Понятие о документе, носители источника информации

Понятие о документе, носители источника информации

Для нормативного функционирования и развития любой организации необходимо владеть оперативной и стратегической информацией в соответствующей оюласти деятельности.

Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях независимо от их представления.

Информация делится на: - бездокументную (устную)

- документную (зафиксированная на каком-либо носителе)

Носители: ● бумага

● пленка

● магнитные носители (диски)

Таким образом, документ – зафиксированная на каком-либо материальном носители информация с реквизитами, позволяющая ее идентифицировать.

При создании документов используются различные способы документирования в зависимости от содержания информации (фонодокумент, фотодокумент).

Документы имеют большое значение в управленческом процессе, т.к.

1) отображают деятельность организации;

2) на их основе принимаются управленческие решения;

3) они являются главным документом в спорных ситуациях;

4) являются гарантом прав.

Документ обеспечивает закрепление информации, сбор, обработку, передачу, использование и хранение информации.

Виды документа отражают различные формы управления.

Планирование связанно с составлением планов, учет написания отчета, руководство изданием организации и распорядительной документации.

Документы могут быть носителями информации, средством фиксации и передача управленческой деятельности способом доказательства, источником фактов.

Функции документов: ● информационная

● управленческая

● коммуникативная

● правовая

● организационная

● научно-историческая

Свойства документов: 1) атрибутивность (документ состоит из информационной и материальной слагаемых)

2) функциональность (предназначенность для передачи информации в пространстве и времени)

3) структурность (тесная взаимосвязь элементов документа, обеспечивает его целостность, тождественность самому себе)

 

Практически все документы имеют типовую структуру (одинаковый набор элементов для определенных видов)

Отличительные признаки документов:

1) Наличие смыслового семантического содержания;

2) Стабильные вещественные формы;

3) Предназначенность для использования в социальной коммуникации;

4) Завершенность сообщения.

Различают административное и специальное делопроизводство.

Административное используется руководителями различных уровней для решения следующих задач: ● быстрый поиск документов

● гарантированный контроль и отчетность

● сокращение сроков подготовки и согласования документов

● возможность делегирования полномочий

● удобная работа над проектами документов

● получение сводных отчетов по подразделениям и возможность их детализации

Задачи для сотрудников делопроизводственной службы:

● быстрая, удобная регистрация документов

● сканирование, хранение, поиск документов

● удобное формирование отчетов

●отслеживание движений документов на всем этапе жизненного цикла

● передача документов в другую организацию или архив

Задачи для исполнителей: ● возможность голосования

● специальные средства контроля получения

● постановка документов на контроль

Задачи для сотрудников архива:

● номенклатура (архив)

● подшивка документов к делу

● подготовка описи дела актов на уничтожение, прием выдачи дела.

Юридическая сила документов – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством компетенции, издавшим его органам и установление порядка действительности.

Органы управления или должностные лица, выпускающие документ обязаны:

1) соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства

2) издавать документы только в пределах своей компетенции

3) соблюдать действия в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов

К наиболее значимым реквизитам, передающие юридическую силу относят:

1) авторы документов (наименование организации)

2) дата, номер

3) текст

4) реквизиты, удостоверения (подпись, печать, гриф утверждения)

В управленческой практике документы различают по степени подлинности на

- черновые (рукописный способ; примерное содержание подлинника)

- беловые (переписан с чернового без помарок)

-копии (воспроизводит информацию подлинного документа)

копия: ● полная

● в виде отпуска (второй экземпляр документа)

● в виде выписки (часть документа)

- подлинник (сам документ, с подписями и печатью)

Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействия документов соответствующих функциям управления и составления системы документации

Системы документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначению, виду, сфере деятельности и единых требований к их оформлению

Управленческая деятельность использует УСОРД.

УСОРД -унифицированная система организационной распорядительной документации.

УСОРД закрепляется стандартом ГОСТ Р 6.30-2003

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов, под которыми принимаются образец, модель, талон, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов.

