Теоретические и методические аспекты разработки методики

СОДЕРЖАНИЕ

Введение…...……………………………………………………………………
1 Теоретические и методические аспекты разработки методики …………
1.1 Экономическая составляющая задачи …………………………………...
1.2 Цели и преимущества документирования СМК …………………………
1.3 Связь и взаимовлияние современных информационных технологий ….
2 Технико-экономическое обоснование разработки автоматизированной информационной системы бизнес-процесса «Закупки товарно-материальных ценностей» на ОАО «Бобруйский машиностроительный завод» …………………………………………………………………………...
2.1 Организационно-экономическая характеристика предприятия ОАО «Бобруйский машиностроительный завод» ………………………………….
2.2 Характеристика информационных технологий и систем предприятия ОАО «Бобруйский машиностроительный завод» …………………………...
2.3 Предметная область СМК на предприятии ОАО «Бобруйский машиностроительный завод» …………………………………………………
Заключение……………………………………………………………………...
Список использованных источников………………………………………….
Приложение А.	Организационная структура управления ОАО «Бобруйский машиностроительный завод» ………………
Приложение Б	Матрица распределения ответственности СМК ………….
Приложение В	Структура продаж продукции ОАО «Бобруйский машиностроительный завод» в 2012-2014 гг. …………….
Приложение Г	Блок-схема последовательность взаимодействия процессов и процедур ОАО «Бобруйский машиностроительный завод» ……………………………...
Приложение Д	Функциональная схема процесса «Заключение контракта» …………………………………………………..
Приложение К	Функциональная схема процесса «Проектирование» ……
Приложение Л	Функциональная схема процесса «Закупки» ……………..
Приложение М	Функциональная схема процесса «Технологическая подготовка производства» …………………………………
Приложение Н	Функциональная схема процесса «Производство» ………
Приложение П	Функциональная схема процесса «Хранение. Поставка готовой продукции» ………………………………………..

ВВЕДЕНИЕ

 

Компьютеризация общества привела к тому, что электронные документы начинают заменять бумажные. Но такой переход не должен ограничиваться лишь экономией бумаги и картриджей для принтеров. Необходима система, которая могла бы автоматизировать делопроизводство и повысить уровень управления организацией.

По статистическим данным ежедневно по всему миру подшивается порядка 200 млн. бумаг. Поэтому возникает необходимость эффективной автоматизации документооборота, которая позволит получить быстрый и полный доступ к информации, и как следствие повысить качество управления организацией.

Первые попытки автоматизации делопроизводства тесно связаны с разработкой в 1970-е годы автоматизированных систем управления. Вначале автоматизация затрагивала отдельные задачи документационного обеспечения управления (регистрацию документов, контроль исполнения и т.д.), а затем по мере накопления практического опыта, углубления научной проработки и научно-технического прогресса автоматизация стала распространяться на документационное обеспечение в целом.

Процесс управления предприятием в условиях рыночной экономики требует интенсификации и четкой организации всего предприятия, вплоть до каждого сотрудника. Таким образом, при наличии регламентации деятельности, прежде всего в отношении делопроизводства, информационные технологии как катализатор дальнейшего прогресса общества призваны обеспечить доступный и эффективный инструмент автоматизации на основе безбумажного делопроизводства и документооборота.

Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия, группами пользователей или пользователями. При этом под движением документов понимается не их физическое перемещение (т.к. они чаще всего остаются на сервере), а передача прав на их использование с уведомлением конкретных пользователей и контролем. Главное назначение систем электронного документооборота - это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска, как по атрибутам, так и по содержимому). В системах электронного документооборота также реализован санкционированный доступ к документам, отслеживаются произведенные в них изменения и контролируются все их версии и подверсии.

