Анализ работы с внутренними документами

К внутренним документам в ЗАО «СМЗ» относят приказы, распоряжения, служебные записки, акты, справки и другие. Они готовятся, оформляются и исполняются теми должностными лицами, которым направлены, в пределах предприятия.

Правила работы с внутренними документами на этапах подготовки и оформления такие же, как и с исходящими, а на этапе исполнения - такие же, как и с входящими документами.

Проекты документов после подготовки и согласования с заинтересованными структурными подразделениями и должностными лицами передаются юристу для проверки их соответствия действующему законодательству.

Рассмотрим один из внутренних документов завода приказ (Рисунок 10).

В приказе были обнаружены следующие ошибки:

· неправильно оформлен реквизит наименовании организации;

· неправильно оформлен реквизит дата;

· неправильно оформлен реквизит регистрационный номер;

· неправильно оформлен реквизит заголовок текста;

· неправильно оформлен реквизит текст документа.

Рисунок 10 - Приказ

Основой проектирования автоматизированной системы организации движения документов, т.е. документооборота служат оперограммы.

На основании оперограмм документов разрабатываются макеты документов, схемы документооборота и информационных связей, техническое обеспечение управленческой деятельности; осуществляется нормативное проектирование систем управления, т.е. расчет численности управленческого персонала.

Рассмотрим движение приказа в заводе на основании оперограммы (Таблица 1).

Таблица 1 - Оперограмма движение приказа в Центре

Технологическая операция	Секретарь	Курьер	Главный бухгалтер	Управляю-щий	Структурное подразделение
Подготовка проекта	Х
Подписание				Х
Передача	Х
Регистрация	Х
Размножение	Х
Передача		Х
Ознакомление			Х
Передача оригинала	Х	Х			Х
Подшивка в дело	Х

На оперограмме показаны все операции по обработке и движению приказа, структурные подразделения, и работники, занятые их выполнением. При этом наглядно видны повторные операции и весь путь прохождения приказа, что предопределяет направление рационализаторских предложений по прямоточности движения документа и централизации его обработки.

 

Рекомендации по совершенствованию постановки делопроизводства в организационно-методическом отделении

Было отмечено, что всю работу по документационному обеспечению управления выполняет секретарь, что, естественно, может привести к появлению ошибок и каких-либо неточностей в работе с документами, нарушение контроля за исполнением документов, несоблюдение сроков исполнения нормативной документации и т.д.

Особенно это касается таких видов работ с документами, как хранение, регистрация, классификация и систематизация, а также поиск документации по кадровому делопроизводству. Введение же новой должности и нового отдела позволит правильно организовать работу с документами и повысить эффективность работы не только всех сотрудников данного структурного подразделения, но и всей фирмы.

4.1 Рекомендации по оформлению локальных документов

Управление любым предприятием неизбежно требует создания многих видов управленческих документов. Без соответствующих документов невозможно решать задачи планирования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности предприятия и т.п.

Должностная инструкция в ЗАО «СМЗ» представляет собой правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.

Должностная инструкция играет организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Она позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками, исключить параллелизм в выполнении отдельных работ, позволяют обеспечить взаимосвязь в работе сотрудников, занимающих различные должности.

Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами должностной инструкции являются:

· наименование организации;

· гриф утверждения;

· наименование вида документа;

· заголовок к тексту;

· место составления;

· подпись.

Должностная инструкцияразрабатывается и подписывается руководителем организационно-методического отделения. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителем службы персонала, юристом, а также другими должностными лицами, от действий которых может завесить ее выполнение. Датой ввода в действие должностной инструкции является дата ее утверждения управляющего.

После ознакомления (при приеме на работу) на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

Текст должностной инструкции состоит из разделов:

1. Общие положения.

2. Должностные обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

Раздел «Общие положения» включает:

· наименование должности с обозначением структурного подразделения;

· должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник;

· порядок назначения на должность и освобождение от должности;

· перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность;

· квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);

· требования к специальным знаниям и навыкам.

В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают:

· участок работы, закрепленный за работником (группа решаемых вопросов, направлений работы или перечень курируемых объектов);

· виды работ, выполняемых работником (следует определять их не только по содержанию, но и по организационно-правовому характеру: «руководит», «готовит», «утверждает», «рассматривает», исполняет«, «обеспечивает» и т.п.).