Стандарт устанавливает нормы, правила, требования компетентным органом.

Стандарты необходимы улучшения качества документов

При стандартизации осуществляется агрегирование, унификация, типизация.

Типизация – разработка типовых конструкций или технологических процессов на основе общих технических характеристик.

Унификация – привидение чего-либо к единой системе, единообразию.

Унифицированная система документации (УСД)- система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащих информацию для управления в определенной сфере деятельности.

 

 

Классификация документов

Классификация документов – распределение документов по группам или видам на основе признаков, содержащих формы составления, с целью организации и повышения эффективности работы с ними. Она позволяет выработать определенные методы работы с каждой группой документов, закрепить их в инструкциях и организовать делопроизводство.

Критерии классификации:

1) По назначению:

· управленческие (ОРД)

· научно-технические

· конструкторские

· технологические

· по труду

· отчетно-статистические

· по торговле

· по социальному обеспечению

2) По наименованию:

· указы

· уставы

· протоколы

3) По способу фиксации:

· письменное

· графическое

· фото/фоно/кино/документы

4) По месту составления:

· внутренние

· внешние: - входящие

- исходящие

5) По степени сложности:

· простые

· сложные

6) По степени гласности:

· открытые

· с ограничением доступа (для служебного пользования, секретные, совершенно секретные, кодидентифициальные, коммерческая тайна)

7) По юридической силе:

· подлинники (оригинал)

· копии

· дубликаты

· недействительные документы

8) По срокам исполнения:

· срочные

· несрочные

9) По срокам хранения:

· постоянного срока хранения

· временного срока хранения: - до 10 лет

- свыше 10 лет

10) По происхождению:

· официальные (служебные)

· личные (именные)

11) По форме изложения:

· индивидуальные (самим надо писать текст)

· трафаретные (уже заложен текст)

· типовые

12) По степени обязательности:

· информационные

· директивные

Все документы должны создаваться по единой форме и по единым образцам. Министерства и ведомства, крупные предприятия в пределах своей компетентности создает табель унифицированных форм.

Табель унифицированных форм – перечень унифицированных форм документов управленческого характера (организационно-распорядительных документов), характеризующих те или иные виды управленческой деятельности. Он создается с целью сокращения количества используемых форм документов, их унификации и удобства работы с ними. Составляется в виде таблицы, в которой документы систематизированы по функциям и задачам.

Форма табеля должна содержать следующие реквизиты:

· номер по порядку

· наименование

· кем утвержден, дата утверждения

· периодичность издания

· подразделение ответственное за подготовку данной формы

· с кем согласовывается

· примечание

Дополняется следующими разделами:

· код формы документа

· ответственный за контроль исполнения

· годовой тираж бланков

 

 

Оформление организационно-распорядительных документов

К документам ОРД относят документы, которые фиксируют решение административные и организационные вопросы, а также вопросы управления, взаимодействия, обеспечение и регулирования деятельности органов власти и управления предприятий, организации, должностных лиц.

Выделяют 3 группы в составе ОРД:

1) Организационно-правовые документы (уставы, учредительные договоры, положение, инструкции, правила, структура, штатная численность, штатное расписание, регламент);

2) Распорядительные документы (постановления, приказы, указания, распоряжения, решения);

3) Информационно-справочные/справочно - аналитические документы:

· специфические (документации по личному составу, коммерческие)

· документы по обращению к гражданам (жалобы, заявления, предложения, петиции)

Устав

Устав – правовой акт, определяющий структуру, функции, права организации.

Под уставом понимается организационно-правовой документ, как свод правил, регулирующих деятельность организации, граждан и их взаимодействия с другими организациями и гражданами, а также права и обязанности в определенной сфере управления.

