающий характер, а не унизительно-наказательный. Иначе эффект будет отрицательным.

Постоянный и разнообразный контроль выполнения должностных обязанностей, в том числе и метод «Тайный покупатель».

Внедрение и ведение таблицы штрафных и поощрительных баллов по результатам контроля выполнения должностных инструкций. Весьма эффективный метод, тесно связанный с предыдущим и мотивацией персонала. Следует отметить, что такая таблица может касаться не только выполнения должностных инструкций, но и других аспектов деятельности персонала. Положение об этой таблице разрабатывается и доводится до персонала. В нем определяются права и обязанности по ее заполнению, шкала баллов по каждому из затрагиваемых аспектов деятельности, порядок подведения итогов за период, условия и критерии поощрения и наказания по итогам. Целесообразно вести таблицу в течение месяца, а после его завершения провести оценку работы персонала. В таблице должно быть не более 10 - 15 пунктов контролируемой деятельности, предельно понятные и легко проверяемые формулировки. Ее может вести, например, «Человек в домашних тапочках».