Для эффективного менеджмента в деятельности любого предприятия информационные потоки должны представлять собой четко отслеживаемый и управляемый процесс. Типовым информационным объектом, фиксирующим и регламентирующим деятельность на предприятии, является документ. Деятельность по организации прохождения документов внутри предприятия принято называть делопроизводством данной конкретной организации. В основе делопроизводства лежит фундаментальное понятие структуры информационного обмена - документопоток.

Для любой организации можно выделить три основных потока документов: входящие, внутренние и исходящие, которые и определяют документопотоки.

Функции ведения делопроизводства состоят из обработки входящих документов, пересылки их внутри фирмы, отправки исходящих документов, учета, регистрации, контроля исполнения, формирования дел, организации хранения и т.д.

В советские времена делопроизводство регламентировалось Единой государственной системой документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ).

Созданная схема хорошо структурирована и до сегодняшнего дня хорошо поддается автоматизации. Указанный стандарт регламентирует принципы работы с документами. В то же время сегодня желательна детальная регламентация работы по исполнителям (выполняемым ими ролям), доведенная до регламентации в виде положений о подразделениях и должностных инструкциях специалистов.

Безбумажное делопроизводство предусматривает применение компьютера в управленческой деятельности для хранения, поиска и отображения информации, позволяя свести к минимуму или исключить полностью применение бумажных носителей.

В связи с вышесказанным обуславливается актуальность темы дипломной работы.

Целью данной работы является: разработать методику по повышению эффективности управления организационно-распорядительной документацией СМК в системе DIRECTUM.

Исходя из цели, в работе поставлены следующие задачи:

1. Проанализировать роль электронного управления документацией;

2. Проанализировать основные организационно-экономические характеристики и характеристики информационных технологий и систем предприятия ОАО «Бобруйский машиностроительный завод»;

3. Подготовить проект методики управления документацией.

Объектом исследования в работе является ОАО «Бобруйский машиностроительный завод».

Предметом исследования является повышение эффективности управления документацией за счёт внедрения методики управления документацией СМК в системе DIRECTUM.

Дипломная работа структурно состоит из введения, трёх глав и заключения.

В первой главе описана экономическая составляющая задачи. Рассмотрены цели и преимущества документирования СМК. Определены электронные формы представления и движения информации, раскрыты их роль, связь и взаимовлияние.

Во второй главе описаны основные организационно-экономические характеристики и характеристики информационных технологий и систем предприятия ОАО «Бобруйский машиностроительный завод», а также предметную область СМК.

В третьей главе предложен проект методики управления документацией применительно к ОАО «Бобруйски машиностроительный завод». Представлено информационное обеспечение управления организационно-распорядительной документацией. Представлено программно-техническое обеспечение управления организационно-распорядительной документацией. Приведено обоснование экономической эффективности методики управления организационно-распорядительной документацией.

В заключении изложены главные идеи, выводы и предложения по повышению эффективности управления за счёт внедрения методики управления документацией (на примере ОАО «Бобруйский машиностроительный завод»).

 

Теоретические и методические аспекты разработки методики

Кроме того, существующие вычислительные средства предоставляют намного больше возможностей по управлению электронными ресурсами, по сравнению с традиционными библиотеками и печатной формой информации. Основными средствами для реализации этих возможностей являются электронные библиотеки.

Электронные библиотеки - распределенные информационные системы, позволяющие надежно сохранять и эффективно использовать разнообразные коллекции электронных документов (текст, графика, аудио, видео и др.), доступных через глобальные сети передачи данных в удобном для конечного пользователя виде.

Основная задача электронных библиотек - интеграция информационных ресурсов и предоставление доступа к ним, обеспечиваемое эффективной навигацией [4, с. 9-12].

Эффективная навигация в электронных библиотеках понимается как возможность пользователя находить интересующую его информацию с наибольшей полнотой и точностью при наименьших затратах усилий во всем доступном информационном пространстве. При таком подходе информационный поиск, используемый в информационных системах и базах данных, является частным случаем навигационных средств.

Документы играют важную роль в передаче и накоплении информации, управлении социальными и техническими системами. В процессе эволюции человечество породило и продолжает порождать огромное количество бумажных документов.