Виды устава:

1. устав ООО (общество с ограниченной ответственностью)

2. устав ОДО (общество с дополнительной ответственностью)

3. устав ОАО (открытое акционерное общество)

4. устав ПК (производственный кооператив)

5. устав ПК (потребительский кооператив)

6. устав учреждения

7. устав религиозных и общественных организаций

Текст состоит из следующих разделов:

· общие положения

· акционерный или уставной капитал

· порядок деятельности (цели организации)

· управление

· учет и отчетность, распределение прибыли

· прочие накопления

· прекращение деятельности

Уставы обязательно утверждаются: АО - акционерами или учредителями, общий устав – вышестоящими органами, устав общественной организации – протоколами съездов и конференциями.

На уставе проставляется отметка о регистрации, которая включает:

1. наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию

2. дату регистрации

3. государственный регистрационный номер

4. отметка заверяется печатью регистрирующего органа

 

 

Учредительный договор

Учредительный договор – правовой акт, в котором учредители обязуются создать юридическое лицо и определить порядок совместной деятельности по его созданию реорганизации и ликвидации.

Договор заключается учредителями, которые определяют наименование юридического лица его местонахождения, порядок управления деятельностью юридического лица.

Изменение учредительных документов возможно при их оформлении (на стадии согласования).

Учредительные документы обретают юридическую силу с момента государственной регистрации.

Разделы учредительного договора:

1) вводная часть

2) цель заключения договора

3) наименование и правовая форма организации

4) предмет деятельности

5) местонахождение организации

6) обязанности учредителей

7) порядок образования имущества

8) условия ответственности учредителей

9) порядок определения прибыли

10) порядок управления юридическим лицом

11) условия и порядок выхода учредителей из состава организации

12) порядок рассмотрения споров

13) порядок изменения и расторжения договора ликвидации и реорганизации юридического лица.

 

 

Положение

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования и правового положения организации. Он определяет права, обязанности, организацию работы учреждения структурного подразделения коллегиального и совещательного органа. Различают типовые и индивидуальные положения.

Разделы текста положения об организации:

1) Общие положения

2) Основные задачи

3) Функции

4) Права и обязанности

5) Руководства

6) Взаимосвязи

7) Контроль, проверка и ревизия

8) Реорганизация, ликвидация

 

Положение о структурном подразделении:

1) Общие положения

2) Задачи

3) Функции

4) Права и обязанности

5) Ответственность и взаимоотношения

6)

 

 

Должностная инструкция

Должностная инструкция – правовой акт издаваемой организации в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Структура текста:

1) Общие положения

2) Должностные обязанности

3) Права

4) Ответственность

5) Взаимоотношения

Визируются руководителем структурных подразделений, юридической силой. Работника знакомят с инструкцией под расписку.

 

 

Регламент

Регламент – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации или совещательного органа.

Он определяет статус данного органа, порядок планирования работы, порядок подготовки материалов на рассмотрение, на заседание, внесение данных материалов, принятие решения, ведение протокола, оформление решений, доведение решений до исполнителя, материально-техническое снабжение заседания.

 

 

Штатное расписание

Штатное расписание - правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников организации с указанием должностных окладов. (в государственных учреждениях указывается разряд по ЕТС - единая тарифная сетка)

Форма – утвержденная, оформляется на бумаге А4, альбомной ориентации с нанесением реквизитов общего бланка. В заголовке указывается год, на который составляется штатное расписание. Текст в табличной форме. Графы текста (разделы) являются:

1) код и наименование должности

2) должностной оклад

3) надбавки (персональные и прочие)

4) месячный фонд заработной платы

5) примечание

Подписывает руководитель службы по персоналу. Визируется главным бухгалтером заинтересованным лицом. Утверждается либо руководителем, либо приказом. В грифе учреждения обязательно указывается штатная численность и месячный фонд заработной платы.

