Понятие организации как системы. Системные свойства организации

В условиях рыночной экономики успешность организаций зависит от их умения выжить, результативности, эффективности и производительности, конкурентоспособности, которые определяются уровнем современного менеджмента. Можно с уверенностью утверждать, что на сегодняшний день в интересах выживания и гибкого реагирования на динамично меняющиеся рыночные условия предприятия должны целенаправленно проводить организационные изменения. Благодаря этому преодолевается инертность и застой в структурах управления, в сложившейся системе связей и отношений. Организации, которые расходуют основную часть своих ресурсов на поддержание стабильности, вряд ли будут преуспевать в нынешних неустойчивых условиях жизнедеятельности. Успешная организация постоянно находится в динамике. Все организации сосредоточены на развитии, а значит, их целью является движение только в направлении роста.

Организация представляет собой сложный организм, в котором сочетаются интересы личности и групповые интересы, стимулы и ограничения, установленные технологии и инновации, жесткая дисциплина и свобода творчества, формальные стандарты и неформальные инициативы. Организации имеют свою культуру, традиции и репутацию. Как известно, организации зарождаются, развиваются, достигают успехов, ослабевают и в конце концов прекращают свою деятельность. Способные к адаптации организации процветают, а неспособные – исчезают. Одни организации развиваются быстрее и успешнее других, причиной чего является наличие обоснованной стратегии и эффективное использование ресурсов. Они своевременно перестраиваются в том случае, если перестают отвечать намеченным целям.

Управленческая деятельность успешно развивающейся организации невозможна без определенной организационной системы и структуры. Хотя системы и структуры часто совпадают по своим характеристикам, абсолютной идентичности между ними не существует, поэтому организации придерживаются сложившихся традиций выделения как организационных моделей, так и структур.

Для начала рассмотрим несколько трактовок понятия «организация»:

– Организация – это внутренняя упорядоченность, взаимодействие, согласованность более или менее дифференцированных и автономных частей целого, обусловленных его строением.

– Организация – совокупность процессов или действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого.

– Организация – объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или цель и действующих на основе определенных процедур и правил (социальная организация).

Все организации обладают некоторыми общими характеристиками:

– организации – это социальные системы, то есть люди, объединенные в группы;

– деятельность людей интегрирована (люди работают совместно);

– их действия целенаправленны.

Иначе говоря, организация – это объединение людей, совместно реализующих некоторую программу или достигающих определенной цели и действующих на основе установленных процедур и правил. В широком смысле организация представляет собой способы упорядочения и регулирования действий отдельных индивидов и социальных групп. В более узком значении под организацией понимают относительно автономную группу людей, ориентированную на достижение заранее определенной цели, реализация которой требует совместных координированных действий.

Во многих трудах по проблемам управления организацией в качестве основы для анализа используется подход к организации как к естественной системе. Организация как система управления является одной из основных понятий теории организации, которое связанно с:

- целями;

- функциями;

- процессом управления;

- квалификацией менеджеров;

- распределением полномочий для достижения определенных целей.

Данный подход концентрирует внимание на таких свойствах, процессах и механизмах адаптации организации, которые определяют её динамичность и активность. Эта позиция, как правило, ориентирована на открытую организационную систему, которая характеризуется широким набором связей с внешней средой и зависимостью от неё. Модели открытых систем выделяют главное направление деятельности организации – стратегическое управление.

С этой точки зрения организацию позиционируют как систему, состоящую из взаимозависимых частей и переменных, и рассматривают предприятие в целом как социальную систему, входящую в состав более широкой системы – общества.

«Система управления организации» – одно из ключевых понятий теории организации, тесно связанное с миссией, целями, задачами, функциями, процессом управления, деятельностью менеджеров и распределением между ними полномочий для достижения поставленных целей. Система управления организации построена для того, чтобы все протекающие в ней процессы осуществлялись своевременно и качественно.

