Тема 2. 7. Довідково-інформаційнідокументи

 

План

1. Прес-реліз.

2. Звіт.

3. Довідка.

4. Службова записка.

5. Протокол. Витяг з протоколу.

Злагодження й ефективне функціонува­ння сучасного суспільства, управління його діяльністю неможливі без постійного, до­сконалого і швидкого обміну найрізноманітні­шою інформацією, її фіксації для передавання в просторі та збереження в часі.

М. Скаб

1. ПРЕС-РЕЛІЗ

Прес-реліз (англ. press-release – випуск для преси) — це стисле по­відомлення для преси про якусь важливу подію (прес-конференцію, презентацію, акцію тощо). Його можна використовувати під час роз­роблення та реалізації проекту для безперервного інформування як громадськості, так і засобів масової інформації. Написання цього до­кумента не вимагає великих витрат часу, проте грамотно складений прес-реліз надзвичайно ефективний, коли треба представити інфор­мацію, яка потребує миттєвого висвітлення у ЗМІ (наприклад, дата і місце проведення громадських слухань).

Прес-реліз – інформативний документ, що повідомляє яку-небудь новину. Особливості прес-релізу: він повинен бути лаконічним, ємним, логічним. Своєрідність прес-релізу на відміну від прямої реклами і тематичної статті полягає в тому, що це коротке повідомлення, яке містить у собі ту або іншу новину.

Умовно прес-релізи можна переділити на два види: стандартний і спеціальний.

Стандартний прес-реліз призначений для інформування про події, що заплановані в діяльності установ, організацій, підприємств, зокрема виокремлюють:

§ стандарт-реліз, де вміщено інформацію для ЗМІ про повсяк­денні події;

§ стандарт-реліз, що знайомить ЗМІ з подіями, які відбуваються періодично.

Спеціальний прес-реліз складають, коли виникає потреба поінфор­мувати про незаплановані події.

За функціональним призначенням і терміном подання стосовно події прес-релізи переділяють на анонс, запрошення, інформацію, резюме.

 

 

Види прес-релізу	Мета	Час подання
Анонс	ознайомити з подією	задовго до події
Запрошення	запросити на прес-конференцію або захід	за кілька днів до події чи прес-конференції (з урахуванням гра­фіка роботи ЗМІ)
Інформація	висвітлити події, які відбува­ються	одночасно з подією
Резюме	узагальнити події, визначити перспективи на майбутнє	після закінчення події

 

Реквізити прес-релізу:

6. Дата подання.

7. Назва виду документа.

8. Назва установи, яка підготувала прес-реліз.

9. Контактна особа, номер телефону та адреса отримання подаль­шої інформації.

10. Заголовок.

11. Текст, який містить відомості про зміст події, організаторів, місце, час, причини і значення події.

Прес-реліз має бути складений таким чином, щоб докладно виклас­ти новину, не зашкодивши репутації організації, тому під час підготовки документа фахівці радять дотримуватися такого плану:

1. Важлива новина.

2. Рішення написати прес-реліз.

3. Збір інформації, узгодження цитат.

4. Написання першої версії.

5. Внесення змін, підготовка остаточного варіанта.

6. Поширення прес-релізу.

7. Спілкування з представниками преси, надання додаткової інформації, організація інтерв'ю.

 

Факти, описані в прес-релізі, повинні сприйматися як сенсація або, принаймні, бути цікавими для ЗМІ чи потенційних адресатів. Потрібно чітко уявляти, про що буде прес-реліз, яка інформація становитиме його основу: новина повинна бути не лише актуальною, а й вагомою, аби можна було її запропонувати багатьом виданням. Щоб привернути увагу, звістка має відповідати хоча б одному із завдань засобів масової інформації: інформувати, навчати, розважати.

Найпоширенішими інформаційними підставами для складання прес-релізу є:

ü підсумовування результатів діяльності установи за певний про­міжок часу;

ü виготовлення нової продукції, надання нових послуг населенню;

ü зміна у системі роботи, впровадження нових технологій;

ü заяви, виступи керівників підприємства чи інтерв'ю з ними;

ü участь у спеціальних бізнес-заходах (презентаціях, маркетинго­вих акціях, тендерах, аукціонах) та доброчинних акціях;

ü знакові події в житті установи чи її працівників.