Жизненный цикл документа включает порождение, хранение, правку, передачу, просмотр и уничтожение. Применение электронных документов значительно упрощает все эти процессы, поэтому концепция безбумажного документооборота является ключевой для информационного общества.

Уже в ближайшее время мы станем свидетелями исчезновения бумажных версий многих документов. Рано или поздно среди них окажутся газеты, журналы, письма, финансовые и государственные документы, техническая документация и даже книги. Именно поэтому люди должны стремиться понимать основные принципы электронного документа и уметь с ним работать [5, с. 356].

Для того чтобы пользователь мог легче воспринимать большие объемы информации, разработано множество методов ее представления. Все эти разработки учитываются при проектировании пользовательского интерфейса, то есть той части программного комплекса, информационной системы, которая непосредственно будет взаимодействовать с пользователем.

Гипертекст - это способ записи текста с учетом нелинейной (непоследовательной) структуры идей. Гипертекстовая информационная система состоит из узлов данных и смысловых связей между ними. Более поздний термин гипермедиа подчеркивает, что в узлах может присутствовать нетекстовая информация.

При написании обычного текста, автор вынужден преобразовывать сеть идей в линейную последовательность. Человек, воспринимающий текст, проделывает обратное преобразование. При этом читатель движется по предначертанному пути и почти не управляет процессом восприятия.

Гипертекстовый подход позволяет автору отображать сеть идей наиболее адекватным способом, в то время как воспринимающий, может свободно перемещаться по смысловой сети, отбирая интересную ему информацию.

Традиционные информационные среды не позволяли в полной мере использовать преимущества гипертекстового подхода, так как процесс перехода по ссылкам в книге, а тем более между книгами, требует больших затрат.

Идея гипертекста стала актуальной только после массового внедрения электронных систем, отличительной особенностью которых является быстрый переход по ссылкам, быстрый доступ к удаленным источникам данных, проста генерации новых информационных блоков и ссылок [6, с. 29-34].

Каково же место документа в гипермедиа системе? Современное определение гласит: гипермедиа - это нелинейная информационная среда, состоящая из узлов данных (информационных единиц) и смысловых (семантических) связей между ними. В качестве информационных единиц могут выступать самые различные объекты. Электронный документ подходит на роль обобщенной единицы информации гипермедиа системы и на этом уровне абстракции им можно оперировать как единым целым.

Самой известной и крупномасштабной гипермедиа системой является Всемирная Паутина (World Wide Web), построенная на основе Интернет. Идея «Web» была предложена учеными в 1990 году, однако по-настоящему популярной система стала только к 1995 году. За столь короткий срок Всемирная Паутина успела стать одним из самых заметных технических и культурных феноменов XX века. В настоящее время система объединяет сотни тысяч серверов, предоставляющих доступ к десяткам миллионов документов [7, с. 60].

Для бумажных документов уже существует определенная классификация (книга, статья, отчет, заявление, накладная) и это должно соответствующим образом отражаться на электронных документах. В идеале, класс документа определяется разработчиком исходя из общих требований, а конкретное наполнение экземпляра создается автором. В большинстве случаев, автор, он же разработчик, создает документ, используя обобщенный класс. Применение специализированных классов целесообразно в крупных проектах и ведет к повышению эффективности.

Рисунок 2.1.1 – Структура продаж продукции завода в 2014 г.

Рисунок 2.1.2 – Региональная структура рынков сбыта продукции

(в стоимостном выражении)

Примечание: Источник – По данным ОАО «Бобруйский машиностроительный завод»

 

Наибольшая доля принадлежит:

- рынку РФ – 62,4% (темп роста 94,3% к 2013 г.), в т.ч. доля продаж через ЗАО «Гидромашсервис» – 33,7% (темп роста 149,6% к 2013 г.);

- рынку Казахстана – 16,4% (темп роста 158,2% к 2013 г.).

