Загальні вимоги оформлення та особливості мови ділових паперів

Для виготовлення службових документів встановлено два формати паперу - А4 (210x297 мм) та А5 (148x210 мм). Усі реквізити доку­мента розміщують у межах робочої площі сторінки, тобто площі уні­фікованої форми чи бланка документа, яка призначена для заповнення основними реквізитами. З країв сторінки залишають вільне незапов-нене місце - поля, або береги, документа. Вони призначені для закріп­лення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесен­ня спеціальних позначок і зображень. Установлено такі розміри бере­гів формуляра-зразка:

· лівого - 35 мм;

· правого - не менше, ніж 8 мм;

· верхнього - 20 мм;

в нижнього - не менше, ніж 19 мм (для формату А4);
не менше, ніж 16 мм (для формату А5).
Реквізити на сторінці документа розміщують паралельно короткій стороні аркуша. У документах, що виготовляються на аркушах фор­мату А4 і змістова частина яких має вигляд табличних форм, допуска­ють розміщення основних реквізитів паралельно довгій стороні.
Документи оформляють переважно з одного боку аркуша. Якщо документ оформляють також і на звороті, то відповідно міняються місцями лівий і правий береги, а нижній та верхній залишаються без змін.
Не завжди документ можна розмістити на одній сторінці. Якщо документ займає більше, ніж одну сторінку, то слід пам'ятати:

· на наступну сторінку не можна переносити лише підпис. Обо­в'язково має бути не менше двох рядків тексту;

· лише перша сторінка документа оформляється на бланку. Друга і наступні сторінки - чисті аркуші паперу такого ж розміру і якості;

· не бажано відривати один рядок від абзацу чи слово від речення і переносити його на наступну сторінку або залишати на попередній.

Нумерація сторінок. У документах, оформлених на двох і більше аркушах паперу, сторінки нумерують. При нумерації слід керуватися такими основними правилами:
• нумерація починається з другої сторінки;

· номери проставляють посередині верхнього поля аркуша араб­ськими цифрами без будь-яких пунктирних знаків та слова „сторінка" на відстані не менше, ніж 10 мм від краю;

· якщо текст оформляють з обох боків аркуша, то номери сторі­нок ставлять вгорі скраю: парні - зліва, непарні - справа.

Рубрикація тексту. Використовують різні види рубрикації. Най­простішим із них є поділ на абзаци. Можливе використання традицій­ної і нової системи рубрикації. Традиційна рубрикація базується на використанні римських (для розділів) та арабських (для параграфів) цифр. Однотипні засоби рубрикації застосовують до однорідних час­тин. Нова система рубрикації грунтується на використанні лише араб­ських цифр. Номер кожної частини охоплює всі номери відповідних частин вищих ступенів поділу, напр.:

Традиційна система рубрикації Нова система рубрикації

Розділ І 1.

§ І-§2.

Розділ II

§1-

§2.

1.1. 1.2. 2.

2.1. 2.2.

Особливості мови ділових паперів. Мова ділових паперів відпо­відає загальнолітературним нормам сучасної української мови, які без­посередньо не пов'язані з особливостями того чи іншого функціона­льного стилю. Вимога зрозумілості мови ділових паперів означає вжи­вання загальновідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних термінів у значенні, яке закріплюють за ними словники.

Однак мова не є пасивним фіксатором змісту документа, а виконує активну регулювальну функцію, тобто добір мовних засобів безпосе­редньо впливає на дієвість документів. „Ділові папери - не матеріал для читання, - зазначає А. Коваль, - а засіб спонукання до дії. Саме цій меті повинна бути підпорядкована мова ділового документа"⁶.

Коваль А.П. Культура ділового мовлення. - К., 1982. - С. 54.

Людина, яка їх складає, мусить добре володіти українською літера­турною мовою, зокрема тим її варіантом, який обслуговує сферу діло­вих стосунків та має писемну форму вияву.

Мовні засоби документів мають відповідати таким основним засадам:

1. Об'єктивність.