 

 

Плановая документация

Виды плановой документации: ● планы

● перспективные планы

● программы

● графики

● схемы

● генеральные схемы

Особенностью плановых документов является из составление на определенный срок (10 дней, месяц, 3 месяца, 1год, полгода – краткосрочные; 3 года, 5 лет, 10 лет и высшее - долгосрочные)

Планы разрабатываются на разных уровнях:

● федеральном

● муниципальном

● личном

●на уровне предприятий

Программы – плановый документ, содержащий обоснование и основание направления развития той или иной отрасли управления или деятельности.

Текст состоит из разделов соответствующих этапам работы.

К программе оформляется приложения в виде таблиц, графиков, схем. Они оформляются нормативными документами.

Оформляется на общем бланке организации, подписываются разработчиком; утверждается руководителем, либо вышестоящей организации.

План – документ, устанавливающий перечень наличных к управлению мероприятий и их последовательность, сроки ответственных исполнителей.

Текст табличной формы, номер по порядку, наименование работы, срок исполнения, исполнитель, примечание.

Подписывается составителем. Утверждается руководителем. Визируется интересующим лицом.

 

 

Постановление

Постановление - правовой акт, принимаемый вышестоящими организациями и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе конгениальности, а также представительными и исполнительными коллегиальными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и установление стабильных норм и правил.

Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка.

Текст состоит из 2 частей:

1. вступительная часть (разъясняет цели и причины издания документа)

2. распорядительная часть, начинается со слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ» и состоит из разделов, пунктов, подпунктов, нумеруемых арабскими цифрами с точками.

Каждый пункт распорядительного документа должен содержать изложение поручения, срок исполнения и ответственного исполнителя. Последний пункт указывает на кого возлагается контроль за исполнение постановления (при необходимости включает пункты отменяющие предыдущие постановления по данному вопросу, либо его разделы).

Постановление должно обязательно пройти процедуру юридической экспертизы.

Согласовывается с заинтересованными лицами.

Подписывается руководителем коллегиального органа.

Вводится в действие с момента его официальной регистрации и опубликования в официальной печати.

 

 

Решение

Решение – правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

Решения принимаются по вопросам направления развития организаций предприятий, фирмы, по разработке программы внедрения новых информационных технологий. (электронный документооборот) по вопросу внедрения рационализаторских предложений по вопросу участия в выставках.

Оформляется на общем бланке предприятий. В заголовке указывается наименование коллегиального органа и вида его деятельности.

Текст состоит из 2 частей: вводной и распорядительной. Оформляется как постановление, но ключевое слово «РЕШИЛА».

Подписывают председатель и все члены коллегиального органа.

 

Приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации действующим на основе единоличного принятия решения в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией.

Выделяют приказы:

1. по основной деятельности (регулирует порядок финансирования организации, совершенствует работу организации и т.д.)

2. по организационным вопросам (издаются при реорганизации структуры фирмы, при создании или ликвидации подразделения, приведение штатных должностей и т.д.)

3. по личному составу (увольнение, перевод, принятие на работу)

Оформляется на бланке приказа, текст состоит из 2 частей: констатирующая(вступительная) и распорядительная части («ПРИКАЗЫВАЮ»(приказы по основной деятельности и по организационным вопросам)). Далее указываются пункты распорядительной части: кто? что? на какой срок?

Приказы по личному составу могут не иметь вводной части, а начинаются с действия (перевести, принять, уволить)

Приказы согласуются с заинтересованными лицами. Подписываются руководителем организации.

 

Распоряжение

Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов, а также единолично президентом РФ.

Распоряжение имеет ограниченный срок действия, касается узкого круга должностных лиц и организации, составляется по вопросам информационного характера, повседневной, административной и хозяйственной деятельности. По вопросам распределения обязанностей, о порядке использования.

Распоряжение затрагивает права и интересы граждан, должны быть опубликованы государственными и муниципальными органами управления в течение 2-х недель.

Распорядительная часть начинается с ключевых слов: «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Возможно оформление без ключевых слов.

Подписывается руководителем. Согласовывается с заинтересованными лицами.