На етапі підготовки прес-релізу відповідальна за створення доку­мента особа повинна мислити як журналіст.

Зібравши необхідну інформацію, можна переходити безпосередньо до створення тексту, але варто пам'ятати, що існує усталена формула для написання гірес-релізів, західні журналісти називають її: «five w's & h» (з англ. п 'ять w та одне h). Тобто автор має вказати у прес-релізі What? (Що?) Where? (Де?) When? (Коли?) Who? (Хто?) Why? (Чому?). Структурують матеріал за правилом «переверненої піраміди», зміст якого полягає у тому, щоб надати основну інформацію на початку – в заголовку і першому абзаці, так званому лідер-абзаці (ліді). Це робиться для того, щоб редактор мав можливість за потреби скоротити текст без втрати основного змісту. Отже, спочатку – найголовніше, а потім – подробиці.

Заголовок прес-релізу повинен привернути увагу читачів, виділити його з-поміж інших. Для цього варто дотримуватися таких правил:

1. Не використовуйте заголовки, схожі на нав'язливу рекламу, на­приклад: Ми продаємо найкращу в світі побутову техніку. Заго­ловок, який містить зображення грошових знаків та велику кіль­кість знаків оклику, теж ніколи не буде прочитаний редактором.

2. Намагайтесь не використовувати імена або ініціали, крім ви­падків, коли необхідно ідентифікувати особу або це сприяє правильному прочитанню заголовка.

3. Не слід використовувати заголовки у формі запитання, адже не отримавши інформації із заголовка, читач може і не «по­шукати істини».

4. Уникайте у заголовках критики або засудження. Віддавайте перевагу повним реченням – з підметом і присудком, яке б роз­кривало зміст усього прес-релізу. Завдання заголовка – стисло передати суть прес-релізу.

 

Невдалий заголовок Вдалий заголовок

Проект Національної Доктрини розвитку освіти

Громада Київщина матиме змогу долучитися до підготовки Національної Доктрини розвитку освіти, взявши участь у громадських слуханнях Інституту політичних технологій

 

Головна новина прес-релізу має міститися у першому абзаці. Чотири перших рядки – це візитна картка прес-релізу. Тому текст недоречно починати з цитати або другорядної інформації. Добре сприймається фраза з 12 слів. Трьох-чотирьох таких фраз буде цілком достатньо, щоб у легкій ненав'язливій формі передати зміст повідомлення.

Інформацію, яку подали в першому абзаці, обов'язково деталізують у наступних, наводячи тільки факти.

Оцінні судження поміщають у цитату від очільника компанії або людини, відповідальної за проект. Цитата допоможе «пожвавити» мате­ріал, зробити його реалістичним. Не завершуйте прес-реліз висновками чи узагальненнями, на кшталт «На нашу думку, це дуже актуальна по­дія» або «Попереду ще багато нових досягнень». Якщо більше нічого сказати, просто поставте крапку.

Наприкінці варто подати загальну інформацію про компанію – кіль­ка основних фактів, які нагадають журналістові про те, хто ви і чим займаєтеся.

Обов'язково вказують ім'я, посаду і номер телефону, електронну адресу контактної особи. Це одна важливих передумов успіху прес-релізу. Зауважують, до кого журналіст може звернутися зі своїми за­питаннями, тому контактна особа повинна мати час для спілкування з представниками ЗМІ і володіти інформацією.

Можна додати до прес-релізу світлину.

Під час написання прес-релізу пам'ятайте таке:

§ обмежте вживання займенників я, ти, ми, нас, наш, мій;

§ використовуйте цитати, уникайте мовних кліше;

§ не зловживайте вузько науковими термінами;

§ абревіатури, що вживаються в тексті хоча б один раз, потрібно розшифрувати;

§ надавайте перевагу дієсловам активного стану, обмежте вико­ристання безособових конструкцій: замість Введено в дію новий цех для виготовлення... пишіть Компанія... ввела в дію новий цех для виготовлення...',

числівники від одного до п'яти, а також числівники на початку речення записують літерами;

уникайте суб'єктивних оцінок та емоційних висловлювань;

перечитайте готовий прес-реліз очима пересічного читача: чи все ви зрозуміли? чи легко було сприймати текст?

Обсяг стандартного прес-релізу не повинен перевищувати 1 сторін­ки, якщо прес-реліз більше двох сторінок, бажано зробити підзаголов­ки. Не варто перетворювати текст на один суцільний блок інформації.

