Гриф согласования документа (реквизит №23)

Вопрос № 1 Практический

· Наименование организации - №06

Данный реквизит включает в себя полное название организации или учереждения. Если Название имеет абривиатуру (сокращение), то оно так же указывается, но только под полным названием организации. На бланке указывается название организации в соответствии с учредительными документами.

 

РОССИЙСКАЯ ЖЕЛЕЗНАЯ ДОРОГА

РЖД

 

Если компания имеет название на иностранном языке, то тогда делают двуязычный бланк:

Туристическое агенство «Попков и сыновья»   ул. Палеха, д.13 А г. Москва, 118563 тел.: [phone] факс:[phone] Еmail: [e-mail]

Travel agency "Popkov and Sons"   Paleha st., b. 13A, Moscow Russia, 118563 tel.: [phone] fax:[phone] Еmail: [e-mail]

· Наименование вида организации -№08

Данный реквизит обязателен для всех видов документов, он позволяет определить назначение документа. Наименование вида документа проставляется в соответствии с ОКУД. Реквизит «Наименование вида документа» пишется прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и располагается ниже реквизита «Наименование организации»: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА, АКТ, СПРАВКА, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ и т.д.

Для того что бы четко понимать какие именно виды документов в ходу в вашей организации, целесообразно разработать Табель видов документов, в котором будет указан весь перечень создаваемых в компании документов и прописаны управленческие функции. Примерная форма Табеля рассматриваетмся в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ (Росархив, ВНИИДАД, 1992).

 

 

· Дата регистрации - №09

Данный реквизит обязателен для всех видов документов.

На распорядительных документах (приказ, распоряжение) и письмах датой документа считается день подписания, а не создания и в основном, дата проставляется должностным лицом подписавшим документ или секретарем после подписания. Если Вы подготавливаете протоколы и акты, то для этих документов, датой является день непосредственного события (день совещания, день приема-передачи товара и т.д.). Документы, передаваемые на утверждение, такие как положения, должностные инструкции, планы на месяц или год, а может и план продаж, обретают данный реквизит в день утверждения, вместе с подписью должностного (утверждающего) лица.

 

Реквизит «Дата документа» можно оформлять как цифровым способом, так и словесно — цифровым.

При цифровом способе пользуются арабскими цифрами и располагают их в следующей последовательности: число, месяц, год.

Если опираться на международные стандарты, то реквизит «Дата документа» может выглядеть следующим образом: год, месяц, число. В некоторых странах, например в Великобритании используется следующее написание даты: месяц, число, год.

 

Для обозначения числа и месяца используются всегда пары цифр, а не одна, а вот год прописывается четырьмя цифрами:

 

02.12.2013 2013.12.02 12.02.2013

 

Так же допускается словесно-цифровой вариант написания даты. В словесно-цифровом варианте написания даты не обязательно использование пары цифр, то есть в числе разрешается не ставить «0»:

 

02 декабря 2013 г. 02 декабря 2013 года 2 декабря 2013 г.

 

Обращаю Ваше внимание, что в случае цифрового написания даты, буква «г» с точкой в конце даты не ставится, кроме тех случаев, когда дата используется в контексте и идет в конце предложения.

Вопрос № 2 Практический

· Регистрационный номер - №10

Данный реквизит обязателен для всех видов документов, подлежащих регистрации.

Регистрационный номер присваивается входящим, исходящим и внутренним документам и может иметь как цифровое, так и буквенно-цифровое обозначение. В основном, данный реквизит состоит из порядкового номера (обычно в пределах одного календарного года) и индекса дела по номенклатуре дел, но так же может иметь отметку о корреспонденте или исполнителе.

№ 134 / 03 — 13

Где, 134 — порядковый номер в регистрационном журнале

03 — номер дела по номенклатуре дел

13 — текущий год

 

· Место составления - №12

Данный реквизит обязателен для всех документов кроме письма. Этот реквизит проставляется в тех случаях, когда его определение не возможно по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные».

· Справочные данные – №07

«Справочные данные» используются на бланках для внешней переписки, на внутренних документах они обычно не прописываются.

Какая именно информация может быть указана:

· почтовый адрес

· номер телефона, факса, адрес электронной почты, адрес сайта

Так же на бланаках могут быть и банковские реквизиты компании, такие как:

· ИНН и КПП организации

· номер счета в банке и полное наименование банка

· расчетный счет

· корреспонденский счет

· БИК — банковский идентификационный номер

· Номер лицензии на осуществляемую деятельность и т.д.

