Бердичівський педагогічний коледж

ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСНОЇ РАДИ

 

ПРАКТИКУМ

З української мови за професійним спрямуванням

 

 

(для відділення «Дошкільна освіта»)

 

 

Бердичів 2013

 

Викладач:

 

Концевич О.В. –викладач української мови за професійним спрямуванням Бердичівського педагогічного коледжу

 

Розглянуто і схвалено

на засіданні комісії соціально-гуманітарних дисциплін

Бердичівського педагогічного коледжу

 

Протокол № 1 від 30.08.2013р.

Голова комісії

____________ О.В.Концевич

 

ЗМІСТ

І. Теоретична частина

1. Вступ. Про складання документІв…………

2. Писемне ділове мовлення……………………

3. Текст як основа службового документа………

Класифікація документів

 

5. Поняття про реквізити

 

6. Засоби стандартизації мови ділових паперів

 

7. Поняття про бланк

 

8. Оформлення сторінки

ІІ.Документи

1. Автобіографія

2. Акт

3. Анотація

4. Відгук

5. Довідка

6. Доповідна записка

7. Доручення

8. Запрошення

9. Заява

10. Звіт

11. Конспект

12. Лист

13. Наукова робота

14. Оголошення

15. План

16. Пояснювальна записка

17. Прес-реліз

18. Протокол.Витяг з протоколу

19. Резюме

20. Реферат

21. Рецензія

22. Розписка

23. Список

24. Стаття

25. Тези

26. Телеграма

27. Телефонограма

28. Факс

29. Ухвала

30. Характеристика

 

ТЕОРЕТИЧНА ЧАСТИНА

(оформити)

1. Вступ. Про складання документІв

Д о к у м е н т — це система поглядів, ідей, принципів, що ле­жать в основі політичної діяльності окремої особи чи політичної організації.

Ділова документація відображає характер суспільних відно­син, у ній зосереджується інформація про події, явища, приватні стосунки між людьми. Документи мають правове і господарче значення.

За походженням виділяють с л у ж б о в і п р и в а т н і до­кументи; службові функціонують в установах і організаціях, при­ватні стосуються приватних осіб.

За призначенням документи поділяють на: розпорядчі, де по­дається інформація про організацію роботи установи, закладу, підприємства; статутні — з коротким викладом змісту статуту організації чи установи; виконавчі, в яких подається план або на­прямок виконання певного обсягу роботи; інформаційні, які міс­тять конкретну інформацію, необхідну для діяльності даної орга­нізації чи підприємства.

Документи розрізняють ще й за структурними ознаками, вони можуть бути стандартними й нестандартними, що залежить від багатьох об’єктивних та суб'єктивних факторів.

Типові та фірмові документи оформляються на бланках або стандартних аркушах.

Часто буває, що робота з подібними документами ускладню­ється тільки тому, що в побудові їх немає необхідної послідовно­сті або ж документи перевантажені несуттєвою для користування інформацією.

Текст — головний елемент документа. Він складається з ре­чень, об'єднаних спільним змістом, і розташованих у правильній логічній послідовності. Ознаки тексту: наявність теми і основної думки; зв'язок речень зі змістом і правильна їх послідовність; на­явність мовних засобів для зв'язку. Мовні засоби: стандартні од­нотипні виразти; термінологія; займенники, сполучники; вставні конструкції тощо. Текст має бути чітким, коротким і не допуска­ти різних тлумачень. Іноді при складанні документів трапляється неточність у виборі відповідної граматичної форми, зокрема, що­до використання роду іменників, коли це стосується назви осіб за професією (клієнт — клієнтка, касир — касирка, працівник — працівниця).

Тож потрібно знати, що офіційні назви посад, професій — іменники чоловічого роду, тому в ділових паперах слід вживати саме їх. Наприклад: співробітник Анастасія Вікторівна, голо­вний бухгалтер Ксенія Іванівна.