Наименьшая доля принадлежит:

- рынку РБ – 11,2% (темп роста 59,9% к 2013 г.)

- рынку Украины – 3,6% (темп роста 54,2% к 2013 г.);

- рынку прочих стран СНГ – 5,7% (темп роста 155,8% к 2013 г.).

По оборудованию для металлургии и ГОК (рисунок 4):

- в 2014 г. небольшой прирост продаж оборудования для металлургии и ГОК силами ОАО в стоимостном выражении на 4,2% (или на 10,2 млн.RUR), в штучном – падение на 60 шт.

- при реализации через ЗАО «Гидромашсервис» в 2014 г. заметен прирост продаж насосов для металлургии и ГОК на 73 шт. по сравнению с 2013 г., или на 88% (преимущественно за счёт 4-хкратного роста продаж песковых насосов), в стоимостном выражении, наоборот, падение к 2013 г. на 3,5% (или на 1,6 млн.RUR).

В целом стоимостной удельный вес продаж насосов и запчастей к ним через ЗАО «Гидромашсервис» увеличился с 20,6% в 2013 г. до 33,7% в 2014 г., в т.ч. по группам оборудования:

- по оборудованию для нефтепереработки: рост с 10,1% до 15,5% в стоимостном выражении, падение с 6,8% до 4,2% в натуральном выражении (по насосам).

- по оборудованию для металлургии и ГОК: рост с 9,7% до 10,6% в стоимостном выражении и с 8,4% до 30% в натуральном (насосы).

 

 

Рисунок 2.1.3 – Динамика продаж ОАО и через ГМС за 2012-2014 гг.

Примечание: Источник – По данным ОАО «Бобруйский машиностроительный завод»

 

В 2014 г. наблюдается снижение продаж нефтенасосов и запчастей на рынке России и Беларуси крупным клиентам ОАО. Потери от снижения продаж оцениваются в размере 51,3 млн.руб (не включая ГМС) или (-)84,7%

Продажи крупным клиентам оборудования для металлургии и ГОК снизились за текущий год на 37,2 млн.руб (не включая ГМС) или на (-)25,9% по отношению к 2013 г.

Структура продаж продукции ОАО «Бобруйский машиностроительный завод» в 2012-2014 гг. представлена в таблице В.1 приложения В.

Таблица 2.1.2 – Показатели социально-экономического развития

№ п/п	Наименование показателей	Ед. изм.	2012 г.	2013 г.		2014 г.
	Темп роста ТП (с/ц)	%	х	110,7	х	112,3	1,6
	Удельный вес отгруженной продукции, в общем объеме отгруженной	%	10,6		4,4	17,6	2,6
	Соотношение экспорта товаров и объема промышленного производства	%	х	89,8	х	92,3	2,5
	Темп роста производительности труда	%		х		120,6
	Сальдо (экспорт товаров и услуг - импорт товаров)	тыс.$	788,6	713,5	(-)75,1	431,6	(-)281,9
	Сальдо (экспорт услуг - импорт услуг)	тыс.$	(-)4,1	(-)30,6	(-)26,5	(-)27,8	2,8
	Выработка по ТП на 1-го работника	Тыс.руб	3817,9	10694,8	6876,9		2080,2
	Производительность труда по добавленной стоимости на 1-го среднеспис. работника	Тыс. руб	1145,1	4970,6	3825,5	4895,66	(-)74,94
	Рентабельность РП(товаров,услуг)	%	19,7	6,2	(-)13,5	46,6	40,4
	Рентабельность продаж	%	15,2	4,8	(-)10,4		0,2
	Рентабельность ТП	%	2,5		(-)1,5		х

 