Вимоги до оформлення прес-релізу

Використовуйте білий папір високої якості формату А4 чи фірмовий бланк зі стандартними атрибутами (логотипом, назвою, адресою, теле­фонами), можна також розробити спеціальний бланк для прес-релізів.

Заголовок прес-релізу оформлюють жирним шрифтом, великими літерами (кегль – 14), а через подвійний інтервал – текст (кегль – 12) – з інтервалом 1,5.

Документ друкують, дотримуючись берегів: лівий – 30 мм, пра­вий – 15 мм, верхній – 15 мм, нижній – 30 мм, лише з одного боку аркуша. Якщо текст не вміщується на одній сторінці, внизу зазначають продовження далі.

Прес-реліз подають у ЗМІ та інформаційні агентства декількома спо­собами: поштою, факсом, електронною поштою, приносять особисто. Обов'язково телефонують до редакції, аби пересвідчитися в тому, що ваш матеріал надійшов.

Переймаючись долею прес-релізу, не будьте надто настирливими, відчувайте міру. Якщо ж ваша інформація з'явилася у пресі, обов'язково зателефонуйте в редакцію і чемно подякуйте: дружні відносини з жур­налістами – основа тісної співпраці та гарантія появи в ЗМІ інформації про вашу організацію.

Взірець прес-релізу:

ПРЕС-РЕЛІЗ Фонд Святослава Вакарчука «Люди майбутнього» вул. Кіквідзе, 14 оф. 27 м.Київ Тел.: [phone]   «ОСВІТА КРАЇНОЮ» – НАВЧАННЯ ПО-ЄВРОПЕЙСЬКИ
Фонд Святослава Вакарчука «Люди майбутнього» підбиває підсумки пілотного проекту «Освіта країною». Цією програмою вперше в Україні апробовано одну із засад Болонської Декларації – академічну мобіль­ність студентів. Організатори переконані, що у близькому майбутньому вона стане звичним явищем для системи вищої освіти нашої держави. Метою проекту «Освіта країною» є впровадження кращих європей­ських практик академічної мобільності, адаптація їх до українських потреб та реалій, що дозволятиме студентам, навчаючись у alma-mater, вільно їхати на певний період у інший ВНЗ країни. Цьогоріч було визна­чено імена 30-ти переможців проекту «Освіта країною», які отримали грант Фонду на два місяці навчання в університетах Києва, Донецька, Харкова, Львова, Чернівців та Одеси. Під час реалізації проекту «Освіта країною» вдалося з'ясувати про­блеми, які сьогодні стають на заваді впровадженню студентської мобіль­ності в нашій країні: прогалини у нормативно-правовій базі, неузгодже­ність навчальних програм, різні системи оцінювання знань тощо. Аналіз зібраних матеріалів допоможе розробити ефективний механізм мобіль­ності студентства. Учасники Проекту довели важливість та потрібність академічної мобільності в Україні. Свідченням актуальності такої програми стала чимала кількість охочих узяти участь у Проекті, підтримка керівництва ВНЗ та освітянської спільноти загалом. Студенти мали можливість порівняти науково-освітні процеси різних університетів, ознайомитися з культурою іншого регіону, налагодити професійні та дружні стосунки. Для більшості конкурсантів цей Проект став поворотним у плані особистого розвитку, пізнанні нового, відчутті самостійності, відповідальності, самодисципліни, набутті досвіду зага­лом. Ці студенти стали своєрідними «колумбами» у відкритті нових можливостей в освітньому процесі України. Юрій Герасименко, Голова Правління Фонду, про Проект: «Не заглиблюючись у професійні аспекти проекту „Освіта країною", які, безумовно, є для нас чільними, хочу закцентувати на так званому кроскультурному компоненті Проекту. За період, протягом якого студенти навчалися у інших ВНЗ, ми переконалися, що така програма – це чудовий механізм соціальної дифузії. Адже студенти, потрапляючи у інший соціо-культурний регіон, позбавляються певних стереотипів один про одного, зникають штучні ярлики, натомість, з'являються нові друзі та знайомі. Молодь завжди була і залишається найактивнішою часткою суспільства, часткою незашорених, вільно мислячих, прогресивних людей, які значно легше долають стереотипи. Переконаний, що саме такі молоді, освічені та успішні люди у майбутньому зроблять нашу країну монолітнішою та сильнішою». Святослав Вакарчук, засновник Фонду, про Проект: «3 самого початку ми передбачали успіх Проекту. Відгуки учасників підтвердили, що цей Проект потрібний, його слід розвивати та вдоско­налювати. У майбутньому будемо шукати можливості зробити його ширшим та, як мінімум, щорічним, аби якомога більше студентів з різних міст України могли на певний період вільно їхати на навчання у інший ВНЗ, їхати один до одного в гості. Також непогано було б подовжити термін навчання, щоб це було не два місяці, а більше. Впевнений, що „Освіта країною" – прекрасна модель для майбутнього, і не тільки сту­дентського. Дякую студентам, які взяли участь у пілотному Проекті, дякую міс­там та університетам, що приймали в себе гостей – разом ми робимо важливу справу». 3 більш докладною інформацією Ви може ознайомитися за адресою: http://maidan.org.ua

