Методы унифицированного текста

Текст документа может быть представлен в виде анкеты, таблицы, связного текста (трафарета) или путём комбинации этих форм.

Анкета – это форма представления текста документа, построенная по принципу «вопрос - ответ».

Связный текст может быть составлен произвольно или на основе трафарета, содержащего постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации. При составлении писем, факсов, контрактов, справок, актов и других документов об однотипной информации широко используются трафаретные тексты (бланки).

Наличие трафаретного текста с пропусками для ввода переменной информации освобождает от необходимости каждый раз обдумывать, как составить документ, позволяет сосредоточиться на его фактическом содержании, т.е. не на том, как написать, а что написать, страхует от пропуска необходимой информации, значительно ускоряет подготовку самого документа и его восприятие. Практически составитель заполняет заранее составленный проект документа.

Лучшей формой для наглядности и удобства сопоставления информации является таблица. Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р-1.5-92. В нём приведены обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения (табл.2.1).

Таблица 2.1

Заголовок таблицы

	Заголовок графы
Заголовок строки

 

Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает её содержание. Он пишется над таблицей посередине с прописной буквы. После заголовка точка не ставится. Таблица помещается сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а заголовки граф – со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной буквы, если они имеют самостоятельное значение. Заголовки и подзаголовки граф указывают в единственном числе. В конце заголовков и подзаголовков таблиц точки не ставятся.

При размещении таблицы на нескольких страницах вверху таблицы повторяются заголовки граф или, если графы пронумерованы – номера граф. Необходимо обратить внимание, что в стандарте теперь рекомендуется закрывать боковые части таблицы.

Таблицы с информацией текстового характера составляются непосредственно в текстовом редакторе MS Word. Если же таблицы содержат переменные цифровые величины и требуется пересчёт цифровых данных используется программа электронные таблицы MS Excel или база данных MS Access. Данные из этих приложений импортируются в MS Word с сохранением связей с соответствующей исходной программой, что даёт возможность обновлять и редактировать вставленные в документ данные.

 

Унифицированные системы документации

Разрабатываемые унифицированные формы документов объединяются в унифицированные системы документов (УСД). УСД – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определённой сфере деятельности.

Создание УСД является одним из основных направлений работ по стандартизации в республике, а также составной частью работ по совершенствованию процессов управления в различных видах деятельности (статистике, финансовой деятельности, торговле, банковском деле, бухгалтерском учёте и т.д.).

Целью создания УСД является определение и установление оптимального состава форм документов, а также совокупности их размещения.

Основными задачами УСД являются:

- обеспечение методического и организационного единства в области разработки, применения и ведения унифицированных форм документов;

- сокращение количества существующих форм документов;

- упорядочение информационных потоков.

Унифицированные системы документации включают:

- документы международных организаций, устанавливающие унифицированные системы документов;

- межгосударственные стандарты и документы по межгосударственной стандартизации, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, которые применяются органами, управлениями и организациями стран СНГ;

- стандарты и руководящие документы Республики Беларусь, устанавливающие состав и содержание работ по унификации форм документов, которые применяются на всех уровнях хозяйственной деятельности и обеспечивают единый порядок проведения этих работ;

- нормативные документы, издаваемые разработчиками УСД конкретного функционального назначения.

В республике в настоящее время разрабатывается несколько унифицированных систем документации: первичной учётной документации, отчётно-статистической, плановой, расчетно-денежной, по материально-техническому снабжению и сбыту, труду, торговле, и социальным вопросам, ценообразованию, по бытовому обслуживанию населения и др.

 

Формуляр-образец

Унифицированную форму документа на бумажном носителе рекомендуется проектировать на основе формуляра-образца - совокупность реквизитов, расположенных определённым образом в документе (рис.2.1). Формуляр, характерный для определённого вида документов, называется типовым формуляром.

Формуляр-образец состоит из трёх частей: заголовочной, содержательной и оформляющей (рис.2.1). В заголовочной части размещают реквизиты, расположенные до текста документа и кодовые обозначения реквизитов. В основной (содержательной) части размещают реквизиты текст и приложения. В оформляющей части размещают реквизиты, обеспечивающие придание юридической силы документам с обязательным включением реквизитов «Дата заполнения документа», «Подпись» («Подписи») лица (лиц), ответственного (ных) за правильность заполнения формы, «Печать» при необходимости.