 

Указание

Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем или его замом по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным организацией выполнения приказов, инструкций и т.д.

Ключевые слова в распорядительной части: «ПРЕДЛАГАЮ», «ОБЯЗЫВАЮ»

При необходимости на указании печатается адресат.

Подписывается руководителем или его заместителем.

 

 

Протокол

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на заседаниях, как постоянно действующих, так и временных коллегиальных органах.

Оформляются на основе черновых записей хода заседания, а также на основе стенограммы, звукозаписи и т.д.

В зависимости от вида заседания выделяют протоколы:

· краткие (оформленные по сокращенной схеме и в них фиксируются рассмотренные вопросы и принятые решения)

· полные (содержат весь ход обсуждения вопросов)

Оформляются не позднее 5 дней со дня заседания. Ответственность возлагается на секретаря коллегиального органа.

Протокол печатается на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка. Дата и номер соответствуют дате и номеру совещания.

В заголовке указывается наименование коллегиального органа и вида его деятельности. Заголовок должен соответствовать виду документа (грамматически согласовываться).

Текст состоит из 2-х частей: вводной и основной.

В вводной фиксируется указание на председателя, секретаря, присутствующих (если менее 15 человек – указывается фамилия, инициалы; более 15 человек – составляется список приглашенных (указываются фамилия, инициалы, должность, место работы)). Вводная часть заканчивается повесткой дня. Повестка дня оформляется прописными буквами, вопросы о повестке дня располагаются по степени сложности и порядку обсуждения.

К каждому вопросу указываются фамилия и должность заказчика.

Основная часть оформляется по каждому вопросу повестки дня, строится по схеме: слушали – выступили - постановили.

В разделе СЛУШАЛИ фиксируется текст доклада по вопросу, если доклад прилагается к протоколу, то он должен быть оформлен в установленном порядке.

В разделе ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии выступивших и краткий текст выступления. Он излагается в виде диалога.

В разделе ПОСТАНОВИЛИ записывается принятое решение, которое должно формулироваться кратко, срочно.

Каждый пункт должен содержать принятое решение, срок исполнения, ответственный исполнитель.

По каждому вопросу повестке дня записывать результаты голосования.

Участник собрания или заседания, высказывавшийся против принятого решения может представить особое мнение в письменной форме, председателю заседания.

Протоколы подписываются председателем и секретарем при наличии президиума, подписывается всеми членами президиума.

Протокол вместе со всеми материалами по подготовке заседания или собрания подшивается в дело.

К протоколу прикрепляется:

1. план работы по подготовке

2. повестка дня

3. извещение

4. список присутствующих и приглашенных

5. тексты докладов, выступлений и проекты решений по каждому вопросу

6. протокол редакционной и счетной комиссии

7. особое мнение участников заседания

Протоколы заседания формируются отдельно от протоколов собрания.

 

Предложение

Предложение – документ, представляющий разновидность докладной записки и содержащий перечень конкретных предложений по определенным вопросам.

Составляется по заданию руководителя. Текст не содержит аналитической части, только вводную, в которой излагается обоснование и заключительную, в которой излагаются сами предложения. Подписывается составителем.

 

 

Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составленный работником организации и представленный вышестоящему должностному лицу. Оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст состоит из 2 частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом ее написания; во второй излагаются причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Подписывается составителем. (Может быть написана от руки).

 

 

Заявление

Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Чаще всего составляется по кадровым вопросам. Адресуется руководителю организации. Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением обязательных реквизитов (вид документа, дата, адресат, автор, текст). Текст начинается с изложения вопроса, затем излагаются детали этого вопроса. К заявлению прилагается приложение. Подписывается заявителем.

 

 

Представление

Представление –документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов (наименование подразделения, вид документа, дата, номер, адресат, заголовок, текст). Текст должен содержать информацию: ФИО, дата рождения, образование, занимаемая должность, место работы, стаж работы в данной области, общий стаж, оценка служебной должности, мотивы назначения, должность и подразделение, куда предлагают назначить ил перевести работника.