При перечислении обязанностей их следует разбить на группы:

· обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и т.п.);

· обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов, справок, устной информации и т.п.);

· обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских, контрольно-инспекторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний или участие в них, проведение семинаров, консультаций, инструктажей и т.п.);

· обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.

В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:

· право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;

· право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;

· право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;

· право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;

· право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию (статистическую, экономическую, управленческую и др.);

· право требовать определенных действий от других работников.

В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной.

Документ исправлен в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003. Исправленные вариант документа в Приложении Б.

4.2 Рекомендации по оформлению документов

Приказв ЗАО «СМЗ» наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением.

Приказ оформляется на бланке, имеет следующие реквизиты:

· название вида документа;

· дата;

· порядковый номер приказа;

· место издания приказа;

· индекс документа;

· заголовок к тексту;

· текст;

· подпись руководителя;

· отметка о согласовании;

· фамилия и телефон исполнителя.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на:

· приказы по основной деятельности;

· приказы по личностному составу.

Последние используется для документирования приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления по личному составу существенно отличается о оформления приказов по основной деятельности.

Текст приказа состоит из двух частей:

· констатирующей;

· распорядительной.

Приказы в ЗАО «СМЗ» могут издаваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управления. В инициативных приказах в констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых приказом управленческих действий, дается объяснение необходимости издания приказа. В приказах. издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит название документа. Если предписываемое действие не нуждается в разъяснении, констатирующая часть может не составляться. Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ» которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делиться на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, структурное подразделение или отдельное должностное лицо). Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). срок исполнения приводиться либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В отдельном пункте приказа называются лица, на которых возложен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложен на…». В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указывается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считается утратившим силу (считать недействительным)» если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то отменяются соответствующие пункты.

Приказ вступает в силу с момента его подписания и регистрации, которая проводиться отдельно от других документов. Регистрационные индексы присваиваются приказом в пределах календарного года.

Письмов ЗАО «СМЗ» обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями в процессе осуществления их деятельности.

Письмо в ЗАО «СМЗ» самый распространенный способ обмена информацией, оно объединяет огромную группу самых различных по содержанию документов. Письма составляют большую часть входящих и исходящих документов любого учреждения. Имеется множество разновидностей писем:

· сопроводительные;

· информационные;

· гарантийные;

· рекламные;

· претензионные и т.д.

Письмо оформляется на специально предназначенном для этого вида документа бланке формата А4, если текст не превышает 5 строк, то используется формат А5, имеет следующие реквизиты:

· наименование организации;

· почтовый и телеграфный адреса;

· номер телефона;

· номер факса;

· дата;

· индекс документа;

· ссылка на индекс и дату входящего документа;

· текст;

· подпись;

· фамилия и телефон исполнителя.

К тексту письма предъявляются требования: ясность, четкость, краткость изложения, так как цель составления и направления писем сводиться к побудительным мотивам. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали и общие места, так как многословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма. Тон письма в любом случае должен быть нейтральным. В письмах не следует проявлять яркость выражений, эмоциональный тон, придавать им личностный характер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишутся в доброжелательной тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или категорическое требование можно выразить прямо, но вежливо.

Убедительность письма зависит от умения составителей аргументировать свои просьбы, предложения, претензии, предупреждения и т.п. точно отобранными фактами, цифровыми данными. При этом письмо не должно превращаться в аналитический информационный отбор, аргументация должна быть лишь достаточной для побуждения адресата к принятию необходимого решения. Если же доказательность может быть достигнута только приведением значительного количества цифрового материала, то следует оформить в виде таблиц и поместить в качестве приложения к письму.

Документы исправлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003. Исправленные варианты документов в Приложении Б.

Разработка номенклатуры дел

Номенклатура дел представляет собой составленный по установленной форме перечень заводимых дел в организации с определением сроков их хранения. Это очень полезный документ в делопроизводстве, ибо позволяет рационально организовать работу с документами:

· группировать документы в дела по определенной системе – обеспечивает в случае необходимости оперативность их поиска и сохранность,

· используют в процессе регистрации документов – присваивают регистрационный номер согласно разработанной классификации и индексам дел,

· используют как основной документ в процессе отбора дел для сдачи их в архив, отбора дел с истекшими сроками для дальнейшего их уничтожения,

· применяют как учетный документ дел временных сроков хранения (можно дополнительно никакие описи не составлять),

· в архивном деле служит основой для составления описей дел постоянного и долговременного хранения, в том числе по личному составу, актов на уничтожение документов.