 

Коды Эмблема фирмы Гриф ограничения доступа к документу Наименование фирмы Гриф утверждения     Заголовочная Юридический адрес фирмы часть документа Индекс, город Адресат улица, дом Тел., факс Резолюция Расчётный счёт в банке Вид документа Дата _____ № _____ На № _____ от _____ К Заголовок к тексту _______________ Начало текста (абзаца) Основная часть ТЕКСТ документа Приложение _______________ Должность лица, подписавшего документ Подпись И.О. Фамилия Печать   Оформляющая Согласование документа часть документа Виза Отметка о Отметка о Фамилия исполнителя переносе поступлении и телефон данных на Отметка об исполнении машинный документа и направлении носитель его в дело

Рис.2.1. Расположение основных реквизитов (формуляр-образец)

 

Формуляр-образец должен устанавливать:

- формат бумаги;

- конструкционную сетку;

- служебные поля;

- расположения частей, зон и реквизитов с учётом двусторонней печати.

Для унифицированных форм документов рекомендуется использовать форматы А3 (297х420мм), А4 (210х297мм), А5 (148х210мм), А6 (105х148мм) по ГОСТ 9327-60.

Конструкционная сетка образуется пересечением вертикальных и горизонтальных линий, ограниченных полями, на бумаге установленного формата. Расстояние между соседними линиями конструкционной сетки должно быть следующим:

- между вертикальными линиями – 2,6мм (шаг письма);

- между горизонтальными линиями – 4,25мм (межстрочный интервал).

Конструктивным элементом проектируемых унифицированных форм документов является ячейка конструкционной сетки, ограниченная соседними вертикальными и горизонтальными линиями, она является полем для размещения одного знака реквизита документа, включая пробел.

Бланки документов должны иметь поля:

- левое – 30мм;

- правое – не менее 8мм;

- верхнее и нижнее – не менее 20мм.

При размещении реквизитов формуляра-образца на нескольких страницах номера страниц рекомендуется проставлять арабскими цифрами посередине верхнего поля листа.

Разработка единой схемы построения организационно-распорядительной документации (ОРД) на основе формуляра-образца позволяет:

- значительно повысить эффективность работы управленческого аппарата;

- упростить и ускорить процесс машинописного оформления документов;

- облегчить поиск и обработку документов;

- повысить эффективность применения средств организационной, вычислительной и множительной техники.

 

2.5. Назначение, особенности и содержание организационно-распорядительной документации

Отношения, которые возникают в процессе деятельности предприятий и учреждений по выполнению управленческих функций, отражаются в различных организационно-распорядительных документах.

Устав – правовой акт, регулирующий деятельность организаций, предприятий, учреждений и граждан, их взаимоотношения с другими структурами и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Уставы утверждаются вышестоящими организациями (министерствами, ведомствами).

Положение о структурном подразделении – правовой акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы органов структурного подразделения.

Инструкция по отдельным видам деятельности – правовой акт, издаваемый органом государственного управления в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, должностных лиц и граждан.

Должностная инструкция – нормативный документ, в котором определены функции, права и обязанности сотрудника организации (предприятия).

Постановление – правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил поведения.

В реквизите «Название вида документа» пишется ПОСТАНОВЛЕНИЕ, а в тексте употребляется слово «ПОСТАНОВЛЯЕТ(Ю)». Во внешних постановлениях обязательно следует указывать юридический адрес предприятия, на внутренних документах он не указывается.

Решение – распорядительный документ, который является правовым актом, принимаемым коллегиальными органами - коллегиями министерств и ведомств, научных советов, советов директоров для оформления результатов деятельности. В реквизите «Название вида документа» пишется РЕШЕНИЕ, а в тексте употребляется слово «РЕШИЛ».

Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано. Распоряжения являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного узкого вопроса, разового случая. В реквизите «Название вида документа» пишется РАСПОРЯЖЕНИЕ, а в тексте употребляется слово «ОБЯЗЫВАЮ».

