Сутність та особливості бюджетування на підприємстві.

Бюджетування – це стандартизований процес, відповідно самостійно розроблених підприємством та загальновизнаних вимог і процедур.

Процес бюджетування на підприємстві включає складання оперативного, фінансового і зведеного (консолідованого) бюджетів, управління і контроль за виконанням бюджетних показників.

Складання бюджету включає такі етапи:

1. Підготовка прогнозу і бюджету продаж.

2. Визначення очікуваного обсягу виробництва.

3. Розрахунок витрат, пов’язаних з виробництвом і реалізацією продукції.

4. Розрахунок і аналіз грошових потоків.

5. Складання планових фінансових звітів.

Підготовка до бюджетування включає функціонально-вартісний аналіз виробництва і реалізації продукції (товарів, робіт, послуг) та визначення рівня, до якого можуть бути знижені витрати за одночасного збільшення прибутку, збереження якості й обсягу товарів (послуг).

До переваг бюджетного планування відносяться:

• · надання структурним підрозділам більшої самостійності у витрачанні коштів економії по бюджету фонду оплати праці, що сприяє підвищенню матеріальної зацікавленості працівників в успішному виконанні планових завдань;
• · зменшення непродуктивних витрат робочого часу працівників фінансової служби за рахунок мінімізації кількості контрольних параметрів бюджетів;
• · досягнення режиму суворої економії матеріальних, трудових і фінансових ресурсів підприємства.

Консолідований бюджет – це скоординований за всіма підрозділами і функціями план діяльності підприємства загалом, що об’єднує блоки окремих бюджетів і характеризує інформаційний потік для прийняття і контролю управлінських рішень в області фінансового планування.

Зведений (консолідований) бюджет поділяється на дві частини:

1. Операційний бюджет
2. Фінансовий бюджет

Операційний (поточний, періодичний, оперативний) бюджет – це система бюджетів, що характеризує доходи і витрати за операціями або окремими функціями підприємства.

Операційний бюджет включає:

• Бюджет продаж
• Бюджет виробництва
• Бюджет витрат (єдиний, або за видами витрат: закупівлі і використання матеріальних витрат, трудових, загальновиробничих, адміністративних та витрат на збут).
• Бюджетний звіт про прибутки і збитки.

Фінансовий бюджет – це план, в якому відображаються обсяг і структура грошових коштів та їх використання. Фінансовий бюджет включає:

• бюджет грошових коштів;
• бюджет капітальних інвестицій;
• прогнозний бухгалтерський баланс.

Фінансовий бюджет складається на базі інформації бюджетного звіту про прибутки і збитки.

Бюджет не має стандартизованих форм. Найбільш широко використовується структура зведеного (консолідованого) бюджету з виділенням оперативного і фінансового бюджетів.

Формування зведеного (консолідованого) бюджету починається з операційного бюджету. В операційному бюджеті звичайна діяльність підприємства відображається через систему спеціальних техніко-економічних показників, що характеризують окремі напрями і стадії операційної та інших видів діяльності.

В процесі його підготовки прогнозовані обсяги продаж і виробництва трансформуються у кількісні оцінки доходів і витрат для кожного з підрозділів підприємства.

Кінцевою метою операційного бюджету є складання зведеного плану прибутків і збитків.

Бюджет продаж – це найважливіший розрахунок, який є основою бюджетування, враховує конкурентну позицію підприємства та напрями її поліпшення.

Бюджет продаж і його товарна структура визначають рівень і загальний характер усієї діяльності підприємства, впливають на ряд інших бюджетів, які побудовані на інформації, визначеної в бюджеті продаж.

Програма складання бюджету продаж включає п’ять стадій: перша стадія – аналіз руху продаж (аналіз реалізації продукції (sales) за ряд попередніх років за видами продукції, регіонами, типом покупців, сезонністю, основними товарними групами та їх динамікою, що викликано нерівномірним щорічним приростом продаж, що впливає на розроблення прогнозу);

друга – аналіз чутливості основних ринків збуту (врахування загального економічного розвитку, фаз циклу – спад, піднесення тощо);

третя – вивчення можливостей реклами своїх товарів, кооперації, умов кредитування, що впливають на обсяг реалізації.

