I. руководитель определяет сам лицо ответственное за хранение печати

II. место хранения печати

 

Отметка о заверении копии.

В случае подписания руководителем только первого экземпляра, остальные экземпляры заверяет секретарь-референт.

Реквизит включает:

1) заверительная подпись “ВЕРНО”

2) наименование должности лица, заверившего копию

3) его личная подпись с расшифровкой (ФИО)

4) дата заверения

Расположение: ниже реквизита “подпись”

Пример: ВЕРНО

Референт подпись В.В.Хохлова.

00.00.00

Правило:

если документ-копия пересылается в др. организацию или выдается на руки, то заверительную подпись надо удостоверить печатью: копия будет иметь юридическую силу оригинала.

 

Фамилия исполнителя и номер его телефона.

Это может быть ФИО и № телефона составителя.

Важен для оперативной связи с тем, кто составил документ, для уточнения и разъяснения затронутых в документе вопросов.

Расположение: на левой стороне последнего листа документа (если нет листа на лицевой стороне, то можно на обороте последнего листа).

Это левый нижний угол, после реквизита ”подпись” и “визы”.

Ниже ФИО исполнителя при необходимости могут быть указаны первые буквы ФИО машинистки, количество экземпляров, дата печатания:

Пример: Петров 239 15 61

КН. 2 27.09.11

 

Отметка об исполнении и направлении его в дело.

Эта отметка ставится, когда все вопросы, поставленные в документе, решены.

Расположение: левая нижняя часть первого листа документа, ниже реквизита “Ф. исполнителя и № его телефона”.

Содержит:

a) слова “В ДЕЛО” и “НОМЕР ДЕЛА”, в котором будет храниться документ

b) ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);

c) краткие сведения об исполнении, если сам такой документ, свидетельствующий об исполнении, отсутствует

d) подпись исполнителя документа и дату проставления этой отметки.

Пример: В дело 01-05. Отправлен факс от 01.04.11 №121.

Логинов 02.04.11

 

Отметка о поступлении.

Располагается:

a) в правой нижней части первого листа документа.

Состоит:

1) сокращенное наименование предприятия, получившего документ

2) дата поступления

3) его входящий номер.

 

Данную отметку проставляют автоматическим нумератором, содержащем все перечисленные компоненты реквизита:

Так: АО “ЭРА”

дата 03.01.11

ВХ. №0001.

Составление текстов служебных документов.

Стиль и содержание текста в основном определяется видом документа. Но в практике делопроизводства сложились общие требования, которые применимы к текстам большинства документов управления:

I. краткость изложения (письма, факсы и др. – не >1 стр.)

II. служебные документы: формулировки точные, конкретные, юридически грамотные. Строго: сначала подлежащее, затем сказуемое, определение – перед определяющим словом.

III. тон документов: уважительный, доброжелательный или нейтральный

IV. избегать категоричности в письмах, факсах

V. абзацами: разделять смысловые части документов.

Обычная структура документов:

a. вводная часть (основания и мотивы)

b. основная часть (выводы, решения)

c. оформительная часть предложения.

Но заключение психологов: наоборот, сначала б), затем а).

d. при необходимости делается ссылка на др. документах (название, дата, номер)

e.большие документы делят на:

 

 

1.Раздел (глава)

1.1 Подраздел

1.1.1. Пункт

1.1.1.1. Подпункт (здесь абзацы не нумеруют)

g.знать рациональные приемы составления текста документа, наиболее используемые обороты:

Допустимо в виде:

анкета

таблица изложение цифровой или словесной

информации об объекте по определенному

объему показателей (личный состав

предприятия).

если о нескольких объектах по нескольким приказам (планы, отчеты, финансовые документы).

9.Связный текст может быть составлен произвольно или по трафарету (вписывать нужное), (справки, акты и др., где однотипная информация). Это эффективно: экономия времени, меньше ошибок. Использование ПЭВМ.

 

В распорядительных документах такие правила:

1.от первого лица единственного числа:

Приказываю, Предлагаю, Прошу, (приказы, распоряжения, заявления, доклады, объяснительные записки).

2. от третьего лица единственного числа: решил (0) (в решениях)

3. от первого лица множественного числа: решили, предлагаем

(в составном решении).

4. Часто используются: а). безличные; определенно-личные (где отсутствует подлежащее)

5.Допускается применение отглагольных существительных.

6. Сокращение слов и словосочетаний допустимо в служебных документах.