Подписывается руководителем подразделения, адресуется руководителю организации.

 

 

Письма

Служебные или деловые письма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста по почте.

Виды писем:

1. инструктивные

2. гарантийные (подписываются руководителем и главным бухгалтером по финансовым вопросам)

3. информационные

4. рекламные

5. коммерческие

6. рекламационные (претензии по качеству товаров и услуг)

7. письма-приглашения

8. поздравления

9. сопроводительные

Письма подготавливаются в определенной последовательности:

1. изучение вопроса, излагаемого в письме

2. сбор сведений информации

3. подготовка проекта письма

4. согласование и визирование

5. внесение дополнений, изменений в проект и окончательное оформление

6. подписание

7. регистрация

8. отправка (либо как простое письмо, либо заказное, либо ценное)

Оформляется на бланке письма. Текст должен быть лаконичным, корректным, не должен превышать 1-2стр. (в исключительных случаях до 5стр). Текст состоит из 2-3 частей. Первая часть – вводная, где указываются причины составления письма, вторая часть - основная, где излагается существо вопросов, третья часть – заключительная, в которой формулируется основная цель письма. Обязательные реквизиты: адресат, текст, дата, номер, подпись. Визируется заинтересованными лицами на втором экземпляре письма, остающимся в деле

 

 

Претензионные письма

Претензия – документ о нарушении конкретных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Предъявляется в отношении качества товара, услуг, объемов, сроков, поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта, содержит основу для предъявления претензий и доказательств.

Кроме основных реквизитов письма, в претензии указываются:

1) основания для предъявления претензии со ссылкой на нормативные акты.

2) требование заявителя, сумма претензии и ее расчет

3) банковские реквизиты заявителя

4) перечень прилагаемых документов к претензии

Претензии предъявляются в определенные сроки (2 месяца); подписываются руководителем организации; заверяется печатью.

 

 

Ответ на претензию

Ответ на претензию должен содержать следующие вопросы:

1. о принятии претензий к рассмотрению

2. об удовлетворении претензии полностью или частично (дата, номер платедного получения при оплате)

3. о неудовлетворении претензии

Ответ подписывается руководителем, заверяется печатью, оформляется в соответствии с АПК (арбитражный процессуальный кодекс)

Объем не должен превышать двух страниц. Оформляется заказным корреспондентом с уведомлением.

Оформление считается досудебным или претензионным порядком урегулирования разногласий между сторонами

 

 

Исковое заявление

Исковое заявление - письменное требование к суду вынести решение о признании субъективного права заявителя (истца) и о присуждении ответчика к совершению определенных действий.

Форма заявления определяется АПКРФ. В заявлении указываются:

· наименование арбитражного суда,

· вид документа,

· заголовок к тексту

· наименование лиц, участвовавших в деле

· текст с указанием обстоятельств, на которых основано исковое заявление

· доказательства

· цена иска и ее расчет

· требование истца

· сведения о соблюдении досудебного урегулирования споров

· приложения

Подписывается доверенным лицом.

 

Кассационная жалоба

Кассационная жалоба – письменное требование к суду об изменении решения, противоречащего признанию субъективного права заявителю.

Оформляется в соответствии с АПКРФ. Реквизиты:

· наименование адресата

· наименование адресанта

· вид документа

· заголовок

· текст (указывается требование лица, подавшего жалобу, формулируется указание на то, в чем заключается нарушение норм материального права, номер дела, дата принятия решения, предмет спора в суде)

· отметка о приложении

Подписывается доверенным лицом.

Телеграмма

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста.

Составляется при необходимости срочного решения вопроса, подразделяется на виды и категории.

Выделяют телеграммы категории президент РФ, высшее правительственное, правительственное.

По сроку прохождения к простым относят обычные телеграммы, доставляемые адресату в течение 6 часов. К срочным относят телеграммы, доставляемые в течение 3 часов.