Система – это единое целое, созданное из интегрированных частей и элементов для целенаправленной деятельности. К основным признакам системы можно отнести составляющие ее элементы, общую главную цель для всех элементов, наличие связей между ними, наличие организационной структуры и иерархичности, относительную самостоятельность и наличие управления данными элементами. Как уже отмечалось, система находится в постоянном взаимодействии с внешней средой, представляющей собой совокупность всех объектов, изменение свойств которых влияет на систему, а также тех объектов, чьи свойства трансформируются вследствие поведения системы.

Существование и функционирование систем определено следующими закономерностями: целостностью, интегративностью, коммуникативностью, иерархичностью, осуществляемостью и др.

Система может включать большой перечень элементов и ее целесообразно разделить на ряд подсистем. Подсистема – это набор элементов, представляющих автономную область внутри системы, как, например, технологическая, экономическая, организационная, правовая подсистемы.

Более подробно остановимся на основных разновидностях систем. Главным является деление систем на технические, биологические и социальные.

Техническая система включает станки, оборудование, компьютеры и другие объекты, имеющие инструкции для пользователя. Для данной системы характерна высокая степень определенности, число решений конечно, а их последствия, как правило, заранее известны. Примерами действий в рамках технической системы являются работа с компьютером, вождение автомобиля, решение задач по математике и др. Решения в такой системе строго формализованы и выполняются в определенном порядке. Качество решения зависит от профессионализма специалиста, его принимающего.

Биологическая система включает флору и фауну планеты, в том числе относительно замкнутые биологические подсистемы, например муравейник, человеческий организм и др. Функционирование данной системы обладает большим разнообразием, но набор решений также ограничен из-за медленного эволюционного развития животного и растительного мира. Однако последствия решений могут быть непредсказуемыми. Обычно в каждой конкретной ситуации разрабатывается несколько вариантов решений, из которых и выбирается лучшее. Задача специалиста – правильно выбрать это лучшее решение.

Социальная (общественная) система характеризуется наличием человека в совокупности взаимосвязанных элементов. Такие системы характеризуются еще большим разнообразием, чем биологические. Так как сознание человека быстро и по-разному реагирует на различные ситуации, набор решений расширяется, а неопределенность усиливается.

Все три системы взаимодействуют. Социальная система может включать биологическую и техническую подсистемы, а биологическая – техническую. Различна и роль человека в этих системах: в технической человек отсутствует, в биологической он играет роль объекта управления, а в социальной – субъекта и объекта управления.

Системы можно разделить на закрытые и открытые. Закрытые системы в чистом виде игнорируют любые внешние эффекты и в идеале не должны ничего получать и ничего отдавать. Для большинства организаций такое существование невозможно. Открытая система зависит от энергии, информации, материалов, которые поступают из внешней среды.

Искусственные системы создаются человеком для выполнения определенных программ или целей, например: конструкторское бюро, клуб любителей пива, компьютер, спутниковый комплекс.

Естественные системы создаются природой, человеком, а возможно, и Богом для реализации целей мирового существования. К естественным системам относятся, например, система мироздания, циклическая система землепользования, муравейник.

Детерминированные (предсказуемые) системы работают по заранее заданным правилам с заранее известным результатом. Примером может служить обучение студентов в институте, производство стандартизированной продукции.

Стохастические (вероятностные) системы характеризуются тем, что и входные воздействия внешней и (или) внутренней среды и выходные результаты практически нельзя спрогнозировать. К числу таких систем относятся, например, исследовательские подразделения, предпринимательские компании, игра в лотерею.

Для мягких систем характерна большая чувствительность к внешним воздействиям и, соответственно, низкая устойчивость. Например, система котировок ценных бумаг, только что появившаяся на рынке организация, человек при отсутствии твердых принципов.

Жесткие системы, как правило, авторитарные организации, основанные на высоком профессионализме небольшой группы руководителей. Они очень устойчивы к внешним воздействиям и слабо реагируют на небольшие воздействия, как, например, церковь, авторитарные государственные режимы.

Системы также бывают простыми и сложными, активными и пассивными. Каждая организация обладает всеми признаками системы.

