Глава 8. Принципы организации

 

Знание законов организации позволяет сформулировать правила, необходимые для построения рациональных систем и процессов. Правило действия, вытекающее из закона, называется принципом.

Принципы организации – это общие правила формирования упорядоченных, рациональных систем и процессов, как в природе, так и в обществе.

Принципы организации делят на 3 группы: принципы структуризации, принципы процессуализации и принципы рационализации.

Принципы структуризации – это правила построения рациональных структур.

Принципы процессуализации – это правила построения организованных, внутренне упорядоченных процессов.

Принципы рационализации – это общие правила совершенствования организаций в статике и в динамике, то есть правила совершенствования структур и процессов.

Принципы структуризации

 

Принципы структуризации применяют:

– при построении новых организаций;

– при оценке рациональности существующей структуры;

– при корректировании существующей структуры;

– при проведении структурной реорганизации.

1. Целеполагание: рациональной является структура, ориентированная на осуществление главных целей, прежде всего, миссии организации.

Это означает, что определяющее влияние на структуру оказывают стратегические цели организации. Например, если стратегической целью является завоевание новых рынков, то в её структуре необходимо формирование отделений по продуктам, потребителям или регионам.

Если основной стратегической целью является переход к производству новых видов продукции, то приоритетную роль в структуре будут играть отдел разработки новой продукции, технологический отдел, отдел маркетинга, что определяет значимость соответствующих связей в структуре организации.

2. Приоритет функций над составом звеньев: в организации необходимо обеспечить соответствие типа структуры и её конфигурации комплексу реализуемых ею функций.

Это означает:

1. Все функции организации должны быть обеспечены соответствующим компонентным составом и совокупностью межкомпонентных связей;

2. Структура может содержать только те компоненты и связи, которые прямо или косвенно выполняют функции организации.

3. Приоритет объекта над субъектом: рациональная структура должна обеспечивать устойчивость организации при различном состоянии субъективных факторов.

Это означает, что при формировании структуры следует исходить из миссии и целей организации, комплекса необходимых функций, состояния внешней среды и объективных факторов внутренней среды.

4. Адаптивность: структура должна быть способна адаптироваться (приспосабливаться) к изменениям внешней и внутренней среды, изменениям целей и стратегии организации.

Адаптивность структуры обеспечивается за счёт её гибкости, которая в свою очередь осуществляется путём

– перестройки структуры;

– формирования новых подразделений, структурных блоков и каналов связи;

– ликвидации части действующих подразделений, структурных блоков и каналов связи;

– изменения значимости и режима функционирования подразделений, блоков и каналов связи в структуре организации.

На первый взгляд может показаться, что принцип адаптивности противоречит указанному выше принципу приоритета объекта над субъектом. Однако это не так. Они дополняют друг друга: структура должна быть устойчивой по отношению к малозначимым, текущим колебаниям внешней и внутренней среды, но должна оперативно перестраиваться в случае существенных и устойчивых изменений внешней или внутренней среды.

5. Полная координация: в организации должен существовать общий управляющий центр или, по крайней мере, общий координирующий центр для обеспечения согласованности всех компонентов и связей, а также развёрнутая система обратных связей.

Таким центром может быть президент фирмы, правление. Этот принцип определяет важнейшее условие управляемости организации.

6. Минимум сложности: структура организации должна быть по возможности простой.

Основными направлениями упрощения структуры являются:

– постановка чётких целей для структуры и её отдельных компонентов;

– использование преимущественно плоских структур;

– сокращение промежуточных звеньев в общей системе связей;

– устранение дублирования функций, должностных обязанностей и

каналов связи.

7. Полномасштабность: в организации не должно быть структурных блоков и отдельных работников, не включённых в единую сеть системообразующих связей.

Этот принцип гласит о том, что в структуре организации не должно быть «островов». В противном случае их деятельность будет неуправляемой, а структура в целом будет затратной для организации.