Окончание таблицы 2.2

	Снижение уровня материалоемкости (-)	%	(-)5,9	0,6	6,5		3,4
	Показатель энергосбережения	%	(-)6,3	(-)3	3,3	(-)3,5	(-)0,5
	Удельный вес отгруженной инновационной продукции в объеме отгруженной	%	12,8	16,2	3,4	17,3	1,1
	Оборачиваемость собственного капитала	дней
	Оборачиваемость оборотных средств	дней			(-)25		(-)57
	Текущая ликвидность (на конец периода) Ктл >=1,3	кооф	2,609	3,7	1,091	1,8	(-)1,9
	Обеспеченность собственными средствами (на конец периода) Косс>=0,20	кооф	(-)0,06	0,72	0,78	0,38	(-)0,34
	Обеспеченность Финансовых обязательств активами (на конец периода) Кфо<=0,85	кооф	0,358	0,3	(-)0,058	0,31	(-)0,048

Примечание: Источник – По данным ОАО «Бобруйский машиностроительный завод»

 

Таким образом, ОАО «Бобруйский машиностроительный завод» – крупнейший в СНГ производитель центробежных насосов для нефтеперерабатывающей, нефтехимической, горнодобывающей, металлургической, целлюлозно-бумажной, энергетической, цементной промышленности, а также для перекачивания сточных жидкостей на предприятиях городского, промышленного и сельского водоснабжения.

Основным стратегическим направлением для ОАО «Бобруйский машиностроительный завод» является повышение качества и расширение номенклатуры производимой продукции в соответствии с современными мировыми стандартами, модернизация выпускаемого насосного оборудования, гибкое производство насосного оборудования под заказ потребителей на основе технического перевооружения производства.

 

Рисунок 2.3.1 – Цикл PDCA

Примечание: Источник:[10]

На этапе «Р – планирование» - (англ.Plan) осуществляется планирование целей, процессов и процедур необходимых для получения результатов в соответствии с требованиями потребителя и политики завода.

На этапе «D – выполнения» – (англ. Do) реализуется запланированное с учётом экономического использования всех ресурсов и достижения требуемых результатов.

На этапе «С – проверка, анализ, изменения» – (англ. Cheer) проводится сопоставление полученных результатов и планируемых.

На этапе «А – улучшение – (англ. Action) анализируется возможность полученных результатов и проводятся корректирующие и предупреждающие действия.

PCDA – это динамический цикл, который развёрнут внутри каждого из процессов и СМК в целом.

Все функциональные схемы процессов приведены в Приложениях: Д, К, Л, М, Н, П.

При построении функциональных схем использовались рекомендации ТК РБ 4.2-МР-05-2002

Обозначение обобщённого процесса

 

 

У

Процесс

В Р

 

 

М

 

Рисунок 2.3.2 – Обобщённый процесс.

Примечание: Источник – По данным ОАО «Бобруйский машиностроительный завод»

 

где,

В – вход, то что поступает на вход процесса (процедуры) и будет преобразовано;

Р – результат (выход), то что создаётся на выходе процесса (процедуры) в результате его выполнения;

У – управление, т.е. при каких условиях процесс (процедура) исполняется;

М – механизм, т.е. какие ресурсы необходимы для исполнения процесса.

Идентификация графического обозначения блок-схемы «Последовательности взаимодействия процессов и процедур» показана в п.4.6.1.

Обозначения, применяемые при моделировании блок-схемы «Последовательности взаимодействия процессов и процедур».

- В1, В2, В3, В4; В5; В6. – Входы в СМК (внешние и внутренние);

- У1; У2; У3; У4 – информационное управление СМК;

- М1; М2; М3; М4 – основной механизм реализации в соответствии с принципом Деминга;

- Р1; Р2; Р3; Р4; Р5 – результат СМК (выход информации из процессов и процедур), связь с потребителем и поставщиком.

Идентификация графического изображения блок-схемы последовательности и взаимодействия процессов и процедур (Приложение Г).

Руководство по качеству.

Руководство по качеству является стандартом организации СТП 700067266-1.447.

Руководство по качеству - обобщающий документ СМК, регламентирующий распределение обязанностей, полномочий и ответственности персонала в СМК и устанавливающий порядок обеспечения качества.