 

ПРЕС-РЕЛІЗ УРОЧИСТЕ ЗАКРИТТЯ X МІЖНАРОДНОГО КОНКУРСУ 3 УКРАЇНСЬКОЇ МОВИ ІМЕНІ ПЕТРА ЯЦИКА 11 травня 2010 року о 14^00 годині у приміщенні Національного ака­демічного драматичного театру імені Івана Франка відбудуться урочис­тості з нагоди завершення X Міжнародного конкурсу з української мови імені Петра Яцика та вручення найпрестижніших премій переможцям. В урочистостях та нагородженні переможців візьмуть участь пред­ ставники Адміністрації Президента України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства закордонних справ України, видатні діячі культури та мистецтва. Ведучі церемонії – народні артисти України, лауреати Національної премії ім.Т. Шевченка Наталя Сумська та Богдан Бенюк. Четвертий загальнонаціональний (для студентів – III) етап конкурсу відбувся 20 лютого 2010 року в Автономній Республіці Крим, обласних центрах, містах Києві та Севастополі. Серед конкурсантів було 742 учні загальноосвітніх навчальних закладів, 88 учнів професійно-технічних училищ, 367 студентів вищих навчальних закладів. У X Міжнародному конкурсі з української мови імені Петра Яцика взяли участь близько 5 млн учнів загальноосвітніх навчальних закладів, професійно-технічних училищ, студентів вищих навчальних закладів України. Переможцями IV етапу X Міжнародного конкурсу з української мови імені Петра Яцика серед учнів загальноосвітніх навчальних закладів стали 27 осіб (9 школярів вибороли 1 місце, 9 – II місце та 9 – III місце), які представляли 16 регіонів України, а саме: 3 учні з Миколаївської, Херсонської областей та м. Києва; 2 учні – з Житомирської, Київської й Чернівецької областей; один учень – з Автономної Республіки Крим, Вінницької, Волинської, Дніпропетровської, Донецької, Закарпатської, Івано-Франківської, Одеської, Львівської, Тернопільської, Харківської та Чернігівської областей. Міжнародний конкурс з української мови імені Петра Яцика запо­чатковано у 2000 році за ініціативи Освітньої фундації імені Петра Яцика, Ліги українських меценатів та підтриманий Міністерством освіти і науки України, Інститутом інноваційних технологій і змісту освіти, багатьма громадськими організаціями. За роки проведення конкурс став одним з наймасовіших інтелектуальних змагань учнівської та студентської молоді в Україні. Акредитація представників засобів масової інформації відбувати­меться за редакційними посвідченнями на місці. Відділ прес-служби МОН України, Ірина Шинкарук, тел.: [phone].

 

2. ЗВІТ

 

Звіт – це письмове повідомлення про виконання певної роботи (завдань, доручень за певний проміжок часу).

Звіти бувають статистичні (цифрові) й текстові. Статистичні звіти оформлюються на спеціально виготовлених друкарським способом бланках. Текстові звіти здебільшого виконуються довільно, але існують усталені вимоги до їх оформлення.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок (вказують установу, напрям діяльності, звітний пе­ріод).

3. Текст, який має такі частини: вступ (вказують коло завдань, які були поставлені перед установою (особою) за звітний період);

4. основна частина (опис та аналіз виконаної роботи);

5. висновки (пропозиції, зауваження, плани на майбутнє).