8. Пределы автономии: каждый компонент структуры должен обладать определённой самостоятельностью, но при этом не должна нарушаться целостность структуры организации.

Понятно, что самостоятельность обеспечивает оперативность принятия и реализации решений, стимулирует инициативу работников, следовательно, повышает эффективность работы организации. Чем выше уровень иерархии, к которому принадлежит компонент, тем большей степенью автономности он может обладать

9. Сочетание централизации и децентрализации: в рациональной структуре должен быть оптимальный уровень централизации, позволяющий обеспечить эффективность работы организации и наиболее полное достижение её целей.

Централизация – это концентрация прав принятия решений на высшем уровне управления организацией. Она позволяет обеспечить высокую согласованность действий звеньев организации и улучшает контроль их работы.

Децентрализация – передача (делегирование) прав принятия решений на нижестоящие уровни управления. Децентрализация способствует гибкости структуры, позволяет оперативно реагировать на неожиданные изменения ситуации на уровне отдельных звеньев.

10. Масштаб управляемости (норма управляемости, диапазон контроля): в рациональной структуре должен быть установлен оптимальный масштаб управляемости.

Масштаб управляемости ( норма управляемости, диапазон контроля) – это количество работников, непосредственно подчинённых одному руководителю.

Масштаб управляемости должен быть достаточно широк, чтобы поддерживать автономность подразделений и снизить затраты на содержание управленческого аппарата, но не должен быть чрезмерным, чтобы обеспечить согласованность функционирования всех звеньев организации и целостность организации.

11. Сочетание непрерывности и дискретности связей: в рациональной структуре соотношение между непрерывными и дискретными связями должно обеспечивать одновременно максимальную экономичность связей и полную стабильность структуры.

Непрерывные связи необходимы для обеспечения постоянной ориентации членов организации на реализацию общих целей, осуществления непрерывных процессов совместной деятельности, оперативного реагирования на существенные изменения значимых характеристик внешней и внутренней среды. Однако они усложняют структуру и увеличивают время обработки информации. Поэтому их используют по необходимости, в других ситуациях целесообразно применять дискретные связи.

12. Субординация: в рациональной структуре отношения между структурными уровнями строятся на основе подчиненности, то есть звенья низшего уровня подчиняются звеньям высшего уровня.

Эффективная субординация предполагает:

– четкость и однозначность отношений подчиненности;

– ступенчатость осуществления отношений субординации; это означает подчиненность любого работника только непосредственному руководителю;

– необходимый уровень субординации определяется конкретными условиями: задачами организации, степенью централизации и развитостью периферийных связей.

13. Единство распорядительства: в рациональной структуре должна быть установлена четкая персональная закрепленность полномочий распорядительства по каждому конкретному вопросу на каждом уровне и по отношению к каждому объекту управления за конкретным руководителем.

Например, за руководителем подразделения закрепляются полномочия распорядительства по всем вопросам функционирования подразделения, за руководителем проекта – полномочия распорядительства по соответствующему проекту.

14. Формальная фиксация реально существующих связей: в рациональной структуре должно существовать принципиальное соответствие между формально зафиксированными и реально существующими связями.

Это означает, что конфигурация и ведущие связи структуры должны быть формально зафиксированы и обеспечена реальность этих связей. Это позволяет обеспечить:

–высокую стабильность структуры, ее блоков и компонентов;

– единство и согласованность действий всех звеньев системы управления;

– четкое распределение функциональных обязанностей и ответственности членов организации;

– эффективность контроля;

– минимизацию межкомпонентных противоречий.

 

Принципы процессуализации

 

1. Направленность: организационный процесс должен осуществляться в одном чётко определённом направлении.

Направленность обеспечивается путём постановки цели и определения стадий процесса. Например, направленность технологического процесса производства продукции достигается путем определения конечного продукта, его характеристик, а также сущности и режимов выполнения операций по его изготовлению.

Аналогично, направленность работы подчиненного обеспечивается через определение ожидаемого от него результата и последовательности действий по получению этого результата.

