Модуль 1. Документирование информации и основные этапы ее формирования и становления. Технология работы с документами

ТЕМА 1.1. Развитие делопроизводства в России

I. Задания для самостоятельной работы

1. Дайте определение ключевым понятиям темы:

"документ", "делопроизводство", "приказ", "приказной работник", "дьяк", "чернение", "беление", "приказные избы", "столп", "коллегия", "канцелярия", "формуляр", "производство дел".

2. Изучите Судебник 1550 г. и Соборное уложение 1649 г. По этим законодательным актам определите и выявите:

- структуру органов государственного управления;

- состав и должностные обязанности "служилых людей";

- направления законодательной регламентации работы с документами.

3. Изучите Генеральный регламент 1720 г. и выявите: основные требования к организации делопроизводства в коллегиях и должностные обязанности канцелярских служащих.

4. Изучите схему исполнения документов в коллегиях.

5. Изучите Общее губернское учреждение 1775 г. и выявите основные требования к организации делопроизводства в местных учреждениях и должностные обязанности канцелярских служащих.

6. Изучите схему исполнения документов в местных учреждениях.

7. Проанализируйте дело, сформированное в местных учреждениях. При проведении анализа необходимо выявить: структуру документа, используемую форму оформления документа, используемые реквизиты, при оформлении документа, способы расположения реквизитом на бланке документа.

 

II. План практического занятия:

1. Специфика приказного этапа делопроизводства.

2. Реформа делопроизводства в период правления Петра I (коллежское делопроизводство).

3. Система министерского делопроизводства.

4. Особенность современного делопроизводства.

Изучив особенности и характерные черты систем приказного, коллежского, министерского и современного делопроизводства, заполнить структурно-логическую таблицу сравнения этапов (процедур) делопроизводства в разные периоды времени:

 

Этап (Процедура)	Приказное дело-производство	Коллежское дело- производство	Министерское дело-производство	Современное дело-производство
Получение, первичная обработка, регистрация документа
Наложение резолюции ("выписать справку")
Исполнение документа
Контроль
Направление документа на хранение ("вклеить в столп"; "в дело")
Указание на подготовку документа
Исправление документа ("чернеиие")
Подготовка "чистовика" ("беление", "переписка набело")
Сверка ("справле-ние" и удостовере-ние соответствия беловика чистовику)
Подпись и визирование документа ("подписа-ние через всю страницу")
Отправление документа

 

III. Рекомендации по выполнению заданий и подготовке

К практическому занятию

Для подготовки к занятию необходимо изучить материал, раскрывающий особенности истории развития системы российского делопроизводства. Выделить характерные особенности, черты для каждого этапа, например, в оформлении документов, используемых реквизитов при оформлении документов, видовой состав оформляемых документов в тот или иной период и т.д.

В ходе подготовки к практическому занятию следует проанализировать и сравнить процедуры делопроизводства в приказной, коллежский, министерский (исполнительный) и современный этапы развития делопроизводства.

При выполнении задания по самостоятельной работе и подготовке к практическому занятию следует воспользоваться конспектом лекции, рекомендуемыми литературными источниками и указанными документами.

IV. Рекомендуемая литература

Основная литература

1. Панасенко, Ю. А. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие / Ю. А. Панасенко. – М.: РИОР, 2006.

2. Пшенко, А. В. Документальное обеспечение управления: учеб. пособие / А. В. Пшенко. – 7-е изд., испр. и доп. – М.: Академия, 2008. – 176 с.

3. Рогожин, М. Ю. Справочник кадровика. Оформление документов / М. Ю. Рогожин – М.: Бератор, 2008.

4. Спивак, В. А. Документирование управленческой деятельности. (Делопроизводство) / В. А. Спивак – СПб.: Питер, 2006.