Особистий момент у документах зведений до мінімуму. Це досяга­ється вживанням мовних одиниць, які не називають особи мовця чи співрозмовника та дій, які вони виконують. Від першої особи викла­дають прохання (рідше пропозицію), висловлене в заяві, інформацію, подану в автобіографії, доповідній чи пояснювальній записці, розпо­рядчих документах, рекомендаційному листі, напр.:

Прошу звільнити мене від занять...;

Я, Василишин Богдан Павлович, народився...;

Доводжу (доводимо) до Вашого відома...

Я не з 'явився на заняття...

Наказую... Пропоную...

Знаю претендента...

Об'єктивність документів пов'язана з використанням безособових конструкцій - односкладних безособових речень, присудок в яких ви­ражений формою інфінітива дієслів, безособовими дієсловами та пре­дикативними формами дієслів на -но, -то, предикативними прислів­никами, напр.: Запропоновано внести на розгляд питання про...

Об'єктивності надає документам текст, викладений від третьої осо­би, напр.: Комісія ухвалила...; Університет гарантує...

2. Стандартність.

Стандартність документів на рівні мовних засобів передбачає ви­користання готових, перевірених практикою словесних формул, які легко сприймаються і точно описують ситуацію, яка неодноразово повторюється. Стандартизація мови документів дає змогу скоротити кількість зайвої інформації, швидко та ефективно її опрацювати. За даними інженерної психології, стандартизований текст сприймається в 8-10 разів швидше, ніж оригінальний. Стандартизовані мовні зворо­ти виступають як сигнал певного типу інформації, напр.: У порядку надання технічної допомоги... (лист-прохання). Якщо службова особа відмовляється від стандартного викладу, це може означати, що цьому документові, справі надають особливої ваги, зумовленої винятковістю, незвичайністю ситуації.

Стандартизація мови ділових паперів відбувається здебільшого на синтаксичному та лексичному рівнях. Стандартні речення - це тип ре­чень загального зразка, з чітко визначеним порядком розміщення його складових частин, членів речення і словесного наповнення конкрет­ної синтаксичної моделі, напр.: Заслухавши та обговоривши...; Ко­місія пришила до висновку; Рішення остаточне і оскарженню не під­лягає.

Основними лексичними засобами стандартизації мови ділових па­перів є канцеляризми, або кліше.

Канцеляризм - це слово або стійке словосполучення, граматична форма чи конструкція, які визначають специфіку адміністративно-ка­нцелярського підстилю офіційно-ділового стилю літературної мови. Відзначаються сухістю, беземоційністю, словотвірною одноманітніс­тю, напр.:

Заява. Доповідна записка. Витяг з протоколу. Довести до відома... Цей факт засвідчує...

Сучасною тенденцією більшості розвинених країн є „усування кан-целяриту". Канцелярський стиль стає анахронізмом, а отже, перешко­джає ясності та спричиняє дискомфорт. Не варто боятися „пускати" у професійну сферу форми, властиві живій мові, які не тільки не зіпсу­ють стилю, а, навпаки, зроблять його комунікативно повноцінним. Наприклад, вислів На сьогоднішній день відповідні роз 'яснення Нац­банку та ДПАУ з цього питання відсутні можна подати у такому відредагованому варіанті: Відповідних роз 'яснень Нацбанку та ДПАУ щодо цього досі немає.

Механічне перенесення словесних формул (кліше), термінологіч­них сполук з ділових паперів в усне мовлення, публіцистичний чи художній стиль породжує мовний штамп (трафарет, шаблон, мов­ний стереотип з негативним забарвленням) - вислів, який механічно відтворюється і в результаті багаторазового повторення втратив свою образність і стилістичну виразність. Уживання мовних штампів у не­відповідному контексті вважають порушенням мовної норми, напр.: Нам треба зустрітися з метою обговорення питання... замість Нам треба зустрітися, щоб обговорити...; або Я прибув на мітинг за­мість Я прийшов (приїхав) на мітинг. У художньому тексті штампи виконують роль стилістичного засобу створення комізму (Возний із п'єси „Наталка Полтавка" І. Котляревського освідчується в коханні Наталці словами: ,Це в состояніїпоставить на вид тобі сили любові моєй/..").