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов и управлений, местных исполкомов, руководителями объединений, организаций, предприятий, фирм, действующих на основе единоличия.

Подготовка приказа включает следующие стадии: изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание руководителем. Проекты приказов готовятся как отдельными специалистами, так и рабочими группами.

Приказы бывают двух видов - по основной деятельности и по личному составу.

Приказы по основной деятельности издаются для решения основных оперативных задач по организации работы предприятия, финансированию, планированию, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам. Они нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу. Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «О чём?», например, «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты за выполняемые работы» и т.д.

Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут кому (исполнителю или структурному подразделению), что сделать (указывают конкретную работу), до какого числа (сроки её окончания). Формулировка этой части приказа должна быть чёткой и ясной и состоять из отдельных пунктов. По каждому пункту указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения.

После составления приказа необходимо провести его согласование и подписание. Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется в виде визы. Подписывает приказ руководитель или его заместитель.

Секретарь-референт после издания приказа организует ознакомление сотрудников предприятия с его содержанием. Один экземпляр приказа вывешивается на доске объявлений, на другом экземпляре, который идёт в дело, фиксируется ознакомление с приказом сотрудников, ответственных за его исполнение. На нижнем поле документа или на обороте листа сотрудник пишет «ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления.

Аналогично происходит работа с такими управленческими документами, как решения и распоряжения.

Приказ по личному составу является важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются: приём, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда; присвоение разрядов, категорий; поощрения и наложение взысканий и др.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся отдельно от приказов по основной деятельности. Они сразу начинаются с распорядительного действия: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ и т.д.

Затем при приёме на работу указывается фамилия, имя и отчество полностью, должность и структурное подразделение, указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавки, индексация), при необходимости условия приёма: временно (с… по…), с испытательным сроком (его продолжительность) и т.п.

При переводе на другую работу указываются новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода, изменение оплаты труда (если оно возникнет).

При увольнении обязательно указывается причина увольнения.

При предоставлении отпуска обязательно указываются его вид, продолжительность, даты начала и окончания.

При командировании обязательно указываются дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях указываются причина и вид поощрения или взыскания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия. В качестве основания могут выступать личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения, служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника и др.

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных приказах содержится информация об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках, независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают (приём, увольнение, перевод и др.). Следует выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет.

Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу обычно согласовывается с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов руководителем кадровой службы и ответственным работником за ведение кадровой документации.

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на конференциях, собраниях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол ведётся во время заседания секретарём, который стенографирует или записывает на диктофон выступление участников заседания.

Проведению совещания (заседания) любого уровня должна предшествовать подготовительная работа, в ходе которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, список участников конференции, заседания, списки приглашённых лиц, доклады или тезисы основных выступлений, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений (или постановлений) по каждому вопросу.

По полноте освещения хода заседания протоколы могут быть полными или краткими. Полный протокол составляется на бланке для внутренних документов или на чистом листе бумаги формата А4, на котором указывается наименование предприятия. Далее указываются вид документа, дата, номер и заголовок.

Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.

Вводная часть оформляется в такой последовательности:

- председатель – инициалы и фамилия;

- секретарь – инициалы и фамилия;

- присутствовали – инициалы и фамилии присутствующих сотрудников предприятия в алфавитном порядке, затем должности и фамилии приглашённых. Если присутствующих более 10, то указывается их общее количество;

- повестка дня - содержит вопросы, вынесенные на обсуждение, каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «О чём?», например, об итогах работы предприятия за первое полугодие 2005г.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ:

ВЫСТУПИЛИ:

ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ):

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся фамилия и инициалы выступивших и через тире - краткое изложение текста выступления.

Постановление (решение) указывается в протоколе полностью, т.к. является наиболее важной его частью.

В кратком протоколе указываются только рассмотренные вопросы, фамилии тех, кто участвовал в обсуждении, и принятые коллективные решения. Однако по усмотрению председателя особые мнения или важные выступления могут быть внесены в краткий протокол полностью.

Протокол подписывается председателем и секретарём. К нему подшиваются представленные материалы: справки, доклады, проекты и т.д.