Но выше перечисленные реквизиты в основном увазываются на документах носящих товарно или расчетно-денежный харрактер, как пример «гарантийное письмо». Хотя в последнее время часто сталкиваюсь с тем, что гарантийные письма оформляются на бланке компании в который входят логотип и справочные данные, а вот банковские реквизиты уже прописывают в тексте письма. Думаю, что это не является нарушением....

Так же, оказывается, существуют Правила по оказанию услуг почтовой связи, утвержденные Правительством РФ от 15 апреля 2004г. за № 221 которые регламентируют написание адреса корреспондента и пишется он в следующей последовательности: название улицы, номер дома (если есть литера, то она пишется слитно с № дома, ну например: ул. Новослободская, д. 15а, а вот если номер дома двойной, то ставится «/» - ул. Новослободская, д. 15/2), номер квартиры или офиса, название населенного пункта (города, поселка, села...), название района, области, края, округа, республики; название страны (особенно важно при международных почтовых отправлениях); почтовый индекс.

Стоит так же отметить, что при написании справочных данных в конце строки НЕ ставятся знаки припинания.

Пример

ЗАО «СЕВЕР СПЛАВ СТАЛЬ»

ССС

пр. Андропова, д. 18а, оф. 392, Москва, 113098

тел.: [phone], факс:[phone]

Еmail: [e-mail]

ИНН 7079376848, р/с 40594872645800009375 с Балашихинском ОСБ 32/349

в МК БК СБ РФ г. Москва БИК 09832687

кор/сч 30285740002848020

Вопрос №3 Практический

Адресат - №13

В этом реквизите необходимо указывать полную информацию о получающей стороне, т.к на основании этой информации осуществляется доставка документа. В основном этот реквизит используется на таких документа как письмо, служебная или докладная записка, рецензия, заявление.

Наименование организации указывается в именительном падеже, а вот должность и ФИО получателя в дательном падеже:

 

Министерство экономического развития РФ

Начальнику департамента внешнеэкономической деятельности

З.А. Кривошениной

ОАО «Азотвзрыв»

Исполнительному директору

Ю.О. Лозовскому

 

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или подразделений, то их можно указать во множественном числе:

 

Начальникам Департаментов

Московского обособленного подразделения

Группы компаний «МеталлСтрой»

 

Если составленный документ необходимо разослать по нескольким адресам, то адресаты располагаются один под другим, но не более 4 адресатов. Если у вас к рассылке более 4 адресатов, то составляется список для рассылки и на каждом документе указывается только один адрес.

 

Выше описанный порядок адрессования также распространяется и на внутренние документы, в организации, направляемые на рассмотрение руководителю компании или кому то из руководителей отделов и департаментов.

Вопрос №4 Практический

Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.

Это делается для проверки целесообразности и своевременности документа, соответствия действующим законодательным и нормативным актам и является, по существу, оценкой проекта.

Согласование проводится внутри учреждения и вне его.

 

Виза согласования документа

Внутреннее согласование проводится с теми подразделениями, участие которых предусмотрено при реализации данного документа. В учреждениях, имеющих юридическую службу, документы до подписания согласовываются с юристом. Документ может быть также согласован с заместителем руководителя учреждения, курирующим вопросы, отраженные в документе.

Если выполнение документа связано с финансовыми затратами, требуется согласование с финансовой службой (главным бухгалтером).

Обычно это договоры и соглашения, заключаемые организацией (фирмой) на получение или отпуск товарно-материальных ценностей, выполнение работ и услуг; приказы об установлении должностных окладов, надбавке к заработной плате, премировании и т.д. Таким образом, виза бухгалтера предусмотрена на большом количестве документов.

Внутреннее согласование оформляется визой согласования документа, состоящей из указания должности визирующего, его подписи, ее расшифровки (инициалы и фамилия) и даты.

В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу. В этом случае виза оформляется так:

Место визы: если подлинник документа будет отправлен, то виза располагается ниже подписи или на левом поле последнего листа того экземпляра копии, который будет оставлен в учреждении.