6. Підпис керівника установи або особи, відповідальної за скла­дання звіту.

7. Дата.

8. Печатка.

Звіт повинен мати композиційну чіткість, логічну послідовність у викладі, обґрунтованість висновків і пропозицій, стислість, точ­ність формулювань. Текст звіту великий за обсягом звіт поділяють на частини, кожна з яких має свій заголовок (наприклад, навчально-методична діяльність, науково-дослідна діяльність, організаційно-виховна робота).

Звіти про виконання одноразових завдань і доручень не затверджу­ються й адресуються керівникові, від якого отримано завдання. Текст такого звіту починають словами: Відповідно до Вашого доручення від..., За Вашим завданням...).

Печатка, штамп установи й підпис керівника мають бути лише у зовнішніх звітах.

Взірець звіту:

 

ЗВІТ про навчально-методичну, науково-дослідну та організаційно-виховну діяльність за 2008-2009 навчальний рік доцента кафедри англійської мови Малишко Ірини Володимирівни Навчально-методична діяльність Упродовж 2008-2009 навчального року було виконано таке навчальне навантаження: читала лекційний курс з ділової англійської мови для студентів Інституту іноземної філології, студентів заочного відділення Інституту політології та права, корекційної педагогіки і психології; про­водила практичні заняття з ділової англійської мови. На цей рік було заплановано і виконано – 800 годин, з яких аудиторних – 670 годин. До кожного практичного заняття було складено плани-конспекти, дібрано дидактичний матеріал, для активізації навчально-пізнавальної діяльності студентів на заняттях використовувалися різні форми роботи: експрес-опитування, творчі завдання, спрямовані на розвиток мовле­ннєвої компетенції. Розробила навчальну програму для студентів спе­ціальності «Видавнича справа і редагування» Інституту української філології «Англійська мова у професійному спілкуванні», у співавторстві створила дистанційний курс «Ділова англійська мова». Науково-дослідна діяльність За звітний період працювала над дисертаційним дослідженням «Спонукально-закличні еліптичні конструкції в українському політичному дискурсі». Матеріали дослідження було виголошено на звітно-науковій конференції викладачів університету (доповідь «Мовні засоби україн­ського політичного дискурсу»). Узяла участь у міжнародній науково-практичній конференції «Українська мова – державна мова» (Донецьк, 11-12 грудня 2008 року), у III Міжнародній науковій конфе­ренції «Мова, культура і соціум у гуманітарній парадигмі» (Кам'янець-Подільський, 26-27 листопада 2009 року). Вийшли друком такі матеріали: 1. Англійська мова. Комплексна підготовка до тестування: Навч. посібник / С. В. Макарець, О.О. Красюк, І. В. Малишко,- К.: Арій, 2008,- 640 с. 2. Макарець С., Малишко І. Ділова українська мова: Дистанційний курс: Навч.посіб,- К.: Видавництво НПУ ім. М. П. Драгоманова, 2009.-208 с. Малишко І. Теоретичні засади лінгвістичного аналізу політичного дискурсу // Лінгвістичні студії: зб. наук, праць / Донецький нац. ун-т,-Донецьк: ДонНу, 2009,-Вип. 19,-С. 182-186. 3. Малишко І. Явище еліпса як засіб економії мовних засо­ бів // Наукові праці Кам'янець-Подільського університету: Філологічні науки, (подано до друку) Організаційно-виховна робота Протягом навчального року здійснювала контроль за навчанням студентів 108 вс групи та відвідуванням ними аудиторних занять, вирі­шувалися нагальні виробничі питання. Згідно з планом куратора, пода­ним до деканату, проводила години куратора, а також бесіди з виховною та інформаційною метою. Виконувала обов'язки куратора ECTS (1 і 2 курс Інституту іноземної філології), уповноваженої особа Київського регіонального центру оці­нювання якості освіти під час проведення зовнішнього незалежного оцінювання. 30.11.2009 І. В. Малишко

 

3. ДОВІДКА

 

Довідка – це документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя й діяльності окремих громадян, різні обставини діяль­ності установ, організацій, підприємств.

Довідки можуть бути особисті й службові.

Особисті довідки підтверджують певний юридичний факт конкрет­ної особи. Оскільки текст довідки особистого характеру типовий, то слід використовувати бланки установи чи підприємства, на яких власноручно заповнюють тільки індивідуальні реквізити (кому, про що, для подання куди).