Разработка и оформление Руководства по качеству соответствует рекомендациям по его изложению, построению и оформлению ТК РБ 4.2-Р-09-2001.

Ответственным за разработку и внесение изменений является начальник ОУКиСт, контроль возложен на начальника службы качества – начальника ОТК (приказ по заводу № 367 от 06.08.2003).

Руководство по качеству используется для следующих целей:

- декларирование политики завода в области качества продукции;

- описание и внедрение СМК;

- обеспечение преемственности СМК при изменяющихся обстоятельствах;

- обучение персонала требованиям СМК и методам их реализации;

- представление системы менеджмента качества для демонстрирования соблюдения требований СТБ ИСО 9001-2001.

Учтенными экземплярами Руководства по качеству обеспечиваются:

- директор № 2;

- орган по сертификации системы менеджмента качества (БелГИМ) № 3;

- главный инженер № 4;

- начальник службы качества - начальник ОТК № 5;

- начальник ОУКиСт № 6;

- главный экономист № 7;

- зам. директора по коммерческим вопросам № 8;

- зам. директора по производству № 9.

Контрольный экземпляр №1 хранится в ОУКиСт.

Руководство по качеству утверждает директор. Порядок корректировки и внесения изменений определены в СТП 700067266-1.471.

Управление документацией СМК.

Документированное оформление СМК включает следующие документы:

- политика в области качества, цели и задачи в области качества;

- руководство по качеству;

- стандарты организации СМК;

- положения о структурных подразделениях и должностные инструкции;

- рабочие инструкции, методики, положения по премированию;

- конструкторская и технологическая документация;

- записи по качеству.

Политика в области качества – документ, в котором сформулированы намерения, цели и задачи завода в области качества, направленные на постоянное улучшение деятельности завода.

Политика в области качества – это заявление высшего руководства завода, рассматриваемое как основа для принятия решений и действий.

Руководство по качеству излагает политику в области качества, описывает СМК, разработанную в соответствии с политикой и СТБ ИСО 9001-2001, регламентирует организацию работы структурных подразделений в СМК.

Стандарты организации СМК (Приложение Р), документированные процедуры, которые описывают установленный способ осуществления деятельности с распределением ответственности (Приложение Б). В соответствии с требованиями СТБ ИСО 9001-2001 на заводе разработаны и внедрены следующие обязательные документированные процедуры:

- «Управление документацией» СТП 700067266 –1.207, СТП 700067266 –1.211, СТП 700067266 –1.353, СТП 700067266 –1.471, СТП 700067266 –1.472, СТП 700067266–1.293;

- «Внутренний аудит СМК» СТП 700067266 –1.463;

- «Управление записями о качестве» СТП 700067266 –1.469;

- «Управление несоответствующей продукцией» СТП 700067266 –1.197;

- «Корректирующие и предупреждающие действия» СТП 700067266 –1.253.

Положения о структурных подразделениях и должностные инструкции регламентируют деятельность каждого подразделения и исполнителя.

Рабочие инструкции, методики и положения по премированию описывают способы осуществления деятельности, обязанности и ответственность персонала при выполнении работ.

Конструкторская и технологическая документация устанавливает требования к качеству выпускаемой продукции.

Записи по качеству – регистрируемые данные, в которых содержатся объективные доказательства функционирования СМК в соответствии с СТП 700067266-1.469.

Управление записями.

Назначение процедуры.

На заводе разработана, поддерживается в рабочем состоянии и выполняется документированная процедура регистрации данных о качестве с целью предоставления свидетельств соответствия требованиям и результативности функционирования СМК. Процедура описана в СТП 700067266-1.469.

Область распространения.