Дополнительные источники

Информация электронного ресурса "интернет":

1. СУДЕБНИК 1550 ГОДА http://www.krotov.info/acts/16/2/pravo_02.htm

2. Соборное Уложение 1649 года http://www.hist.msu.ru/ER/Etext/1649.htm

3. Генеральный регламент от 28 февраля 1720 г. http://www.hist.msu.ru/ER/Etext/general.htm

4. Общее губернское учреждение 1775г. http://petrsu.karelia.ru/Chairs/PreRev/Delo/toppage9.htm

V. Контрольные вопросы для самопроверки

1. Какая форма документа использовалась в приказном этапе делопроизводства?

2. Что такое "приказ"?

3. Какие типы документов изготавливались в приказном этапе?

4. Какая форма документа использовалась в коллежском этапе делопроизводства?

5. Перечислите характерные черты системы регистрации документов в министерствах?

6. Когда появились бланки документов и гербовая бумага?

 

ТЕМА 1.2. Понятие и функции документа. Технология работы

С документами

I. Задания для самостоятельной работы

1. Составить конспект, выписать основные понятия темы:

"информация", "документ (документированная информация", "документирование", "документооборот", "делопроизводство", "система документации", "реквизит", "формуляр-образец", "бланк документа", "номенклатура дел", "архивная опись", "внутренняя опись документа".

2. Заполните пробелы в следующих предложениях.

2.1. Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется…

2.2. Если документ содержит только звуковую информацию, то он называется... а если и звуковую, и изобразительную, то... документом.

2.3. Участвуя в обмене информацией между объектами, документы выполняют... функцию.

2.4. Документооборот - движение документов в организации с момента их создания до…

2.5. Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации, называется…

2.6. Официальный документ, отправляемый из учреждения, называется...

2.7. Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется - …

3. Проанализируйте содержание функций документов и, классифицировав их на основные и специфические, заполните следующую логическую таблицу:

Функции документа	Основные	Специфические
1.
2.
3.

4. Постройте структурно-логическую схему, отражающую движение входящих, исходящих и внутренних документов в организации.

5. Правильно ли зарегистрированы поступившие в организа­цию документы:

5.1. вх. № 980 от 11.03.10

5.2. вх. № 981 от 7.03.2010 г.

 

II. План практического занятия:

1. Понятие документа и системы документации. Основные функции документа.

2. Организация документооборота и исполнения документов. Этапы документооборота и технология работы с документами.

3. Организация документов в делопроизводстве. Систематизация документов в организации, номенклатура дел для их формирования и хранения.

4. Унифицированные системы документации.

 

III. Рекомендации по выполнению заданий и подготовке

К практическому занятию

При выполнении задания по самостоятельной работе и подготовке к практическому занятию следует воспользоваться рекомендуемыми литературными источниками.

Особое внимание следует уделить рассмотрению технологической процедуры работы с документами и организации дел в делопроизводстве. Проанализировать принципиальные различия в технологии работы с исходящими, входящими и внутренними документами организации, рассмотреть принципы регистрации документов и формы регистрации.

Рассмотреть, что такое номенклатура дел, особенности ее оформления и назначения, а также особенности систематизации документов в организации.

IV. Рекомендуемая литература

Основная литература

1. Непогода, А. В. Делопроизводство организации: подготовка, оформление и ведение документации: 75 образцов основных документов / А. В. Непогода. – 2-е изд. – М.: Омега-Л, 2008. – 480 с.

2. Пшенко, А. В. Документальное обеспечение управления: учеб. пособие / А. В. Пшенко. – 7-е изд., испр. и доп. – М.: Академия, 2008. – 176 с.

3. Рогожин, М. Ю. Справочник кадровика. Оформление документов / М. Ю. Рогожин – М.: Бератор, 2008.

4. Сологуб, О. П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов / О. П. Сологуб. – М.: Омега-Л, 2007. – 208 с.

 

Дополнительные источники

1. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" //СПС "КонсультантПлюс" [электронный ресурс].

2. ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" //СПС "КонсультантПлюс" [электронный ресурс].

 

V. Контрольные вопросы для самопроверки