3. Логічна послідовність.

Усі частини документа логічно пов'язані. Це виявляється в межах речення чи тексту документа, які будуються з чітким дотриманням послідовності викладу матеріалу, вмотивованим порядком розташу­вання змістових частин тексту (вступ, основна частина, висновки) та поділом його на абзаци, пункти, підпункти.

Мовними засобами реалізації виступають слова, які вказують на причинно-наслідкові зв'язки (тому що; оскільки; через те, що; вна­слідок того, що), підкреслюють наступність, черговість подій або явищ (спочатку, водночас, одночасно, потім, насамкінець), виражають про­тиставлення (не... а), позначають результативність виконання дій (отже, таким чином, в результаті).

Логічна послідовність передбачає вміння виділяти основне в доку­менті та зробити його очевидним для реципієнта.

4. Ясність викладу, точність опису.

Документ має бути зрозумілим, не викликати двозначності. Це до­сягається тоді, коли працівник глибоко проникає в суть справи і вміє дібрати слова і вислови, які дають змогу точно описати події чи явища об'єктивної дійсності, правильно користується термінами, уникає вузь­ко вживаних професіоналізмів.

Особливої точності та ясності потребують формулювання наказів, прохань, розпоряджень.

5. Свобода від суперечностей.

У документі не може бути смислової суперечності, коли аргументи суперечать один одному.

Одночасно форма вираження не має суперечити змісту висловлю­вання, наприклад, прохання, що висловлене у формі наказу: Дозволь­те повернутися до виконання своїх обов 'язків!

Текст документа є зразком офіційно-ділового стилю. Тому слова і вислови, які мають розмовний характер або є емоційно забарвлені, су­перечать мовностилістичним вимогам цього стилю.

6. Переконливість.

Забезпечується обгрунтуванням висловленої в документі думки, до­казовістю матеріалу, точністю в доборі цифрової інформації та фактів.

Переконливим діловий папір робить також вмінням розмістити матеріал - усе важливе слід подавати в документі, а інше оформляти у вигляді додатків.

7. Лаконічність.

Лаконічним вважають документ, в якому немає багатослівної аргу­ментації, зайвих слів та повторень.

Лаконічності можна досягти вживанням простих речень, загально­прийнятих скорочень, умовних позначень, а також стандартних зворо­тів мови.

Стежити за тим, щоб кожен аспект висвітлення питання займав своє місце в тексті документа і не повторювався.

8. Повнота інформації.

Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, пов'язані з вирішенням питання.

 

Функції спілкування

У характеристиці спілкування важливими є його функції. Б. Ломов виділяє три функції:

• інформаційно-комунікативну;

• регулятивно-комунікативну;

• афективно-комунікативну.

Інформаційно-комунікативна функція охоплює процеси формування, передавання та приймання інформації. Реалізація цієї функції має кілька рівнів. На першому здійснюється вирівнювання розбіжностей у вихідній інформованості людей, що вступають у психологічний контакт. Другий рівень — передавання інформації та прийняття рішень. На цьому рівні спілкування реалізує цілі інформування, навчання та ін. Третій рівень пов'язаний із прагненням людини зрозуміти інших. Спілкування тут спрямоване на формування оцінок досягнутих результатів (узгодження — неузгодження, порівняння поглядів тощо).

Регуляційно-комунікативна функція полягає в коригуванні поведінки. Завдяки спілкуванню людина здійснює регуляцію не тільки власної поведінки, а й поведінки інших людей, реагує на їхні дії. Відбувається процес взаємного налагодження дій. Тут виявляються феномени, властиві спільній діяльності, зокрема сумісність людей, їх спрацьованість, здійснюються взаємна стимуляція і корекція поведінки. Регуляційно-комунікативну функцію виконують такі феномени, як імітація, навіювання та ін.

Афективно-комунікативна функція характеризує емоційну сферу людини. Спілкування впливає на емоційні стани людини. В емоційній сфері виявляється ставлення людини до навколишнього середовища, у тому числі й соціального.