Довідки службового характеру складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи. Вони повинні об'єктивно відо­бражати стан справ конкретного структурного підрозділу, всієї установи.

Зовнішні довідки підписує керівник і засвідчують печаткою. Вну­трішні печаткою не засвідчують.

Довідка містить такі обов'язкові реквізити:

1. Назва організації, що видає довідку.

2. Дата і номер.

3. Назва виду документа.

4. Текст, у якому вказують прізвище, ім'я та по батькові особи, якій видається довідка у давальному відмінку;

5. текст, у якому під­тверджують певний факт;

6. призначення довідки (куди подається).

7. Підписи службових осіб, печатка, без якої довідка не має юри­дичної сили.

Взірець довідки.

Міністерство освіти і науки України Національний педагогічний університет імені М.П. Драгоманова 27.06.2010 № 177 ДОВІДКА Видана Сергієнку Василю Олексійовичу в тому, що він є студентом 3 курсу Інституту іноземної філології Національного педагогічного уні­верситету імені М.П. Драгоманова. Видано для подання за місцем вимоги.   Директор Інституту іноземної філології В. І. Гончаров Секретар Д.С. Микитенко

 

2.7.4. СЛУЖБОВІ ЗАПИСКИ

Під загальним терміном службові записки найчастіше розуміють такі різновиди довідково-інформаційних документів: доповідна записка, пояснювальна записка, рапорт.

Реквізити службових записок:

1. Адресат (Керівникові проекту «Україна дітям» Висоцькому А. В.; Ректорові Національного економічного університету імені Вадима Гетьмана).

2. Адресант (кафедра історії та культури української мови; до­цента кафедри філософіїКозачука С. В.)

3. Назва виду документа (Доповідна записка; Пояснювальна за­писка; Рапорт).

4. Заголовок (про відрядження, про запровадження державного іспиту з української мови (за професійним спрямуванням), про порушення трудової дисципліни).

5. Текст.

6. Дата.

7. Підпис.

Доповідна записка – це документ на ім'я керівника установи, у яко­му повідомляють про певний факт, подію, подають звіт про виконання службових доручень або взятих на себе зобов'язань.

За змістом доповідні записки поділяють на інформаційні, звітні, ініціативні, за походженням – внутрішні, зовнішні.

Зміст доповідної записки повинен бути точним і лаконічним, для зручності поділятися на частини. Текст доповідної записки має дві частини – описову (констатаційну), в якій висвітлюється ситуація, що склалася; у другій частині розкриті пропозиції або прохання, способи їх виконання.

Якщо доповідна записка надсилається з установи або структурного підрозділу, то підписується керівником, укладається на бланку і має, окрім зазначених реквізитів, вихідний реєстраційний номер.

 

Навчально-методичне управління ДОПОВІДНА ЗАПИСКА 15.01.2010 № 38-12/35 Про планування годин

Директорові Інституту іноземної філології проф. Гончарову В. I.

Доводимо до Вашого відома, що Наказом МОН України від 09.07.2009 року № 642 «Про організацію вивчення гуманітарних дис­циплін за вільним вибором студента» та наказом НПУ імені М.П. Драгоманова від 09.11.2009 «Про організацію вивчення дис­циплін циклу гуманітарної та соціально-економічної підготовки» запроваджено обов'язкове вивчення дисципліни «Українська мова (за професійним спрямуванням)» обсягом 3 ECTS кредити і підсум­ковий контроль у формі державного іспиту. Просимо внести зміни до навчальних планів до 10 лютого 2010 року.   Начальник навчально- методичного управління Г. М. Бойко

 

Рапорт – 1) письмове офіційне повідомлення про що-небудь вищій інстанції, керівництву;

2) різновид доповідної записки, в якій стисло, але докладно викладено суть якої-небудь справи.

Взірець рапорту з резолюцією:

 

Бойку Г. М.	Ректорові Національного
Підготувати проект наказу педагогічного університету
do 15.07.2010	імені М.П. Драгоманова
підпис	академікові АПН України
02.07.2010	професору Андрущенкові В.П.
	директора Інституту історичної освіти
	професора Сушка О. О.
РАПОРТ
Доводжу до Вашого відома, що для завершення організаційної роботи в приймальній комісії, формування особових карток і підготовки
індивідуальних планів студентів першого курсу Інституту історичної освіти старший викладач кафедри культури української мови Підкамінна Людмила Володимирівна розпочинає роботу з 07 серпня 2010 року. 01.07.2010 Директор Інституту проф. О. О. Сушко

 

Пояснювальна записка – 1) це документ особистого характеру, в якому пояснюються певні дії особи; 2) вступна частина основного документа (плану, програми, звіту), в якому обґрунтовується мета його створення, структура, зміст, призначення, актуальність і новизна).