Процедура регистрации данных о качестве распространяется на ОУКиСт, бюро маркетинга, ОМСВЭД, ОГК, Ком. О., ОГТ, ОТПП, ОГМет, ПДО, Лит. Ц., МСЦ, МТЦ, КСУ, Инс. У., Мод. У., УТНП, ОТК, БТК литейного производства, БТК механосборочного производства, ОГЭ, ОГМ, ОКСВ, ОМЛИ, ПЭО, ООТиЗ, Бухг.

Управление процедурой.

Ответственность за содержание документированной процедуры несёт начальник ОУКиСт, а за гарантию её реализации – начальники структурных подразделений.

Описание процедуры.

Управление регистрацией данных о качестве включает следующие требования: идентификацию, сбор, накопление информации, доступ к информации, ведение и хранение документов, содержащих информацию о качестве, с помощью которых можно провести оценку реального состояния качества продукции в определённый момент времени и в динамике, а так же анализ причин дефектов продукции.

СТП 700067266-1.469 устанавливает перечень документов с данными о качестве продукции с регламентацией форм документов, ответственных за их ведение, место использования документов и обозначения.

Анализ действия процедуры

Анализ действия процедуры проводится на совещании «День качества в цехе» и на заводском совещании «День качества» в соответствии с СТП 700067266-1.223, по результатам внутреннего аудита в соответствии с СТП 700067266-1.463.

Решения совещаний, оформленные протоколом, являются корректирующими и предупреждающими действиями.

 

Рис. 3.1.1 Компоненты системыDIRECTUM

Примечание: Источник: []

Модуль «Управление электронными документами», с его помощью все сотрудники организации работают с документами преимущественно в электронном виде.

Модуль обеспечивает создание, хранение, поиск, изменение различных неструктурированных документов (тексты, электронные таблицы, рисунки, аудио, видео и пр.). Каждый электронный документ состоит из текста - содержимого электронного документа, и карточки - формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автор, тип документа, дата создания, корреспондент и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов.

Ввод и преобразование документов. Для облегчения ввода информации с различных носителей в системе предусмотрены службы ввода документов. Они включают в себя специальные сервисы по интеграции с оборудованием и захвату образов документов: сервис ввода со сканера, с факса, с e-mail, сервис извлечения штрих-кода.

Организация хранения документов. Размещение всех документов в едином информационном пространстве системы избавляет каждого пользователя от проблемы поиска документов, созданных другими пользователями в локальных каталогах на своих компьютерах, и от проблемы доступа к таким документам.

Службы файловых хранилищ позволяют хранить документы, как в базе данных, так и в файловых хранилищах, что практически неограниченно расширяет доступное для хранения документов пространство и обеспечивает потоковый доступ.

В системе имеется возможность осуществлять специализированный поиск электронных документов, используя: предопределенные поиски (например, «Мои последние измененные документы»); настроенные администраторами специальные поиски по часто используемым критериям;

Для поиска документов по бумажному аналогу используется технология быстрой идентификации документа. Используя маркировку бумажных аналогов документов уникальным штрих-кодом и применяя в дальнейшем сканера штрих-кодов, пользователи могут найти электронный документ в системе оперативно и безошибочно. Штрих-код позволяет однозначно идентифицировать документы и исключить ошибки, вызванные несовпадением электронного и бумажного документов.

Работа с содержанием документа. Система позволяет использовать любые программы для создания и редактирования электронных документов (Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Visio и др.).

Для оперативного создания однотипных электронных документов используются шаблоны, определяющие начальное содержимое документа. Например, шаблоны «Исходящее письмо», «Договор поставки», «Акт выполненных работ»и т.п.

Жизненный цикл и версии документа. Каждый документ в системе может иметь неограниченное количество версий. Это позволяет хранить историю изменения содержания документа (например, в процессе согласования) и избегать работы с устаревшей информацией.

При этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах, что облегчает поиск, хранение и доступ к документу и значительно повышает удобство работы пользователей. Каждая версия может находиться в одном из состояний: в разработке, действующая, устаревшая.