2. Прямоточность: при наличии нескольких вариантов протекания процесса нужно выбирать тот, где отсутствуют лишние и возвратные движения.

Прямоточность обеспечивается за счёт постановки цели, определения стадий процесса и выбора соответствующего метода его организации. Другими словами, производственные, информационные и другие процессы должны идти кратчайшим путём с минимальным количеством вспомогательных операций, а промежуточные цели должны находиться на одном пути, прямо ведущем к достижению общей цели.

На промышленных предприятиях в условиях массового производства это достигается путём расстановки оборудования по ходу технологического процесса.

3. Результативность: реализация процесса должна обеспечивать получение результата, соответствующего цели этого процесса.

При этом результат обладает определенными количественными и качественными характеристиками, а промежуточные результаты самостоятельного значения обычно не имеют. Например, если продукция прошла все стадии производства, но оказалась нереализованной, то производственная задача не решена, окончательный результат не получен и промежуточные результаты оказались бесполезны.

Результативным может быть как переход в новое состояние, так и поддержание существующего состояния.

Результативность достигается за счёт чёткой постановки цели, соответствующей возможностям системы и сложившейся ситуации, а также чёткого регулирования процесса.

4. Эффективность: организационный процесс должен обеспечивать получение наилучшего результата на 1 единицу затрат соответствующих ресурсов.

Только достаточно эффективный процесс может быть целесообразным. Рост эффективности может быть обеспечен повышением уровня управляемости процессов, их четкой ориентированностью, сокращением длительности цикла, повышением уровня прямоточности, а также совершенствованием конкретного механизма реализации.

5. Восприимчивость: организационный процесс должен быть способен воспринимать воздействия со стороны субъекта управления и реагировать на них желаемым для субъекта образом.

Восприимчивость процесса необходима для обеспечения его управляемости. Восприимчивость достигается за счёт формирования процесса, соответствующего возможностям субъекта по мощности и масштабу действия. Невосприимчивый процесс является неуправляемым.

Восприимчивость процесса функционирования объекта управления достигается за счёт использования соответствующих условиям функционирования и возможностям работников методов планирования, организации, мотивации и контроля. Например, распоряжение по выполнению стандартной задачи квалифицированному ответственному работнику можно формулировать в самом общем виде к тому же в форме просьбы и при этом быть уверенным в том, что оно будет своевременно и правильно выполнено, причем работник, если он мотивирован, сам осуществляет контроль. Безразличному к работе сотруднику распоряжение нужно формулировать только в форме приказа и использовать по отношению к нему жесткие методы контроля.

6. Информативность: целенаправленная организация возможна только по отношению к процессу, способному нести в себе информацию, необходимую для управления этим процессом.

Процесс, не обладающий информативностью, является скрытым, а значит неуправляемым. Определяющее значение имеет информация о ходе процесса, его направленности, качественных характеристиках, количественных параметрах и уровне результативности.

Информативность любого производственного процесса достигается путём использования системы датчиков, которые регистрируют различные параметры процесса и позволяют изменять режим его протекания.

Аналогичным образом, в практике управления фирмой большое значение придают изучению конкурентов, что является важной составляющей стратегического планирования. Это позволяет оценить конкурентоспособность самой фирмы и выбрать подходящую стратегию её развития.

Информативность процесса функционирования отдельного должностного лица, подразделения или организации в целом достигается путём создания и применения системы отчётности о результатах работы и возникающих проблемах, установления непосредственных контактов с подчиненными, использования политики «открытых дверей» и т.д.

Повышение уровня информативности процесса предполагает:

– увеличение объема наблюдаемой информации;

– повышение чуткости восприятия субъектом управления различной информации о процессе.

7. Надёжность. Надёжность означает создание таких организационных условий функционирования системы или процесса производства, при которых этот процесс практически не имел бы сбоев.