четверта – аналіз інформації про вартість невиконаних замовлень та тенденції щодо нових замовлень на продукцію підприємства, що особливо важливе для продукції з тривалим виробничим циклом;

п’ята – розрахунок продаж за окремими товарними групами і загалом по підприємству. Це кінцева фаза складання бюджету продаж, коли формується основна стратегія та обсяг продаж.

Прогноз продаж – основа планування виробництва, а бюджет продаж –бюджету виробництва.

Бюджет виробництва показує, скільки одиниць продукції необхідно виготовити (надати послуг), щоб забезпечити запланований обсяг продаж і необхідний рівень запасів. На основі бюджету виробництва складають бюджети закупівлі і використання матеріалів, трудових і загальновиробничих, адміністративних витрат і витрат на збут.

Бюджет закупівлі / використання матеріалів. У бюджеті визначаються строки закупівлі і кількість сировини, матеріалів і напівфабрикатів, який необхідно придбати для виконання виробничих планів. Використання матеріалів визначається бюджетом виробництва і пропонованими змінами у рівні матеріальних запасів. Бюджет закупівлі матеріалів визначається як добуток кількості одиниць матеріалів на їх закупівельні ціни. Планові потреби закупівлі і використання матеріалів можуть бути представлені одним документом або окремими самостійними бюджетами. Більшість підприємств складає єдиний бюджет.

Бюджет трудових витрат визначає необхідний робочий час у годинах, що потрібні для виконання плану виробництва. Він розраховується як добуток кількості одиниць продуктів (послуг) на норму витрат праці в годинах на одиницю продукції. В цьому бюджеті чи в окремому визначаються витрати праці в грошовому вираженні як добуток необхідного робочого часу на різні часові ставки оплати праці.

Бюджет загальновиробничих витрат являє собою деталізований план виробничих витрат, відмінних від прямих, які необхідні для виконання плану виробництва. Метою складання цього бюджету є:

• інтеграція всіх бюджетів загальновиробничих витрат, розроблених менеджерами по виробництву і обслуговуванню та формування інформації для обчислення нормативів цих витрат на плановий період.

Бюджет адміністративних витрат являє собою деталізований план поточних операційних витрат, відмінних від витрат, безпосередньо пов’язаних з виробництвом і збутом, необхідних для підтримки діяльності підприємства загалом. Бюджет необхідний для контролю адміністративних витрат. Велику частину цього бюджету складають постійні витрати.

Бюджет витрат по збуту. У ньому деталізуються всі планові витрати, пов’язані зі збутом продукції і послуг. Окремі з витрат є змінними, такі як комісійні і транспортні витрати, інші витрати – на рекламу і заробітну плату старших контролерів, – постійні.

За розробку і виконання бюджету витрат на збут несе відповідальність відділ продаж

Бюджети витрат розробляють менеджери усіх підрозділів підприємства. В консолідації та аналізі цих розробок головну роль відіграє фінансовий відділ. На базі аналізу витрат за підрозділами і загального їх обсягу фінансовий відділ визначає можливості вдосконалення розрахунків з метою отримання найкращого фінансового результату. Завдання фінансового менеджера – вказати іншим менеджерам напрями зростання прибутковості їх підрозділів.

Формування бюджету витрат розпочинається із детального їх аналізу за минулий та поточний роки (загальні витрати, на одиницю продукції та витрати на закупівлю сировини за видами продуктів).

При підготовці фінансовим відділом звітів за кожним підрозділом виділяються згідно Положень (стандартів) бухгалтерського обліку П(С)БО постійні та змінні витрати за кожним центром витрат (cost center). Змінні витрати – це витрати, що прямо залежать від обсягу виробництва. Постійні – ті, що не залежать від обсягу виробництва.

Змінні витрати розраховуються на базі аналізу поточних витрат та прогнозуванні їх зростання (зниження) протягом наступного періоду.

На базі вказаних даних, а також бюджету виробництва за кожним підрозділом визначаються змінні витрати і складається бюджет. Поряд із змінними витратами розробляється бюджет постійних витрат. Постійні витрати визначаються за такими методами розрахунку: метод відсотку від обсягу продажу; метод витрат на одиницю продукції; метод аналізу цілей та задач.