Решения, принятые на заседаниях, доводятся до сотрудников предприятия в виде копии самого протокола или выписки постановляющей части из него, либо в виде распорядительных документов: приказов, решений, составленных на основании протокола.

Протоколы хранятся не менее 10 лет.

Акт – документ, составленный в коллегиальном порядке для удостоверения фактов, действий и событий, имеющих юридическое значение. Чаще всего акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и назначаемыми руководителями предприятий или по указанию вышестоящей организации. Акты составляются при проверке или ревизии финансово-хозяйственной деятельности, при смене руководителей, главных бухгалтеров и других ответственных работников, установлении фактов нарушения установленных правил, при несчастных случаях на производстве, стихийных бедствиях, хищениях, порче и т.д.

Обязательными для всех видов актов являются следующие реквизиты:

- наименование предприятия;

- наименование вида документа с указанием того факта и обстоятельства, которое послужило поводом для составления акта, например, акт ревизии кассы;

- номер акта (при его регистрации);

- дата и место составления;

- состав комиссии с указанием инициалов и фамилии председателя, инициалов и фамилий членов комиссии в алфавитном порядке. При необходимости указывают должности, инициалы и фамилии присутствующих;

- основание для составления акта. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководителя, на какие-либо действия, факты, события;

- содержание акта, где даётся описание конкретных фактов, действий или событий с соблюдением требований, предъявляемых к данному виду актов. Также излагаются выводы, заключения, предложения.

В конце текста могут быть указаны сведения о количестве экземпляров и о месте их нахождения. Количество экземпляров акта определяется в зависимости от их назначения, причём учитывают необходимость приобщения документа к бухгалтерским записям и представления в другие организации.

Акт подписывается председателем и членами комиссии. Отдельно подписывают документ лица, присутствовавшие при его составлении. Для ряда актов (по материальным, финансовым и другим важным вопросам) необходимо утверждение руководителем предприятия и заверение печатью, после чего они приобретают юридическую силу.

Члены комиссии несут ответственность за правильность удостоверяемых ими фактов, действий или событий. Если мнение члена комиссии не совпадает с содержанием акта, он перед своей подписью делает об этом оговорку и на отдельном листе, прилагаемом к акту, излагает своё мнение.

Деловые записки. В делопроизводственной практике различаются три вида деловых записок: докладные, служебные и объяснительные.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия (реже – вышестоящему органу) в связи с выполнением поручений, заданий, а также по вопросам, связанным с обычной работой: динамикой товарооборота, наличием товарных запасов, внедрением новых форм торговли и др.

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий его содержание, должность и фамилию с инициалами лица, на имя которого передаётся записка, дату, текст с изложением выводов и обоснованных предложений, должность и подпись составителя записки с расшифровкой подписи.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором), а внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие организации, должны быть подписаны руководителем предприятия.

Служебная записка, в отличие от докладной, представляет собой обращение одного должностного лица к другому по поводу разрешения возникающих в процессе работы вопросов. Содержанием служебной записки может быть также какая-либо просьба, сообщение или указание.

Следует отметить, что служебные записки не должны подменять живой организационной работы. Их применение оправдано только в тех случаях, когда требуется наличие письменного документа.

Объяснительная записка дополняет или объясняет какой-либо основной документ. Она прилагается к смете, оперативному отчёту, бухгалтерскому балансу, докладным запискам и другим документам.

Справка – это документ, которым подтверждаются факты и свидетельства, либо сообщаются сведения, связанные с работой организации или с жизнью и деятельностью отдельных граждан.

Различают справки служебного и личного характера. Справка действительна для той цели или может быть принята той организацией, которая в ней указана.

Для удобства оформления можно подготовить справки формализованного вида на бланках формата А5, имеющих адресные данные предприятия и трафаретный текст. В правом верхнем углу указывается в именительном падеже наименование предприятия, организации, куда направляется справка.

Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, заработной платы.

На справке должна обязательно стоять дата её подписания и порядковый номер регистрации, а также подписи руководителя предприятия и главного бухгалтера, заверенные гербовой печатью предприятия. Такого рода справки составляют в одном экземпляре.

Справки служебного характера, предназначенные для руководителя предприятия и не выходящие за его пределы, составляет и подписывает исполнитель (составитель).