Для обеспечения надёжности необходима достоверная оперативная информация, установление пределов допустимых отклонений от заданных параметров процесса, наличие дополнительных страховых ресурсов, дублирование тех основных стадий процесса, где вероятность сбоя наиболее велика, и отлаженная процедура регулирования хода процесса.

Примером реализации этого принципа является широкое распространение в последнее время в коммерческих организациях подробных инструкций по выполнению различных работ, в том числе по приёму и обработке заказов клиентов по телефону, по обработке жалоб и т.д. Это позволяет повысить качество и стабильность выполнения работ.

8. Непрерывность: организационный процесс должен осуществляться без задержек, излишних перерывов в пределах определённых временных границ.

Для этого необходимо иметь чёткие цели, полную и своевременную информацию о процессе, согласованность между стадиями процесса, а также иметь в наличии необходимые ресурсы и осуществлять чёткий контроль.

9. Гибкость: организационный процесс должен быть способен к оперативным изменениям в ходе своего осуществления.

Выделяют гибкость ориентации и гибкость реализации процесса. Гибкость ориентации предполагает способность процесса:

– к смене частных целей при сохранении главных;

– к пересмотру задач, а также составу и содержанию выполняемых функций;

– к изменению направленности в случае необходимости.

Гибкость реализации предполагает способность к изменению:

– форм и способов реализации процесса;

– состава и последовательности стадий процесса;

– параметров процесса (длительность, скорость, интенсивность и т.д.)

Этот принцип активно применяют в процессе стратегического и оперативно-производственного планирования. При этом разрабатывают несколько вариантов планов, каждый из которых вступает в действие при возникновении соответствующей ситуации.

Гибкость обеспечивается повышением уровня управляемости за счёт информативности и восприимчивости процесса, а также его оперативности и наличия альтернативных вариантов протекания.

10. Параллельность. Параллельность предполагает одновременное осуществление отдельных частей общего процесса (фаз, операций).

В зависимости от объекта, на который оказывают воздействие, выделяют 2 вида параллельных процессов:

1. Процессы, осуществляющие параллельное воздействие на один конкретный объект. Таким объектом может быть любая вещь, живой организм, социальная организация. Например, преподаватель, объясняя студенту новый материал и подкрепляя его графическими изображениями, воздействует одновременно на слух и зрение студента.

2. Процессы, осуществляющие параллельное воздействие на совокупность однородных объектов. В этом случае одновременно выполняются действия и операции по отношению к разным конкретным объектам, составляющим совокупность (партия деталей, группа покупателей и т.д.). Причём по отношению к каждому отдельному объекту из этой совокупности данный процесс будет последовательным.

Такие процессы характерны для серийного и массового производства, когда одни изделия находятся на первых этапах изготовления, другие – в середине цикла, а третьи – завершают его. Таков же процесс обслуживания покупателей в супермаркете, так как одни покупатели сдают свои вещи в камеру хранения, другие – отбирают товар, а третьи – рассчитываются за свои покупки.

Для обеспечения параллельности необходимы согласованность действий отдельных подразделений и лиц, информативность, восприимчивость и гибкость процессов, обеспеченность ресурсами, пропорциональность параметров, технических средств и численного состава исполнителей.

11. Ритмичность. Ритмичность означает соответствие между длительностью стадии, фазы процесса и происходящими в ходе её изменениями.

Другими словами, ритмичностью называют пропорциональность между продолжительностью стадии процесса и полученными при этом результатами. Выделяют ритмичность формирования результатов, ритмичность расходования ресурсов, ритмичность изменения параметров процесса. Ритмичность имеет особенно важное значение в условиях массового и серийного производства. Ритмичность процесса повышает управляемость, информативность и эффективность процесса

Повышению ритмичности способствуют:

– формирование циклических, регулярно повторяющихся процессов;

– разработка чёткой процедуры проведения процесса;

– установление оптимальных параметров процесса;

– формирование механизма корректировки параметров в случае их отклонения от установленного ритма.