 

Вопрос №5 Практический

Вопрос №6 Практический

РЕКВИЗИТ 22 – ПОДПИСЬ

Подпись – реквизит, содержащий собственноручную роспись должностного или физического лица.¹

В состав реквизита "Подпись" (реквизит 22) входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия). ²

Например:

Генеральный директор ЗАО "Термика"

А.Г. Цицин

или на бланке:

Генеральный директор

А.Г. Цицин

 

Не допускается подписывать документы с предлогом "За" или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого оформлена на проекте документа, отсутствует, документ подписывает заместитель руководителя, имеющий право подписывать документы за руководителя, или иное должностное лицо, имеющее право подписи. При этом указывается фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия.³

При подписании документа лицом, в соответствии с приказом исполняющим обязанности временно отсутствующего руководителя (отпуск, болезнь, командировка), подпись оформляется следующим образом:⁴

И.о. генерального директора

Личная подпись

Т.П. Ярославцева

или:

Исполняющий обязанности генерального директора

Личная подпись

Т.П. Ярославцева

Допускается в реквизите "Подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. ⁵

Инициалы и фамилия в реквизите "Подпись" печатаются с пробелом на уровне последней строки наименования должности. ⁶

Например:

Генеральный директор ЗАО "Термика"

А.Г. Цицин

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. ⁷

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.⁸

Например:

Генеральный директор		А.Г. Цицин
Главный бухгалтер		Е.О. Сенина

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.⁹

Например:

Технический директор	Коммерческий директор
Личная подпись К.В. Воробьев	Личная подпись Е.Н. Ярославцева

Право подписания документов должностными лицами организации может быть представлено: учредительными документами организации (уставом, учредительным договором, положением об организации); нормативными правовыми актами, определяющими порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определенных действий от имени организации.¹⁰

Документы, исходящие от имени организации, подписываются руководителем или его заместителями, документы на бланках структурных подразделений - руководителями структурных подразделений или их заместителями, документы информационно-справочного характера (докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др.) - их непосредственными составителями.¹¹

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.¹²

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.¹³

Например:

Председатель комиссии	Личная подпись	А.Г. Цицин
Члены комиссии	Личная подпись	Т.П. Ярославцева
	Личная подпись	К.В. Воробьев
	Личная подпись	Е.Н. Ярославцева

Реквизит "Подпись" оформляют от поля без абзацного отступа, при этом оставляя 2-4 межстрочных интервала от реквизита "Текст" или "Отметка о наличии приложения". Схема расположения реквизита "Подпись" приведена на рисунке 3.

Вопрос №7 Практический

Печать (реквизит №25) -устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.¹

Оттиск -изображение клише печати на бумаге.²

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.³

Документы заверяют печатью организации.⁴

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. ⁵

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организации, может выглядеть следующим образом:

1. Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.).

2. Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.).

3. Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые).

4. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т.ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др.), справка по заработной плате.

5. Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы.

6. Командировочные удостоверения.

7. Нормы расхода материалов.

8. Копии, требующие особого удостоверения их подлинности.

9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

10. Письма гарантийные.

11. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

12. Протоколы согласования цены, сроков поставок и др.

13. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.д.).

14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др.).

15. Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.).

16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

17. Уставы общественных организаций, религиозных объединений.

18. Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды.

19. Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др.) ⁹.

Вопрос №8 Практический

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач.

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу.

Приказы разрабатываются по поручению руководителем учреждения, организации, предприятия руководителями структурных подразделений или должностным лицом, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.

Приказ оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

· постоянные реквизиты «единого» бланка:

· эмблема (03);

· наименование организации (06);

· наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ);

· переменные реквизиты «единого» бланка:

· дата (09);

· регистрационный номер (10);

· место составления или издания документа (12);

· заголовок (17);

· текст (19);

· отметка о наличии приложения (20);

· подпись (21);

· визы (23).

Заголовок приказа (17) отвечает на вопрос «о чем?». Например: О назначении ответственного за работу с обращениями граждан. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

Текст приказа состоит из 2 частей:

— констатирующей, в которой дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования может выступать как необходимость реализации намеченных целей и решения задач, поставленных перед предприятием, так и какой-либо нормативный акт – внутренний или изданный вышестоящим органом (например, решение совета директоров, нормативный документ государственных или муниципальных органов). Если предписываемые действия не нуждаются в пояснении, констатирующую часть можно не приводить;

— распорядительной, в которой содержатся поручения. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.

 

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Каждый пункт должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя. Например:

1. Коммерческому директору Иванову И.И….

