Манипуляции сводной таблицей

Вот где начинается веселье. Одно из ключевых достоинств сводных таблиц — их гибкость. Можно сколько угодно раз перемещать поля, вводить неограниченное число уровней груп­пировки и выполнять множество вычислений сразу.

Далее приведено несколько способов быстрого изменения сводной таблицы.

■ Для удаления поля щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить (Remove). Или перетащите его за пределы окна программы Access (так, чтобы указатель мыши превратился в стрелку со знаком X) и отпустите.

■ Для перемещения поля из одной позиции в другую просто перетащите имя поля в нужное место. Например, можно изменить приведенный ранее пример, перетащив поле столбцов (Country) в область строк, а поле строк (ProductName) в область столбцов.

■ Для упорядочивания группы щелкните правой кнопкой мыши внутри столбца этой группы и выберите последовательность команд Сортировка → Сортировка по возрастанию (Sort → Sort Ascending) или Сортировка → Сортировка по убыванию (Sort →Sort Descending). Вы можете использовать этот прием для поиска стран и категорий с максимальным объемом продаж (или приносящих максимальный доход).

■ Для добавления элементов данных перетащите дополнительные поля из окна Список полей сводной таблицы в таблицу. Например, можно вычислить общее количество заказанных товаров и среднюю цену товара. Бы можете даже вставить одно и то же поле несколько раз для выполнения разных итоговых вычислений. Просто перетащите то же поле в таблицу еще раз, щелкните его правой кнопкой мыши и выберите вариант из подменю команды Автовычисления.

■ Для включения дополнительных уровней группировки перетащите дополнительные поля из окна Список полей сводной таблицы в область строк или столбцов. Хитрость заключается

в размещении поля в нужном месте иерархии группировок. Например, если вы хотите разбить группу страны на группы штатов, нужно поместить поле StateProvince справа от поля Country, как показано на рис. 9.15. Если же вы хотите разбить группы ка­тегорий товаров на группы отдельных товаров, нужно поместить поле ProductName справа от поля ProductCategory.

 

Рис. 9.15. Вверху: поле StateProvince располагается справа от поля Country. Теперь столбцы будут группироваться по странам (поле Country) и внутри стран по штатам (поле StateProvince) — как раз то, что нужно. Программа Access отображает толстую голубую линию, обозначая место расположения столбца после того, как вы отпустите левую кнопку мыши. Внизу: поле StateProvince располагается слева от поля Country. Теперь столбцы группируются сначала по штатам, а затем по странам. Программа разрешает сделать это, хотя в подобном действии мало смысла. Каждый штат принадлежит только одной стране, и в группе будет только одна подгруппа, которая бесполезна

 

 

Каждый раз, когда вы изменяете структуру сводной таблицы, программа просматривает вашу таблицу и полностью перестраивает сводную. Если вы изменяете данные в открытой сводной таблице, можно выбрать на ленте Работа со сводными таблицами | Конструктор → Данные → Обновить (PivotTabie Tools | Design → Data → Refresh Pivot), чтобы заставить программу Access сразу перестроить сводную таблицу.

Создание вычисляемого поля

Для получения самой интересной информации из сводной таблицы зачастую необходимо соединить несколько полей в выражении. Классический пример (который вы уже видели раньше в этой главе при обсуждении перекрестного запроса) — умножение количества зака­занных изделий на цену изделия для определения итоговой выручки. Можно также умно­жить цену товара на количество единиц товара на складе для определения стоимости запасов, имеющихся у вас под рукой.

Этот метод действует и в сводной таблице, но для его реализации потребуется немного больше работы.

1. В режиме Сводная таблица выберите на ленте Работа со сводными таблицами | Конструктор → Сервис → Формулы → Создание вычисляемого поля сведений (PivotTable Tools | Design → Tools → Formulas → Create Calculated Detail Field).

На экране появится окно Свойства (Properties) с несколькими вкладками, в данный мо­мент отображена вкладка Вычисление (Calculation) (рис. 9.16).

 

Рис. 9.16. Это вычисляемое поле перемножает значения двух полей

2. В поле Имя (Name) введите имя вычисляемого поля.
Например, можно ввести имя TotalRevenue.

3. В большое поле, расположенное под полем Имя, введите выражение, выполняющее вычисление.

Можно ввести, к примеру, [UnitPrice] * [OrderQty].

Вы можете применять любую комбинацию функций Access и полей исходной таблицы. (Сведения о создании выражений для вычисляемых полей можно найти в разд. "Вычисляемые поля "главы 7.) Если вы забыли имя поля, можно воспользоваться раскры­вающимся списком, расположенным под текстовым полем. Просто выберите поле и щелкните мышью кнопку Добавить ссылку на (Insert Reference To).

4. Используя другие вкладки, измените, как считаете нужным, параметры форматирования вашего поля.

Другие вкладки позволяют управлять тем, как ваше вычисляемое поле решает иные за­дачи, связанные со сводной таблицей (например, отбор записей) и параметрами форма­тирования поля. Самые полезные параметры находятся на вкладке Формат (Format), позволяющей задать шрифт, цвет и (что особенно важно) формат вывода Денежный для поля TotalRevenue, таким образом, оно отображается со знаком валюты в соответствии с настройками вашего компьютера, запятыми и двумя знаками в дробной части.

5. Щелкните кнопкой мыши вкладку Вычисление (если она не выбрана в настоящий момент) и щелкните мышью кнопку Изменить (Change) для вставки вычисляемого поля в сводную таблицу.

Если вы воспользовались кнопкой Без подробностей (Hide Details) для сворачивания сводной таблицы и отображения только итоговых данных, то ничего не увидите в ней. Только что добавленное вами вычисляемое поле — это поле сведений или подробностей. Для того чтобы увидеть полный список значений всех записей, выберите на ленте Работа со сводными таблицами | Конструктор → Показать или скрыть → С подробностями (PivotTable Tools | Design → Show/Hide →Show Details), прежде чем продолжить. Ваше вычисляемое поле также появится в окне Список полей сводной таблицы. Если позже захотите от него избавиться, щелкните поле в этом списке правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить. Вследующем пункте добавляется полезный итог к вашему полю сведений.

6. Щелкните правой кнопкой мыши вычисляемое поле, выберите команду Автовычисления и задайте вариант групповой операции (например, Сумма), затем можно щелкнуть поле правой кнопкой мыши ивыбрать команду Без подробностей, чтобы вернуться к более компактному сводному представлению данных.

Ваше итоговое поле появится в списке полей сводной таблицы в группе Итоги, располо­женной в верхней части списка. Для удаления этого поля щелкните его правой кнопкой мыши и выберите команду Удалить. Для удаления поля из сводной таблицы, но сохране­ния его под рукой для применения в дальнейшем, щелкните мышью поле в таблице и выбе­рите команду Удалить. Если вам не нравится длинное имя итогового поля (которое обычно выглядит как "Sum of TotalRevenue" (Сумма TotalRevenue)), щелкните поле правой кноп­кой мыши и выберите команду Свойства, чтобы открыть одноименное окно. Укоротить имя можно на вкладке Заголовки (Caption) в текстовом поле Заголовок (Name).

На рис. 9.17 показан окончательный вариант примера.