12. Синхронность. Синхронность заключается в обеспечении чёткого временного соответствия между отдельными составными частями процесса: фазами, периодами, операциями.

Выделяют несколько видов синхронизации:

1. Стыковка последовательных процессов, когда завершение одной

фазы или операции является одновременно началом другой (рис. 17 а);

2. Установление временного сдвига между последовательными

процессами (рис. 17 б). Например, движение детали в процессе обработки между рабочими местами.

3. Обеспечение одновременности параллельных процессов, то есть одновременность начала, окончания, времени перерывов и моментов получения результатов (рис. 17 в). Самым ярким примером могут быть движения партнеров в фигурном катании, синхронном плавании и т.д.

4.Установление временного сдвига между периодами реализации параллельных событий (рис. 17 г).

 

а.

 

б.

 

 

в.

 

 

г.

 

Рис. 17. Различные виды синхронизации

 

Последний случай наблюдается тогда, когда одновременное осуществление параллельных процессов невозможно или нецелесообразно. Примером этого может быть разнесение времени начала рабочего дня для различных организаций и категорий работников, что позволяет сократить количество единиц городского транспорта и нагрузку на него.

Для синхронизации необходимо обеспечить ритмичность, информативность, восприимчивость процессов, разработать чёткую процедуру их выполнения, а также создать систему контроля и корректировки возникающих отклонений.

Принципы рационализации

В любой организации постоянно происходят различные изменения либо по инициативе руководства, либо по инициативе рядовых работников, либо по стечению обстоятельств. Изменения определяются и регулируются законом онтогенеза и законом единства анализа и синтеза. Принципы рационализации формируют механизм таких преобразований.

Рационализация призвана привести к достижению максимально возможного уровня эффективности при существующих в данный момент экономических условиях. Ниже приведены принципы рационализации.

1. Концептуализация: для научно обоснованной рационализации необходимо предварительно выбрать основную идею, концепцию повышения организованности системы. Например, основной идеей рационализации производственного процесса может быть обеспечение его ритмичности и синхронности, идеей рационализации структуры управления может быть автономизация подразделений и т.д.

Проявлениями принципа концептуализации в совершенствовании народного хозяйства страны была стратегия электрификации, разработанная в 20-х годах прошлого века, стратегии индустриализации и коллективизации. Они были основой для прорыва в развитии отечественной промышленности, хотя жесткие методы проведения преобразований имели для страны тяжелые социальные последствия. Напротив, перестройка, провозглашенная руководством страны в 80-х годах 20-го века, не имела под собой четкой концепции реформирования страны, поэтому привела к топтанию на одном месте и, в конечном итоге, к распаду Советского Союза.

2. Алгоритмизация: научно обоснованная рационализация предполагает использование чёткой, логически обоснованной программы действий.

Алгоритмизация является особенно важной для рационализации крупных и сложных систем, а также при изменении процессов высокой ответственности. В соответствии с этим принципом разрабатывают инвестиционные проекты и бизнес-планы для создания новых видов продукции, открытия новых филиалов, для проведения реконструкции и технического перевооружения производства и т.д.

3. Нормализация. Нормализация состоит в создании условий, которые обеспечивают сохранение целостности системы, поддержание равновесия во внешней и внутренней среде системы, реализацию её целей и эффективное выполнение основных функций.

Если соответствующие условия отсутствуют, то достижение высокого уровня организованности, а иногда и функционирование системы невозможно.

Выделяют несколько направлений нормализации:

1. Изменение внешней среды путём воздействия на отдельные факторы и среду в целом. Например, воздействие на потенциальных покупателей с помощью рекламы, стимулирование продаж, формирование благоприятного общественного мнения о компании, лоббирование интересов отдельных компаний в органах власти;

2. Переход в другую внешнюю среду. Например, выход на новые рынки, освоение новых сегментов рынка, переход в другую сферу деятельности;

3. Изоляция от влияния внешней среды. Например, изоляция человеческого организма от водной среды с помощью скафандра, изоляция предприятия с помощью службы охраны и пропускного режима, изоляция страны с тоталитарным режимом с помощью жёсткого пограничного контроля;

4. Изменение параметров внутренней среды, то есть адаптация к новым условиям функционирования. Например, изменение структуры организации при изменении условий внешней среды, предварительная психологическая подготовка персонала к изменениям в организации.

