Засоби підготовки Word-документів до друку.

Засоби підготовки Word-документів до друку.

ТЕМА 21

СТРУКТУРУВАННЯ ДОКУМЕНТА ТА РОБОТА В РЕЖИМІ СТРУКТУРИ

Мета роботи: Оволодіти технологією роботи із структурованими документами. Набути навичок здійснення орфографічного контролю та перевірки правопису в документі.

ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

План документа

Часто створення документа, особливо документа великих розмірів, (напр. звіт, реферат, доповідь тощо) розпочинають зі складання його плану, тобто визначення частин, розділів, підрозділів, глав, параграфів тощо. В процесі роботи над документом його структура (порядок розташування частин, розділів, підрозділів, глав, параграфів тощо) може змінюватись. При цьому дуже важливо не втратити інформацію, яка відноситься до тієї чи іншої структурної одиниці документа, або неконтрольовано не змінити її розташування в цій структурі. Для забезпечення можливостей структурування документа та подальшої роботи з ним у текстовому процесорі MS Word використовується режим структури, який дозволяє охопити документ в цілому, пере­глянути або змінити його план.

Режим структури документа

Структура документа — це план документа, який являє собою список існуючих в документі заголовків різного рівня. Заголовком називається текст, відформатований одним із вбудованих стилів Заголовок 1 - Заголовок 9. Основний текст документа — це будь-який абзац, який не є заголовком.

Для роботи із структурою документа використовується режим Структура. В цьому режимі ліворуч кожного заголовка відображається маркер — значок у вигляді «плюс» або «мінус». Маркер має вигляд «плюс», якщо в даному розділі є підрозділи або текст. Інакше (при їхній відсутності) маркер має вигляд «мінус» (рис. 1). Ліворуч кожного абзацу основного тексту зображається маленький квадратик. Режим структури дозволяє копіювати та реорганізовувати текст документа, переміщуючи заголовки. В режимі структури документ можна згорнути так, щоб на екрані відображались тільки основні заголовки, або розгорнути, щоб бачити увесь текст документа. Робота з документами в цьому режимі зручно здійснювати за допомогою панелі інструменті І; Структура (рис. 2), яка автоматично з'являється на екрані при встановленні режиму.

v Культурологічні аспекти інформаційних технологій

· Історичні етапи розвитку інформаційних технологій

• Протиставлення і єдність інформаційно-технологічних та соціально-культурних моментів

· Інформаційна культура як елемент національної культури

v Формування віртуальної бібліотеки

· Інформаційні бар’єри

v Усне слово як засіб публічного спілкування

· Історія ораторського мистецтва

· Усне мовлення у сучасних умовах

Рис. 1. Фрагмент документа в режимі Структура.

Створення структури документа

Спосіб 1.

Створити новий документ та здійснити його структурування, створивши заголовки різних рівнів шляхом виконання наступної послідовності дій:

1. Створити новий документ та перейти в режим Структура для роботи із структурою документа.

2. Ввести текст першого заголовка.

3. Користуючись кнопками Повысить уровень ( або Tab) та Понизить уровень ( або Shift+Tab) на панелі Структура встановити відповідний рівень заголовка.

4. Натиснути Enter.

5. При необхідності ввести текст наступного заголовка та встановити його рівень (див п.п. 3-5).

Коли заголовки розділів та підрозділів створені, ввести текст кожного з них в одному із звичайних режимів перегляду документа.

Спосіб 2.

У створеному раніше документі надати окремим абзацам відповідні стилі форматування заголовків.

1. Кнопки Повысить уровень (п) (поз. 1) та Понизить уровень (→) (поз. 2) дозволяють відповідно змінювати розташування розділів у структурі документа. При зниженні рівня заголовка його відступ збільшується, а замість символу «-» поруч з попереднім заголовком з'являється символ «+», що вказує на те, що даний заголовок має підзаголовки.

2. Кнопка Понизить до обычного текста (поз. 3) перетворює заголовок на звичайний текст.

3. Кнопки Переместить вверх (с) (поз. 4) та Переместить вниз (↓) (поз. 5) дозволяють перемістити весь виділений розділ на один структурний елемент вище або нижче.

4. Кнопки Развернуть (поз. 6) та Свернуть (поз. 7) дозволяють згортати та розгортати рівні заголовків поодинці.

5. Кнопки з цифрами (поз. 8) дозволяють згорнути всі рівні нижче обраного.

6. Кнопка Показать все заголовки (поз. 9) дозволяє відобразити (сховати) заголовки усіх рівнів.

7. Кнопка Показать только первую строку (поз. 10) встановлює режим, в якому крім заголовків відображається перший рядок відповідного тексту.

8. Кнопка Отобразить форматирование (поз. 11) дозволяє відобразити (сховати) форматування тексту документа.

Рис. 2. Панель інструментів Структура.

Перегляд документів у режимі структури

Операції по роботі зі структурою документа наведено в таблиці 1. Таблиця 2 містить комбінації клавіш, які при цьому можуть використовуватись.

Таблиця 1.

Таблиця 2.

Комбінації клавіш для роботи з документом у режимі Структура

 

Дія	Комбінації клавіш
Перенести абзац на рівень вище	ALT+Shift+←
Перенести абзац на рівень нижче	ALT+Shift+→
Перетворити абзац в основний текст	ALT+Shift+N
Перенести виділені абзаци догори	ALT+Shift+↑
Перенести виділені абзаци донизу	ALT+Shift+↓
Розгорнути текст під заголовком	Alt+Shift+плюс
Згорнути текст під заголовком	Alt+Shift+мінус
Відобразити/сховати весь текст і всі заголовки	Alt+Shift+A або * (зірочка) на цифровій клавіатурі
Відобразити/сховати форматування символів	/ (коса риска) на цифровій клавіатурі
Відобразити перший рядок чи весь текст	Alt+Shift+L
Відобразити структуру документа до заголовків першого рівня	Alt+Shift+1
Відобразити структуру документа до заголовків, оформлених стилем Заго­ловок N (N=1 - 7)	Alt+Shift+N (N — це число від 1 до 7)

Примітка. Режим структури працює тільки з документами, відформатованими за допомогою спеціальних стандартних стилів форматування.

Перевірка правопису

Для перевірки правопису слід виконати команду меню Сервис-Правописание або натиснути клавішу F7 або відповідну кнопку на панелі інструментів Стандартная.

Также проверять орфографию

ЗАПИТАННЯ ДЛЯ ПЕРЕВІРКИ

1. Для чого необхідно структурувати документи великого обсягу? Що являє собою план документа? Структура документа? Як працювати із структурованим документом засобами MS Word?

2. Як здійснити перегляд структури документа? Пояснити, що собою являють маркери заголовків.

3. Описати призначення елементів на панелі інструментів Структура. Навести комбінації клавіш, які їм відповідають.

4. Як здійснюється створення структурованого документа? Описати всі можливі способи.

5. Як здійснити нумерацію заголовків у структурованому документі?

6. Як здійснюється граматичний та орфографічний контроль документа?

7. Як виконати перевірку правопису в документі? Як автоматично перевіряти орфографію та граматику?

8. Як активізувати режим автоматичного перенесення слів у документі? З якою метою це слід робити?

ДОДАТОК

Засоби підготовки Word-документів до друку.

ТЕМА 21