Семинар 1. Терминологическая база доу. Нормативно–методическая база доу

Современную терминологию делопроизводства регламентирует ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором термин делопроизводство определяется как - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Наряду с термином делопроизводство в последние годы употребляется более современный, синонимичный ему термин документационное обеспечение управления (ДОУ).

ДОУ базируется на 2 главных элементах: первый элемент -это документирование управленческой деятельности, под которым понимается совокупность регламентированных процессов фиксации (записи) информации на различных носителях с соблюдением определенных норм, установленных правовыми и нормативными актами РФ.Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами. Реквизит – это отдельно взятый обязательный элемент любого документа (печать, подпись, дата, номер и т.д.). Совокупность таких элементов позволяет опознать документ, т.е. идентифицировать. Формуляр (бланк) документа – это совокупность реквизитов документа и схема их расположения на стандартном листе бумаге. Наличие формуляра, установленного государственным стандартом, обеспечивает единстводокументирования и документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране. Формуляр, характерный для определенного вида документов, называют типовым формуляром (бланком).

Второй элемент ДОУ – это документационный менеджмент, который представляет собой систему управления документацией предприятия и персоналом, несущим ответственность за работу с документами. Документационный менеджмент предполагает проектирование документооборота учреждения, т. е. движения документов с момента их создания или получения до определения их на архивное хранение или уничтожение, а также рациональное и оперативное использование их в текущей деятельности учреждения.

Нормативно–методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями. Нормативно-методическую базу делопроизводства составляют: 1) Законодательные акты РФ в сфере документации и информации; 2) Указы и распоряжения Правительства РФ в сфере делопроизводства; 3) Нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти, регламентирующие вопросы документационного обеспечения; 4) Технические регламенты и национальные стандарты в области ДОУ; 5) Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации; 6) Унифицированные системы документации; 7) Нормативные правовые акты, издаваемые руководством учреждений, организаций и предприятий.

Глоссарий: делопроизводство,документационное обеспечение управления, документирование управленческой деятельности (ДОУ), документ, реквизит, формуляр (бланк), документационный менеджмент, документооборот.

Вопросы к семинару:

1. Дайте определение терминов: делопроизводство, документационное обеспечение управления, документ, реквизит, формуляр (бланк) документа.

2. Из каких двух элементов состоит ДОУ?

3. Что понимается под документированием управленческой деятельности?

4. Что понимается под документационным менеджментом?

5. Какие виды документов составляют нормативно–методическую базу делопроизводства?

6. Перечислите основные нормативно-методические документы и изложите их содержание.

Практическое задание: Представить доклад по содержанию одного из документов нормативно-методической базы ДОУ.

Семинар 2. Функции документа. Классификация документов

Под функцией (от лат. "functio" - исполнение) документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них. Функции документа можно разделить на общие и специальные, функции первичного и вторичного порядка, а также на явные и скрытые (латентные). Общие функции документа: 1) Информационная функция; 2) Функция закрепления, запечатления информации; 3) Коммуникативная функция; 4) Социальная функция; 5) Культурная функция. Специальные функции документа: 1) Управленческая функция; 2) Организационная функция; 3) Правовая функция; 4) Общекультурная функция; 5) Историческая функция; 6) Функция учета; 7) Политическая функция; 8) Идеологическая функция.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам (критериям) сходства и различия. Основные признаки (критерии) классификации документов: 1) по видам деятельности (документы по общим и административным вопросам и документы по функциям управления); 2) по наименованиям (научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д.); 3) по способу фиксации информации (письменные - рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ, графические и фото-фоно-кино-документы); 4) по месту составления документы (внешние документы – входящие и исходящие, внутренние документы); по степени сложности (простые и сложные); по степени гласности (открытые (несекретные) документы и документы с ограниченным доступом - разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.), документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально»); по юридической силе (подлинные - действительные и недействительные и подложные; по срокам исполнения (срочные и несрочные); по стадиям подготовки (черновой документ и оригинал (подлинник), копия, дубликат); по происхождению (служебные (официальные) и личные); по срокам хранения (постоянного, долговременного и временного хранения); по степени обязательности (информационные и директивные); по степени унификации (индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы); по характеру содержания (первичные и вторичные).

