Организация как система управления

1. Общая характеристика систем управления

2. Функционирование организации как системы управления

3. Внешняя среда организации

4. Внутренняя среда организации

 

Менеджмент трактует все современные организации как системы управления.

Система управления – это совокупность элементов (подсистем) объединенных информационными связями и процессами, направленное на достижение поставленной цели. В основе изучения систем лежит системный подход, который базируется на общей теории систем Берталанфи.

Системный подход концентрирует внимание на изучении элементов системы, характера взаимодействия между ними, структуре и целях функционирования, а так же на координации работы всех элементов системы. Выход из строя любого элемента системы приводит к нарушению работы всей системы.

Различают следующие виды систем:

1) Простые (с ограниченным числом элементов и однозначным характером взаимосвязи) и сложные (с большим числом переменных и сложными зависимостями элементов;

2) Статичные (относительно постоянные во времени) и динамичные (с высокой динамикой организационных процессов);

3) Закрытые (относительно независимые от окружающей среды) и открытые (активно взаимодействующие с внешней средой);

4) Материальные (физические, осязаемые) и абстрактные (нематериальные, идеальные);

5) Детерминированные (с жестко определенными предсказуемыми параметрами) и стохастические (вероятностные).

 

Все современные организации следует рассматривать как сложные открытые социально-экономические системы, которые представляют собой многофакторные и многоотраслевые образования.

Эти системы обладают рядом следующих свойств:

1) Объективность;

2) иерархия;

3) упорядоченная целостность;

4) устойчивость;

5) адаптивность;

6) эмеджментность;

7) синергизм.

 

Главными характеристиками системы являются состав, структура, функции элементов системы и функции самой системы.

Для организационно-экономических систем характерно способность элементов воспринимать, хранить, перерабатывать информацию и использовать ее для управления в условиях взаимодействия с окружающей средой в соответствии с выбранными целями.

Основными элементами системы управления являются:

1) субъект и объект управления;

2) прямые и обратные связи;

3) горизонтальное и вертикальное разделение труда;

4) внешняя и внутренняя среда.

 

Субъект управления организации – это управляющий элемент системы (администрация организации).

Объект – управляемый элемент системы (исполнительные звенья).

Прямая связь – команда, поступающая от субъекта к объекту управления.

Обратная связь – это информация, поступающая от объекта к субъекту управления, об исполнение команды и состоянию элементов системы.

 

Эффективное функционирование системы требует разделение труда, т.е. специализации работников на выполнении определенных видов деятельности, разграничении их полномочий, прав и сфер ответственности, в соответствии с занимаемой должностью, сложностью выполняемых функций, квалификацией, образованием, индивидуальными особенностями.

Разделение труда обеспечивает сосредоточение работника на выполнении определенных операций и процедур, позволяет добиться повышения уровня квалификации, а также приобретения специальных навыков и умений, и все это способствует росту производительности и качества труда.

В зависимости от направленности и содержания различают вертикальное и горизонтальное разделение труда.

Вертикальное разделение труда основано на обособлении и отделении функций управления на основе расчленения всего объема управленческих работ на отдельные составные части. Вертикальное разделение труда предназначено для целесообразного координирования и интегрирования деятельности всех элементов организации как системы управления. Деятельность в рамках вертикального разделения труда составляет сущность управления и отражает уровни управленческой иерархии (высший, средний, низший).

 

Вертикальное разделение труда осуществляется по следующим основным направлениям:

1) Общее руководство – разработка и обеспечение реализации ключевых направлений деятельности организации;

2) Технологическое руководство – обеспечение разработки и внедрения прогрессивных технологий;

3) Экономическое руководство – обеспечение рентабельной работы организации;

4) Оперативное управление – организация текущего планирования и управления:

5) Управление персоналом – подбор, расстановка и развитие трудовых ресурсов.

 

Горизонтальное разделение труда выражает качественную и количественную дифференциацию и специализацию трудовой деятельности. Горизонтальное разделение труда связано с выделением специализированного объема работ по следующим признакам:

1) функциональная;

2) технологическое или отраслевое – разграничение трудовых операций и процедур по однотипным видам работ или отраслям деятельности;

3) квалификационная – разделение работ по сложности и необходимая для их выполнения квалификации исполнителей.

 

Функционирование организации как системы управления

Каждая организация как открытая социально-экономическая система находится во взаимодействии с внешней средой, непосредственно воздействуя на нее и сама подвергаясь ее влиянию.

Идея организации как открытой системы была выдвинута в 1930 году Ч. Барнальдом.

Входящими ресурсами любой организации являются получаемые из внешней среды сырье, финансы, люди и информации и другие ресурсы необходимые для жизнедеятельности организации и организации выбранной миссии.

В контуре организации происходит процесс преобразования ресурсов в конечные продукты деятельности системы под воздействием управленческой и исполнительской деятельности и применения технологий и методов работы.

В результате этого формируется выходящие ресурсы организации, т.е. организация дает во внешнюю среду товары и слуги, достигает финансовых результатов, формирует имидж и завоевывает определенную долю рынка.

Открытые системы не являются самодостаточными и самообеспечивающимися, необходимые для устойчивого развития организации ресурсы она получает из внешней среды.

Таким образом организация как система управления представляет собой взаимосвязанное и согласованное состояние элементов целого и процесс по их упорядочению и целесообразное единство.

Внешняя среда организации

Внутренняя динамика организации формируется под воздействием внешних событий, поэтому основной потенциал успеха организации лежит во внешней среде.

Внешняя среда организации включает совокупность факторов, которые влияют на деятельность организации извне. В совокупности они формируют «среду обитания» организации, которая, согласно концепции организационного дарвинизма, определяет основные условия выживания и достижения успеха.

Параметрами внешней среды, как правило, не являются результаты управленческих решений и поэтому не подлежат существенной корректировки со стороны организации.

Действия факторов внешней среды на работу организации различаются и в зависимости от степени влияния различают: среду прямого воздействия, среду косвенного воздействия.

Среда прямого воздействия или микросреда включает факторы, непосредственно влияющие на деятельность организации и сами испытывающие на себе ее влияние.

К ним относятся:

1) поставщики ресурсов – субъекты, обеспечивающие организацию материально-техническими, товарными трудовыми, финансовыми, информационными и другими ресурсами;

2) потребители (клиенты) – субъекты, образующие 5 типов рынков: потребительский рынок, рынок производителей, рынок посредников, рынок государственных учреждений и международный рынок;

3) конкуренты – это организации, занимающиеся аналогичными видами деятельности;

4) посредники (партнеры) – организации, оказывающие все возможные услуги в процессе продвижения, сбыта и распространения продукции;

5) государственные учреждения и контактные аудитории – организации законодательной, исполнительной, судебной власти, средства массовой информации и организации, общественные организации, внутренние аудитории.

Среда косвенного взаимодействия или макросреда объединяет факторы, которые оказывают опосредованное или замедленное влияние на деятельность организации.

Они воздействуют на финансово-экономическую, производственно-хозяйственную и иные виды деятельности хозяйствующих субъектов и создают вероятностные условия для запланированных результатов.

К ним относятся:

1) состояние экономики – уровень производства и потребления, спрос, валютный курс, инвестиционная привлекательность, стабильность экономики, уровень инфляции;

2) социокультурные факторы – национальные, ментальные, исторические, моральные, этические и нравственные устои;

3) научно-технический прогресс;

4) политический фактор – уровень доверия правительству, государственные приоритеты, общественные партии и движения, народные выступления;

5) международные события – глобальные изменения, корректировка внешнеэкономической политики, деятельность международных организаций.

Основными характеристиками внешней среды являются:

1) сложность – число и разнообразие факторов, на которые должна реагировать организация;

2) подвижность – скорость изменения внешнего окружения организации;

3) взаимосвязанность – сила, с которой изменение одного фактора воздействует на изменения другого;

4) неопределенность – количество информации о внешней среде и ее достоверность.

Все факторы внешней среды взаимосвязаны, взаимодействуют друг с другом и степень их воздействия на работу организации изменяется в динамике. В целом факторы внешней среды могут нести в себе как угрозы, способные оказывать негативное воздействие, так и так и благоприятные возможности, позитивно воздействующие на деятельность организации.

Задача менеджера состоит в обеспечении мониторинга состояния внешнего пространства организации с целью минимизации внешних угроз и максимального использования благоприятных внешних воздействий.