Глава 9. Организационное проектирование

 

Сущность организационного проектирования. Особенности и факторы проектирования организационной структуры

 

Организационное проектирование – это метод формальной организации целостных систем, обладающих высокой надёжностью, устойчивостью и экономичностью.

Продуктами организационного проектирования являются любые организационные нововведения (новые системы, структуры и процессы) в различных сферах общественного бытия: в экономике, политике, образовании, культуре, науке, военном деле и др. Несмотря на наличие общих закономерностей, организационное проектирование в различных сферах деятельности, например, строительство и реконструкции предприятий, совершенствование систем управления производством или организации труда, имеет свои особенности.

Организационное проектирование может быть направлено:

– на создание новой системы или процесса;

– на частичное усовершенствование системы или процесса;

– на их радикальное преобразование.

Важнейшим направлением организационного проектирования является построение организационной структуры управления, так как рациональная организационная структура во многом определяет эффективность деятельности организации.

Факторы, влияющие на процесс проектирования структуры, делят на 4 группы:

– внешняя среда;

– технология работы;

– стратегия организации;

– коллектив работников, который характеризуется уровнем квалификации, способностями менеджеров и рядовых исполнителей, их отношением к работе, стилем руководства.

Остановимся подробнее на первых трёх группах факторов.

Внешняя среда

Организация, как открытая система, должна быть способна адаптироваться к её изменениям внешней среды, поэтому нужно знать ее основные характеристики. Ими являются сложность и подвижность (динамизм).

Сложность определяется числом факторов, влияющих на деятельность организации и их сходством между собой. Динамизм отражает скорость изменений, происходящих во внешней среде. Сочетание сложности и динамизма определяет четыре типа ситуаций.

1. Ситуация низкой неопределённости: факторов мало, они сходны между собой и практически не меняются.

Эта ситуация позволяет сохранять стабильными структуру организации и применяемые ней процедуры выполнения работ, предъявляет невысокие требования к уровню профессиональной подготовки и практическому опыту менеджеров. Примером такой организации может служить компания, занимающаяся солеваренным производством.

2. Ситуация умеренной неопределённости: факторов много, они не схожи, но и практически не меняются.

Такая ситуация вызывает значительный риск при принятии решений, необходимость разработки альтернативных решений, а, следовательно, предъявляет повышенные требования к уровню подготовки и опыту менеджеров. Однако взаимодействие организации с партнёрами серьёзно не меняется. Примером может быть нефтеперерабатывающее предприятие, которое имеет дело со многими несхожими институтами внешней среды, в их числе экологические организации, поставщики, потребители, конкуренты и т.д.

3. Ситуация умеренно высокой неопределённости: факторов мало, они схожи и постоянно меняются.

Это требует достаточной гибкости и высокого уровня подготовки руководителей. Примерами являются организации, производящие товары народного потребления.

4. Ситуация высокой неопределённости: факторов много, они не схожи и постоянно меняются.

Такое окружение создает препятствия в деятельности организации, представляет значительную опасность, иногда угрозу ее существованию, создает сложности для управления, поэтому требует от менеджеров очень высокого уровня профессиональной подготовки, аналитических способностей и интуиции. Примером организаций, работающих в подобных условиях, могут быть компании по производству компьютеров.

Технология работы

Технология – это сочетание орудий и предметов труда, квалификационных навыков, а также методов преобразования материалов, людей и информации.

Проектирование организации связано с технологией работы по двум направлениям: разделение труда и группировка работ по подразделениям. При этом необходимо учитывать 3 основных момента:

– тип производства;

– неопределённость в поступлении работы;

– неопределённость того, как делать работу;

– взаимозависимость работ в организации.

Установлено, что указанные моменты технологии выполнения работ непосредственно влияют на внутреннюю структуру служб и подразделений организации:

– наиболее простой будет структура служб и подразделений с заранее определённым характером работ и их регулярной повторяемостью; например, отдел охраны, измерительная лаборатория;

– наиболее сложной структурой будут обладать службы и подразделения с высокой неопределённостью поступления работы и технологии её выполнения; например, дирекция, научно-исследовательский отдел, отдел планирования.

Взаимозависимость работ бывает 4 типов:

1. Складывающаяся (картельная) взаимозависимость, когда каждое подразделение является достаточно самостоятельным и вносит свой вклад в общее дело организации (рис. 18 а). Например, работа филиалов дивизиональной структуры. Координация между подразделениями в этом случае осуществляется путем разработки и применения стандартных процедур, правил и инструкций.

2. Последовательная взаимозависимость. В этом случае работа одного подразделения должна закончиться раньше, чем начнется работа другого (рис. 18 б). Например, обработка деталей между цехами машиностроительного завода. Оперативная координация работы подразделений достигается посредством проведения плановых собраний и личных встреч менеджеров по вопросам взаимодействия подразделений.

3. Связанная взаимозависимость характеризуется тем, что конечный результат работы одного подразделения становится началом в работе другого, и наоборот (рис. 18 в). Такая взаимозависимость работ часто возникает между производственными подразделениями и конструкторским или техническим отделом в процессе разработки новой продукции. Такая взаимозависимость требует создания специальных координационных механизмов в виде команд, специальных групп, менеджеров-интеграторов, ответственных за ежедневное согласование взаимодействий.

4. Групповая взаимозависимость состоит из многих связанных взаимозависимостей (рис. 18 г). В этом случае работы не перемещаются из отдела в отдел, а выполняются совместно представителями вовлечённых в работу функциональных отделов. Групповая взаимозависимость требуется в случаях, когда работа характеризуется высокой степенью неопределённости. Примером групповой взаимозависимости является создание целевых групп, комплексных бригад с участием представителей многих отделов.

Таким образом, чем проще взаимозависимость работ, тем проще может быть структура организации. Наличие большого числа связанных и групповых взаимозависимостей в работе приводит к усложнению общей структуры вплоть до перехода к элементам матричной организации.

 

ПРОСТАЯ

 

а) СКЛАДЫВАЮЩАЯСЯ

 

б) ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНАЯ

 

 

в) СВЯЗАННАЯ

 

г) ГРУППОВАЯ

 

 

СЛОЖНАЯ

 

Рис. 18. Типы взаимозависимости работ в организационном проектировании

 

3. Стратегия организации

Согласно принципам структуризации, смена стратегии организации должна сопровождаться перепроектированием ее структуры.

Стратегия – это план, описывающий направление развития организации и распределение ресурсов на длительный период.

Установлено, что при проектировании необходимо учитывать три момента стратегического выбора:

1. Концепция управления организацией, которая определяет количество иерархических уровней, структурных звеньев в организации, уровень централизации.

2. Особенности потребителей и отношение к ним. Например, если организация одновременно выпускает продукцию производственного назначения и товары народного потребления, её структура должна отражать особенности разных потребителей. Кроме того, переход от преимущественно производственной стратегии по изготовлению продукции, к стратегии, ориентированной на удовлетворение потребностей клиентов, также требует изменения структуры и основ деятельности организации.

3. Рынки сбыта и территориальное размещение производства. Стратегия экспансии компании на рынки других регионов требует создания в ее структуре филиалов, представительств и механизма, обеспечивающего взаимосвязь их в единое целое. Это существенно усложняет структуру организации.