Вивчення організації документообігу.

Документообіг - це організована система створення, перевірки та обробки первинних документів в бухгалтерському обліку від моменту їх створення до передачі в архів.

Розробка механізму управління документообігом є необхідною складовою організації бухгалтерського обліку та повинна забезпечувати:

- стабільність роботи бухгалтерської служби;

- чіткість руху та оперативність обробки документів;

- своєчасність прийняття управлінських рішень.

Своєчасне оформлення первинних документів, передача їх у встановленому порядку і строки для відображення в бухгалтерському обліку здійснюється відповідно до затвердженого на даному підприємстві графіка документообігу.

Розглядаючи порядок документообігу на підприємстві, ревізор визначає, який шлях проходять первинні документи від їх створення до розміщення в архіві, з одного боку, і до відображення даних, що в них містяться, в облікових регістрах – з іншого.

При вивченні організації документообігу ревізору необхідно встановити:

- чи затверджений керівником перелік форм первинних документів, що застосовуються для оформлення фактів господарської діяльності, за якими не передбачені типові форми первинних облікових документів, а також форми документів для внутрішньої бухгалтерської звітності;

- чи затверджений і введений в дію наказом керівника графік документообігу;

- чи дотримуються не тільки облікові, а й інші працівники, пов'язані з веденням обліку, правил документообігу і технології обробки облікової інформації;

- чи здійснюється контроль за господарськими операціями;

- чи розроблено номенклатуру справ в порядку поточного зберігання документів;

- чи правильно організовано зберігання бухгалтерських документів у поточному і постійному архівах.

5. Вивчення ефективності організації роботи облікового апарату. При проведенні такої перевірки вивчаються обов'язкові умови належної організації обліку в бухгалтерії. При цьому встановлюється наявність наступних умов:

- розподіл службових обов'язків між працівниками апарату бухгалтерії;

- забезпечення бухгалтерії необхідними нормативними документами, бланками первинних бухгалтерських документів, регістрів і звітів;

- наявність графіку здачі матеріально відповідальними особами підрозділів всіх необхідних бухгалтерських документів, звітів і реєстрів;

- забезпечення відповідно до встановлених правил збереження архіву бухгалтерських документів, регістрів обліку і звітів поточного та попередніх років.

Одночасно ревізор перевіряє укомплектованість штату облікових працівників, їх кваліфікацію, а також умови праці. При цьому ревізору необхідно зробити висновок, як бухгалтерський облік забезпечує потреби управління виробництвом в частині підвищення його економічної ефективності та відповісти на наступні питання:

- наскільки ефективний, дієвий та оперативний облік на підприємстві, що перевіряється: як вирішені питання на складних ділянках облікової роботи, наскільки звільнений обліковий персонал від виконання невластивих йому функцій, які раціональні прийоми застосовуються для виключення дублювання даних;

- чи є облік дієвим, оперативним, чи використовуються облікові дані для безпосередньої та швидкої допомоги керівництву, адміністративно-управлінському та інженерно-технічному персоналу у вирішенні завдань, поставлених перед ним, чи своєчасно надаються необхідні довідки, пояснення, матеріали для аналізу, обґрунтовані рекомендації, розрахунки тощо;

- як організована облікова робота на підприємстві: чи встановлений твердий графік, що передбачає терміни виконання всього комплексу облікових робіт; чи правильно розподілені обов'язки між всіма обліковими працівниками відповідно до посад та кваліфікацій; чи розроблені для них посадові інструкції, що визначають їх обов'язки та відповідальність за доручену ділянку роботи; чи проводиться систематичний інструктаж щодо порядку заповнення, проходження документації і ведення обліку; чи перевіряється в процесі інструктажу виконання окремих робіт з одночасним виправленням виявлених недоліків та помилок. Такий інструктаж, за замовленням клієнта, також доцільно проводити при проведенні ревізії.

Система бухгалтерського обліку господарюючого суб'єкта вважається ефективною, якщо в ході фіксації господарських операцій виконуються наступні вимоги:

- наявні оригінали документів, що підтверджують здійснення фінансово-господарських операцій;

- документи правильно заповнені за встановленими формами і відповідно до встановлених вимог;

- наявні необхідні реквізити, підписи відповідальних осіб;

- операції відображені в обліку з дотриманням періоду їх здійснення;

- операції зафіксовані в обліку в правильних сумах;

- операції відображені на рахунках бухгалтерського обліку відповідно до діючих нормативних положень та облікової політики;

- зафіксовані особливості операцій, які мають суттєве значення для обліку та звітності.