Найчастіше використовується метод витрат на одиницю продукції. Всі фінансові розрахунки проводяться у вартісному виразі на одиницю продукції. Витрати на маркетинг розраховуються за методом аналізу цілей і задач. Результатом розрахунку є визначення тенденцій у зміні витрат на рекламу до обсягу продаж, співвідношення витрат на рекламу до обсягу продаж у вартісному виразі, а також витрат на рекламу на одного покупця, на вид товару тощо.

Розрахунки змінних і постійних витрат за підрозділами (центрами витрат) фінансовий відділ використовує при розробленні бюджету витрат. Останній складається на основі принципу аналізу маржинального прибутку, що дозволяє розробити декілька варіантів досягнення фінансового результату. Фінансовий менеджер оцінює “загальну картину” витрат по підприємству і при потребі уточнює бюджет витрат.

При бюджетуванні здійснюється аналіз беззбитковості і визначається точка беззбитковості. Вона відповідає обсягу продаж, за якого виручка дорівнює сумі постійних та змінних затрат відповідно заданого обсягу виробництва та коефіцієнту використання виробничих потужностей. Аналіз беззбитковості допомагає визначити можливості для зростання прибутку. Чим нижча точка беззбитковості, тим більший прибуток і менший операційний ризик.

Операційний бюджет прибутків і збитків включає:

1. Виручку від реалізації продукції.

2. Собівартість продукції, що реалізується.

3. Валовий прибуток.

4. Витрати на збут.

5. Адміністративні витрати.

6. Прибуток (збиток) від продаж.

Прогноз грошових потоків дає змогу визначити майбутні грошові надходження підприємства та його витрати. Такий прогноз дозволяє забезпечити у майбутньому контроль за грошовими потоками. Бюджет руху грошових коштів – це план грошових надходжень і платежів. Принципово важливим у бюджетуванні руху грошових коштів є визначення часу (терміну) фактичних надходжень і платежів. Бюджет грошових коштів підприємства складає фінансовий відділ. Бюджет складається на місяць, декаду, що дає можливість врахувати сезонні коливання у грошових надходженнях. Грошові потоки підприємства забезпечують його ліквідність. Прогнози грошових потоків є більш достовірними на найближчий час, ніж на далеку перспективу. Побудова “бюджету грошових коштів” починається з аналізу надходжень за реалізовану продукцію.

Грошові кошти, що надходять від продажу продукції (робіт, послуг), використовуються підприємством і, відповідно, складається розпис витрат.

Розпис витрат використовується для прогнозування суми чистих грошових потоків, а також складання бюджету грошових доходів і видатків на кожний місяць. Сума чистих грошових потоків може бути позитивною (надлишки) і негативною (дефіцит). Сальдо чистого грошового потоку на початок місяця збільшується на суму вхідного грошового потоку, зменшується на суму вихідного грошового потоку поточного місяця і визначається залишок чистого грошового потоку на початок наступного місяця.

Для підтримки ліквідності підприємство може залучати зовнішні джерела фінансування (банківський кредит, тощо).

Покрити дефіцит коштів підприємство може також іншими способами - відстрочити капітальні витрати або продати частину активів.. За надмірних сум залишків грошових коштів і сприятливої ситуації на фондовому ринку, їх можна направляти на купівлю цінних паперів, які за необхідності в подальшому можуть бути реалізовані. Планування бюджету грошових надходжень і витрат підприємства в тому й полягає, що бюджет допомагає запобігти можливим неплатежам покупців продукції.

Варіанти прогнозів враховують зниження або зростання продаж, скорочення або продовження строку, між пред’явленням рахунку до сплати та його оплатою.

Бюджет капітальних інвестицій. Бюджетування капітальних інвестицій відображає планові витрати, вибір проектів та джерела фінансування. Бюджетування капітальних інвестицій визначає розвиток підприємства та ефективність діяльності..

Бюджет капітальних інвестицій на основі вибраного критерію рентабельності інвестицій визначає, які довгострокові активи необхідно придбати або побудувати. Бюджет капітальних інвестицій впливає на бюджет руху грошових коштів, на бюджетний звіт про прибутки і збитки, на бюджетний бухгалтерський баланс (змінюючи величину основних засобів та інших довгострокових активів).

Бюджетування капітальних інвестицій здійснюється за урахування аналітичних показників їх економічної ефективності: періоду окупності інвестицій; внутрішньої ставки доходу (стандартний внутрішній коефіцієнт прибутковості); чистої теперішньої вартості; індексу рентабельності.

Прогнозний бухгалтерський баланс характеризує зміни фінансового і майнового стану підприємства за умови виконання в інших бюджетах господарських і фінансових операцій.

Прогнозний баланс комерційної діяльності підприємства складається методом відсоткового відношення до продаж. Він ґрунтується на тому, що на рух активів підприємства впливають зміни обсягу реалізації. При скороченні обсягу продаж зменшується сума активів і, навпаки, при зростанні продаж виникає необхідність у збільшенні суми активів.

Метод відсотків передбачає диференціацію активів. Виділяються активи, на які впливають зміни обсягу продаж (вони називаються спонтанними), й активи, незалежні від цих змін. Більша частина активів залежить від обсягу продаж. Так, дебіторська заборгованість, товарно-матеріальні запаси прямо пов’язані зі зменшенням або збільшенням продажу.

Аналогічно визначаються статті пасиву балансу за змін, що відбуваються. Так, збільшення кількості зайнятих приведе до зростання показника “нарахована, але не виплачена заробітна плата”, зросте також сума “нарахованих податків” через збільшення бази для оподаткування. Для розрахунку прогнозного балансу необхідно, перш за все, проаналізувати баланс за попередній рік.

Такий розрахунок можливий за задовільного фінансового стану підприємства і аналогічного рівня запасів сировини, дебіторської заборгованості тощо. Якщо ж передбачаються зміни, то відповідно і прогнозовані активи / пасиви визначаються із врахуваннями відсотку їх зростання чи падіння.

Якщо сума визначених (розрахованих) пасивів не покриває всі активи, то підприємству необхідно додатково збільшити фонди підприємства на різницю між пасивами та активами.

Сума коштів, що необхідна підприємству, покривається за рахунок зростання заборгованості або збільшення власного капіталу. При визначенні джерел фінансування враховується структурна політика щодо формування капіталу

Бюджетування як функція фінансового контролінгу.

Для організації ефективного фінансового контролінгу на підприємстві рекомендується створення сучасної системи бюджетування, яка б була заснована на розробці і контролі виконанняієрархічної системи бюджетів.

У контексті підприємств під бюджетом розуміється короткостроковий план, в якому відображається алокація (розподіл) ресурсів. Вичерпну дефініцію цього інструменту фінансового управління дав ще в 1850 р. представник італійської школи фінансів Ф. Вілла. Під бюджетом він розумів попередній кошторис, який перед початком планового періоду дає інформацію про очікувані надходження і видатки, рух капіталу та всі результати ділової активності підприємства.

Згідно із сучасними трактуваннями, бюджет — це сума коштів, які є в розпорядженні для виконання визначених функцій та проведення певних заходів у рамках загальнофірмового планування. Він може складатися у формі заданих показників, яких слід дотримуватися у плановому періоді. Наприклад, для підприємства в цілому чи для окремого структурного підрозділу доводиться бюджет витрат (чи статті витрат), якого він повинен дотримуватися. Конкретні джерела покриття витрат при цьому не вказуються. Досить часто бюджет складається у формі каталогу заходів, які слід здійснити в плановому періоді; при цьому наводиться обсяг коштів, які виділені для реалізації цих заходів. Водночас є тип бюджетів, в яких поряд з напрямами використання ресурсів відображаються джерела покриття витрат.

У бюджеті можуть відображатися як вартісні, так і кількісні показники планового періоду.

Процес складання бюджетів і контролю за їх виконанням одержав назву бюджетування. До основних характеристик бюджетування можна віднести:

• короткостроковість (до одного року);
• високий рівень конкретизації;
• внутрішню спрямованість;
• тісну інтеграцію з контролем та аналізом відхилень.

У літературі, присвяченій контролінгу, можна зустріти різні підходи до формулювання функцій бюджетування. Наведемо класифікацію, запропоновану німецькими експертами в галузі контролінгу А. Цюндом та П. Хорвачем:

• функція регулювання фінансових компетенцій (визначення потреби у фінансових ресурсах, необхідних для досягнення поставлених цілей окремими підрозділами підприємства);
• функція прогнозування (в бюджетах знаходять свій фінансовий вираз майбутні операції підприємства);
• функція координації (наявні та мобілізовані фінансові ресурси повинні спрямовуватися на досягнення цілей, визначених у стратегії розвитку підприємства);
• функція мотивації (виконання бюджетних показників є критерієм ефективності діяльності окремих осіб, структурних підрозділів тощо).