Разработанная номенклатура дел для ЗАО «СМЗ» представлена в Приложение В.

Номенклатура дел может быть:

· разработана самостоятельно организаций, положительное – максимальная возможность организовать все «под себя», т.к. никто лучше вас не знает специфику деятельности и соответственно образующихся документов, принятой организации работы с ними, отрицательное – большая трудоемкость, при отсутствии достаточного опыта в номенклатуру дел могут быть заложены ошибки;

· поручено ее составление специализированной компании с заключением соответствующего договора по оказанию услуг, положительное – не тратите свое время и полученный документ, как правило, составлен грамотно, отрицательное – не всегда заложена самая рациональная система работы с документами.

Работа ведется на основании нормативно-методических документов. Ответственность за составление номенклатуры дел возлагается на службу делопроизводства в нашем случае это организационно-методический отдел.

Прежде всего, необходимо определить состав образующихся документов. Изучают устав или положение об организации, ее структуру, положения о структурных подразделениях, другие имеющиеся документы, определяющие деятельность организации, плановые и отчетные документы организации, полезно просмотреть номенклатуру дел за предыдущий год.

Считается, что сводная номенклатура дел организации составляется на основании согласованных с ведомственным архивом номенклатур дел структурных подразделений. Поэтому основная работа ложится на ответственного специалиста за составление сводного документа. Будет лучше для всех, если структурные подразделения просто представят в службу делопроизводства список названий всех заводимых дел.

Как уже отмечалось выше самая сложная работа в разработке номенклатуры дел – правильно сформулировать заголовки дел, систематизировать их и проставить сроки хранения дел со ссылкой на соответствующую статью по перечню документов.

Оформление сводной номенклатуры дел производится на общем бланке организации, где основная часть представлена в табличной форме с регламентируемыми названиями граф.

И затем в соответствии с нормативными требованиями необходимо утвердить данный документ. Основные этапы утверждения номенклатуры дел:

· визируется ответственным за архив организации;

· подписывается руководителем службы делопроизводства,

· согласовывается с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии;

· направляется на рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет;

· утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел).

Нельзя менять местами два последних этапа. Считается, что Госархив имеет право потребовать внести изменения в номенклатуру дел. Если документ утвержден, то его поздно с кем-либо согласовывать.

По правилам должно быть пять экземпляров номенклатуры дел организации:

· 1-ый помещается в дело;

· 2-ой используется в службе ДОУ в качестве рабочего;

· 3-ий служит в качестве учетного документа в архиве;

· 4-ый после согласования остается в архивном учреждении;

· 5-ый целиком или в виде выписок передается для работы в структурные подразделения.

На предстоящий год сводная номенклатура дел организации разрабатывается в четвертом квартале каждого года.

Если происходят значительные изменения функций и структуры организации, составляется новая номенклатура дел (характерно для государственных органов). Это значит, что требуется снова в установленном порядке ее утвердить, включая согласование с экспертно-проверочной комиссией архивного учреждения.

В случае отсутствия глобальных изменений номенклатура дел в конце каждого года уточняется (если необходимо добавляются вновь заведенные дела или удаляются уже ненужные, редактируются названия заголовков дел и т.д.) и вводится в действие с 1 января предстоящего года.

После завершения делопроизводственного года по установленной форме составляется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел в организации.

Заключение

Данная курсовая работа была посвящена анализу постановки делопроизводства в организационно-методическом отделении закрытого акционерного общества «Сердобский машиностроительный завод».

В ходе данной работы был проведен анализ постановки делопроизводства в организационно-методическом отделении, проанализирована система существующего документооборота, выявлены имеющиеся недостатки.

При изучении недостатков системы документооборота ЗАО «СМЗ» был сделан вывод – секретарю не хватает времени на обработку всей документации ЗАО «СМЗ». И в связи с этим было предложено ввести нового сотрудника – документоведа. Также была разработана номенклатура дел.