Организация делопроизводства

Понятие, структура и объем документооборота

 

При изучении этой темы необходимо уяснить, что такое документооборот, какие этапы работы с документами можно выделить. Обратите внимание на то, как организовано движение входящих, исходящих и внутренних документов.

Уяснив эти вопросы, переходите к знакомству с организацией службы документационного обеспечения управления.

Следует особо отметить, что факторами, определяющими организационное построение службы, являются ее основные функции, объем работ по каждой из них.

 

[ 1; 2; 3; 4 ]

Вопросы для самоконтроля

1. Что понимается под документооборотом?

2. Назовите основные этапы документооборота.

3. Что понимается под объемом документооборота?

 

Обработка и движение внешних и внутренних документов. Контроль и проверка исполнения документов.

 

 

Работа с документами на предприятии заключается в получении документов, их регистрации, контроле за исполнением, систематизации, формировании и оформлении дел, подготовке их к передаче в архив предприятия.

Регистрация документов является составной и наиболее важной частью делопроизводственного процесса.

От знаний правил регистрации зависит учет, поиск, контроль исполнения и сохранность документов.

Уясните, что регистрация документов – это не только фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему порядкового номера, но и запись установленных сведений о нем в одной из регистрационных форм.

Изучив основные правила регистрации документов, обратите внимание на индексацию. Важно усвоить, что индекс входящего, исходящего и внутреннего документа состоит из индекса дел по номенклатуре дел и порядкового регистрационного номера (понятие о номенклатуре дел дается в следующей теме, поэтому достаточно усвоить, что номенклатура дел – это систематизированный список наименований дел, с указанием сроков их хранения). Например, 01-6/17, где 01-6 – индекс дела по номенклатуре дел (01 – структурное подразделение, 6 – номер дела), 17 – порядковый регистрационный номер документа. Исключение составляют индексы постановлений, приказов, распоряжений, протоколов, обращений граждан.

Выясните, когда регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Работа по контролю за исполнением документов заключается в содействии своевременному и правильному исполнению решений, заданий и поручений руководства, обеспечении получения информации, необходимой для оценки деятельности подразделений и исполнителей.

Принято выделять две группы операций по контролю: контроль за исполнением документов по существу поставленных в них вопросов и контроль с точки зрения соответствия формы создаваемых документов их содержанию и своевременности исполнения.

Форма контроля может выбираться исходя из возможностей учреждения. Фактически, технология ведения контроля за исполнением определяется принятой в организации системой регистрации документов.

 

[ 1; 2; 3; 4 ]

 

Практическое занятие № 7

Регистрация входящих документов в регистрационных журналах и регистрационно-контрольных карточках.

 

Практическое занятие № 8

Регистрация исходящих документов в регистрационных журналах и регистрационно-контрольных карточках.

 

Практическое занятие № 9

Регистрация внутренних документов в регистрационных журналах и регистрационно-контрольных карточках.

Вопросы для самоконтроля

1. Дайте определение понятия «регистрация документа».

2. Назовите основные регистрационные формы.

3. В чем заключаются общие правила регистрации документов?

4. В чем заключаются задачи и правила контроля за исполнением документов?

5. Назовите виды контроля за исполнением документов.

 

4.3. Систематизация документов. Номенклатура дел. Формирование дел, подготовка их в архив для хранения.

Изучив основные этапы документооборота, переходим к ознакомлению с номенклатурой дел, перечнями документальных материалов, формированием дел.

Номенклатура дел – систематизированный список наименований дел с указанием сроков их хранения.

Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам.

Номенклатура дел делится на индивидуальную, примерную и типовую. Основное внимание необходимо уделить индивидуальной номенклатуре дел.

Изучите, какие требования предъявляются к составлению номенклатуры дел, ее оформлению.

При составлении номенклатуры дел важнейшим справочным пособием являются перечни документов с указанием сроков их хранения.

После завершения работы по составлению номенклатуры дел начинается этап группировки документов в деле в соответствии с номенклатурой. Этот процесс называется формированием дел.

 

 

[ 2; 3 ]

 

Практическое занятие № 10

 

Составление и оформление номенклатуры дел в организации.

 

Вопросы для самоконтроля

 

1. Для чего служит номенклатура дел?

2. Назовите виды номенклатуры дел.

3. Назовите требования, предъявляемые к составлению и оформлению номенклатуры дел.

4. Какие требования следует соблюдать при формировании дел?

5. Опишите расположение документов внутри дела.

6. На каком этапе работы с документами производится экспертиза документов и в чем ее сущность?

 

 

 

 

 

 

Задания для домашних контрольных работ и методические рекомендации по их выполнению

Задание контрольной работы состоит из 3 теоретических вопросов и 1 практического задания. Номер варианта соответствует порядковому номеру в списке группы.

Контрольную работу необходимо выполнять в ученической тетради. При оформлении работы оставьте поля, текст пишите разборчиво, в конце работы укажите использованную литературу, поставьте дату выполнения и свою подпись.

При выполнении контрольной работы недопустимо механическое переписывание материала из учебника, нужно отвечать на конкретно поставленный вопрос.

При выполнении практического задания желательно использовать документы, которые составляются в вашем хозяйстве (на предприятии, в учреждении) или произвольные данные.

Обратите внимание на то, как они оформляются. Приведите их в соответствие с образцами (см. учебник).

Документы следует оформлять рукописным или машинописным способом на бумаге формата А4 или А5. Документ вклеивается в тетрадь.

Если работа не зачтена, необходимо выполнить ее вторично с учетом замечаний преподавателя.

 

Вариант 1

 

1. Определите, в каких случаях составляется «лист согласования»?

Оформите пример.

2. Опишите место делопроизводства в структуре управленческого труда.

3. Охарактеризуйте делопроизводство по финансово-расчетным операциям (счет-фактура, платежное поручение, лицевой счет).

4. Составьте и оформите номенклатуру дел в организации.

 

Вариант 2

 

1.Определите документы, подлежащие утверждению. Оформите каждый из способов утверждения документов.

2.Опишите классификацию документов. Классифицируйте документы по признакам.

3.Охарактеризуйте структуру и объем документооборота.

4.Составьте и оформите доверенность на совершение сделки.

 

 

Вариант 3

 

1. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение и функцию):

Ул. Богданчука, 132,

Г. Брест

2. Опишите унификацию и стандартизацию управленческой документации.

3. Охарактеризуйте порядок обработки входящих документов.

4. Составьте и оформите претензию.

 

Вариант 4

 

1. Охарактеризуйте предложенный реквизит (назовите его, укажите его расположение и функцию):

Тел.: [phone]

Р/с 3041202580037 в гордирекции