Необхідною передумовою і складовою бюджетування є планування, яке власне й конкретизується в бюджетах. І хоча досить часто в літературних джерелах поняття «бюджетування» та «планування» вживаються як синоніми, їх слід розрізняти: бюджетування зорієнтоване в основному на фіксацію та координацію показників у короткостроковому періоді, а планування — на прогнозування шляхів і засобів досягнення поставлених цілей як у коротко-, так і довгостроковій перспективі.

Фінансовий план виконує два основні завдання:

• по-перше, він є фінансовим прогнозом, який надає випереджаючу інформацію про розвиток грошових надходжень і видатків у майбутньому;
• по-друге, його можна розглядати як фінансовий бюджет, в якому відображаються задані показники.

Процес бюджетування на майбутній рік починається з вибірки та розрахунку центральною службою контролінгу основних цільових показників монетарного характеру, які випливають зі стратегічного плану. Після цього готується так звана бюджетна резолюція або лист з планування, в якому окреслюються основні орієнтири діяльності підприємства в бюджетному році в розрізі окремих сфер і параметрів діяльності. В листі акцентується увага на основних факторах зовнішнього впливу, доводяться монетарні цілі на бюджетний рік та загальні рекомендації щодо їх досягнення.

Необхідною передумовою успішного бюджетування на підприємстві є ефективно діюча система обліку, звітності та збору інформації. Для складання бюджетів кожному відповідальному підрозділу чи працівникові доводяться спеціальні табличні форми, в яких у розрізі окремих періодів і позицій зазначається характер показників чи іншої інформації, яку слід представити. Заповнені форми направляються у відділ контролінгу, який їх обробляє та систематизує. Одна група показників служить базовою інформацією для прогнозних розрахунків, а інші — безпосередньо фіксуються в бюджетах. Зміст окремих форм та їх вигляд визначаються службами контролінгу залежно від їх інформаційних потреб і структури носіїв інформації на кожному конкретному підприємстві. При складанні бюджетів рекомендується застосовувати форми, які за своїм змістом і структурою наближені до документів фінансової та податкової звітності, що значно полегшить роботу в рамках бюджетного контролю (план-факт порівняння).

Характеру бюджету план набуває лише після реалістичної оцінки та коригування прогнозних показників. Отже, прогнозування та планування первинні, а бюджетування — вторинне. Проміжною ланкою між прогнозними розрахунками і кінцевим бюджетом є процес узгодження наявних альтернатив таким чином, щоб верхня межа грошових видатків у плановому періоді не перевищувала нижньої межі грошових надходжень.

Після аналізу наявних альтернатив проводиться робота із збалансування планів, їх координації та фіксації узгоджених показників у бюджетах. Таким чином, у процесі бюджетування забезпечується логічний зв’язок між показниками, які надходять «знизу», та узгодження з розрахунками, що доводяться «згори». Так звану сервісну функцію при цьому виконують служби контролінгу.

Як уже зазначалося, невід’ємні складові бюджетування — це бюджетний контроль і рапортування, що виступають основою для коригування планів і діяльності.

Організація бюджетування на багатьох підприємствах пов’язана зі значними складностями, зумовленими, з одного боку, відсутністю відповідної системи інформаційного забезпечення та невмінням працівників різних структурних підрозділів підготувати відповідні дані для їх використання в процесі планування, а з іншого — нерозумінням керівництва переваг бюджетування.

Недооцінка планування, яка спостерігається останніми роками, значною мірою зумовлена неправильними підходами до цього інструменту управління, що застосовувалися в умовах адміністративної системи господарювання і скомпрометували саму ідею планування. Хибні принципи, які домінували за централізованого планування, стали одним з основних чинників низької ефективності народного господарства в цілому й окремих суб’єктів господарювання зокрема. З іншого боку, як свідчить досвід економічно розвинутих країн та вітчизняна практика, відсутність планів (бюджетів) або прорахунки в їх складанні стали суттєвим чинником, який може зумовити фінансову кризу на підприємстві.