Коли ж після таких сполук на позначення жіночого роду стоїть дієслово, то воно узгоджується з прізвищем і вживається у формі жіночого роду. Наприклад: Головний архітектор району Вікторія Мирославівна Козирева розробила проект реконструкції маєтку.

У ділових документах не вживають узгодження типу: наша голова наказала, старша інженер поїхала.

Не рекомендується називати осіб за місцем проживання та їх професією типу: сільчани, городяни, банкіри, вживаються: меш­канці села, мешканці міста, працівники банку.

Іноді в ділових паперах замість множини зустрічається одни­на: полтавські фермери зібрали великий урожай цукрового буря­ку і соняшнику. Або навпаки, замість однини — множина: висо­когірні чаї, високоякісні масла, дива природи.

Щодо словосполучень, то слід пам'ятати, що в будь-якому ді­ловому тексті варто використовувати звичні стандартизовані фо­рми. Це прискорює складання і сприйняття документа.

Поділ тексту на абзаци має велике практичне значення. Треба стежити, щоб кожен абзац розпочинав нову думку. Це допомагає осмислити прочитане і підготуватися до сприйняття іншої підтеми.

Абзаци не повинні бути великими. Нормативним можна вва­жати абзац з трьох чи п'яти речень. Для сприйняття краще, якщо ці речення будуть різні: найкоротші — на початку і наприкінці. Абзаци теж вимагають чергування залежно від розмірів. Напри­клад, у виробничих документах, де звертається увага на кожну операцію чи деталь, абзаци використовуються для виділення од­норідних членів чи сурядних речень в окремі мікротексти. Тут доречні абзаци з одного-двох речень.

Найзручніші для сприйняття речення з трьох, п'яти, семи і найбільше — з дев'яти слів.

Щоб не марнувати часу в процесі складання і використання до­кументів, слід розумно поєднувати формальний підхід і творчість.

 

 

2.Писемне ділове мовлення

 

Документ - основний вид писемної ділової мови

Документ - це носій інформації.

Документ - це засіб фіксації певним чином на спеціальному матеріалі інформації про події, факти, явища об’єктивної дійсності та розумової діяльності людини.

Документи є засобом засвідчення, доведення певних фактів і мають велике правове значення.

 

	достовірним
переконливим
належним чином відредагованим і оформленим
Документ має бути
містити конкретні й змістовні пропозиції та вказівки
правильно складеним як за формою, так і за змістом

 

Документування інформації здійснюється на основі відповідних законів і постанов органів державної влади, якими визначається організація діловодства і стандартизація документів.

Система документації - сукупність документів, взаємопов’язаних між собою, що взаємодіють і створюють цілісні утворення з певними специфічними рисами.

 

	Системи документації
банківська	дипломатична	зовнішньоекономічна	юридична

та ін.

3.Текст як основа службового документа

Основний елемент документа - це текст, який має такі ознаки:

 

об’єктивність і достовірність змісту	викладені факти мають відображати справжній стан речей
точність	в документі не допускається подвійне тлумачення слів і висловів
переконливість	текст документа має сприяти прийняттю адресатом пропозиції або виконанню прохань, викладених у документі
нейтральність тону	стилістично нейтральне забарвлення фрази (в усному мовленні) - речення (в писемному мовленні)
повнота інформації	зміст документа має відображати всі обставини справи
максимальна стислість	у документі не допускаються зайві слова та смислові повтори, надмірно довгі міркування не по суті справи

 

Текст документа складається з логічних елементів: вступу, доказу, закінчення.

 

Вступ	підготовка до сприйняття документа (зазначається, з якого приводу укладається документ)
Доказ	суть питання: докази, пояснення, міркування тощо
Закінчення	формулювання мети, заради якої готується документ

 

Складовою частиною управління є діловодство (справочинство).

Діловодство - система документації, документування й організація роботи з документами.