Если поручение дается нескольким исполнителям, имеющим одинаковую должность, то после обобщенного наименования должности в скобках перечисляются фамилии исполнителей (в дательном падеже) и их инициалы. Например:

1. Начальникам отделов (Иванову И.И., Петрову П.П., Сидорову С.С.)…

В качестве исполнителей в приказе указывают только заместителей первого лица или руководителей структурных подразделений.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, например: подготовить, обеспечить /организовать, разработать и представить на рассмотрение (если проект должен быть подписан) или… на утверждение (если документ подлежит утверждению).

Срок исполнения поручения фиксируется только тремя парами арабских цифр. Например: Срок 20.07.2010 или… до 20.07.201 0 или… к 20.07.2010.

Пункт приказа может быть разделен на подпункты, если: одному исполнителю дается несколько поручений; нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения; поручение, данное нескольким исполнителям, формулируется одинаково.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Например:

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по производству Иванова Г.И.

или

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

В качестве контролеров должны указываться лица, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей.

Если приказом утверждаются или вводятся в действие нормативные документы, то в распорядительной части могут не указываться исполнители, сроки исполнения и контролеры. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству.

2. Ввести в действие инструкцию с 15.11.2010

Если исполнителю дается постоянное поручение, то вместо срока указывают периодичность его выполнения. Например:

1…. обеспечить представление еженедельной сводки….

Приказ вступает в силу с момента подписания.

Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Не допускается использование глаголов «повысить», «улучшить», «активизировать», «усилить», «обратить внимание», прилагательного «необходимое» и языковых конструкций типа «если…, то…», «тогда, когда…».

Вопрос №9 Практический

Решение – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности. ¹

Решениями называются также совместные распорядительные документы, принимаемые двумя органами управления и более, один из которых действует на основе коллегиальности, а другой – на основе единоначалия. ²

Текст решения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной, разделенных словом "РЕШИЛ" ("РЕШИЛА", "РЕШИЛО", "РЕШИЛИ"), которое печатается прописными буквами с новой строки от поля. Если постановление или решение не нуждаются в обосновании, текст начинается следующим образом: "Совет директоров РЕШИЛ:...".

В решениях, принятых коллегиальными и совещательными органами, используется форма изложения текста от третьего лица единственного числа ("РЕШИЛ", "РЕШИЛА", "РЕШИЛО"). В совместных решениях двух и более организаций текст излагается от первого лица множественного числа ("РЕШИЛИ"). ³

При необходимости констатирующая часть может содержать ссылки на законы и другие нормативные акты.

Распорядительная часть излагается пунктами.

Решения могут содержать приложения, ссылка на которые дается в соответствующих пунктах распорядительной части: "(приложение 1)" или "(приложение 3)". На самом приложении в верхнем правом углу отмечается:

Приложение 1 к решению Совета директоров от 06.05.2009 № 15

Проект решения должен быть согласован со всеми заинтересованными структурными подразделениями и организациями. Обязательна процедура юридической экспертизы проектов решений. ⁵

Решение оформляется на бланке решения (бланк конкретного вида документа).

Обязательными реквизитами решения являются: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный номер документа, место составления или издания, заголовок к тексту, подпись, визы согласования документа.

Дополнительная информация:

• пример оформления решения;
• распорядительные документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения;
• распорядительные документы.

Вопрос №10 Практический

Исковое заявление оформляется в виде письменного документа. В тексте искового заявления лучше не допускать сокращений, писать все наименования полностью.

В верхней части (шапке) искового заявлениянужно указать полное наименование суда, в который адресуется иск. Затем указывается фамилия, имя, отчество и полный домашний адрес истца, фамилии, имена и отчества ответчика, третьих лиц, их место жительства. Если в деле участвует организация, указывается ее полное наименование, адрес местонахождения. В шапке искового заявления указывается цена иска, которая определяется, как сумма всех имущественных требований.

 

В Первомайский окружной суд

г.Мурманска

Истец: Иванова Дарья Степановна,

проживающая по адресу:

183023, г.Мурманск, ул.Морская,

д. 13, кв. 24

Ответчик: Иванов Дмитрий Сергеевич,

проживающий по адресу:

183023, г.Мурманск, ул.Морская,

д. 13, кв. 24

 

 

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ

О расторжении брака

 

 

Я, Иванова Дарья Степановна, в 1997г. вышла замуж за Иванова Дмитрия Сергеевича. Брак был зарегистрирован Отделом ЗАГСа г.Мурманска 19.12.1997 г. За время совместного проживания имеем общих несовершеннолетних детей: дочь Марию Дмитриевну, 1998 г. рождения; сына Анатолия Дмитриевича, 2001 г. рождения.

В течение последних лет Иванов Д.С. злоупотреблял спиртными напитками, оскорблял меня в присутствии детей, знакомых, не ночевал дома, устраивал скандалы. Неоднократно задерживался за нарушение общественного порядка сотрудниками милиции.

На мое предложение расторгнуть брак Иванов Д.С. ответил отказом.

На основании выше изложенного и в соответствии со ст. 23 СК РФ

 

ПРОШУ:

 

1. Расторгнуть брак с Ивановым Дмитрием Сергеевичем

2. Взыскать с Иванова Д.С. алименты на содержание общих детей.

 

Приложения:

1. Копия искового заявления

2. Квитанция, подтверждающая уплату госпошлины.

3. Свидетельства о заключении брака.

4. Копия свидетельства о рождении дочери Ивановой М.Д.

5. Копия свидетельства о рождении сына Иванова А.Д.

6. Копия протокола об административном задержании Иванова Д.М.

 

 

Дата подачи заявления: «21» сентября 2004 г.

Подпись __________

Вопрос №11 Практический

 

_____________________________________________

(наименование и местонахождение организации,

 

______________________________________________

в которую направляется претензия)

 

______________________________________________

(наименование и почтовый адрес заявителя;

 

_______________________________________________

наименование и адрес отделения

 

______________________________________________

банка, в котором находится расчетный

 

______________________________________________

счет заявителя претензии, номер расчетного счета *)

ПРЕТЕНЗИЯ

В связи (согласно и т.д.) ___________________________________________________________

(указать обстоятельства, являющиеся основанием предъявления претензии

________________________________________________________________________________________________

(например, неподача судна, утрата, недостача или повреждение

_________________________________________________________________________________________________

груза либо багажа, просрочка в доставке груза и т.п.))

 

На основании ____________________________________________________________________

(краткое обоснование претензии (ссылка на договор или нормативный акт))

_________________________________________________________________________________________________

 

 

ПРОШУ:

 

_________________________________________________________________________________

(содержание требования, сумма претензии

_________________________________________________________________________________________________

и расчет этой суммы)

 

В случае неполучения от Вас до «_____» ________________ 200__ г.

указанной суммы мы будем вынуждены обратиться в суд с просьбой о ее взыскании.

 

Приложение:

1. Расчет суммы, подлежащей оплате.

2. Копия договора.*

3. Коносамент*

4. …

 

Дата оправления претензии: «_____» _______________ 200___ г.

 

Подпись __________________

 

Печать*

 

 

(в суды общей юрисдикции)

Автора документа

 

Справочные данные

об организации-

авторе документа

 

П Р Е Т Е Н З И Я

 

___________ № __________

 

О … (кратко суть текста в предложном падеже)

 

Сумма претензии ____ руб.

 

Согласно договору № ___ от ___ Ваша организация должна была поставить ________________________ продукцию _______________ (штук, тонн, метров)

(период поставки, срок) (наименование)

на сумму _____ руб., а также восполнить недопоставку предыдущего периода в количестве _________.

Продукция фактически не поступила (либо поступила в меньшем объеме), что подтверждается _________________________________________________.

(транспортный документ, его № и дата)

Недопоставка составила ___________ по цене на сумму _______ руб.

(количество) (прописью)

В связи с недопоставкой у нас возникли убытки (от простоя, замены материалов, уменьшением объема производства, изменения ассортимента и т.д.) согласно прилагаемому расчету.

Нами были предприняты меры по предотвращению (уменьшению) размера убытков _____________________________________________________________

В соответствии с договором (контрактом) Вам надлежит уплатить неустойку в размере _____ % стоимости недопоставленной продукции в сумме ____ руб., а всего _____ руб.

Признанную сумму просим перечислить на наш расчетный счет № _______ в ___________________________________________________________________.

(наименование банка)

Приложение: 1. Расчет неустойки.

2. Копия договора (контракта).

3. Расчет убытков.

4. Документы, подтверждающие причинение убытков.

5. Накладная № __ от__

6. Счет № ___ от ____

 

Руководитель И.О.Фамилия

 

Гл.бухгалтер И.О.Фамилия

 

Вопрос №12 Практический

СЛУЖЕБНОЕ ПИСЬМО

 

Письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте.

Служебное письмо – это обобщенное название писем служебного характера, различных по содержанию.

Назначение

1. Служит средством общения с учреждениями, частными лицами.

2. Позволяет сообщать различные сведения служебного характера, уведомлять о событиях.

3. Используют в случаях, когда невозможно решить вопрос другими средствами.

Особенности текста

1. Лаконичность, отсутствие повторов, отсутствие слов не несущих смысловой нагрузки.

2. Изложение от имени фирмы

Текст излагают от 3-го лица единственного числа "Организация сообщает…"

множественного числа "Приглашают…"

от 1-го лица множественного числа "Гарантируем…"

3. Психологическая нейтральность текста.

4. Освещение одного вопроса или несколько, если они взаимосвязаны.

Текст состоит из:

1. Вводной формулы вежливости

2. Вводной части

3. Основной части

4. Заключительной формулы вежливости

Вводную и заключительную формулы вежливости использовать необязательно. Если оно отсутствуют в тексте, то местоимение "Вам" употреблять нежелательно.

Вводная формула вежливости (примеры)

Уважаемый Иван Иванович!

Мария Степановна!

Госпожа Конфеткина!

Уважаемые господа!

(если неизвестны имена получателей)

Вводная часть указывает на причины, послужившие основанием для составления письма (при необходимости приводятся ссылки на документы, факты и т.д.)

Основная часть содержит цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.п.

Письмо может состоят только из основной части ("Просим выделить 4 машины для поездки на турбазу"). Все логические элементы текста выделяют абзацами.

Примерные устойчивые словосочетания при оформлении служебного письма

"Приглашаем Вас на заседание…"} письмо-приглашение

"Просим принять участие…"} письмо-приглашение

"Сообщаем о переносе сессии…"} письмо-извещение

"Подтверждаем условия поставки партии товара…"} письмо-подтверждение

"Организация не возражает против …"} письмо-подтверждение

"Просим ускорить…"} письмо-просьба

"Напоминаем, что срок аренды помещения истекает…"} письмо-напоминание

"Ваше предложение отклонено…"} письмо-отказ

"Мы не можем принять Ваше предложение…"} письмо-отказ

"Гарантируем оплату…"} гарантийное письмо

и др.

Вопрос № 1 Практический

· Наименование организации - №06

Данный реквизит включает в себя полное название организации или учереждения. Если Название имеет абривиатуру (сокращение), то оно так же указывается, но только под полным названием организации. На бланке указывается название организации в соответствии с учредительными документами.

 

РОССИЙСКАЯ ЖЕЛЕЗНАЯ ДОРОГА

РЖД

 

Если компания имеет название на иностранном языке, то тогда делают двуязычный бланк:

Туристическое агенство «Попков и сыновья»   ул. Палеха, д.13 А г. Москва, 118563 тел.: [phone] факс:[phone] Еmail: [e-mail]

Travel agency "Popkov and Sons"   Paleha st., b. 13A, Moscow Russia, 118563 tel.: [phone] fax:[phone] Еmail: [e-mail]

· Наименование вида организации -№08

Данный реквизит обязателен для всех видов документов, он позволяет определить назначение документа. Наименование вида документа проставляется в соответствии с ОКУД. Реквизит «Наименование вида документа» пишется прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и располагается ниже реквизита «Наименование организации»: ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, ПРОТОКОЛ, ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА, АКТ, СПРАВКА, ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ и т.д.

Для того что бы четко понимать какие именно виды документов в ходу в вашей организации, целесообразно разработать Табель видов документов, в котором будет указан весь перечень создаваемых в компании документов и прописаны управленческие функции. Примерная форма Табеля рассматриваетмся в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ (Росархив, ВНИИДАД, 1992).

 

 

· Дата регистрации - №09

Данный реквизит обязателен для всех видов документов.

На распорядительных документах (приказ, распоряжение) и письмах датой документа считается день подписания, а не создания и в основном, дата проставляется должностным лицом подписавшим документ или секретарем после подписания. Если Вы подготавливаете протоколы и акты, то для этих документов, датой является день непосредственного события (день совещания, день приема-передачи товара и т.д.). Документы, передаваемые на утверждение, такие как положения, должностные инструкции, планы на месяц или год, а может и план продаж, обретают данный реквизит в день утверждения, вместе с подписью должностного (утверждающего) лица.