Рассмотрим основные свойства систем:

– свойство связности: элементы набора могут действовать только вместе друг с другом, в противном случае эффективность их деятельности резко снижается;

– свойство эмерджентности: потенциал системы может быть больше, равен или меньше суммы потенциалов составляющих его элементов;

– свойство самосохранения: система стремится сохранить свою структуру неизменной при наличии возмущающих воздействий и использует для этого все свои возможности;

– свойство организационной целостности: система имеет потребность в организации и управлении.

В системе формируется сложная зависимость от свойств входящих в нее элементов и подсистем. Каждая система имеет входное воздействие, систему ее обработки, конечные результаты и обратную связь. Входное воздействие складывается из воздействий внешней среды и собственных воздействий (рис.1).

 

Система Обратная связь

Обработка входного воздействия

Вход

Выход

 

Рис.1 – Схема функционирования системы

 

Таким образом, системный характер организации – это необходимое условие ее деятельности. С понятием системы связан довольно широкий диапазон подходов при анализе и синтезе организационных образований. Речь идет о системном, комплексном и аспектном подходах. Системный подход предусматривает учет всех ключевых элементов (внутренних и внешних), влияющих на принятие управленческих решений. Комплексный подход предусматривает установление приоритетов ключевых элементов и учета наиболее важных из них. Аспектный подход ограничивается учетом отдельных элементов при анализе или синтезе организационных образований. Системный подход требует наибольших затрат ресурсов и времени. Если они оправданы, то использование этого подхода целесообразно. Комплексный и аспектный подходы дешевле, но и менее точны.

Управление на основе системного подхода включает несколько этапов:

1) определение сферы, уточнение области и масштабов деятельности субъекта управления, ориентировочное установление адекватных сфер, областей и масштабов деятельности, информационных потребностей;

2) установление цели исследования: определение функции системы, ее структуры, механизмов управления и функционирования;

3) определение основных критериев, характеризующих целенаправленное действие системы, основные ограничения и условия существования (функционирования);

4) осуществление необходимых исследований (системный анализ);

5) разработка альтернативных вариантов решения определенных проблем и выбор оптимального варианта по каждой задаче с применением экспертных оценок, в том числе и независимых экспертов;

6) составление модели функционирования системы с учетом всех существенных факторов. Значимость факторов определяется по их влиянию на определяющие критерии цели;

7) оптимизация модели функционирования или работы системы. Выбор решений по критерию эффективности при достижении цели;

8) проектирование оптимальных структур и функциональных действий системы. Определение оптимальной схемы их регулирования и управления;

9) контроль за работой системы, определение ее надежности и работоспособности;

10) установление надежной обратной связи по результатам функционирования.

Таким образом, системный подход в управлении означает всестороннюю проработку принимаемых решений, анализ всех возможных вариантов их реализации, координацию усилий на различных направлениях. В социальных системах этот принцип предполагает согласование решений экономических, социально-политических и культурных проблем в процессе решения управленческих задач. Применение теории систем к управлению позволяет увидеть организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются с внешним окружением. Однако, несмотря на различия в подходах к анализу и синтезу организационных преобразований, все компании эволюционируют по определенной закономерности, согласно своим внутренним законам и, так или иначе, проходят несколько стадий в своем развитии. Компании, менеджмент которых ориентирован на способность предвидеть внешние изменения и адекватно реагировать на них, процветают. Однако для эффективного управления организацией недостаточно уметь прогнозировать события. Менеджеру необходимо знать, на какой стадии своего развития находится компания, чтобы сконцентрировать усилия на тех задачах, которые на этом этапе необходимо решить в первую очередь. Под стадией понимают периоды жизни организации в рамках однотипных ценностных установок, фиксирующие особенности управленческих задач, находящихся в центре внимания руководства[1].

Для анализа развития организации и происходящих в ней изменений применяется концепция жизненного цикла. Концептуальная модель жизненного цикла организации обычно представлена в виде последовательно сменяющих друг друга этапов, включая зарождение и накопление потенциала; развитие; стабильность и опасность циклического кризиса; кризис и послекризисное состояние.