Нормализация условий может быть обеспечена самой системой или воздействием со стороны субъекта, осуществляющего внешнее управление системой, например, государственное учреждение.

4. Систематизация: рационализация должна быть системной, то есть на каждом этапе каждое изменение должно быть согласовано с другими изменениями.

Это означает, что сформированная в ходе рационализации организация должна быть целостной системой, находящейся в состоянии динамического равновесия.

Бессистемная рационализация приводит не к повышению, а к понижению организованности любых объектов или процессов и даже к полной дезорганизации. Это возникает потому, что снижается пропорциональность системы, а значит и синергетический эффект.

Например, установка в цехе современного оборудования не позволит повысить производительность и качество продукции, если персонал не обучен работе на нём. Аналогично, многие российские промышленные компании имеют систему качества, разработанную в соответствии с международными стандартами, однако качество продукции остаётся невысоким по причине нарушения установленных правил, процедур, норм и нормативов.

5. Классификация: научно обоснованную рационализацию следует проводить на основе использования классификации систем, структур и процессов.

Классификация позволяет установить тип структуры или процесса, его возможности, уровень рациональности с точки зрения соответствия целям и сложившейся ситуации, разделить любую совокупность элементов на отдельные виды и на основе этого распределить между ними роли, функции и ресурсы а также установить направление перестройки структуры организации или, соответственно, процесса.

6. Концентрация: при осуществлении рационализации основные усилия должны быть сконцентрированы на главном объекте, главной сфере и главном направлении рационализации.

Концентрация на главном объекте предполагает выделение именно того объекта, изменение организованности которого оказывает определяющее воздействие на уровень организованности всех объектов, включенных в данную систему. При этом предварительно необходимо выделить сферу деятельности, приоритетную в обеспечении организованности данной системы.

Например, в процессе реформирования предприятия сначала выделяют его ключевые проблемы, приоритетные направления деятельности, разрабатывают варианты реформирования, выбирают из них наилучший, под который разрабатывают конкретный проект.

7. Специализация: научно обоснованная рационализация должна предусматривать специализацию самой системы, её подсистем и элементов.

Специализация – это концентрация системы (фирмы, подразделения) в определённой сфере деятельности. Все живые и неживые системы, а также их элементы в той или иной степени специализированы. Например, органы биологических систем специализированы на выполнении определённых функций, предприятие – на конкретных видах продукции.

Достоинства специализации:

– позволяет распределить функции и задачи по отдельным исполнителям;

– позволяет установить роль и место каждого компонента в системе;

– ориентирует исполнителей на осуществление определённой деятельности;

– способствует оперативности, надёжности и повышению качества выполнения функций.

Рациональная специализация должна быть установлена на всех уровнях системы. Причём чем ниже уровень соответствующего структурного компонента, тем более специализированной должна быть его деятельность. Например, на уровне предприятия специализация устанавливается на определённых видах продукции, на уровне подразделения – на конкретном виде деятельности (заготовительный цех, обрабатывающий цех, отдел сбыта, финансовый отдел и т.д.), на уровне работника – на выполнении конкретных задач и операций.

Однако уровень специализации должен быть оптимальным. Излишняя специализация затрудняет координацию действий звеньев организации по причине излишней раздробленности, а слишком широкая специализация снижает качество результата.

8. Стандартизация: научно обоснованная рационализация должна быть основана на использовании системы стандартов.

Стандарт – это образец, эталон, применяемый для сопоставления с ним других подобных объектов.

Разработка стандарта целесообразна, если:

– элементы структуры или процесса многократно повторяются;

– необходимо достичь единообразия элементов структуры или процесса.

Стандарты разрабатывают субъекты управления для их применения конкретными исполнителями. Иногда создают иерархию стандартов. Сведенные в единую систему и документально зафиксированные стандарты представляют собой программу функционирования организации и конкретных работников.

Объектами стандартизации могут быть:

– процессы, например, типовой технологический процесс, на основе которого разрабатывают конкретный процесс;

– процедуры, например, процедура приёма на работу, оформления отпуска, увольнения и т.д.;

– результаты, например, стандарт качества на продукцию предприятия;

– структуры, например, типовая структура организации, цеха, участка, отдела;

– системы обеспечения деятельности, например, системы ремонтного, энергетического, инструментального обслуживания основного производства на промышленном предприятии и т.д.

9. Унификация: научно обоснованная рационализация должна быть основана на использовании унификации.

Унификация – это сведение многообразных конструктивных элементов к общему виду.

Таким образом, унификация создаёт условия для развития стандартизации, обеспечивает взаимозаменяемость элементов организации, что позволяет повысить надёжность и оперативность функционирования систем, а также сократить расход ресурсов.

Основными видами унифицированных элементов являются:

– структурные блоки и подразделения, например, модули прикладных компьютерных программ, конструкций автомобилей, программ обучения;

– внутрисистемные связи и соединения, например, содержание связей между функциональными подразделениями организации. В частности, бухгалтерия связана с производственно-диспетчерским отделом по поводу выполнения оперативно-производственных планов, расхода материалов для выпуска продукции, с отделом сбыта – по поводу затрат на реализацию продукции и т.д.;

– элементы процессов: фазы, этапы, операции; например, фазы технологического процесса (заготовительная, обрабатывающая, сборочная);

– элементы ресурсного обеспечения, например, оборудование и детали, необходимые для производства определённого вида продукции.

Использование этого принципа позволяет наиболее полно учитывать потребности конкретного потребителя. Примером может быть компания «Тоета», в которой организовано модульное производство автомобилей. Многообразие возможных модификаций и комплектации позволяет удовлетворить практически любого потребителя.

10. Персонификация: научно обоснованную рационализацию можно провести только при условии закрепления полномочий и ответственности за функционирование структур и осуществление процессов за конкретными должностными лицами.

В сфере управления персонификации подлежат:

– определение направлений деятельности;

– принятие решений;

– распоряжение ресурсами;

– контроль деятельности и оценка результатов;

– ответственность за создание условий для работы исполнителей.

В сфере исполнения персонифицируются:

– выполнение конкретных действий;

– пользование ресурсами;

– ответственность за результаты деятельности перед субъектом управления.

Принцип персонификации должен быть обеспечен во всех сферах деятельности, на всех уровнях и во всех подразделениях, так как отсутствие системы чётких персональных полномочий и ответственности делает структуру неупорядоченной, а цели нереализуемыми. На практике это достигается путём издания организационных и распорядительных документов, закрепляющих функции и ответственность за их выполнение за конкретными должностными лицами.

11. Регламентация: научно обоснованная рационализация должна предусматривать определённый порядок функционирования организации.

Этот порядок устанавливает субъект управления для исполнителей процесса. Прежде всего, нужно упорядочить:

– связи между подразделениями, то есть нужно определить, кто кому и какую информацию и материалы предоставляет для работы;

– процессы деятельности организации;

– разработку и принятие важнейших решений, то есть распределение прав принятия решений между уровнями управления, в том числе, какие вопросы могут решать напрямую между собой руководители подразделений;

– процессы контроля функционирования организации;

– процессы информационного обеспечения.

Всё это отражается в организационных документах. Однако уровень упорядоченности должен быть оптимальным. Излишняя регламентация снижает возможность организации оперативно реагировать на непредвиденные изменения ситуации, а недостаток регламентации делает

процесс функционирования организации плохо управляемым.