Діловодство охоплює сукупність документів, прийомів, способів і форм роботи з ними. Працівники сфери управління майже 75 % свого робочого часу витрачають на роботу з документами. Щоб уникати проблем, пов’язаних з оформленням документів в управлінській сфері, необхідний єдиний порядок підготовки документів і роботи з ними. Доцільно проводити спеціальні інструктажі, лекційні, практичні чи семінарські заняття. Не завадило б мати інструкції з діловодства, зразки документів, які найчастіше використовуються в практичній діяльності.

Класифікація документів

Ознаки	Класифікація
За найменуванням	*заява; *лист; *наказ; *протокол та ін.
За змістом інформації	*загальні; *адміністративні; *спеціалізовані з фінансових, комерційних питань тощо.
За призначенням	*організаційні; *розпорядчі; *інформаційні; *колегіальних органів.
За походженням	*внутрішні; *зовнішні.
За напрямом	*вхідні; *вихідні.
За джерелами виникнення	*первинні; * вторинні.
За формою	*стандартні (типові) мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності й за обов’язковими правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення); *індивідуальні (нетипові) документи створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій.
За технікою відтворення	*рукописні; *відтворені механічним способом.
За ступенем гласності	*для службового користування (ДСК) таємні; цілком таємні.
За терміном зберігання	*постійного зберігання *тривалого зберігання (понад 10 років); *тимчасового зберігання (до 10 років).
За стадіями відтворення	*оригінали; *копії (відпуск - це повна копія відправленого оригіналу, яка залишається у відправника; витяг - відтворює частину тексту; дублікат - другий примірник документа, виданий у зв’язку з втратою оригіналу).
За юридичною силою	*справжні документи бувають дійсні, що мають юридичну силу, і недійсні, що втратили юридичну силу; *підробні - це документи, зміст або реквізити яких не відповідають істинним. Підробка буває: - матеріальною, де подаються неправильні відомості, робляться виправлення, підчищення; - інтелектуальною, коли документ готується свідомо неправдивого змісту.
За носієм інформації	*на папері; *диску; *фотоплівці; *магнітній плівці; *стрічці; *перфострічці.
За складністю	*прості (односкладні) відображають одне питання, тобто текст документа складається лише із закінчення; складні (двоскладні) висвітлюють кілька питань, тобто текст документа містить інші логічні елементи.
За терміном виконання	*звичайні; *безстрокові; *термінові; *дуже термінові.

Поняття про реквізити

Реквізити - основні елементи документа, що мають свою послідовність

Кожний документ складається з реквізитів, які бувають постійними і змінними.

Постійні реквізити - друкуються при виготовленні бланка, змінні - фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Кількість реквізитів визначається видом і змістом документа. ДСТУ встановлюють максимальний склад реквізитів і порядок їх розташування.

