Проведение анализа документа

Опишем использование функций ВПР() и ГПР():

ВПР() – «В ертикальный ПР осмотр»

ГПР() – «Г оризонтальный ПР осмотр»

Для начала создадим документ следующего вида.

1. Создайте документ Microsoft Excel.

2. Для ячеек A1:F1 выполните команду Главная/ (Выравнивание) Объединить и поместить в центре. Введите заголовок.

3. Введите заголовки столбцов. Выделите ячейки A2:F2 и выполните команду Главная/ (Ячейки) Формат/ Формат ячеек во вкладке Выравнивание установите флажок на Переносить по словам.

4. Введите данные в таблицу.

5. Для ячеек A20:B20 выполните команду Главная/ (Выравнивание) Объединить и поместить в центре и введите заголовок таблицы.

6. В ячейки A22:A26 введите заголовки таблицы.

7. В ячейку B22 введите название любой страны.

 

Переходим к использованию функций ВПР() и ГПР(). Эти функции имеют следующий синтаксис:

ВПР (искомое_значение; диапазон_таблицы; номер_столбца;_интервальный_просмотр)

ГПР (искомое_значение; диапазон_таблицы; номер_строки;_интервальный_просмотр) искомое_значение – это значение, которое требуется найти в первом столбце/строке таблицы;

диапазон_таблицы – это ячейки, составляющие информационную таблицу; номер_столбца/номер_строки – номер столбца/строки, в котором требуется найти искомое значение;

интервальный_просмотр – (является необязательным) Это логическое значение, которое определяет, нужно ли, чтобы функция ВПР()/ГПР() искала точное значение или приближенное соответствие. Если этот аргумент опущен, или имеет истинное значение, то функция возвращает приблизительное соответствующее значение (если точное соответствие не найдено).

Вернемся к нашему примеру и рассмотрим использование функции ВПР():

1. В ячейку B22 введите формулу =ВПР(B21;A3:F17;2;ЛОЖЬ). У вас отобразится информация о выбранной вами стране, а именно, её площадь.

2. Аналогичным образом «узнайте» другую информацию об этой стране.

3. В ячейку B21 введите название другой страны. В ячейках B22:B26 немедленно отобразится информация об этой стране.

Задания для самостоятельной работы:

1. Создайте документ такого вида, в таблице поиск используя функцию ВПР() сделайте возможность вывода данных по названию команды.

2. Создайте сводную диаграмму следующего вида. Предварительно придумайте и создайте таблицу с исходными данными.

Седьмой урок

Шаблоны

Общие сведения

Шаблоны предназначены для подготовки документов, имеющих типовые формы. Шаблон – это пустой бланк, в котором пользователь в соответствии со своими задачами заполняет нужные графы собственной информацией. Шаблон может предварительно включать некоторые заполненные графы, которые являются общим для всех документов данного типа.

Первоначально в приложениях Microsoft Office 2003 были мастера, например мастер служебных записок(Word 2003) или мастер диаграмм(Exel 2003). Затем они были заменены на шаблоны(Microsoft Office 2007 и 2010).

Пользователь может использовать готовые шаблоны приложения. Для этого нужно открыть вкладку Файл, выбрать команду Создать и в разделе Доступные шаблоны выбрать нужный шаблон.

Также пользователь имеет возможность создавать свои собственные шаблоны. Шаблон может быть создан как на основе другого шаблона так и на основе обычной книги Excel. Для того, чтобы создать шаблон, достаточно при сохранении файла присвоить ему тип Шаблон документа и сохранить его в стандартной папке Шаблоны.

Создание шаблона товарного счета Создадим документ следующего вида.

Для создания такого документа необходимо выполнить следующие действия.

1. Создайте новую книгу. Для этого откройте вкладку Файл/Создать.

2. Используя команду Разметка страницы/Параметры страницы установите одинаковые со всех сторон поля размером 2 см.

3. Введите в ячейку А1: Грузоотправитель и адрес подчеркнутым шрифтом.

4. Введите в ячейку А3: Грузополучатель и адрес подчеркнутым шрифтом.

5. Введите в ячейку А5: К реестру №…

6. Введите в ячейку А7: Счет № от… полужирным шрифтом.

7. Введите в ячейку А9-А11: Поставщик, Адрес, Расчетный счет №.

8. Введите в ячейку А13: Дополнения.

9. Установите внутренние и внешние границы для таблицы с координатами: А15;Е20.

10. Заполните имена столбцов, а также введите ИТОГО в ячейку D20 полужирным шрифтом.

11. Установите ширину столбцов A-E: 23,20; 12,70; 9,50; 13,70; 20,00 соответственно.

12. Введите в ячейки А22 и А24 Руководитель предприятия и Главный бухгалтер соответственно полужирным шрифтом.

13. Для ячеек А1, А3, А11, А13 проделайте следующие операции:

а) Объедините строку в которой содержится данная ячейка со следующей строкой до столбца F. Для этого выделите нужные ячейки, затем выполните команду Главная/(Выравнивание)Объединить ячейки.

b) Затем в этой же вкладке Главная/(Выравнивание)Формат ячейки установите галочку Переносить по словам, затем установите Выравнивание по горизонтали: по левому краю, по вертикали: по верхнему краю. с) Нажмите OK.

14. Объедините ячейки А7-Е7 и установите верхние и нижние границы.

15. Объедините ячейки А5-Е5, А9-Е9, А10-Е10 и установите выравнивание по левому краю.

16. Объедините ячейки А22-Е22, А2-Е24 и установите горизонтальное выравнивание в ячейках по левому краю (отступ) с отступом 5.

17. Введите в ячейку Е16: =С16*D16.

18. Скопируйте содержимое ячейки Е16 в ячейки Е17-Е19.

19. Введите в ячейку Е20: =СУММ(Е16:Е19).

20. Сохраните книгу как шаблон. Для этого выполните команду Файл/Сохранить как. Затем установите Тип Файла: Шаблон, а Имя файла: Товарный счет. Нажмите ОК.

 

Шаблон товарного счета готов. Чтобы убедиться, что шаблон был создан правильно выполните вкладку Файл / Создать и в наборе Мои шаблоны вы увидите шаблон Товарный счет. Теперь на основе этого шаблона можно создавать товарные счета, заполняя лишь некоторые поля.