Пояснювальну записку пише працівник на вимогу адміністрації, у деяких випадках – з ініціативи підлеглого.

Пояснювальну записку, що не виходить за межі установи, оформлю­ють на стандартному аркуші, що виходить за межі установи – на бланку і реєструють.

Взірець пояснювальної записки:

 

Директорові Інституту політології та права проф. Андрусишину Б. І. студентки 305 ур групи Коваленко Марини   Пояснювальна записка Я не з'явилася 18 травня 2010 року на заняття через хворобу. Курсову роботу з історії філософії освіти здала 22 травня 2010 року.   22.05.2010 підпис

 

5. ПРОТОКОЛ. ВИТЯГ З ПРОТОКОЛУ

Протокол – документ, що відбиває процес і результат роботи по­стійних та тимчасових колегіальних органів, проведення зборів, за­сідань, нарад, конференцій, обговорень тощо.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання.

За обсягом фіксованої інформації протоколи поділяють на:

• стислі – записують порядок денний, прізвища доповідачів, назву питання, формулюють ухвалу;

• повні – крім порядку денного, ухвали, стисло фіксують виступи доповідачів, інших осіб, які беруть участь у роботі колегіаль­ного органу;

• стенографічні – весь хід засідання записують дослівно.

Реквізити протоколу:

1. Назва виду документа (Протокол).

2. Індекс (номер).

3. Дата.

4. Місце засідання.

5. Гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню).

6. Заголовок до тексту.

7. Текст.

8. Підпис голови.

9. Підпис секретаря.

Вимоги до оформлення протоколу

Протокол оформлюють на загальних бланках формату А4.

Датою протоколу є дата засідання. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки ухвалені рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність при­йнятих рішень, контролювати їх виконання.

У тексті протоколу виділяють дві частини:

• вступна частина має постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх). Слова: Голова, Секретар, Присутні пишуть від лі­вого берега. Прізвища присутніх і запрошених подають за абет­кою. Якщо їх кількість перевищує 15, до протоколу додають список присутніх, а у вступній частині протоколу вказують загальну кількість: Були присутні 130 осіб. Вступну частину протоколу закінчують порядком денним. Слова Порядок денний друкують від лівого берега, кожний пункт якого нумерують і записують з нового рядка. Питання формулюють у називному, а не у знахідному (форма Про розгляд і затвердження... не ре­комендована) відмінку.

ПОРЯДОК ДЕННИЙ

1. Звіти викладачів про виконання індивідуальних планів за II се­местр 2009-2010 навчальний рік.

2. Завдання членів кафедри з поліпшення запровадження кредитно- модульної системи навчання.

3. Підсумки зимової екзаменаційної сесії.

4. Наукова робота студентів у проблемних групах.

* Основна частина тексту протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного.

Текст кожного розділу будують за схемою:

1. СЛУХАЛИ:

2. ВИСТУПИЛИ:

3. УХВАЛИЛИ:

Після двокрапки з абзацу пишуть прізвище й ініціали доповідача, через тире – короткий виклад тексту виступу. У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступ не записують, а після прізвища доповідача вказують: текст доповіді додається.

У розділі УХВАЛИЛИ викладають прийняте рішення, яке може складатися з одного чи декількох пунктів або мати форму резолюції.

1. СЛУХАЛИ:

Інформацію проф. Шевчук С. В., завідувача кафедри культури української мови, про запровадження вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійніш спрямуванням) (текст доповіді додається). ВИСТУПИЛИ:

Лобода Т.М., доцент кафедри культури української мови – запропо­нувала створити типову програму вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійним спрямуванням) на підставі типової навчальної програми курсу.

Кабиш О. О., доцент кафедри культури української мови – вказала на необхідність запровадження тестування під час вступного іспиту до аспірантури.

УХВАЛИЛИ:

1. Інформацію проф. Шевчук С. В. взяти до відома.