Обеспечение конфиденциальности документов. Одной из важнейших функциональных задач системы является защита информации от несанкционированного доступа. Конфиденциальность документов, хранящихся в системе, обеспечивается следующими возможностями:

- контроль и настройка прав доступа на любой объект системы (полный доступ, изменение, просмотр, полное отсутствие доступа;

- шифрование, позволяющее дополнительно защитить текст электронного документа;

- протоколирование всех действий пользователей, позволяющее быстро восстановить историю работы с документом.

Электронная цифровая подпись. Она позволяет заменить традиционные печать и подпись, гарантируя авторство и неизменность документа после его подписания.

С помощью ЭЦП можно подписать любую версию электронного документа, фиксируя и сохраняя информацию о том, кто и когда поставил подпись.

Система поддерживает два вида ЭЦП: визирующую и утверждающую. Визирующая подпись свидетельствует о том, что подписавший документ ознакомился с ним (завизировал его). Утверждающая подпись может быть поставлена ограниченным кругом лиц в рамках заданных полномочий и свидетельствует об окончательном утверждении документа. Подпись любого вида, поставленная на версии документа, защищает ее от изменений.

Организация коллективной работы с документами. Для одновременной работы большого количества пользователей с документами в системе предусмотрен специальный механизм блокировок. Он позволяет пользователям одновременно редактировать разные версии документа и карточку, а также создавать новые версии, в том числе в разных форматах.

Автоматически создаваемые теневые копии документа позволяют вернуться к случайно удаленному или некорректно измененному содержимому документа.

Система позволяет также работать с отдельными документами в автономном режиме (например, забрать файл домой, поработать, потом возвратить). Для этого существуют возможности экспорта документа из системы и импорта документа в систему.

Модуль «Управление деловыми процессами» может автоматизировать процессы создания, обработки и движения документов. Реализованный в системе механизм позволяет автоматизировать произвольные деловые процессы, не связанные с документами. В этом случае информация и задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника процесса к другому в соответствии с определенными правилами; часть этапов процесса при этом может обрабатываться автоматически.

В терминах системы в основе любого взаимодействия двух или более сотрудников всегда лежит какая-либо задача, т.е. некоторый объем работ, определяемый инициатором, который нужно выполнить. Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, задаваемым инициатором.

Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута. В процессе выполнения задачи на каждом этапе ее маршрута появляются задания или уведомления участникам процесса, либо выполняется заданный сценарий. Сценарий позволяет автоматически совершать различные действия над объектами системы (изменять состояние версий и стадий жизненного цикла документа, менять записи справочников, автоматически создавать документы и др.).

При «ручном» назначении исполнителей, инициатор самостоятельно формирует список исполнителей из пользователей системы. Для определения процессов, подлежащих жесткой регламентации или часто повторяемых, могут быть настроены типовые маршруты.

В системе выделяется два вида типовых маршрутов - свободные и жесткие, каждый из них формируется определенным набором блоков.

Свободные типовые маршруты позволяют пользователю создавать задачи по определенному шаблону и могут использоваться, например, для часто повторяемых процессов (рассылка приказа по руководителям отделов, подготовка служебной записки и т.д.).

Свободный типовой маршрут, можно скорректировать вручную, изменив исполнителей, сроки, тему задачи и т.д.

Жесткие типовые маршруты используются для строго регламентированных процессов, отходить от которых сотрудники не имеют права.

Для хранения задач и заданий выделены личные папки пользователя. Папка «Входящие» предназначена для заданий, которые приходят на исполнение пользователю. Папка «Исходящие» содержит задачи, которые создает пользователь. Внутри данных папок пользователь может создать собственные папки для того, чтобы упорядочить и проранжировать объем работ необходимых к исполнению.

Создание задач и контроль исполнения. Для задачи могут указываться наблюдатели - условно-пассивные участники задачи, которые не являются исполнителями, но, тем не менее, получают информационные сообщения по ходу выполнения задачи и по желанию могут вмешаться в процесс ее выполнения.