Глоссарий: функции документов, общие функции документов, специальные функции документов, классификация документов, признаки (критерии) классификации.

Вопросы к семинару:

1. Какие выделены функции документов?

2. Какова сущность и содержание общих функции документов?

3. Какова сущность и содержание специальных функций документов?

4. По каким признакам (критериям) осуществляется классификация документов?

5. Поясните содержание классификации по каждому критерию.

Практическое задание: По предложенным преподавателем управленческим документам определить: какие функции он несет, также провести его классификацию.

ЧАСТЬ 2. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

 

Семинар 3. Содержание, структура и стиль изложения управленческой документации

Под содержанием управленческого документа следует понимать всю включенную в документ информацию. Основным информационным компонентом управленческого документа является – текст. Текст управленческого документа – это выраженная средствами служебно-делового языка сущность управленческого решения и вытекающих него действий. Роль второстепенных (вспомогательных) информационных компонентов управленческих документов в зависимости от функционального назначения последних выполняют: приветствия, обращение к адресату, выводы предложения, преамбула и т.п.

Структура управленческого документа – это последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей теста, объединенных единством излагаемого в документе вопроса деятельности. В общем случае структуру управленческого документа образуют вводная, основная и заключительная части. Функциональное назначение вводной части заключается в конкретизации сути излагаемого в его содержании вопроса деятельности предприятия. Чаще всего вводная часть состоит из одного абзаца, включающего одно-два предложения. В первом предложении четко формулируется суть излагаемого вопроса, тогда как второе выполняет смысловой и стилистической подводки к следующей части текста. Функциональное назначение основной части состоит в последовательном изложении различных аспектов вопроса деятельности предприятия. В зависимости от сложности освещаемой темы, а так же степени осведомленности адресата основной текст письма может содержать, а в наиболее сложных случаях – более абзацев. Каждый из абзацев, может состоять из одного – трех предложений, объединенных одной мыслью. Функциональное назначение заключительной части состоит в изложении выводов и предложений, просьб, требований, напоминаний. Структурно заключительная часть письма состоит из одного абзаца, включающего два – четыре предложения, при этом в первом предложении излагаются выводы, во втором – предложение, а в третьем – указание на характер ожиданий отправителя письма.

Стиль изложения – это разновидность способа письменного изложения, а так же совокупность присущих ему черт лексики, грамматики, фонетики, отличающих один стиль от других. Соответственно, служебно-деловой стиль – это способ письменного изложения управленческой информации в составе соответствующих документов. Характерные черты стиля: 1) подчеркнутая официальность, находящая свое выражение в особых формах письменного общения между должностными лицами;2) адресность;3) тематическая ограниченность управленческих документов, в которых не освещается более одного – двух крупных вопросов;3) лаконичность, ясность и точность письменного изложения;4) нейтральный тон изложения содержания управленческого документа.

Глоссарий: содержание управленческого документа, текст управленческого документа, структура управленческого документа, вводная, основная и заключительная части, стиль изложения, служебно-деловой стиль.

Вопросы к семинару:

1. Что следует понимать под содержанием управленческого документа? Какие существуют информационные компоненты управленческого документа?

2. Каковы требования ГСДОУ к содержанию управленческих документов? Какие виды текстов управленческих документов выделены в ГСДОУ?

3. Что следует понимать под структурой управленческого документа? Каково функциональное назначение вводной, основной и заключительной части управленческого документа?

4. Что следует понимать под служебно-деловым стилем управленческого документа? Каковы характерные черты служебно-делового стиля?

Практическое задание: Выделить основные компоненты содержания и структуры в предложенных преподавателем управленческих документах и объяснить их сущность. Оценить стиль изложения предложенных преподавателем управленческих документов.