2. Створити комісію у складі 5 осіб для створення типової про­грами вступного іспиту до аспірантури з української мови (за професійним спрямуванням).

3. Розробити систему тестів з української мови (за професійним спрямуванням).

 

Запам'ятайте! Доповідь, план заходів затверджують інформацію беруть до відома Заходи схвалюють Проект документа затверджують у пропонованій редакції, прийма­ють у першому (другому) читанні, із внесенням змін та поправок

 

Якщо на зборах проводять вибори таємним голосуванням, резуль­тати оформлюються окремими протоколами лічильної комісії: в одно­му зазначається склад комісії, а в другому – результати голосування: За Федоренка С. В. – 10 голосів, проти — 1, утримався — 1.

Протокол, складений під час засідання, редагують, за наявності стенограми – розшифровують і друкують. Документ набуває чинності після підписання секретарем і головою або після затвердження відпо­відними (визначеними законодавством) установами чи посадовцями. Протокол засідань комісій підписують усі члени комісії.

 

Взірець протоколу:

 

ПРОТОКОЛ № 5 звітно-виборних зборів профспілкової групи кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін 31.10.2009 Голова: проф. С. В. Шеховець. Секретар: доц. А. В. Гошилик. Присутні: проф. Шеховець С. В., доц. Гошилик А. В., доц. Дудик О. В., доц. Коломієць О.О., доц. КарплюкІ.В.,доц. Міськевич Т.М., доц. Приходько С.В., викп. Л.В. Поліщук, викп. Захарчук В. I., голова профспілкового комітету Інституту історичної освіти доц. Л. В. Бака.   ПОРЯДОК ДЕННИЙ 1. Звіт про роботу профгрупорга кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін I B. Карплюк за період з вересня 2006 року по вересень 2009 року 2. Вибори профгрупорга кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін. 1. СЛУХАЛИ: Звіт профгрупорга кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін І. В. Карплюк за період з вересня 2006 року по вересень 2009 року (звіт додається). ВИСТУПИЛИ: Доц. Т. М. Міськевич відзначила плідну працю І.В. Карплюк на профспілковій ниві. Доц. О.В. Дудик наголосила на тому, що на посаді профорга І.В. Карплюк своєчасно інформувала колектив кафедри про профспілкове життя інституту та університету і гідно представляла кафедру перед профкомом інституту і університету. Доц. С. В. Приходько – завдяки 1. В. Карплюк привертається увага до проблем працівників кафедри (оздоровлення, надання путівок, матеріальної допомоги), організовано побут кафедри. УХВАЛИЛИ: 1. Роботу профгрупорга кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін І.В. Карплюк за період з вересня 2006 року по вересень 2009 року схвалити. 2. СЛУХАЛИ: Про вибори профгрупорга кафедри джерелознавства і спеціальних дисциплін. ВИСТУПИЛИ: Доц. 0.0. Коломієць запропонувала обрати профорга відкритим голосуванням. Викл. Л.В. Поліщук запропонувала переобрати І.В. Карплюк на посаду профорга на новий термін. Викл. В. І. Захарчук підтримала пропозицію Л. В. Поліщук. УХВАЛИЛИ: 1. Вибори профгрупорга провести відкритим голосуванням. 2. Висунути кандидатуру І.В. Карплюк на посаду голови профспілкової групи кафедри. РЕЗУЛЬТАТИ ГОЛОСУВАННЯ: «За» – одноголосно. «Проти» – немає. «Утрималися» – немає. Головою профгрупи кафедри обрано доц. І. В. Карплюк. Голова зборів проф. С. В. ІІІеховець Секретар зборів доц. А. В. Гошилик

 

Витяг з протоколу – це відтворення частини протоколу, яка сто­сується розгляду окремого питання. Його складають, надсилають (або передають) окремим особам чи підприємствам на їхню вимогу. Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Заголовок протоколу.

3. Дата протоколу.

4. Текст витягу.

5. Дата складання витягу.

6. Підпис секретаря або голови засідання.

7. Печатка.

Від протоколу витяг відрізняється тим, що в ньому подається ухвала лише з одного питання, тому порядок денний не зазначається. Витяг засвідчується підписами голови та секретаря зборів і скріплюється печаткою.

У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому його вручено або надіслано.

 

Взірець витягу з протоколу: