Тема 9. Основные этапы создания и развития формуляра служебного (официального) документа в России

Формуляр служебного документа XVI – XVII веков. Характеристика основных видов и формы документа. Основные реквизиты документов и особенности их оформления. Влияние традиций и законодательных актов (Судебников XVI века) на формирование текстового документа. Специфика обозначения автора, адресата, даты, удостоверения документов, помет (резолюций) и отметок на документе. Особенности изложения текстовой части различных видов документов.

Формуляр служебного документа XVIII века. Законодательное регламентирование порядка документирования в «Генеральном регламенте» 1720 года и других актах.

Появление новых видов и разновидностей документов, их характеристика. Изменение формы документа. Правила и особенности оформления основных реквизитов: автор документа, адресат, дата, удостоверение документа, резолюции и отметки на документе. Специфика текстовой части документа. Расположение реквизитов в формуляре документа.

Формуляр служебного документа XIX - начала XX веков. Регламентация порядка документирования в законодательных и нормативных актах («Общее учреждение министерств» 1811 года, «Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» 1911 года и др.).

Особенности адресования документов и оформления дат, обозначение вида и автора документа. Проставление печатей и отметок на документах. Структура текста и стиль документов. Появление бланков и расположение реквизитов в формуляре документов. Использование методов унификации документов и структуры текстов.

Формуляр служебного (официального) документа XX века. Отражение вопросов документирования в советских законодательных и нормативных актах 20-30 гг. Поиск оптимальных подходов к рационализации и совершенствованию документационного обеспечения управления деятельности советских учреждений и организаций.

Развитие унификации и стандартизации документов в 70-80-е гг. Внутривидовая унификация. Государственные стандарты на документы. ГОСТ 6.38-90 «УСД. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Реквизиты, регламентированные государственным стандартом.

Автор документа. Роль бланка в оформлении документа. Состав реквизитов в бланке, порядок их расположения.

Вид документа. Развитие видов документов советского периода. Виды документов, определяемые законодательными и нормативными актами. Связь видов документов и функций управления.

Попытки определения отдельных видов документов в основных положениях ЕГСД и в «Кратком словаре видов документов».

Правила написания и оформления адресата, дат документа, состав удостоверения. Утверждение и согласование документа. Отметки на документах. Расположение основных реквизитов в формуляре документа. Язык и стиль служебных документов.

Тема 10. Формуляр современного управленческого (официального) документа

Вопросы документирования, составления и оформления документов в законодательных и нормативных актах последнего десятилетия. Роль российского ГОСТа Р 6.30-97 в организации документирования и оформления управленческих документов.

Государственный стандарт РФ 6.30-2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Структура ГОСТа, его особенности и отличие от предшествующего стандарта.

Тема 11. Бланки документов, требования к их оформлению

Бланки документа и их виды. Состав реквизитов бланка, порядок расположения. Бланки с угловым и центрованным способом расположения реквизитов. Особенности изображения государственного герба, герба субъекта РФ и эмблемы организации. Правила конструирования бланка.

Тема 12. Состав реквизитов документов, их оформление

Реквизит «Наименование организации» - автора документа, правила его оформления. Справочные данные об авторе, их состав и размещение на бланке.

«Наименование вида документа», его назначение и место в формуляре документа. Зависимость формы документа от его вида.

Дата документа. Значение различных видов дат. Авторские даты (составление и подписание), даты, относящиеся к содержанию документа. Даты, характеризующие элементы формуляра. Даты обработки документов. Особенности оформления дат, их зависимость от бланка и вида конкретного документа.

Состав реквизитов, удостоверяющих документ. Назначение подписания документов. Правила оформления подписи документов различных видов. Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» и особенности оформления электронной подписи.

Печати и их назначение, виды печатей. Законодательство об изготовлении и пользовании государственными гербовыми печатями. Порядок проставления оттиска печати на документах.

Утверждение документов и способы утверждения. Состав грифа утверждения, порядок его оформления, место в формуляре документа.

Согласование документа и его виды. Виза и гриф согласования, их оформление, расположение в формуляре документа.

Отметки на документах. Их роль в прохождении и исполнении документа, расположение в формуляре документа. Назначение резолюции, требования к ее содержанию и оформлению. Отметки о взятии документа на контроль, об исполнителе и исполнении документа, о поступлении в организацию, о заверении копии.

Тема 13. Текст делового документа, его унификация

Текст документа. Общие требования к изложению текста. Логическая структура текста. Взаимосвязь содержания и формы документа. Элементы текста и их назначение. Заголовок текста документа и его место в формуляре документа. Приложения к тексту и правила их оформления.

Унификация текстов управленческих документов и ее сущность. Формы представления текста унифицированных документов (связный текст, трафарет, анкета, таблица). Методы содержательной и формальной унификации. Унификация структуры текста. Унификация языковых средств.

Темы практических и семинарских занятий

Раздел 2. Официальный (управленческий) документ, его сущность и характеристика

Тема 5. Функции управленческого (официального) документа

Практическая работа 1

Документ и его функции

Цель занятия:

а) получить представление об эволюции и взаимосвязи понятий «информация» и «документ»;

б) ознакомиться с различными функциями документов;

в) приобрести навыки функционального анализа конкретных видов документов.

Содержание и методика выполнения работы:

Практическая работа состоит из 2-х частей:

1. Первая часть включает задания, связанные с анализом понятий «информация» и «документ», встречающихся в нормативно-методической и справочной литературе.

Задание 1. На основе предложенных законодательных и справочных изданий выпишите определения понятия «информация».

Задание 2. Используя федеральные законы, ГОСТы и справочные издания выпишите из них определения понятия «документ».

Задание 3. Проанализируйте формулировки этих понятий и установите, какие аспекты (носитель информации, способы ее документирования, юридическая сила документа и пр.) и функции документа заложены в этих определениях.

Задание 4. Установите, какие из этих определений являются наиболее приемлемыми для использования в сфере управления и почему.

Задания 1 и 2 следует оформить в виде таблиц с заголовками «Определения понятия «информация» и «Определения понятия «документ» соответственно.

№ п/п	Законодательные акты	ГОСТы	Справочные издания

2. Вторая часть задания предполагает отработку навыков определения функций документов (их целевого назначения).

Задание 1. На основе ознакомления с перечисленными ниже документами укажите роль документа в данной ситуации документообразования, а затем его функции:

1. Закладная кабала Нефеда Семенова, жителя Соли Камского уезда 1646 г.;

2. Указ Правительствующего Сената о производстве рекрутского набора от 6 сентября 1780 г.;

3. Рапорт екатеринбургского полицмейстера пермскому губернатору о представлении копий циркулярных предписаний по учебному округу от 10 октября 1914 г.;

4. Декрет СНК «О возобновлении утраченных документов» от 27 февраля 1922 г.;

5. Указ Президиума ВС СССР «Об ответственности за разглашение государственной тайны и за утрату документов, содержащих государственную тайну» от 9 июня 1947 г.;

6. Постановление Совета Министров РСФСР «Об увеличении выпуска средств механизации делопроизводства и улучшении подготовки кадров по делопроизводству» от 8 мая 1964 г.;

7. Федеральный закон РФ «Об электронной цифровой подписи» от 10 января 2002 г.

 

Результаты анализа студент должен занести в таблицу:

№ документа	Роль документа	Общие функции	Специальные функции

 

Задание 2. Приведите примеры документов, обладающих общими и специальными функциями (информационной, социальной, культурологической, управленческой, правовой, учета, исторического источника). Укажите вид документа, его заголовок и дату. Задание выполняется самостоятельно.

Вид документа	Заголовок	Дата	Функции