Оформляется на бланке телеграммы, лиюо на стандартном листе бумаги, форматом А5 по установленной форме.

Обязательные реквизиты:

1) категория телеграммы

2) вид документа

3) телеграфный адрес получателя

4) текст (оформляется кратко, лаконично, без союзов и предлогов, если они не искажают содержание предмета, знаки пишутся сокращенно, цифры словами, после текста ставится точка (тчк)

5) дата, номер телеграммы

6) подпись (отдельной строкой, в расшифровке не указывать инициалы)

7) после подписи проводится черта, под ней пишется адрес отправителя, дата составления (прописными буквами, четко, без помарок на одной стороне листа).

 

 

Факсограмма

Факсограмма – обобщенное название различных документов, передаваемые по каналам факсимильной связи и получаемое на бумажном носителе копия документа.

Оформляется в соответствии с требованиями конкретных видов документов. При передаче не допускается волнистость, деформация, пятна, изгибы и т.д.

При соблюдении определенных процедур Факсограмма обладает юридической силой.

 

 

Телефонограмма

Телефонограмма используется для оперативной передачи информации информативного характера.

Оформляется на стандартном листе бумаги, либо записывается в журнале. Обязательные реквизиты:

1. сведения об отправителе, авторе документа (наименование организации кто передал (должность, инициалы, фамилия), дата, время передачи)

2. затем указывается наименование документа, дата и номер документа

3. текст (краткий, четкий, без труднопроизносимых слов), не более 50 слов. Подписывается руководителем.

4. при передаче текста записываются сведения о получателе телефонограммы (наименование, должность)

5. кто принял

6. дата приема и время окончания приема

 

Электронное сообщение

Электронное сообщение – документ, передаваемый электронной почтой по системе связи между ЭВМ, полученной в виде видеограммы на экране монитора или бумажной копией, отпечатанной на принтере.

Оформление справочно-аналитической документации

 

 

Акт

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий, явлений.

Виды актов:

1. ревизии

2. приема и передачи

3. обследования

4. инвентаризации

5. расследований аварий и несчастных случаев

6. ликвидации помещения

7. приема сдачи

8. о выделении к уничтожению документов и дел

9. коммерческие

Акты, содержащие выводы и рекомендации относятся к актам расследования, проверок, ревизий.

Все акты составляются коллегиально. Утверждаются распорядительными документами, реже руководителем. Оформляется на основании черновых записей, содержащих фактические сведения, количественные показатели и т.д., выявленные проверяющими.

После тщательного изучения акт оформляется не позднее 5 дней после проверки на общем бланке организации. Вил документа пишется прописными буквами, далее дата и номер акта. Заголовок должен грамматически согласовываться со словом «АКТ». Текст состоит из 2 частей: вводной и основной. В водной части указывается основание для составления акта и кем составлен. В основной части излагаются фактические данные, выявленные комиссией, методы и сроки проделанной работы. При необходимости фиксируется вывод и заключение. Содержание основной части можно разделить на пункты или представить в виде таблицы. При необходимости в заключительной части акта предлагаются решения, выводы, заключение проверяющих.

В конце текста указывают количество составленных экземпляров текста и адресат каждого экземпляра. При наличии приложения оно оформляется в виде отметки о наличии.

Подписывается председателем и всеми членами комиссии.

 

 

Справка (по основной деятельности)

Справка – документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки по основной деятельности могут быть внешними и внутренними. Внешние составляются для представления людей в организации. Оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем.

Внутренние оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов: наименование акта структурного подразделения, вид документа (СПРАВКА), дата, номер, место издания.

Текст состоит из 2 частей: в первой указывается причина составления документа. Во второй излагаются конкретные сведения (вторая часть оформляется в виде таблицы, или связанного текста). Внутренние справки подписываются составителем.

Адресат справки оформляется по основной форме.