Про ефективність системи бухгалтерського обліку можна судити за рівнем досягнення показників безпомилковості реєстрації і обробки господарських операцій підприємства, а саме:

- наявність - відображено дійсно існуючі операції (в протилежному випадку, наприклад, в обліку, може відображатись продаж неіснуючим покупцям);

- повнота - відображено всі здійснені операції (жодна не пропущена);

- арифметична точність - всі суми правильно підраховані і точні (в іншому випадку, наприклад, замовнику може бути виставленим рахунок і записана неправильна сума продажу, так як відвантажена кількість і кількість, відображена на рахунку, не співпадає і зафіксована ціна за одиницю іншої продукції);

- рознесення по рахунках - всі операції правильно рознесені по відповідних бухгалтерських рахунках;

- формальна дозволеність - на кожну операцію одержано або загальний, або спеціальний формальний дозвіл;

- часова визначеність - всі операції своєчасно реєструються і віднесені до потрібного звітного періоду (наприклад, продаж поточного періоду може бути записаний в цьому періоді, а продаж наступного періоду віднесений до наступного періоду);

- надання і розкриття даних у звітності - всі дані правильно підсумовані та узагальнені, дотримано встановлені вимоги щодо порядку і обсягу розкриття інформації у звітності.

Наявність необумовлених чи неправильно виправлених помилок в облікових регістрах і банківських документах є неприпустимою і свідчить про незадовільний стан бухгалтерського обліку на підприємстві.

6. Перевірка обґрунтованості планів роботи бухгалтери підприємства, що вивчається, стану їх виконання. У річному плані роботи бухгалтерії передбачаються роботи з удосконалення облікового процесу в структурних виробничих підрозділах підприємства (цехах, відділеннях, бригадах, складах) та в бухгалтерії, плани контрольної роботи, технічного навчання та підвищення кваліфікації працівників бухгалтерії.

Обґрунтованість обсягів роботи щодо вдосконалення обліку та контролю визначається шляхом аналізу даних про виявлені порушення при здійсненні попередніх перевірок органами державного контролю та плану роботи бухгалтерії з удосконалення обліку, обстеження обсягів застосування комп'ютерної техніки в обліковому процесі тощо.

7. Перевірка планування та організації праці працівників бухгалтерії. При проведенні такої перевірки ревізор встановлює наявність і вивчає зміст посадових інструкцій кожного працівника бухгалтерії, наявність графіків документообігу, графіків здачі звітності до бухгалтерії структурними підрозділами підприємства та здачі виконаної роботи працівниками бухгалтерії головному бухгалтеру для контролю й узагальнення облікової інформації, платіжні графіки, особливо за розрахунками з бюджетом у розрізі видів податків і строків платежів.

Окремо увагу необхідно звернути на використання головним бухгалтером своїх прав і виконання ним службових обов'язків як керівником облікової та контрольної роботи на підприємстві. При цьому ревізор повинен оцінити дотримання головним бухгалтером вимог Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні".

8. Перевірка стану оперативного обліку. Перевіряючи ведення оперативного обліку необхідно встановити наступне:

- чи відповідає він поставленим вимогам;

- чи проводиться обробка, накопичення та представлення даних для потреб оперативного управління господарсько-фінансовими процесами на всіх рівнях управління;

- чи забезпечується управлінський персонал своєчасними і достовірними даними бухгалтерського та статистичного обліку.

При перевірці стану оперативного обліку особлива увага звертається на якість оформлення первинної документації, своєчасність її подання до бухгалтерії, правильність заповнення реквізитів, обсяг відображених операцій, правильність проставлених шифрів тощо. Одночасно вивчається, хто саме з облікових працівників приймає первинні документи від посадових та матеріально відповідальних осіб, освіта такого працівника, стаж роботи і чи може він надавати практичну допомогу особам, які складають первинні документи.

9. Перевірка організації архіву облікової інформації. В кінці звітного періоду, обов'язково наприкінці року, всі документи повинні бути зброшуровані в папки, пронумеровані, підписані і здані до архіву для зберігання (при цьому на підприємстві повинно бути спеціальне, належним чином обладнане для зберігання документів, службове приміщення).

Бухгалтерія повинна вести описи архівних справ (папок) по роках, складати акти про знищення документів, по яких закінчився термін зберігання, встановлений чинним законодавством. При зберіганні облікової інформації на машинних носіях в наявності повинно бути не менше 2-3-х копій на дискетах, повинні дотримуватись терміни перезапису інформації. З архіву документи повинні видаватись тільки з дозволу головного бухгалтера.

Без підпису головного бухгалтера грошові та розрахункові документи вважаються недійсними та не повинні прийматися до виконання, тобто головний бухгалтер повинен контролювати їх зміст.