Справки, составляемые по запросу внешних организаций, должны быть подписаны руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание и указывающий дату или период времени, к которому относятся сведения, изложенные в справке.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело. Справки финансового характера имеют вторую (после подписи руководителя) подпись главного бухгалтера и заверяются печатью.

Доверенность – документ, которым организация или отдельное лицо (доверитель) предоставляет право другому лицу (поверенному) получить деньги или товарно-материальные ценности или совершить какие-либо действия от лица доверителя, точно указанные в доверенности.

По способу оформления различают простые и нотариальные доверенности.

По срокам доверенности подразделяются на разовые и длительные. Разовые доверенности уполномочивают на совершение одного действия – получить товар, получить груз на станции железной дороги и т.д. Такие доверенности после совершения указанных в них действий организация забирает у поверенного лица.

Длительные доверенности содержат полномочия на совершение нескольких действий или одного действия в течение срока, указанного в доверенности, но не более трёх лет. Если срок доверенности не указан, она действует в течение одного года со дня её выдачи.

В зависимости от того, кем оформляются полномочия – организацией или отдельным лицом, различают служебные и личные доверенности.

Служебные (официальные) доверенности выдаются поверенному лицу предприятия для совершения сделок, получения денег, товара, материальных ценностей или других действий от имени предприятия. Такая доверенность должна иметь следующие реквизиты:

- наименование предприятия;

- юридический адрес предприятия;

- дата;

- индекс (номер);

- текст;

- подписи должностных лиц;

- образец подписи поверенного;

- печать предприятия.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение заработной платы и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсии, пособий, стипендий, доходов в банках и др. Перечисленные доверенности не требуют нотариального заверения. Такие доверенности выдаются на срок проведения действий, указанных в ней. Если срок действия в доверенности не указан, она сохраняет силу в течение года со дня её выдачи. Доверенности хранятся 3 года.

Расписка – это документ, удостоверяющий факт получения от организации или граждан какого-либо документа, денег или иных ценностей.

В расписке указывается:

- наименование документа;

- фамилия, инициалы лица-получателя документов или ценностей. Кроме того, в расписке на денежные или иные ценности, если получатель физическое лицо, проставляется адрес, номер и серия паспорта получателя;

- наименование организации, а также должность и фамилия лица, сдавшего ценности или документы под расписку;

- предмет расписки, т.е. наименование документов с указанием количества листов, денежная сумма прописью, а в скобках она повторяется цифрами и т.п. Здесь же указывается на основании какого документа выданы деньги или иные ценности;

- дата составления расписки;

- подпись лица-получателя документов или иных ценностей с указанием его должности, фамилии и наименования организации.

Расписка составляется в одном экземпляре и хранится у лица, передавшего документы или ценности. При утрате ценностей она является основанием к их взысканию. Распиской подтверждается не только факт предоставления документов, но и дата их сдачи.

Заявление - это письменное обращение граждан, работников предприятия, организации с просьбой, предложением, критическим замечанием или другими вопросами повседневной работы и жизни.

Заявления работников о приёме на работу, переводе или увольнении пишутся, как правило, от руки, в произвольной форме или на трафаретном бланке, разработанном на предприятии. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, должность, фамилия, имя, отчество заявителя, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия), текст, подпись заявителя. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

 

Оформление реквизитов организационно-распорядительных документов

Каждый документ состоит из отдельных его элементов - реквизитов (автор, адресат, дата, подпись и т.д.). Различные виды документов имеют разный набор реквизитов, который определяется назначением документов. Оформление документов осуществляется на бланках трех видов:

- общие (фирменные) бланки;

- бланки для писем;

- общие бланки для других видов организационно-распорядительных документов (ОРД).

Для каждого из видов бланков допускаются два варианта расположения реквизитов: угловой и продольный.

В бланках с продольным расположением реквизитов они печатаются вдоль верхней части листа с центровкой, т.е. с равным удалением строки от левого и правого полей на белорусском и русском языках.

Наиболее широко в настоящее время используется угловое расположение реквизитов в верхней, левой части листа. Угловой бланк более удобен для писем, факсов, т.к. правый верхний угол используется для указания адреса получателя. Правая верхняя часть может использоваться также для резолюции руководителя на поступивших документах. По подсчётам специалистов угловое расположение экономит до 20% площади листа документа.