Реквізит	Місце розташування реквізиту і форма запису
Державний герб України, автономної республіки	посередині бланка або в кутку над серединою рядка з назвою установи, організації або підприємства.
Емблема організації	поряд з назвою установи, організації або підприємства.
Зображення державних нагород	у верхньому лівому кутку або посередині документа
Код установи, організації або підприємства за класифікатором підприємств та організацій (ОКПО)	у верхньому правому кутку.
Код форми документа за класифікатором управлінської документації (ОКУД)	у верхньому правому кутку під кодом установи, організації або підприємства.
Найменування міністерства чи відомства, якому підпорядковується установа, організація або підприємство	у верхньому лівому кутку або посередині сторінки.
Найменування установи, організації або підприємства - автора документа	у верхньому лівому кутку, може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом.
Найменування структурного підрозділу	у верхньому лівому кутку, дозволяється друкувати машинописним способом.
Індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпа/абонементного телеграфу, номери телефонів, факсів, номер рахунка в банку	у верхньому лівому кутку.
Назва виду документа	посередині сторінки або ліворуч; наводиться в усіх документах, крім листів.
Дата	записується цифровим - трьома парами арабських цифр -15.01.04; цифрово-словесним способом - 15 січня 2004року; словесним - словами - п’ятнадцяте січня дві тисячі четвертого року. У документах матеріально-фінансового характеру дата оформляється словесним і цифрово-словесним способом.
Індекс забезпечує оперативний довідково-інформаційний пошук документа, контроль виконання	у верхній частині сторінки ліворуч Містить три пари арабських цифр, де перша пара - індекс структурного підрозділу, друга - номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя - порядковий номер за журналом обліку. Посилання на індекс і дату вхідного документа (у верхній частині сторінки зліва.
Місце складання або видання	у верхній частині сторінки зліва. Включає назву міста чи населеного пункту, де видається документ.
Гриф обмеження доступу до документа	з правого боку під кодом форми. Записується із середини рядка “Для службового користування” (“ДСК”), “Таємні”, “Цілком таємні”.
Адресат	у верхній частині сторінки праворуч. Кожний елемент пишеться із середини нового рядка з великої літери. Адреса, за новими вимогами, вказується після назви установи, структурного підрозділу й прізвища службової чи приватної особи.
Гриф затвердження. Затвердження - спосіб засвідчення документа після його підписання, який санкціонує поширення дії документа на визначене коло структурних підрозділів, організацій чи службових осіб	у верхній правій частині документа. Елементи грифу затвердження: слово ЗАТВЕРДЖУЮ; назва посади; особистий підпис; ініціали та прізвище особи, що затвердила документ; дата затвердження; слово ЗАТВЕРДЖЕНО; назва документа, яким затверджено.
Резолюція. Відповідальною за виконання документа є особа, наведена в резолюції першою	у правому верхньому кутку. Якщо це місце зайняте іншим реквізитом, то резолюцію вміщують на будь-якій вільній площі лицьового боку сторінки документа, крім полів. Резолюція складається з таких елементів: ініціалів та прізвища виконавця, якому відправлений документ; вказівки про порядок у характері виконання документа; терміну виконання документа; особистого підпису керівника; дати. Як виконавці у резолюції зазначаються службові особи, а не структурні підрозділи.
Заголовок до тексту	друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, відображає головну ідею документа і починається з прийменника “Про”, який пишеться, як правило, з великої літери, має бути лаконічним і точним, з максимальною повнотою розкривати зміст документа.
Відмітка про контроль	з лівого боку у верхній частині поля першої сторінки документа. Її проставляють за формою “К” або “Контроль”.
Текст	по всій ширині сторінки (від поля до поля). Складається з таких логічних елементів: вступ, доказ, закінчення.
Відмітка про наявність додатка	ліворуч у верхній половині сторінки. Якщо документ має додатки, що згадуються у тексті, або ті, що пояснюють його зміст, то відмітку про це оформляють так: Додаток: на 3 стор. у 4 прим. Якщо документ має додатки, що не згадуються у тексті, то їх потрібно перелічити із зазначенням кількості сторінок у кожному додатку й кількості їх примірників: Додаток: “Проект...” на 4 стор. у 3 прим. Якщо додаток залишається у справі, то зазначається: Додаток: на 3 стор. адресатові. Якщо додатків багато, окремо складається їх список, а в самому документі після тексту зазначається: Додаток: відповідно до списку на 5 стор.
Підпис	Підписують перший примірник документа. Підпис складається із зазначення посади (з лівого боку), підпису (посередині), ініціалів (або ініціалу імені) і прізвища особи, що підписала документ (праворуч). Підписи кількох службових осіб розташовуються один під одним у послідовності, що відповідає посаді. Підписи проставляються на одному рівні, якщо документ підписують кілька осіб, що обіймають однакову посаду. Розшифрування підпису в дужки не береться і після прізвища крапка не ставиться.
Гриф узгодження	на зовнішній формі складається зі слова УЗГОДЖЕНО, назви посади службової особи, включаючи назву установи, з якою узгоджується документ, особистого підпису, його розшифрування, дати. Гриф узгодження розміщується нижче від реквізиту “Підпис” або на окремій сторінці.
Віза (внутрішнє узгодження проекту документа - це візування)	Віза складається з особистого підпису особи, що візує, і дати. Віза ставиться нижче реквізиту “підпис” від краю лівого поля. Якщо той, хто візує, має зауваження і доповнення до проекту документа, він оформляє їх на окремому аркуші. На вихідних документах віза ставиться на другому примірнику, який залишається в установі, організації, фірмі тощо. На внутрішніх документах віза може проставлятися на першому примірнику.
Печатка. Печатки бувають гербові та прості, які мають різну форму: круглу, квадратну, трикутну. Гербові засвідчують юридичні або фізичні права осіб, прикладаються до статутів, положень тощо	Відбиток печатки проставляється так, щоб він захоплював частину назви посади особи, яка підписала документ, частину підпису і був зручним для прочитання.
Відмітка про завірення (засвідчення) копії	У правому верхньому кутку пишеться слово “Копія”, під реквізитом “Підпис” - слово “Правильно”); дата; посада виконавця; підпис і його розшифрування. У разі потреби підпис завіряється печаткою.
Прізвище виконавця і номер його телефону (обов’язкові на вихідних документах; листах, довідках, висновках). Складається з прізвища виконавця і номера його службового телефону	в нижньому лівому кутку зворотного або лицьового боку останньої сторінки документа.
Відмітка про виконання документа і направлення його до справи	в лівій або центральній частині нижнього поля першої сторінки документа містить стислу довідку про виконання; слова “ДО СПРАВИ” та номер справи, до якої має бути підшитий документ; дату скерування документа до справи; підпис керівника структурного підрозділу або виконавця.
Відмітка про перенесення даних на машинний носій	після тексту в нижній частині документа містить запис “Інформація перенесена на машинний носій”; підпис особи, відповідальної за перенесення даних; дату перенесення.
Відмітка про надходження (містить скорочену назву організації, що отримала документ; дату його надходження)	праворуч на нижньому полі лівої сторінки документа

 

Формуляр - це сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності.

Кожний вид документа має свій формуляр

6. Засоби стандартизації мови ділових паперів

 

ключові слова	назва документа (наказ, рішення), віддієслівні іменники (зобов’язання, опанування), особові форми дієслів (наказую, затверджую) та ін.
мовні кліше інформативно-необхідного характеру	стандартизовані (типізовані) словосполучення (або фразеологізми) (згідно з розпорядженням, відповідно до наказу)
графічне скорочення слів складноскорочені слова абревіатури	бюджетний — бюдж. виконавчий комітет — виконком ВНЗ, УАДУ
типові речення з прямим порядком слів	Кандидатура керівника служби внутрішнього аудиту погоджується з Національним банком України (ОВУ, 1-2, ч.1, 2001.-С. 25)

7.Поняття про бланк

 

Бланк - аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію.

Формат А4 має розміри 297 х 210.

Формат А5 має розміри 148 х 210.

Поля (береги): ліве - 35 мм, праве – не менше 8 мм, верхнє - 20 мм, нижнє - 19 мм (для формату А4) і 16 мм (формату А5), хоча в органах, установах, організаціях тощо встановлюють свої поля в межах стандарту.

8.Оформлення сторінки

На бланку друкується тільки перша сторінка, наступні - на чистих аркушах паперу.

На другу сторінку не можна переносити тільки підпис, на ній має бути не менше двох рядків.

Нумерація сторінок починає проставлятися з другої сторінки.

Номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше ніж 10 мм від краю, якщо текст документа друкується з одного боку аркуша.

Слово “сторінка” не пишеться, біля цифр не ставляться ніякі позначки (крапка, риски). Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні - в лівому.