В документах используется следующий состав реквизитов (рис. 2.1):

Изображение Государственного герба Республики Беларусь (1) на бланке с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка слева, над серединой наименования организации, а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Диаметр изображения должен быть не более 17мм.

Эмблема организации (2) – представляет условное (символическое) графическое изображение (товарный знак), зарегистрированное в установленном порядке. Изображение эмблемы организации государственной формы собственности следует располагать на левом поле бланка документа на уровне реквизита «Наименование организации».

Код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Предприятия и организации» (ОКПО) (3) - постоянный код для организации, поэтому он может быть отпечатан типографским способом.

Код документа по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь «Унифицированные документы» (ОКУД) (4) - печатают при оформлении документа.

В соответствии с СТБ 6.38-95 коды 3, 4 располагают в правом верхнем углу документа, они используются для автоматизированной обработки документов.

Наименование вышестоящей организации (5), наименование организации (6), наименование структурного подразделения (7) – реквизиты автора документа. Все наименования даются в именительном падеже в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах, например, в уставе.

Почтовый адрес отправителя (8) включает индекс предприятия связи и почтовый адрес, оформляется в соответствии с «Почтовыми правилами», действующими на территории Республики Беларусь.

Коммуникационные (телеграфный адрес, номера телефакса, телефона, электронной почты, код автоматической междугородной телефонной связи и т.д.) и коммерческие данные (номер счёта, наименование банка и т.д.) (9) – необходимы для установления контакта с организациями и выполнения расчётно-денежных операций.

Название вида документа (10) – печатают прописными буквами, например, ПРОТОКОЛ, АКТ, ПРИКАЗ. Реквизит является одним из важнейших и проставляется на всех документах, кроме писем и факсов.

Дата (11) – это один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Датой документа является:

- дата его подписания (для писем, приказов, факсов, справок);

- дата его утверждения (для планов, отчётов, правил);

- дата события, которое в нём зафиксировано (для актов, протоколов).

Все даты в документе оформляются цифровым способом в такой последовательности: число (2 знака), месяц (2 знака), год (4 знака). Группы знаков разделяются точками. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат.

Для большинства документов дата проставляется при завершении оформления документа. Дата указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита 10 и печатается от границы левого поля.

Индекс документа (12) – это условное цифровое, буквенное или комбинированное обозначение документа, проставляемое на бланке на одном уровне с датой. Для внутренних документов – это обычный порядковый номер с начала года для документов данного вида. Для исходящих документов индекс складывается из нескольких частей: индекса структурного подразделения, номера дела (папки) по номенклатуре, куда подшита копия отправленного документа, и порядкового номера отправляемого документа с начала года.

Ссылка на индекс и дату входящего документа (13) – он проставляется только на бланке для писем, факсов. Реквизит заполняется при оформлении письма-ответа на полученное фирмой письмо, запрос.

Эта ссылка помогает предприятию, получившему письмо-ответ на запрос, быстро найти копию запроса. Данный реквизит на бланках для писем выполняется в виде трафарета и размещается от границы левого поля.

Место составления или издания документа (14) – данный реквизит размещают только на общем бланке под реквизитами 11 и 12. На бланках для писем на этом месте располагают реквизит 13, т.е. вышеуказанные реквизиты взаимоисключают друг друга.

Гриф ограничения доступа к документу (15) – проставляется на документах, содержащих секретную или конфиденциальную информацию. Он располагается в правом верхнем углу документа выше реквизитов 16 и 17 и состоит из слова «Совершенно секретно» или «Секретно» без кавычек.

Под этим грифом необходимо проставить номер экземпляра данного документа. Реквизит печатается без точек после 40 печатных знаков от границы левого поля.

Адресат (16) – оформляется на письмах и содержит указание почтового адреса получателя. Этот реквизит состоит из нескольких частей:

- наименование фирмы, учреждения в именительном падеже;

- структурное подразделение в именительном падеже;

- должность, фамилия, инициалы в дательном падеже;

- почтовый адрес.